Apakah Anda tahu bahwa kesalahan dalam pembayaran dapat berdampak buruk pada keuangan perusahaan? Risiko seperti itu dapat dihindari dengan menggunakan proses three way matching.
Three way matching adalah proses verifikasi yang digunakan dalam akuntansi untuk memastikan bahwa jumlah yang tercatat dalam faktur maupun dokumen penerimaan barang yang diterima sama.
Proses three way matching sangat penting dalam akuntansi karena membantu perusahaan menghindari kesalahan atau penipuan. Dengan menerapkan proses ini, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap transaksi pembelian dilakukan dengan benar dan sesuai.
Untuk itu di artikel ini, Kledo akan mengulas secara lengkap mengenai proses three way matching. Mulai dai pengertian, komponen, proses, hingga contohnya akan dijelaskan secara mendetail.
Apa itu Three Way Matching dalam Akuntansi?
Three way matching (pencocokan tiga arah) adalah proses yang digunakan dalam akuntansi untuk memverifikasi bahwa jumlah yang tercatat dalam faktur pembelian, pesanan pembelian, dan penerimaan barang fisik yang diterima oleh perusahaan sama dan sesuai.
Dalam tiga cara yang diterapkan pada proses ini, informasi di dalam tiga dokumen yang berbeda dicocokkan untuk memastikan bahwa jumlah, harga, dan jumlah barang yang tercatat sama pada setiap dokumen.
Mengapa three way matching penting?
Three way matching sangat penting dalam akuntansi karena proses ini memastikan keakuratan dan keandalan informasi dalam transaksi pembelian.
Beberapa alasan mengapa proses pencocokan silang ini sangat penting adalah sebagai berikut:
Memastikan keakuratan data
Dengan membandingkan tiga dokumen yang berbeda, yaitu faktur pembelian, pesanan pembelian, dan penerimaan barang, proses three way matching membantu memastikan bahwa informasi dalam setiap dokumen konsisten dan akurat.
Hal ini dapat membantu perusahaan menghindari kesalahan dan kekeliruan dalam penghitungan harga, jumlah, dan kualitas barang atau jasa yang dibeli.
Mengontrol pengeluaran
Three way matching membantu perusahaan mengontrol pengeluaran yang tidak perlu dengan memastikan bahwa hanya barang atau jasa yang benar-benar diterima dan ditagih yang dibayar.
Sehingga dapat membantu perusahaan menghindari pembayaran ganda atau kelebihan pembayaran, yang dapat berdampak buruk pada keuangan perusahaan.
Mencegah kecurangan
Three way matching juga dapat membantu perusahaan mencegah kecurangan dalam transaksi pembelian.
Dengan membandingkan informasi dari ketiga dokumen, proses ini dapat membantu mengidentifikasi potensi kecurangan atau kesalahan yang dapat dilakukan oleh pihak vendor dan oknum karyawan yang tidak jujur.
Baca juga: Procurement: Pengertian, Tahapan, Jenis, dan Tips Mengelolanya
Apa Saja Komponen Three Way Matching?
Komponen three way matching terdiri dari tiga dokumen yang berbeda yang harus dicocokkan untuk memastikan bahwa transaksi pembelian dilakukan dengan benar.
Berikut adalah tiga komponen utama dari proses pencocokan ini:
Faktur pembelian (purchase invoice)
Faktur pembelian adalah dokumen resmi yang dikirim oleh pihak vendor ke perusahaan pembeli untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan.
Faktur pembelian berisi informasi tentang harga, jumlah, dan keterangan lain yang terkait dengan pembelian tersebut.
Pesanan pembelian (purchase order)
Pesanan pembelian adalah dokumen yang dibuat oleh perusahaan pembeli dan digunakan untuk memesan barang atau jasa dari pihak vendor.
Pesanan pembelian berisi informasi tentang harga, jumlah, dan keterangan lain yang diperlukan untuk transaksi pembelian tersebut.
Penerimaan barang (goods received note)
Penerimaan barang adalah dokumen yang dibuat oleh perusahaan pembeli untuk mencatat penerimaan barang atau jasa dari pihak vendor.
Penerimaan barang berisi informasi tentang jumlah, kualitas, dan kondisi barang atau jasa yang diterima.
Dalam proses three way matching, ketiga dokumen ini dicocokkan untuk memastikan bahwa informasi yang terkandung di dalamnya konsisten dan akurat.
Jika ketiga dokumen tersebut sesuai, maka pembayaran dapat dilakukan.
Namun, jika terdapat ketidaksesuaian antara dokumen, maka perlu dilakukan investigasi lebih lanjut untuk memastikan keakuratan informasi sebelum melakukan pembayaran.
Cara Kerja Three Way Matching
Transaksi yang sering terjadi antara pembeli dan pemasok berlangsung seperti ini:
- Seorang karyawan perlu membeli barang untuk menunjang tugas tertentu atau melaksanakan pekerjaan mereka. Mereka membuat dokumen pesanan pembelian untuk persetujuan internal .
- Setelah prospeksi, karyawan memilih vendor terbaik untuk proyek yang sedang dikerjakan.
- Manajer anggaran menyetujui permintaan pesanan pembelian dari karyawan.
- Pesanan pembelian dikirim ke pemasok yang dipilih.
- Pemasok mengirimkan barang atau jasa yang dipesan. Pembeli menerimanya dan mengisi laporan penerimaan.
- Vendor mengirimkan faktur pemasok kepada pembeli. Divisi Account Payable (AP) dan akuntansi menganalisis dan memproses faktur dengan mencocokkannya dengan dokumentasi terkait.
- Setelah faktur pemasok diverifikasi dan disetujui, pembayaran dilakukan ke vendor.
- Faktur dan pesanan pembelian disimpan untuk referensi dan audit di masa mendatang.
Pencocokan tiga arah mulai berlaku saat pembeli menerima faktur pemasok.
Saat tim akuntansi memproses faktur, mereka akan memeriksanya dengan pesanan pembelian (apa yang awalnya diminta oleh karyawan dan disetujui oleh manajer mereka) dan laporan penerimaan barang (yang mencantumkan apa yang sebenarnya dikirimkan).
Produk, jumlah, harga, dan ketentuan pada semua dokumen ini semuanya harus tercatat dan sama. Perbedaan isi di antara ketiga dokumen ini perlu diselidiki dan diselesaikan sebelum faktur dapat dibayar.
Saat pencocokan tiga arah dilakukan secara manual, mengumpulkan setiap dokumen dari anggota tim yang berbeda untuk kemudian diverifikasi setiap detailnya dapat menghabiskan banyak waktu.
Karena itulah, Anda bisa menggunakan aplikasi otomatisasi faktur untuk memudahkan proses tersebut.
Contoh Proses Three Way Matching
Misalkan sebuah perusahaan ingin membeli barang dari vendor A. Perusahaan membuat pesanan pembelian (PO) kepada vendor A dengan jumlah 100 unit dan harga Rp10.000 per unit.
Setelah beberapa waktu, barang dari vendor A tiba dan departemen penerimaan memeriksa barang tersebut.
penerimaan menemukan bahwa barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi pada PO dan jumlah barang yang diterima juga sama dengan yang dipesan pada PO.
Selanjutnya, vendor A menerbitkan faktur kepada perusahaan sebesar Rp1.000.000 dengan tanggal jatuh tempo pembayaran selama 30 hari.
Departemen akuntansi perusahaan kemudian melakukan three way matching dengan memeriksa informasi pada PO, penerimaan barang (GR), dan faktur.
Setelah memastikan bahwa ketiga dokumen tersebut cocok, departemen akuntansi melakukan pembayaran kepada vendor A dengan menggunakan transfer bank.
Dalam contoh di atas, three way matching membantu perusahaan memastikan bahwa barang yang dipesan telah diterima dan jumlahnya sesuai dengan PO, serta harga yang dibayar kepada vendor sesuai dengan harga yang telah disepakati.
Hal ini membantu perusahaan memastikan bahwa pembayaran dilakukan dengan benar dan meminimalkan risiko kesalahan dan kecurangan dalam proses pembelian dan pembayaran kepada vendor.
Baca juga: Biaya Promosi: Arti, Jenis, Contoh, Cara Hitung, dan Jurnalnya
Siapa Saja Stakeholder dalam Proses Three Way Matching?
Proses three way matching melibatkan beberapa stakeholder atau pihak yang terlibat dalam transaksi pembelian.
Berikut adalah beberapa stakeholder yang terlibat dalam proses pencocokan tiga arah:
Departemen pembelian (purchasing department)
Departemen pembelian adalah pihak yang bertanggung jawab untuk membuat pesanan pembelian.
Mereka juga harus memastikan bahwa pesanan pembelian sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan harga yang disepakati.
Departemen pembelian juga bertanggung jawab untuk memeriksa dan menyetujui faktur pembelian.
Departemen penerimaan barang (receiving department)
Departemen penerimaan barang adalah pihak yang bertanggung jawab untuk menerima dan memeriksa barang atau jasa yang dikirimkan oleh pihak vendor.
Mereka juga bertanggung jawab untuk membuat dokumen penerimaan barang dan juga memastikan bahwa jumlah barang yang diterima sesuai dengan pesanan pembelian.
Departemen keuangan (finance department)
Departemen keuangan adalah pihak yang bertanggung jawab untuk memproses pembayaran atas transaksi pembelian.
Mereka juga bertanggung jawab untuk melakukan pencocokan (matching) antara faktur pembelian, pesanan pembelian, dan penerimaan barang untuk memastikan keakuratan informasi sebelum melakukan pembayaran.
Pihak vendor
Pihak vendor adalah pihak yang menyediakan barang atau jasa yang dipesan oleh perusahaan pembeli.
Mereka harus mengirimkan barang yang dipesan sesuai dengan pesanan pembelian dan harus membuat faktur pembelian yang mencantumkan informasi yang akurat serta sesuai dengan persetujuan yang telah disepakati.
Manajemen perusahaan
Manajemen perusahaan adalah pihak yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses three way matching dilakukan dengan benar dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa transaksi pembelian dilakukan dengan efisien dan mengikuti prinsip-prinsip akuntansi yang benar.
Baca juga: Jabatan CFO: Skill, Tugas, Bedanya dengan CEO, COO, dan CMO
Perbedaan antara Pencocokan 2-Way, 3-Way, dan 4-Way
Sebagian besar bisnis menggunakan proses pencocokan dua arah dan tiga arah untuk menilai hutang dagang.
Pencocokan 2 arah (two way matching) dalam proses utang usaha memverifikasi bahwa informasi pada dokumen pesanan pembelian dan faktur cocok.
Pencocokan faktur 2 arahini juga dikenal sebagai pencocokan PO. Setiap ketidaksesuaian dalam informasi mengakibatkan faktur ditahan sampai ketidakcocokan diselesaikan atau diperbaiki.
Proses pencocokan faktur 2 arah, 3 arah, dan 4 arah memerlukan 3 dokumen, yaitu faktur, pesanan pembelian, dan tanda terima barang.
Dalam pencocokan 3 arah, selain memverifikasi informasi dokumen pesanan pembelian dan faktur, informasi seputar barang yang diterima juga diverifikasi dan dicocokkan dengan faktur dan purchasing order (PO). Pencocokan 3 arah menjadi pilihan kontrol internal yang ideal.
Pencocokan 4 arah (four way matching) menambahkan proses verifikasi lain ke pemeriksaan 3 arah dengan memeriksa jumlah barang yang disetujui. Jumlah barang yang dipesan, ditagih, diterima, dan disetujui harus sinkron dalam proses pencocokan 4 arah.
Perbedaan 2 way vs 3 way vs 4 way matching
| Two way matching | Three way matching | Four way matching |
|---|---|---|
| Proses pencocokan ini membandingkan informasi pada dokumen PO dengan yang terdapat pada invoice. | Informasi yang ada di PO, invoice, dan nota penerimaan barang wajib sinkron. | Selain membandingkan barang yang dipesan, ditagih, dan diterima, proses ini juga membandingkan barang yang disetujui. |
| Jumlah yang ditagih harus kurang dari atau sama dengan kuantitas yang dipesan | Jumlah yang ditagih harus kurang dari atau sama dengan kuantitas yang diterima. | Jumlah yang ditagih harus kurang dari atau sama dengan kuantitas yang diterima. |
| Membutuhkan lebih sedikit waktu | Oleh karena itu, pemeriksaan silang 3 dokumen membutuhkan waktu lebih lama daripada pencocokan 2 arah | Membutuhkan waktu paling lama, karena informasi tambahan diverifikasi |
| Berfungsi paling baik untuk memverifikasi transaksi bisnis reguler | Berfungsi paling baik untuk pembelian satu kali | Berfungsi paling baik untuk pembelian yang tidak berulang. |
| Tidak membutuhkan banyak tenaga dalam prosesnya | Bersigat lebih padat karya | Proses yang paling memakan waktu dan padat karya |
| Cocok untuk memverifikasi transaksi bernilai rendah | Cocok untuk memverifikasi transaksi bernilai tinggi | Cocok untuk transaksi bernilai tinggi yang memerlukan proses verifikasi ketat |
Apa Saja Kerugian Three Way Matching?
Secara umum, proses 3 way matching dianggap sebagai suatu prosedur yang menguntungkan bagi perusahaan karena dapat membantu memastikan keakuratan informasi dalam transaksi pembelian.
Namun, terdapat beberapa kerugian yang mungkin terjadi dalam proses 3 way matching, antara lain:
Membutuhkan waktu lama
Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses 3 way matching dapat memakan waktu yang lama, terutama jika perusahaan memiliki banyak transaksi pembelian.
Hal ini dapat memperlambat proses pembayaran dan mempengaruhi arus kas perusahaan.
Human error
Kesalahan manusia dapat terjadi dalam proses three way matching. Salah satu contohnya adalah kesalahan dalam mencatat informasi pada faktur pembelian, pesanan pembelian, atau penerimaan barang.
Hal ini dapat menyebabkan ketidakcocokan antara ketiga dokumen tersebut dan memerlukan waktu dan biaya tambahan untuk melakukan koreksi.
Tidak semua vendor menerapkan proses yang sama
Beberapa vendor mungkin tidak ingin mengikuti proses 3 way matching karena dianggap merepotkan dan memperpanjang waktu pembayaran.
Hal ini dapat mempengaruhi hubungan dengan vendor dan dapat berdampak negatif pada kemampuan perusahaan untuk mendapatkan harga yang kompetitif maupun kualitas barangyang memadai.
Tidak bisa diaplikasikan pada semua transaksi pembelian
Dalam beberapa kasus, proses 3 way matching mungkin tidak cocok untuk transaksi pembelian tertentu.
Misalnya, jika transaksi pembelian dilakukan untuk pembelian barang yang sangat sedikit dan nilainya rendah, proses 3 way matching mungkin tidak efektif. Justru dapat menghambat efisiensi operasional perusahaan.
Membutuhkan sistem teknologi
Beberapa perusahaan mungkin memiliki sistem informasi dan teknologi yang kurang memadai untuk mendukung proses 3 way matching.
Hal ini dapat mempengaruhi kecepatan dan keakuratan proses 3 way matching sebab memerlukan investasi tambahan dalam infrastruktur dan pelatihan karyawan.
Baca juga: Mengenal Analisis Trend (Trend Analysis) dalam Laporan Keuangan
Tips Menerapkan Three Way Matching agar Lebih Efeketif
Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu perusahaan menerapkan proses 3 way matching dengan lebih efektif:
Memiliki sistem informasi yang terintegrasi
Pastikan sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan terintegrasi dan memungkinkan untuk melakukan 3 way matching secara otomatis.
Dengan menggunakan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat mempercepat proses 3 way matching dan mengurangi risiko human error.
Memastikan konsistensi dan akurasi pada data
Pastikan data pada ketiga dokumen (PO, faktur, dan penerimaan barang) konsisten dan akurat.
Hal ini dapat membantu mempercepat proses 3 way matching dan mengurangi risiko kesalahan.
Menerapkan kontrol internal yang ketat
Perusahaan harus menerapkan kontrol internal yang ketat untuk memastikan bahwa proses 3 way matching dilakukan dengan benar dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Hal ini dapat membantu mencegah kecurangan dan kesalahan.
Melakukan pelatihan karyawan
Pastikan karyawan yang terlibat dalam proses 3 way matching memahami prosedur dan kebijakan perusahaan.
Dengan melakukan pelatihan yang efektif, karyawan dapat melakukan 3 way matching dengan lebih efisien dan akurat.
Memonitor dan melakukan evaluasi secara berkala
Perusahaan harus memonitor proses 3 way matching secara berkala dan melakukan evaluasi untuk mengetahui apakah proses tersebut berjalan dengan efektif dan efisien.
Hal ini dapat membantu perusahaan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan meningkatkan efektivitas proses three way matching.
Manfaat Otomatisasi Proses Three Way Matching
Proses 3 way matching membutuhkan verifikasi dan pencocokan informasi faktur, pesanan pembelian, dan dokumen barang yang diterima seakurat mungkin.
Mengumpulkan semua dokumen dan memverifikasi data adalah proses yang memakan waktu jika dilakukan secara manual.
Seperti disebutkan sebelumnya, verifikasi data manual rentan terhadap kesalahan dan ketidaksesuaian.
Mengotomatiskan proses pencocokan faktur membantu menghemat waktu, sumber daya, dan uang.
Mendigitalkan proses pencocokan memastikan verifikasi dan pencocokan data dilakukan secara akurat dan konsisten.
Mengotomatiskan proses 3 way matching memberikan beberapa keuntungan bagi bisnis seperti:
- Menghemat waktu, uang, dan sumber daya bisnis
- Meningkatkan akuntabilitas dan konsistensi proses pencocokan
- Meringankan tugas tim AP dan akuntansi
- Filter data menjadi lebih mudah
- Mempercepat persetujuan dan pembayaran faktur
- Meningkatkan hubungan dengan pemasok melalui pembayaran tepat waktu
Baca juga: 6 Jenis Biaya Logistik pada Bisnis dan Cara Menghematnya
Kesimpulan
Proses three way matching sangat penting untuk menjaga kesehatan keuangan bisnis.
Bisnis tidak hanya membutuhkan pasokan barang/jasa yang konsisten agar bisnis tetap berjalan, tetapi juga membutuhkan mekanisme untuk melindungi kelebihan pembayaran dan penipuan.
Supaya proses three way matching menjadi efektif, tim AP perlu menghabiskan banyak waktu untuk mencocokkan dan memproses faktur.
Mengotomatiskan proses tersebut bisa mempermudah tugas tim dan meningkatkan akurasi pencocokan.
Oleh karenanya, otomatiskan proses three way matching dengan menggunakan software akuntansi Kledo.
Mengapa?
Sebab Kledo memiliki fitur pembelian yang memungkinkan perusahaan untuk memasukkan informasi dari pesanan pembelian, faktur, dan penerimaan barang.
Dengan demikian, perusahaan dapat melakukan three way matching dengan mudah dan cepat.
Selain itu, Kledo juga memiliki fitur yang membuat bisnis bisa terintegrasi dengan bank dan vendor yang memungkinkan perusahaan untuk melihat informasi pembayaran secara real time.
Hal ini dapat membantu perusahaan memastikan bahwa pembayaran dilakukan sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati dengan vendor.
Kledo juga memiliki fitur pelaporan yang memungkinkan perusahaan untuk melihat laporan pembelian secara detail dan bisa di akses darimana saja, kapan saja.
Jadi, tunggu apalagi? Yuk, segera upgrade level bisnis Anda dengan menggunakan Kledo sekarang juga.
Kabar baiknya, Anda juga bisa menggunakan Kledo gratis selama 14 hari bahkan selamanya melalui tautan ini.
- Mengenal Self Pickup dalam Proses Pengiriman Bisnis Online - 1 April 2024
- 11 Tugas Kasir, Skill yang Dibutuhkan, dan Gajinya - 1 April 2024
- Rincian Modal Bisnis Minimarket dan Tips Memulainya - 1 April 2024