Mengenal Benchmarking serta Langkah-langkah Pengaplikasikannya

Apakah Kawan Kledo sudah pernah mendengar istilah benchmarking? Istilah ini biasanya digunakan dalam dunia bisnis dan kata serapan dari Bahasa Inggris, benchmarking dapat diartikan secara bebas yaitu patokan atau alat ukur. Untuk lebih memahami istilahnya dengan baik, berikut ulasan selengkapnya.

Definisi Benchmarking

Secara umum, benchmarking adalah patokan yang digunakan untuk membandingkan dua hal atau lebih. Hal yang dibandingkan haruslah hal yang sejenis agar sebanding dan dapat diperbandingkan. Dengan memiliki benchmark atau patokan, Kawan Kledo bisa menilai dan membandingkan banyak hal dengan standar yang baku.

Dalam dunia bisnis, benchmarking adalah sebuah proses untuk mengukur performa perusahaan. Performa perusahaan ini bisa diukur dari produk yang dihasilkan, servis yang diberikan ke pelanggan, atau proses bisnis secara keseluruhan. Benchmarking juga sering disebut studi banding.

Performa ini dibandingkan dengan perusahaan atau kompetitor bisnis lain, yang berada di industri yang sama. Hal ini dilakukan agar faktor-faktor yang diperbandingkan sama dan sebanding.

Tujuan Benchmarking

Berikut adalah beberapa alasan mengapa penting untuk melakukan benchmark:

Meningkatkan efisiensi

Melakukan benchmarking secara teratur berkontribusi pada efektivitas dan efisiensi perusahaan secara keseluruhan.

Mereka memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi area potensial untuk perbaikan secara internal.

Anda dapat mencontoh praktik tempat kerja Anda setelah melihat perusahaan paling berpengaruh dalam industri atau ceruk bisnis.

Misalnya, perusahaan perangkat lunak dapat meningkatkan efisiensinya dengan menganalisis teknik dan protokol pengembangan perangkat lunak pada bisnis pesaing yang berkinerja terbaik.

Dengan melakukannya, Anda dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dalam proses Anda sendiri untuk mengoptimalkan operasi. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang mungkin Anda ajukan untuk memastikan Anda menilai perusahaan lain dengan sukses:

• Seperti apa efisiensi dalam industri atau niche Anda?
• Apa yang membuat perusahaan di industri atau niche Anda menjadi perusahaan yang paling efisien dan efektif?
• Apa yang dapat Anda ambil dari model bisnis perusahaan yang efisien dan efektif dan masukkan ke dalam model bisnis Anda sendiri?

Menentukan tujuan

Menempatkan tolok ukur reguler memungkinkan Anda menetapkan tujuan yang lebih tepat untuk tempat kerja Anda.

Memahami mengapa pesaing Anda berhasil dapat memberi Anda wawasan penting yang memungkinkan Anda membuat tujuan yang terukur.

Meninjau kinerja pesaing dapat membantu Anda menetapkan standar keberhasilan di tempat kerja Anda, mengembangkan strategi inovatif untuk memberikan dampak, dan memantau kemajuan Anda menuju setiap sasaran secara efektif dari waktu ke waktu.

Saat Anda memantau kemajuan, pastikan untuk membuat penyesuaian bila perlu untuk mengakomodasi perubahan di pasar atau operasi tempat kerja Anda.

Misalnya, toko pakaian dapat melakukan pembandingan untuk meninjau penjualan tahunan pesaing mereka, dan manajemen dapat menetapkan sasaran untuk mencocokkan penjualan tersebut pada akhir kuartal penjualan.

Selama kuartal penjualan, mereka dapat menganalisis kemajuan mereka dalam mencapai tujuan dan membuat penyesuaian untuk membantu mereka mencapainya.

Menemukan peluang baru untuk peningkatan dan pertumbuhan

Tolok ukur dalam bisnis membantu Anda menemukan peluang baru untuk meningkatkan pertumbuhan dan kesuksesan.

Aspek ini sangat penting jika Anda ingin meningkatkan efisiensi bisnis. Ini juga dapat membantu Anda menyelaraskan kembali proses Anda untuk mencapai tujuan tertentu dan mempertahankan persaingan berkelanjutan dengan perusahaan lain di sektor Anda.

Misalnya, Anda mungkin melihat papan pekerjaan atau halaman karir di situs pesaing Anda untuk mendapatkan wawasan tentang proses rekrutmen mereka.

Anda dapat menentukan apakah mereka menerima resume dan surat lamaran atau memberikan formulir aplikasi mereka sendiri.

Anda dapat mengambil inspirasi untuk meningkatkan proses aplikasi Anda sendiri dan meningkatkan peluang Anda untuk merekrut kandidat yang sempurna untuk peran tertentu.

Meningkatkan kinerja penjualan

Penjualan yang kuat secara signifikan meningkatkan kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.

Sangat penting bagi perusahaan untuk memiliki wawasan yang tepat untuk mengevaluasi kinerja penjualan dan mempertahankan pertumbuhan. Pembandingan memberikan kesempatan untuk menilai angka penjualan dan membandingkannya dengan organisasi yang sukses di industri Anda.

Misalnya, Anda dapat memeriksa berapa banyak penjualan perusahaan lain, berapa banyak orang yang ada di tim penjualannya, berapa banyak tim penjualan yang dimiliki, dan lokasinya.

Anda juga dapat menentukan apakah pesaing Anda bekerja sama dengan organisasi besar lainnya dalam bentuk kemitraan.

Ada beberapa alasan mengapa perusahaan lain mungkin memiliki kinerja penjualan yang lebih tinggi daripada tempat kerja Anda.

Faktor umum yang harus diperhatikan termasuk pemasaran dan periklanan, fasilitas yang mereka tawarkan kepada pelanggan tetap dan di mana mereka menjual produk atau layanan mereka.

Setelah Anda mengumpulkan data ini, Anda dapat menyorot area untuk peningkatan dan menetapkan tolok ukur yang sesuai.

Memotivasi staf

Menetapkan tolok ukur juga memberikan kesempatan yang sangat baik untuk meremajakan karyawan dan meningkatkan motivasi dan kontribusi mereka secara keseluruhan.

Saat menetapkan tujuan untuk karyawan, penting untuk memastikan tujuan tersebut spesifik, dapat dicapai, realistis, berdasarkan waktu, dan terukur.

Variabel-variabel ini memastikan semua orang memahami harapan Anda dan bahwa setiap karyawan memahami setiap tujuan.

Anda juga dapat menerapkan program pengakuan atau penghargaan untuk memastikan manajemen mengakui anggota tim atas upaya mereka.

Pertimbangkan untuk menetapkan tolok ukur untuk jumlah penilaian atau sesi umpan balik satu-ke-satu yang dapat diberikan manajemen per bulan atau kuartal. Karyawan lebih cenderung bekerja keras saat Anda memantau pekerjaan mereka.

Meningkatkan kualitas produk

Pembandingan dapat membantu Anda menilai kualitas produk saat ini dan menemukan area peningkatan.

Dengan menjual produk berkualitas tinggi, Anda dapat meningkatkan reputasi tempat kerja Anda. Produk populer juga meningkatkan penjualan karena konsumen lebih cenderung kembali ke perusahaan yang menjual produk yang dicari.

Pertimbangkan untuk membeli produk dari pesaing terlaris di industri Anda.

Anda dapat menganalisis elemen yang membuat produk berbeda dari yang ada di tempat kerja Anda. Periksa fungsionalitas dan kegunaan item untuk membantu Anda mengidentifikasi cara membuat barang yang mengungguli pesaing Anda.

Baca juga: Apa itu Six Sigma? Berikut Adalah Pembahasan Lengkapnya

Klasifikasi Benchmarking

Studi banding diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yaitu:

Berdasarkan subyek perbandingannya ada dua jenis yaitu:

1. Benchmarking secara internal (Internal Benchmarking)

Studi banding internal dilakukan di dalam lingkungan perusahaan. Biasanya studi banding internal dilakukan di perusahaan besar yang memiliki anak perusahaan atau cabang di berbagai lokasi.

Setiap anak perusahaan atau cabang beroperasi sendiri-sendiri, kemudian akan diperbandinkan performanya. Hal ini dimaksudkan untuk mengevaluasi anak perusahaan atau cabang mana yang berpotensi. Selain itu juga dimaksudkan agar memiliki standar yang sama dengan induk perusahaannya.

Baca juga: Yuk, Kenalan dengan Barang Komplementer dan 5 Contohnya.

2. Benchmarking secara eksternal (External Benchmarking)

Studi banding eksternal dilakukan dengan membandingkan perusahaan lain dari industri yang sejenis. Hal ini dimaksudkan agar faktor-faktor yang diperbandingkan setara. Studi banding eksternal dibagi lagi menjadi dua, yaitu:

• Competitive Benchmarking, dilakukan dengan membandingkan dengan perusahaan yang dianggap sebagai kompetitor utama.
• Non-competitive Benchmarking, dilakukan dengan membandingkan perusahaan lain di industri yang berbeda. Non-competitive benchmarking juga dibagi lagi menjadi dua, yaitu:

• Functional Non-competitive Benchmarking, dilakukan dengan membandingkan fungsi yang sejenis
• Generic Non-competitive Benchmarking, dilakukan dengan membandingkan proses bisnis yang sejenis

Berdasarkan objek perbandingannya, ada enam jenis benchmarking yaitu:

1. Studi banding di bidang strategi (Strategic Benchmarking)

Studi banding di bidang strategi dilakukan dengan mengevaluasi dan membandingkan strategi yang diterapkan oleh kompetitor agar laba perusahaan bisa maksimal.

2. Studi banding di bidang proses (Process Benchmarking)

Process studi banding dilakukan dengan mengamati dan membandingkan proses bisnis atau prosedur yang dilakukan oleh perusahaan kompetitor, misalnya sistem penagihan, proses pembelian, dan lain sebagainya.

3. Studi banding di bidang fungsi (Functional Benchmarking)

Studi banding di bidang fungsi dilakukan dengan membandingkan penerapan fungsional di perusahaan competitor.

4. Studi banding di bidang performa (Performance Benchmarking)

Studi banding di bidang performa dilakukan dengan membandingkan dan mengevaluasi performa yang diberikan kepada konsumen, seperti harga produk, layanan purna jual, dan lainnya

5. Studi banding di bidang produk output (Product Benchmarking)

Studi banding di bidang produk output biasanya membandingkan produk internal dengan produk dari kompetitor. Hal ini dilakukan untuk memperoleh informasi tentang kekuatan dan kelemahan produk atau jasa yang dijual kompetitor

6. Studi banding di bidang keuangan (Financial Benchmarking)

Studi banding di bidang keuangan bertujuan untuk mengetahui kondisi keuangan perusahaan competitor.

Riset dalam Benchmarking

Sebelum melakukan studi banding, riset harus dilakukan terlebih dahulu untuk memberikan informasi pendahuluan. Berikut empat cara riset yang bisa dilakukan sebelum studi banding:

1. Riset in-house

Riset dilakukan dengan mengumpulkan informasi dari internal perusahaan, ataupun informasi umum yang dapat diketahui secara publik

2. Riset melalui pihak ketiga

Riset juga dapat dilakukan dengan bantuan pihak ketiga ataupun profesional, misalnya surveyor. Pilih surveyor dengan kredibilitas yang baik agar data dan informasi yang anda peroleh akurat dan bisa dipertanggungjawabkan.

3. Riset melalui pertukaran informasi secara langsung

Ada juga riset yang dilakukan secara langsung ke sumbernya, misalnya melalui kuesioner atau melalui telepon ke pelanggan.

4. Riset melalui kunjungan langsung

Yang terakhir, riset dapat dilakukan melalui kunjungan langung ke lokasi perusahaan yang akan dijadikan studi banding . Seperti yang disebutkan di atas, bahwa bisa saja perusahaan memang membuka diri untuk dijadikan percontohan oleh perusahaan lain. Selain memberikan citra yang baik juga membuat pelanggan menjadi lebih mempercayai performa perusahaan.

Aspek dalam Benchmarking

Berikut adalah berbagai aspek benchmarking yang sering diukur oleh bisnis:

Waktu

Bisnis dapat mengukur berapa banyak waktu yang dibutuhkan produsen mereka untuk membuat dan mendistribusikan produk atau layanan dibandingkan dengan pesaing mereka.

Misalnya, sebuah restoran dapat menghitung jumlah waktu rata-rata yang dibutuhkan staf mereka untuk menghasilkan makanan dibandingkan dengan waktu yang dibutuhkan di restoran lain.

Kualitas produk

Perusahaan sering menganalisis kualitas produk dibandingkan dengan pesaing mereka untuk menentukan area peningkatan atau pembaruan yang diperlukan.

Sebuah contoh mungkin melibatkan pembuat video game yang meningkatkan grafis mereka setelah memeriksa grafis pesaing mereka.

Biaya

Organisasi dapat mengukur jumlah uang yang mereka keluarkan untuk pembuatan produk, termasuk biaya tenaga kerja dan material, untuk menentukan apakah mereka menghabiskan jumlah yang lebih tinggi daripada pesaing mereka.

Misalnya, banyak bisnis di ritel mungkin bertujuan untuk mengalahkan harga yang bersaing.

Pengalaman pelanggan

Bisnis dapat menganalisis tingkat kepuasan pelanggan untuk menentukan keberhasilan mereka atau memengaruhi ide-ide baru.

Perusahaan dapat meninjau peringkat pelanggan pesaing mereka untuk mengidentifikasi apa yang dinikmati pasar sasaran mereka.

Yang Harus Dilakukan Saat Benchmarking

Ada lima langkah yang harus dilakukan sebelum melakukan studi banding:

1. Tentukan produk, layanan, atau divisi yang akan diperbandingkan

Pilihan ini terbuka sangat luas, tergantung dari kebutuhan internal perusahaan. Apa yang ingin ditingkatkan atau diperbaiki saat ini? Buat daftar kebutuhannya dan apa saja faktor yang ingin dibandingkan

2. Tentukan perusahaan apa yang akan dijadikan bahan pembandingan

Setelah menentukan produk, layanan, atau divisi yang akan diperbandingkan, langkah berikutnya adalah menunjuk perusahaan yang akan dijadikan pembanding. Perusahaan yang dijadikan patokan seharusnya perusahaan yang dianggap memiliki performa yang terbaik di industri sejenis. Hal ini dimaksudkan agar perbaikan yang akan dilakukan telah terbukti berhasil di perusahaan sebelumnya.

3. Dapatkan informasi mengenai performa perusahaan tersebut

Informasi ini dapat diperoleh darimana saja, bahkan langsung dari perusahaan terkait. Terkadang perusahaan yang sudah mapan dan besar membuka dirinya untuk dijadikan sebagai studi banding, serta membuka kelas atau program untuk studi banding.

4. Bandingkan data tersebut dengan data internal perusahaan

Hal ini dimaksudkan untuk memperoleh gambaran mengenai kesenjangan yang tidak dimiliki oleh internal perusahaan. Buat daftar rinciannya dan cantumkan langkah koreksi apa yang harus dilakukan untuk mengisi kesenjangan tersebut

5. Mengimplementasikan proses dan kebijakan

Langkah terakhir adalah dengan menerapkan langkah koreksi di divisi masing-masing. Tentukan pula target dan deadline waktu agar perbaikan dilakukan sesuai jadwal. Evaluasi secara rutin perkembangan setelah diterapkannya perbaikan di masing-masing divisi.

Kiat Untuk Membantu Anda Melakukan Benchmarking dengan Sukses

Adalah umum bagi bisnis untuk melakukan benchmarking ketika mempertimbangkan produk baru untuk dikembangkan atau berpikir untuk meningkatkan operasi.

Berikut adalah beberapa tip untuk membantu Anda melakukan benchmark secara efektif:

Tentukan area di tempat kerja Anda yang membutuhkan perbaikan

Sangat membantu untuk melihat tempat kerja Anda terlebih dahulu untuk menentukan area peningkatan saat menentukan elemen pesaing mana yang ingin Anda analisis.

Misalnya, Anda mungkin melihat penurunan penjualan, yang berarti analisis teknik penjualan pesaing dapat membantu Anda mempelajari cara meningkatkan penjualan.

Anda dapat menggunakan pengetahuan ini untuk membuat tolok ukur seperti target konversi dan target penjualan pribadi.

Akibatnya, karyawan mungkin merasa lebih bertekad untuk meningkatkan layanan pelanggan mereka dan mengamankan lebih banyak penjualan untuk mencapai target harian.

Target konversi dapat menginspirasi tim untuk bekerja secara kolektif untuk meningkatkan angka-angka ini.

Gunakan metode penelitian yang efektif untuk menemukan informasi

Ini berguna untuk menggunakan metode penelitian untuk menemukan informasi tentang perusahaan yang paling sukses dalam industri Anda.

Melakukan penelitian yang berharga dapat membantu tempat kerja menetapkan tujuan dan mempertahankan harapan yang tinggi untuk manufaktur dan operasi.

Pertama, coba identifikasi penjual teratas di industri Anda dengan membaca statistik dari sumber terpercaya, seperti laporan industri.

Dengan melakukan ini, Anda dapat menentukan angka penjualan dan informasi pasar yang berarti.

Setelah Anda menemukan kinerja terbaik, Anda dapat melakukan penelitian lebih lanjut dengan meninjau situs web perusahaan mereka untuk menemukan pencapaian, misi, atau tujuan perusahaan.

Anda juga dapat mempertimbangkan untuk membaca ulasan pekerjaan untuk menentukan manfaat yang ditawarkan perusahaan lain kepada karyawan.

Informasi ini dapat membantu Anda meningkatkan kepuasan karyawan dan mempertahankan pergantian staf yang rendah.

Tinjau teknik benchmarking yang efektif

Setelah Anda mencapai tujuan, tinjau dampak benchmarking di tempat kerja Anda.

Anda dapat menentukan apakah benchmarking membantu perusahaan mencapai tujuan dengan lebih mudah, atau jika memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi area perbaikan lebih jelas.

Cobalah mengidentifikasi teknik mana yang paling penting dalam mencapai tujuan.

Misalnya, pertimbangkan untuk meninjau metode penelitian Anda untuk melihat apa yang paling berhasil. Anda dapat menggunakan metode tersebut untuk benchmark di masa mendatang.

Kesimpulan

Dalam dunia bisnis, benchmarking adalah sebuah proses untuk mengukur performa perusahaan. Performa perusahaan ini bisa diukur dari produk yang dihasilkan, servis yang diberikan ke pelanggan, atau proses bisnis secara keseluruhan.

Tujuan studi banding adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan perbaikan di internal perusahaan. Dengan mempelajari perusahaan lain yang performanya lebih baik, Kawan Kledo dapat mengevaluasi apa kelebihan yang mereka miliki, dan apa yang dapat diadopsi oleh internal perusahaan.

Jangan lupa gunakan software akuntansi dari Kledo untuk memudahkan pengelolaan keuangan bisnis Kawan Kledo. Kledo dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan bisnis. Yuk daftar Kledo sekarang juga!