Sebagai pemilik bisnis skala kecil, pernahkah Anda merasa pengelolaan keuangan bisnis Anda terlalu menyita waktu? Mengalihkan fokus Anda dari hal-hal yang Anda sukai dalam menjalankan perusahaan.
Sebenarnya, Anda tidak sendirian. Namun, memahami dasar-dasar akuntansi untuk perusahaan kecil dapat membantu Anda menemukan peluang pertumbuhan atau penghematan uang untuk bisnis Anda.
Menurut Bureau of Labor Statistics, 20% bisnis tidak berhasil melewati tahun pertama, dan hanya 30% bisnis kecil yang akan tetap bertahan dalam bisnis 10 tahun setelah peluncurannya.
Kepatuhan terhadap praktik terbaik akuntansi dan mempekerjakan atau mengalihdayakan seseorang yang didedikasikan untuk fungsi ini, dapat membantu mencegah masalah arus kas yang menjadi penyebab banyak kegagalan bisnis.
Selain itu, praktik-praktik terbaik ini juga dapat menunjukkan jalan menuju wawasan yang dapat mengarah pada pertumbuhan usaha kecil.
Banyak pemilik usaha kecil mengelola akuntansi mereka sendiri untuk menghemat uang. Jika Anda mengalami masalah yang sama, Anda harus memiliki pemahaman yang kuat tentang dasar-dasar akuntansi bisnis.
Pada artikel kali ini kami akan membahas 14 tips yang bisa Anda gunakan pengelolaan akuntansi yang efektif pada perusahaan kecil Anda.
14 Tips Akuntansi Perusahaan Kecil yang Bisa Anda Terapkan
Setiap bisnis kecil perlu mengikuti proses akuntansi dasar untuk memastikan praktik manajemen pembukuan dan keuangan yang baik.
Hal-hal ini termasuk:
1. Pisahkan pengeluaran bisnis dan pribadi
Salah satu langkah pertama yang harus dilakukan oleh bisnis kecil adalah membuka rekening bank bisnis.
Ini dapat dilakukan setelah Anda mendapatkan Nomor Induk Berusaha atau NIB. Rekening bank bisnis menawarkan beberapa keuntungan dibandingkan rekening pribadi, termasuk:
- Memungkinkan perusahaan menerima transaksi kartu kredit dan debit dari pelanggan.
- Mempermudah pelacakan dan pembuktian pengeluaran bisnis untuk memanfaatkan potongan pajak.
- Menawarkan perlindungan tanggung jawab pribadi dengan memisahkan dana bisnis dari dana pribadi.
- Menyediakan opsi jalur kredit yang dapat digunakan perusahaan untuk menutupi kekurangan kas.
2. Gunakan software akuntansi
Pembukuan adalah proses yang terorganisir untuk melacak semua pemasukan dan pengeluaran.
Ini adalah komponen penting dari manajemen keuangan yang memastikan pemilik bisnis memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan bisnis yang baik.
Bagi banyak pemilik usaha kecil, manajemen akuntansi bukanlah keahlian mereka. Mempekerjakan seseorang yang berdedikasi untuk tugas tersebut atau, untuk bisnis yang lebih kecil mengalihdayakan fungsi tersebut sering kali merupakan pilihan yang bijaksana.
Software akuntansi mengotomatiskan proses pembukuan yang memakan waktu dan rawan kesalahan jika diselesaikan secara manual, dan memudahkan untuk menemukan semua informasi tersebut untuk melengkapi laporan keuangan.
Meskipun sebagian besar bisnis mulai menggunakan software akuntansi sederhana diawal, ketika tumbuh dan menjadi lebih kompleks, mereka mungkin perlu berinvestasi dalam sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP).
Setelah perusahaan memiliki sistem ERP, perusahaan dapat menambahkan modul untuk fungsi bisnis lainnya, dengan segala sesuatu yang terkait dengan database tunggal.
Jika Anda tertarik menggunakan software akuntansi yang bisa digunakan secara mudah dan memiliki harga terjangkau untuk perusahaan kecil Anda, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Sistem Akuntansi Otomatis: Cara Menggunakan dan Plus Minusnya
3. Kembangkan anggaran bisnis
Salah satu langkah pertama dalam membuat rencana bisnis adalah membuat proyeksi pendapatan dan daftar pengeluaran yang bisa diantisipasi, lalu membandingkan anggaran tersebut dengan pengeluaran dan pendapatan aktual.
Sebuah studi yang dilakukan oleh The Federal Reserve Banks of Chicago dan San Francisco melaporkan bahwa lebih dari 60% bisnis dengan kesehatan keuangan yang sangat baik selalu membuat anggaran dan, kemudian membuat rekening bank terpisah untuk penggajian.
Kurang dari 5% bisnis dengan kesehatan keuangan yang buruk terlibat dalam dua praktik perencanaan dan manajemen keuangan ini.
4. Menyimpan catatan bisnis yang akurat
Pencatatan adalah salah satu tanggung jawab terpenting bagi pemilik usaha kecil. Software akuntansi dapat mengotomatiskan sebagian besar proses pencatatan dan menyimpan catatan keuangan secara digital.
Hal ini memudahkan untuk mendokumentasikan jumlah, waktu, tempat, dan tujuan bisnis dari sebuah transaksi ketika Anda mengklaim biaya sebagai pengurang pajak.
Persyaratan dari Dirjen Pajak mengamanatkan untuk menyimpan catatan, secara umum, setidaknya selama tiga tahun-akuntan merekomendasikan untuk menyimpannya selama tujuh tahun.
Beberapa yang perlu diperhatikan untuk bisnis kecil dan startup meliputi:
- Penerimaan kotor adalah pendapatan yang Anda terima dari bisnis Anda, dan catatannya meliputi: Kaset kasir, informasi setoran (penjualan tunai dan kredit), buku penerimaan, dan faktur.
- Pengeluaran adalah biaya yang Anda keluarkan untuk mengoperasikan bisnis Anda, dan catatannya meliputi: cek yang dibatalkan atau dokumen lain yang mencerminkan bukti pembayaran/dana elektronik yang ditransfer, tanda terima pita kasir, laporan rekening, tanda terima kartu kredit, serta laporan dan faktur. pemindai tanda terima memudahkan untuk mendigitalkan tanda terima dan faktur agar mudah dilacak dengan secara otomatis memetakan isinya ke bidang yang ditentukan dalam perangkat lunak akuntansi. Software akuntansi dapat menawarkan aplikasi selulernya sendiri atau mendukung aplikasi pihak ketiga yang memungkinkan karyawan atau pemilik bisnis untuk memindai tanda terima dengan kamera ponsel cerdas mereka. Aplikasi ini menggunakan teknologi pengenalan karakter optik (optical character recognition/OCR) untuk menerjemahkan teks ke dalam kode yang dapat dibaca oleh mesin.
- Aset tetap perlu dicatat untuk menghitung penyusutan tahunan dan keuntungan atau kerugian saat Anda menjualnya. Dokumen aset meliputi faktur pembelian dan penjualan; laporan penutupan real estat; cek yang dibatalkan atau dokumen lain yang mengidentifikasi penerima pembayaran, jumlah dan bukti pembayaran/dana elektronik yang ditransfer; tanda terima kartu kredit serta laporan dan faktur. Biaya-biaya yang terkait dengan pembelian aset takberwujud yang memiliki masa manfaat terbatas diamortisasi. Kategori aset lainnya, seperti aset tak berwujud lancar atau tak berwujud dengan umur tidak terbatas, tidak disusutkan atau diamortisasi.
Baca juga: 15 Kesalahan Menggunakan Software Akuntansi dalam Bisnis
5. Pilih metode akuntansi yang sesuai
Setiap perusahaan kecil dan startup harus memilih seperangkat aturan untuk menentukan kapan harus melaporkan pendapatan dan pengeluaran. Ini memberikan metode akuntansi yang konsisten untuk tujuan pajak.
Namun, karena Prinsip Akuntansi yang Berlaku Umum (GAAP) mengharuskan akuntansi akrual, banyak perusahaan lebih memilih metode ini.
Akuntansi basis kas dapat lebih mudah untuk dikelola untuk usaha kecil karena pendapatan dicatat ketika pembayaran diterima. Demikian pula, pengeluaran dikurangi ketika uang benar-benar keluar dari rekening perusahaan.
Akuntansi akrual mencatat penjualan ketika produk dikirim atau layanan diberikan. Dalam pengaturan pembukuan ritel, penjualan diakui pada saat pembelian, dan di industri lain, pendapatan mungkin tidak dicatat selama beberapa minggu atau bahkan berbulan-bulan setelah penjualan.
Hal ini membutuhkan pembukuan dua kali pencatatan. Karena akuntansi akrual mengambil pandangan jangka panjang dari bisnis, akuntansi akrual umumnya memberikan gambaran yang lebih baik tentang kesehatan keuangan perusahaan.
6. Selalu perbarui pembukuan bisnis Anda
Tanpa memperbarui pembukuan, pemilik dan karyawan tidak memiliki gambaran yang jelas tentang kondisi keuangan perusahaan.
Mengotomatiskan pencatatan penerimaan dan faktur adalah salah satu cara untuk memastikan pembukuan selalu up to date.
Langkah penting lainnya adalah menghubungkan rekening bank dengan software akuntansi Anda. Bisnis dapat mengunduh laporan kartu kredit dan bank dan mengimpornya secara manual sebagai CSV (Excel), tetapi beberapa software akuntansi seperti Kledo menawarkan fitur yang akan menarik informasi dari rekening bank Anda dan secara otomatis mengambil transaksi bank harian dan file laporan.
Bisnis dapat menentukan aturan rekonsiliasi dalam sistem mereka untuk merekonsiliasi laporan, yang membuat proses rekonsiliasi menjadi lebih mudah.
Software akuntansi seperti Kledo menawarkan integrasi langsung ke bank, sehingga pemilik bisnis dapat mengelola dan menyelesaikan semua tugas perbankan di sistem akuntansi tanpa harus masuk ke portal rekening bank mereka.
Baca juga: Tips Melakukan Pelatihan Software Akuntansi Agar Efektif
7. Optimalkan pengelolaan penerimaan utang dan faktur
Untuk menyimpan uang kas lebih lama, manfaatkan persyaratan kredit dari pemasok utama.
Bayar tagihan sesuai jadwal yang memaksimalkan arus kas Anda, dan jika memungkinkan, bayar lebih awal dengan vendor yang menawarkan diskon untuk melakukannya.
Untuk memastikan arus kas yang stabil, lakukan segala cara untuk mendorong pembayaran tepat waktu dari pelanggan.
Hal ini dapat mencakup menawarkan diskon untuk pembayaran lebih awal, melakukan pemeriksaan kredit terhadap calon pelanggan sebelum melakukan bisnis dengan mereka dan, jika perlu, mencabut persyaratan kredit.
Software akuntansi yang dapat mengotomatiskan proses penagihan dengan mengirimkan tagihan secara otomatis dan pengingat tindak lanjut juga dapat membantu mencegah penumpukan tagihan.
8. Pisahkan fungsi akuntansi
Jika bisnis Anda merupakan perusahaan publik, maka Anda harus mengikuti peraturan yang mewajibkan adanya kontrol untuk memastikan pemisahan tugas.
Bisnis kecil lebih cenderung memiliki satu orang yang menangani banyak fungsi akuntansi, namun hal ini menciptakan lingkungan yang menimbulkan risiko penipuan akuntansi.
Namun, pemilik dapat meminimalkan risiko ini dengan menerapkan beberapa kontrol sederhana. Salah satu kontrol yang efektif adalah memastikan orang yang membuat cek, menandatangani cek, dan merekonsiliasi laporan bank, adalah orang yang berbeda.
Baca juga: Akuntansi dan ChatGPT: 12 Hal yang Bisa Anda Lakukan
9. Mengawasi pos pengeluaran tertentu yang berbiaya tinggi
Biaya tenaga kerja adalah pengeluaran terbesar bagi sebagian besar bisnis kecil, dan inventaris sering kali merupakan pengeluaran lainnya.
Untuk mengurangi biaya tenaga kerja, banyak usaha kecil melakukan outsourcing kepada kontraktor yang menagih per jam.
Ini bisa lebih murah karena kontraktor mungkin tidak memerlukan 40 jam/minggu untuk menyelesaikan pekerjaan Anda dan mereka tidak memerlukan tunjangan.
Software pelacakan waktu dapat membantu para pemilik bisnis memahami berapa banyak biaya yang dikeluarkan untuk tugas-tugas tertentu, sehingga memungkinkan bisnis untuk membuat anggaran yang lebih baik dan menemukan cara untuk mengendalikan pengeluaran ini.
Perusahaan dapat menurunkan biaya inventaris dengan melacak biaya penyimpanan inventaris, rasio perputaran inventaris, jumlah yang hilang karena inventaris usang, dan metrik utama lainnya.
10. Rencanakan investasi besar
Dengan melacak pengeluaran dan pendapatan secara konsisten, bisnis dapat mengidentifikasi waktu terbaik untuk investasi besar dan menetapkan kredit yang mungkin diperlukan untuk menutupi biaya.
Kartu kredit bisnis dapat membantu organisasi membangun riwayat kredit sehingga memiliki peluang lebih baik untuk memenuhi syarat pembiayaan (dan persyaratan pembiayaan yang optimal), termasuk jalur kredit dan pinjaman, saat membutuhkan lebih banyak modal.
Baca juga: Tahapan Proses Audit Akuntansi dan Hal yang Harus Diperhatikan
11. Carilah panduan persiapan pajak profesional
Faktanya, bahwa satu dari tiga bisnis kecil melaporkan menghabiskan lebih dari 40 jam setiap tahun untuk penghitungan pajak secara manual.
Tidak mengherankan jika sekitar dua pertiga usaha kecil membayar profesional/akuntan pajak eksternal untuk menangani pajak mereka.
Ada lebih banyak keuntungan bagi pemilik usaha perorangan, karena biaya mempekerjakan seseorang untuk menyiapkan pengembalian pajak bisnis Anda dapat dikurangkan.
12. Memastikan data persediaan bisnis akurat
Untuk menyiapkan laporan keuangan, bisnis membutuhkan data inventaris yang akurat. Ini harus menghitung harga pokok penjualan (HPP) untuk laporan laba rugi, dan nilai persediaan yang ada untuk neraca.
Persediaan fisik dilacak baik dengan menghitung item secara manual secara teratur atau memasangkan jumlah dengan sistem manajemen inventaris yang dapat secara otomatis menyesuaikan angka saat penjualan terjadi jika terintegrasi dengan sistem point-of-sale dan software akuntansi.
Software manajemen inventaris tidak hanya mempermudah pelacakan inventaris, tetapi juga informasi yang dihasilkan akan lebih akurat.
Baca juga: Akuntansi Otomatis: Manfaat, Tugas, Tantangan, dan Tahapannya
13. Gunakan laporan keuangan untuk mengevaluasi kinerja bisnis
Pencatatan pengeluaran dan pemasukan adalah dasar untuk menghasilkan tiga laporan keuangan utama.
Laporan laba rugi membantu bisnis menentukan laba (atau kekurangannya), neraca menunjukkan aset, kewajiban, dan ekuitas pemegang saham untuk mendapatkan gambaran tentang posisi keuangan pada titik waktu tertentu, dan laporan arus kas menunjukkan apakah perusahaan memiliki cukup uang yang mengalir ke dalam dan ke luar bisnis dalam periode tertentu dan berapa banyak uang tunai yang tersisa.
Ketika digabungkan dengan neraca, laporan arus kas dapat menunjukkan apakah perusahaan memiliki kas yang cukup untuk memenuhi kewajiban lancarnya.
Ketiga laporan ini diperlukan oleh bank dan investor untuk mendapatkan pembiayaan atau pendanaan.
14. Membuat proyeksi keuangan
Proyeksi keuangan membantu bisnis memperkirakan pendapatan dan pengeluaran di masa depan untuk mengantisipasi jika mereka membutuhkan pembiayaan atau harus melakukan pengeluaran modal.
Proyeksi keuangan membantu para pemimpin bisnis memperkirakan arus kas dan menentukan kapan harus mengubah harga atau rencana produksi.
Proyeksi memberikan informasi keuangan yang penting bagi para pemangku kepentingan eksternal saat bisnis mencari pinjaman atau pendanaan, atau jika bisnis tersebut menjadi target akuisisi.
Perusahaan juga dapat menggunakan prakiraan ini untuk membuat laporan keuangan pro-forma, yang merupakan laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas yang diproyeksikan.
Proyeksi didasarkan pada teknik pemodelan keuangan dan memberikan jawaban atas pertanyaan yang mungkin muncul dari pemberi pinjaman, investor, atau pemangku kepentingan bisnis lainnya.
Pada tingkat dasar, proyeksi memberikan jawaban atas pertanyaan seperti: jika kami meminjamkan uang ini kepada Anda, apa yang akan Anda lakukan dengan uang tersebut dan bagaimana Anda akan membayarnya kembali kepada kami?
Baca juga: Rekomendasi 7 Software Akuntansi yang User Friendly
Kesimpulan
Dengan mengambil langkah-langkah untuk membangun proses akuntansi yang kuat sejak awal, perusahaan kecil dan startup meningkatkan kemungkinan keberhasilan mereka di masa daepan.
Studi menunjukkan bahwa semakin sering bisnis kecil meninjau angka-angka keuangannya, semakin baik kesehatan keuangannya, yang pada akhirnya akan mendorong kesuksesan jangka panjang.
Meskipun pembukuan bukanlah hal yang sering dikelola dengan baik olah sebagian besar pemilik bisnis kecil, mereka harus sering meninjau metrik keuangan penting ini untuk memanfaatkan peluang untuk tumbuh dan memastikan perusahaan mereka tidak berada di jalur kebangkrutan.
Jika Anda kesulitan dalam mengelola akuntansi perusahaan kecil yang saat ini Anda kelola, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang mudah digunakan seperti Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- 14 Tips Pengelolaan Akuntansi Perusahaan Kecil yang Bisa Ditiru - 2 Desember 2024
- Sistem Akuntansi Otomatis: Cara Menggunakan dan Plus Minusnya - 29 November 2024
- 5 Persiapan yang Diperlukan Dalam Membuat Laporan Keuangan - 28 November 2024