Pengertian dan Tahapan Account Reconciliation dalam Proses Akuntansi

Account reconciliation atau rekonsiliasi akun adalah langkah kunci dalam proses penutupan buku.

Praktik membandingkan saldo dalam buku besar perusahaan atau general ledger (GL) dengan saldo pada laporan independen dan menyelidiki setiap perbedaan membantu meyakinkan akuntan dan eksekutif bisnis bahwa pembukuan perusahaan mereka adalah yang terbaru, akurat, dan lengkap.

Hal ini juga merupakan hal penting, karena saldo GL mengalir ke laporan keuangan perusahaan, yang digunakan untuk pengambilan keputusan internal dan eksternal.

Rekonsiliasi bank cenderung menjadi jenis account reconciliation yang pertama kali terlintas dalam pikiran karena implikasinya terhadap arus kas, tetapi account reconciliation juga berlaku untuk akun lain, seperti inventaris, piutang, dan akun antarperusahaan.

Pada artikel kali ini, kami akan membahas secara mendetail apa itu account reconciliation beserta tahapan yang bisa Anda lakukan dalam mengelola pembukuan yang akurat

Apa itu Account Reconciliation?

Pembukuan perusahaan terdiri dari tujuh jenis akun GL yang melacak aktivitas keuangannya: aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, pengeluaran, keuntungan dan kerugian.

Sebagai bagian dari proses pembukuan, setiap transaksi bisnis diposting ke dua atau lebih akun GL dengan menggunakan debit dan kredit yang sesuai yang menunjukkan nilai yang masuk atau keluar dari bisnis.

Account reconciliation mengonfirmasi keakuratan setiap akun GL – tidak hanya akun kas, seperti yang biasa dipikirkan – dengan membandingkan rinciannya dengan data dari sumber lain, seperti laporan bank.

Proses ini dapat menemukan kesalahan, kelalaian, atau duplikasi dalam GL, yang mana semua itu harus diselidiki dan diperbaiki sebelum rekonsiliasi dilakukan.

Lebih jauh tentang account reconciliation

Account reconciliation dalam bisnis mirip dengan proses merekonsiliasi buku cek pribadi.

Dalam skenario terakhir, seseorang membandingkan saldo pada laporan bank dengan saldo pada register buku cek (yang analog dengan GL), dan kemudian membandingkan aktivitas pada laporan bank dan register buku cek, mencari item yang tidak cocok.

Hal ini disebut item rekonsiliasi, dan item tersebut ditambahkan atau dikurangkan pada setiap saldo untuk membuat laporan bank dan register buku cek menjadi sesuai, atau balance.

Biaya bank adalah item rekonsiliasi umum yang mengurangi saldo bank tetapi biasanya tidak tercermin dalam daftar buku cek seseorang.

Dengan menemukan biaya bank selama proses rekonsiliasi, orang tersebut dapat menambahkan jumlah tersebut ke daftar buku cek dan membuat saldonya sesuai dengan saldo bank.

Baca juga: Pengertian Reverse Logistic, Cara Kerja, Jenis, dan Strateginya

Mengapa Rekonsiliasi Akun Penting?

Account reconciliation adalah kontrol internal yang efektif untuk menjaga saldo akun GL perusahaan tetap akurat.

Pada gilirannya, proses ini meningkatkan akurasi laporan keuangan dan analisis – yang didasarkan pada GL dan digunakan oleh pengambil keputusan internal dan pemangku kepentingan eksternal.

Selain itu, rekonsiliasi rutin terhadap informasi dari luar dapat mengungkap kecurangan dan anomali.

Sebagai contoh, account reconciliation untuk persediaan membandingkan saldo akun GL dari barang yang diyakini disimpan dalam persediaan dengan penghitungan fisik stok gudang yang sebenarnya.

Ketika ditemukan perbedaan yang besar, perusahaan mungkin menemukan bahwa hal itu disebabkan oleh pencurian.

Sangat penting untuk melakukan account reconciliation pada akun neraca – aset, kewajiban, dan ekuitas – karena akun-akun tersebut merupakan akun permanen dalam akuntansi keuangan, yang berarti saldonya tetap ada dari satu periode akuntansi ke periode akuntansi berikutnya.

Sebagai contoh, saldo akhir dalam akun aset pada 31 Desember 2022, menjadi saldo awal pada 1 Januari 2023 (tidak seperti akun pendapatan yang dimulai dari awal setiap tahun fiskal).

Akurasi itu penting, jadi kesalahan harus direkonsiliasi sesegera mungkin.

Account reconciliation berguna bagi auditor eksternal, yang memerlukan proses dan meninjau catatan ketika menilai lingkungan pengendalian internal perusahaan publik, sebagaimana ditetapkan oleh Sarbanes-Oxley Act of 2002.

Untuk perusahaan yang lebih kecil, account reconciliation dapat menjadi kontrol penting untuk membantu mengurangi risiko yang mungkin terjadi jika perusahaan tidak memiliki pemisahan tugas, yang berarti tidak ada pembagian tanggung jawab di antara orang-orang yang berbeda untuk mengurangi godaan dan peluang untuk melakukan penipuan.

Baca juga: Business Metrics (Metrik Bisnis): Manfaat, Jenis, dan Bedanya dengan KPI

Bagaimana Cara Kerja Account Reconciliation?

Account reconciliation membandingkan saldo di akun GL perusahaan dengan sumber informasi lain yang berisi rincian tentang transaksi tertentu.

Contohnya seperti laporan bank, laporan kartu kredit, laporan pinjaman, atau sistem internal yang terpisah, seperti buku besar aset tetap, piutang usaha, dan inventaris – untuk memastikan aktivitas akun GL sudah lengkap dan akurat.

Setiap perbedaan diselidiki, dan tindakan korektif diambil jika diperlukan.

Pada akhir proses, saldo akun GL dapat berubah dengan menggunakan entri jurnal penyesuaian.

Nilai kontrol internal dari account reconciliation dianggap lebih kuat ketika sumber data kedua berasal dari pihak ketiga, seperti bank atau perusahaan kartu kredit.

Namun, melakukan account reconciliation terhadap sumber internal, seperti buku besar atau akun antar perusahaan, tetap berguna.

Terkadang account reconciliation dilakukan untuk sekadar memahami mengapa saldo yang benar berbeda antara dua sumber.

Aaccount reconciliation investasi adalah contoh yang baik, karena saldo dapat berbeda karena fluktuasi pasar harian. Selain itu, tidak semua item yang direkonsiliasi memerlukan penyesuaian saldo.

Perbedaan waktu adalah salah satu contohnya, seperti ketika cek yang belum dibayar yang telah dipotong dari saldo kas GL perusahaan pembayar belum disetorkan ke bank penerima.

Akibatnya, dana cek tetap berada di rekening pembayar dan saldo bank akan terlihat lebih tinggi daripada saldo GL sampai dana tersebut ditarik dari rekening pembayar.

Baca juga: Analisis ROI: Pengertian, Manfaat, dan Cara Melakukannya

Kapan Rekonsiliasi Perlu Dilakukan?

Di sebagian besar departemen akuntansi, account reconciliation dilakukan sebelum penutupan buku akhir bulan.

Entri jurnal penyesuaian untuk setiap item rekonsiliasi yang ditemukan diposting ke GL pada periode berjalan.

Selama penutupan keuangan akhir tahun, pembukuan dapat dibiarkan terbuka untuk jangka waktu yang singkat sehingga account reconciliation untuk akun-akun utama dapat dilakukan dan penyesuaian dimasukkan ke dalam saldo akhir sebelum penutupan.

Dalam beberapa kasus, account reconciliation terjadi lebih sering, seperti mingguan atau harian.

Rekonsiliasi ini biasanya dilakukan sebagai bagian dari proses penutupan yang berkelanjutan, atau mungkin melibatkan akun dengan volume tinggi atau aktivitas yang sensitif.

Rekonsiliasi bank, yang termasuk account reconciliation kas perusahaan, biasanya terjadi lebih sering.

Secara umum, account reconciliation yang lebih sering dilakukan dapat mengurangi risiko salah saji material dan kerugian.

Selain itu, tugas account reconciliation menjadi lebih memakan waktu dan rumit ketika lebih jarang dilakukan.

Baca juga: Mengenal Apa Itu Three Way Matching dalam Akuntansi

Manfaat Account Reconciliation

Account reconciliation adalah praktik pemantauan keuangan yang umum digunakan dan merupakan bagian penting dari lingkungan kontrol di perusahaan dari semua ukuran dan di sebagian besar industri.

Banyak manfaatnya antara lain:

• Memvalidasi saldo akun di GL dengan dokumentasi dari luar.
• Meningkatkan akurasi saldo akun dengan mengungkap kesalahan, seperti perhitungan yang salah, kelalaian, duplikasi, dan kesalahan manusia, seperti transposisi digit selama entri data.
• Mengungkap potensi fraud dan aktivitas tidak biasa lainnya.
• Menghemat uang dengan mengidentifikasi biaya tersembunyi, seperti biaya penyimpanan, biaya tambahan bahan bakar, biaya layanan, dan biaya administrasi, serta menentukan apakah biaya-biaya ini valid.
• Mengungkap aktivitas yang tertunda, tidak benar, atau mengejutkan. Sebagai contoh, ketika melakukan rekonsiliasi inventaris, perusahaan dapat mengetahui bahwa pengiriman tertunda, penghitungan fisik menggunakan jumlah yang tidak tepat, atau inventaris di gudang tertentu memiliki tingkat kerusakan yang tidak biasa.

Baca juga: Job Order Costing: Pembahasan Lengkap dan Cara Menghitungnya

Mengetahui Berbagai Metode Rekonsiliasi

Mengingat betapa pentingnya account reconciliation, mungkin mengejutkan untuk mengetahui bahwa tidak ada peraturan atau standar resmi yang memandu persiapannya.

Akuntan menggunakan dua metode yang sangat berbeda satu sama lain dan memiliki tujuan yang berbeda:

Metode dokumentasi

Metode dokumentasi adalah proses membandingkan GL dengan dokumen sumber kedua.

Metode ini merupakan metode yang dijelaskan dalam artikel ini, karena metode ini adalah metode yang paling umum digunakan, memiliki aplikasi yang paling praktis, dan memiliki nilai pengendalian internal yang lebih tinggi.

Metode dokumentasi adalah yang terbaik untuk memvalidasi saldo akun GL, memastikan kelengkapan dan mengidentifikasi item-item rekonsiliasi yang spesifik. Rekonsiliasi bank adalah contoh yang baik dari metode dokumentasi.

Metode analitik

Metode analitik adalah pendekatan tingkat tinggi yang menggunakan estimasi dan asumsi untuk memeriksa saldo GL.

Tidak seperti metode dokumentasi yang “mencocokkan” dengan mencocokkan transaksi individu di dua sumber terpisah, metode analitik membandingkan saldo GL dengan saldo perkiraan yang dihitung dengan menggunakan metrik yang sesuai.

Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan memiliki saldo pinjaman yang konsisten, perusahaan tersebut dapat menggunakan metode analitik untuk mengestimasi beban bunga kuartalannya berdasarkan tingkat bunga kontrak.

Jika beban bunga dalam saldo GL secara material mendekati estimasi, maka akun tersebut akan dianggap telah direkonsiliasi dan tidak ada tindakan lebih lanjut yang akan diambil.

Jika saldo GL berbeda secara signifikan dari yang ditunjukkan oleh metode analitik, maka rekonsiliasi kedua yang lebih rinci akan dimulai dengan menggunakan metode dokumentasi.

Metode analitik adalah cara yang efektif untuk mengidentifikasi akun mana yang mungkin perlu dicermati dan digunakan untuk menguji saldo akun GL secara umum.

Baca juga: Biaya Pemeliharaan: Contoh, Cara Hitung, dan Jurnalnya dalam Akuntansi

Tahapan Melakukan Account Reconciliation

Untuk mendapatkan manfaat kontrol internal yang maksimal dari account reconciliation, proses harus dilakukan oleh orang lain selain individu yang bertanggung jawab atas akun tersebut.

Dalam kasus-kasus di mana staf tidak memungkinkan pemisahan tugas sehari-hari, kegiatan account reconciliation dapat memberikan kesempatan untuk menangkap kesalahan atau kecurangan.

“Pemisahan tugas” adalah cara lain untuk mengatakan bahwa lebih baik membagi tugas di antara orang-orang yang berbeda, sehingga tidak ada satu pun karyawan yang memiliki kesempatan untuk melihat dan mengubah data keuangan.

Selain itu, semakin independen sumber data kedua, semakin tinggi nilai kontrol internal, meskipun analisis komparatif dan rekonsiliasi transaksional dapat membantu.

Langkah-langkah account reconciliation

Ketika menggunakan metode dokumentasi untuk melakukan account reconciliation, langkah-langkah berikut ini dilakukan dalam urutan berikut:

1. Identifikasi akun

Identifikasi akun GL yang akan direkonsiliasi dan tentukan sumber terbaik untuk membandingkannya.

Idealnya, semua akun direkonsiliasi secara teratur. Berbagai sumber dapat digunakan untuk akun yang berbeda, tetapi sumber yang sama harus digunakan secara konsisten.

2. Membandingkan saldo

Bandingkan saldo akhir yang tercermin di kedua sumber, pastikan bahwa tanggalnya sama.

Jika saldonya sama, maka rekonsiliasi tetap harus dilakukan untuk memastikan tidak ada kesalahan saling hapus dalam transaksi.

3. Pencocokan transaksi

Cocokkan setiap transaksi di GL dengan setiap transaksi di sumber kedua. Akuntan menyebutnya sebagai centang dan dasi.

4. Buat daftar yang tidak cocok

Buat daftar dan selidiki setiap item yang tidak cocok. Setiap item yang direkonsiliasi mungkin memerlukan analisis data GL internal dan/atau data dari sumber kedua.

5. Koreksi

Tentukan apakah tindakan korektif diperlukan untuk setiap item rekonsiliasi. Tidak semua.

6. Buat ayat jurnal penyesuaian

Posting ayat jurnal penyesuaian, jika perlu.

7. Konfirmasi

Konfirmasikan saldo GL yang baru

8. Simpan semua dokumentasi

Simpan semua dokumentasi rekonsiliasi untuk membantu account reconciliation pada bulan berikutnya dan untuk tujuan audit.

Baca juga: Akuntansi Bisnis Ritel: Pengertian dan Pembahasan Lengkapnya

6 Penyebab Perbedaan Account Reconciliation

Manfaat utama dari metode dokumentasi account reconciliation adalah metode ini mengisolasi item-item rekonsiliasi individual.

Setiap item diselidiki untuk menentukan apakah tindakan lebih lanjut perlu diambil. Perbedaan rekonsiliasi cenderung disebabkan oleh:

Kesalahan

Kesalahan manusia atau human error, seperti transposisi angka, kesalahan entri data, atau perhitungan yang salah.

Kelalaian

Transaksi yang tidak dimasukkan ke dalam saldo GL karena kelalaian atau karena tidak diketahui.

Biaya bank untuk cek yang dikembalikan adalah contoh yang umum.

Duplikasi

Transaksi yang salah dimasukkan lebih dari satu kali. Hal ini dapat terjadi karena miskomunikasi di antara staf, gangguan teknologi, atau karena terlalu sering menekan tombol “kirim”.

Waktu

Transaksi yang dimasukkan ke dalam satu saldo namun tidak dimasukkan ke saldo lainnya karena perbedaan waktu.

Penting untuk menyelidiki alasan yang mendasari perbedaan waktu untuk menentukan apakah entri jurnal penyesuaian diperlukan.

Sebagai contoh, tagihan kartu kredit yang berakhir pada tanggal 3 Januari 2023, dibandingkan dengan GL yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2022, menyebabkan perbedaan waktu yang mungkin perlu disesuaikan secara manual.

Salah kode

Transaksi yang salah kode dan dimasukkan ke dalam akun GL yang salah akan membuat saldo menjadi miring.

Fraud

Transaksi yang tidak sah dapat diungkap dengan account reconciliation, terutama ketika sumber informasi kedua berasal dari pihak ketiga yang independen dan eksternal.

Contoh klasik dari kecurangan adalah karyawan yang menggelapkan dana, mencairkan cek palsu yang tidak dicatat atau disetujui dalam GL.

Baca juga: 10 Contoh Software Akuntansi Desktop untuk Bisnis Anda

Rekonsiliasi Manual vs Otomatis

Meskipun account reconciliation sangat bermanfaat, banyak perusahaan tidak dapat mendedikasikan sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan rekonsiliasi lengkap semua akun setiap bulan.

Selain itu, pendekatan dokumentasi membutuhkan waktu dan membosankan ketika ditangani secara manual, sering kali bertentangan dengan tekanan untuk menutup buku secepat mungkin.

Menurut sebuah studi baru-baru ini, 43% perusahaan yang disurvei menggunakan account reconciliation yang sepenuhnya manual atau tingkat otomasi yang rendah, dan 46% lainnya hanya mengotomatiskan sebagian subproses akuntansi ini.

Jadi, mudah untuk melihat mengapa banyak perusahaan terpaksa melakukan hal yang minimal di luar rekonsiliasi bank, dan sering kali membiarkan akun-akun lain, seperti inventaris, antar perusahaan, dan ekuitas (di antara yang lainnya) tida direkonsiliasi dengan benar.

Account reconciliation adalah proses yang berulang, banyak, dan sensitif terhadap waktu yang sudah waktunya untuk diotomatisasi.

Teknologi, seperti kecerdasan buatan (AI), dapat melakukan pencocokan dengan kecepatan yang jauh lebih cepat daripada yang dapat dilakukan oleh akuntan terbaik sekalipun, sehingga memungkinkan staf untuk fokus menyelidiki item-item dari laporan pengecualian otomatis, daripada memeriksa setiap entri.

Selanjutnya, ambang batas materialitas dapat diatur untuk memastikan bahwa item yang paling signifikan diselidiki.

Sebagai contoh, transaksi sebesar 100 ribu yang tidak wajar dapat memiliki dampak yang signifikan terhadap laporan keuangan berikutnya dan harus diprioritaskan untuk diinvestigasi, sedangkan transaksi sebesar 10 ribu tidak akan memberikan banyak perbedaan.

Otomatisasi juga menyediakan tempat penyimpanan pusat untuk dokumentasi, meningkatkan jejak audit dan tinjauan manajemen serta mengendalikan akses.

Baca juga: Mengenal Konsep Materialitas dalam Akuntansi dan Audit

Mudahkan Proses Account Reconciliation dengan Kledo

Otomatisasi yang tepat dapat sangat memudahkan kegiatan account reconciliation dengan mempercepat proses, mengoptimalkan waktu staf, dan meningkatkan kemampuan perusahaan untuk merekonsiliasi lebih banyak akun.

Software akuntansi Kledo memiliki fitur integrasi bawaan dengan impor data otomatis dari rekening bank dan manajemen persediaan yang melakukan semua pekerjaan berat rekonsiliasi bank.

Karena account reconciliation itu membosankan dan memakan waktu, proses ini sering kali dilakukan setelah tutup buku, atau tertunda atau bahkan terlewatkan.

Otomatisasi proses rekonsiliasi otomatis dengan Kledo dapat membantu perusahaan dalam menghadirkan proses pengelolaan keuangan yang lebih praktis dan menghindari posisi yang tidak menguntungkan bagi bisnis.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.