Purchase order (PO) adalah dokumen yang sering digunakan dalam transaksi bisnis, tetapi masih banyak pemilik usaha yang belum memahami betapa pentingnya dokumen ini.
Tanpa PO, proses pembelian bisa menjadi tidak terstruktur, meningkatkan risiko kesalahan, bahkan berpotensi menyebabkan kerugian finansial.
Bayangkan jika bisnis Anda menerima barang yang tidak sesuai dengan pesanan atau terjadi perselisihan dengan pemasok mengenai jumlah dan harga.
Tanpa bukti tertulis seperti PO, akan sulit untuk mengklaim kesalahan tersebut. Oleh karena itu, banyak perusahaan menggunakan PO sebagai alat kontrol yang memastikan setiap transaksi berjalan sesuai rencana.
Lebih dari sekadar catatan pembelian, PO membantu dalam pengelolaan stok, perencanaan anggaran, dan membangun hubungan bisnis yang profesional dengan pemasok.
Bahkan, bisnis kecil sekalipun bisa mendapatkan manfaat besar dari penggunaan dokumen transaksi yang terstruktur.
Dalam artikel ini, kita akan membahas secara lengkap fungsi dan manfaat purchase order untuk bisnis Anda.
Selain itu, kami juga menyediakan template purchase order gratis yang bisa langsung Anda unduh dan gunakan untuk mempermudah proses pembelian di bisnis Anda!
Pengertian Purchase Order
Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada pemasok sebagai bentuk pemesanan barang atau jasa.
Dokumen ini berisi informasi detail mengenai jenis barang, jumlah, harga, serta syarat pembayaran yang telah disepakati.
Dengan adanya PO, transaksi bisnis menjadi lebih terstruktur dan dapat dipantau dengan lebih mudah.
Secara sederhana, PO berfungsi sebagai kontrak tertulis antara pembeli dan pemasok. Ketika pemasok menerima PO, mereka berkewajiban untuk mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan ketentuan yang tertulis dalam dokumen tersebut.
Hal ini mengurangi risiko kesalahan dalam pesanan, seperti pengiriman barang yang salah atau ketidaksesuaian harga.
Berbeda dengan invoice yang dikirimkan oleh pemasok setelah barang dikirim, PO dibuat lebih awal sebagai langkah persetujuan sebelum transaksi terjadi.
Inilah mengapa banyak bisnis, baik skala kecil maupun besar, mengandalkan PO untuk memastikan proses pembelian berjalan lancar dan terdokumentasi dengan baik.
Baca juga: Contoh Template Invoice Terbaik untuk Bisnis, Gratis!
Fungsi Purchase Order bagi Bisnis
Setiap bisnis, baik skala kecil maupun besar, membutuhkan sistem pencatatan yang rapi untuk mengelola transaksi pembelian.
Salah satu dokumen penting yang berperan dalam hal ini adalah PO. Dengan menggunakan PO, bisnis dapat memastikan setiap pesanan tercatat dengan jelas, menghindari kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Tak hanya sekadar dokumen pemesanan, PO juga memiliki berbagai fungsi penting yang dapat membantu bisnis dalam mengontrol arus kas, mengelola stok, hingga memperkuat hubungan dengan pemasok.
Berikut beberapa fungsi utama purchase order bagi bisnis:
1. Mencegah kesalahan dalam pemesanan
Tanpa PO, pesanan yang dilakukan secara lisan atau melalui chat bisa menimbulkan kesalahpahaman antara pembeli dan pemasok.
Dengan adanya dokumen tertulis, semua detail seperti jumlah barang, spesifikasi, harga, dan tenggat waktu pengiriman tercatat dengan jelas, sehingga mengurangi risiko kesalahan dalam pemesanan.
2. Mengontrol pengeluaran dan anggaran
Purchase order juga membantu bisnis dalam mengontrol pengeluaran. Dengan adanya PO, pemilik bisnis dapat melihat jumlah pesanan yang telah dibuat sebelum pembayaran dilakukan.
Ini memungkinkan bisnis untuk memastikan bahwa setiap pembelian sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
3. Membantu manajemen stok
PO berperan penting dalam pengelolaan stok karena memungkinkan bisnis untuk mencatat barang yang dipesan dan memperkirakan waktu kedatangan barang tersebut.
Dengan sistem PO yang baik, bisnis dapat menghindari kelebihan atau kekurangan stok yang dapat mengganggu operasional.
4. Menjadi bukti hukum dalam transaksi
Jika terjadi sengketa atau perselisihan dengan pemasok mengenai jumlah barang, harga, atau jadwal pengiriman, purchase order dapat dijadikan bukti tertulis yang sah.
Dokumen ini dapat membantu menyelesaikan perbedaan pendapat secara lebih profesional dan legal.
5. Meningkatkan hubungan dengan pemasok
Bisnis yang menggunakan purchase order cenderung lebih dipercaya oleh pemasok karena menunjukkan keseriusan dalam bertransaksi.
Dengan adanya PO, pemasok juga merasa lebih aman karena memiliki kepastian mengenai pesanan yang harus dipenuhi, sehingga hubungan bisnis bisa terjalin lebih baik dalam jangka panjang.
Baca juga: Kirim Invoice dengan Cara Ini agar Tagihan Segera Dibayar oleh Pelanggan
Komponen Purchase Order
Agar PO dapat digunakan secara efektif, setiap dokumen PO harus berisi informasi yang jelas dan lengkap.
Komponen-komponen dalam PO memastikan bahwa tidak ada detail yang terlewat, sehingga transaksi dapat berjalan dengan lancar dan sesuai kesepakatan antara pembeli dan pemasok.
Jika suatu PO tidak memiliki informasi yang jelas, risiko kesalahan dalam pesanan menjadi lebih tinggi, baik dari segi jumlah, spesifikasi barang, harga, maupun jadwal pengiriman.
Oleh karena itu, penting untuk memahami setiap elemen yang harus ada dalam purchase order.
Berikut adalah komponen utama dalam PO beserta penjelasan dan contohnya:
1. Nomor Purchase Order
Setiap purchase order harus memiliki nomor unik yang digunakan sebagai referensi dalam pencatatan dan pelacakan transaksi.
Nomor PO ini sangat penting untuk keperluan administrasi bisnis, terutama dalam menghindari duplikasi atau kesalahan pencatatan pesanan.
Misalnya, jika sebuah perusahaan mengajukan beberapa pesanan kepada pemasok dalam satu bulan, nomor PO membantu membedakan setiap transaksi.
Selain itu, nomor PO juga berguna dalam proses audit dan penyelesaian sengketa jika terjadi kesalahan dalam pengiriman atau pembayaran.
Contoh:
Nomor PO: PO-2024-00123
2. Tanggal pembuatan PO
Tanggal pembuatan PO menunjukkan kapan pesanan resmi diajukan. Tanggal ini berperan penting dalam perencanaan stok dan pengiriman barang.
Dengan mencatat tanggal PO, pembeli dapat memantau apakah pesanan mereka diproses tepat waktu oleh pemasok atau mengalami keterlambatan.
Selain itu, tanggal PO juga menjadi acuan dalam perhitungan jatuh tempo pembayaran jika perusahaan menerapkan sistem kredit.
Misalnya, jika PO dibuat pada tanggal 15 Agustus 2024 dan memiliki termin pembayaran 30 hari, maka jatuh tempo pembayaran adalah 14 September 2024.
Contoh:
Tanggal PO: 15 Agustus 2024
3. Informasi pembeli dan pemasok
PO harus mencantumkan informasi lengkap tentang pembeli dan pemasok agar tidak terjadi kesalahan komunikasi dalam transaksi. Informasi ini biasanya mencakup nama perusahaan, alamat, nomor kontak, dan email.
Dengan adanya informasi yang jelas, kedua belah pihak dapat menghubungi satu sama lain jika terjadi perubahan atau kendala terkait pesanan.
Contoh:
| Detail | Informasi |
|---|---|
| Nama Pembeli | PT Sukses Makmur |
| Alamat Pembeli | Jl. Merdeka No. 10, Jakarta |
| Nama Pemasok | CV Maju Jaya |
| Alamat Pemasok | Jl. Raya Industri No. 25, Bandung |
| Nomor Kontak | (+62) 812-3456-7890 |
| Email Pemasok | [email protected] |
4. Deskripsi barang atau Jjsa
Bagian ini adalah inti dari PO karena mencantumkan barang atau jasa yang dipesan secara rinci. Detail yang perlu dicantumkan antara lain:
- Nama barang atau jasa
- Spesifikasi atau varian (misalnya ukuran, warna, tipe, dll.)
- Jumlah barang yang dipesan
- Satuan unit (misalnya pcs, liter, kilogram, dll.)
- Harga per unit dan total harga
Deskripsi yang jelas akan menghindari kesalahan dalam pengiriman barang. Jika PO dibuat dengan informasi yang kurang detail, pemasok bisa mengirim barang yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan.
Contoh:
| Nama Barang | Spesifikasi | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
|---|---|---|---|---|
| Laptop Lenovo ThinkPad | RAM 16GB, SSD 512GB | 5 unit | Rp 15.000.000 | Rp 75.000.000 |
| Printer Epson L3250 | Inkjet, WiFi | 2 unit | Rp 3.500.000 | Rp 7.000.000 |
Total: Rp 82.000.000
5. Harga total dan pajak
Harga total menunjukkan jumlah yang harus dibayarkan oleh pembeli, termasuk pajak jika berlaku. Dalam bisnis, banyak transaksi yang dikenakan Pajak Pertambahan Nilai (PPN), sehingga harus dicantumkan dalam PO.
Jika harga tidak disebutkan dengan jelas, pembeli dan pemasok bisa memiliki persepsi yang berbeda tentang total pembayaran.
Ini bisa menimbulkan masalah di kemudian hari, terutama saat melakukan pembayaran atau saat barang dikirim.
Contoh:
Subtotal: Rp 82.000.000
PPN 11%: Rp 9.020.000
Total Pembayaran: Rp 91.020.000
6. Syarat pembayaran
Bagian ini menjelaskan metode pembayaran dan jangka waktu yang telah disepakati. Syarat pembayaran bisa berbeda tergantung kesepakatan antara pembeli dan pemasok, misalnya:
- Tunai di muka (Cash in Advance): Pembeli membayar sebelum barang dikirim.
- Termin 30 hari (Net 30): Pembayaran dilakukan dalam waktu 30 hari setelah barang diterima.
- Cicilan: Pembayaran dilakukan dalam beberapa tahap.
Menuliskan syarat pembayaran dalam PO sangat penting untuk menghindari kesalahpahaman antara kedua belah pihak.
Contoh:
Pembayaran: Transfer Bank – Termin 30 Hari (Net 30)
7. Tanggal pengiriman dan alamat tujuan
Tanggal pengiriman adalah waktu yang disepakati antara pembeli dan pemasok untuk mengirim barang. Jika barang datang terlambat, bisnis pembeli bisa terganggu, terutama jika barang tersebut merupakan bahan baku produksi atau barang dagangan yang harus segera dijual.
Alamat tujuan juga harus dicantumkan dengan jelas agar barang dikirim ke lokasi yang tepat.
Contoh:
Tanggal Pengiriman: 20 Agustus 2024
Alamat Tujuan: Gudang PT Sukses Makmur, Jl. Logistik No. 5, Jakarta
8. Catatan atau instruksi tambahan
Bagian ini digunakan jika ada permintaan khusus dari pembeli, seperti syarat pengemasan, kebutuhan sertifikasi, atau prosedur inspeksi sebelum barang dikirim.
Contoh:
- Kirimkan invoice dan surat jalan dalam amplop terpisah saat pengiriman.
- Barang harus dikirim dalam kondisi tersegel dan dilengkapi dengan garansi resmi.
- Pastikan unit laptop dikonfigurasi dengan sistem operasi Windows 11 Pro sebelum dikirim.
Baca juga: Inilah Contoh Purchasing Order yang Paling Sering Digunakan oleh Pebisnis
Cara Membuat Purchase Order
Membuat purchase order yang lengkap dan sistematis sangat penting agar transaksi dengan pemasok berjalan lancar.
PO yang baik harus mencantumkan semua informasi penting secara jelas agar tidak terjadi kesalahpahaman antara pembeli dan pemasok.
Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat purchase order yang benar:
1. Tentukan kebutuhan pembelian
Langkah pertama dalam pembuatan PO adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang akan dibeli. Hal ini bisa dilakukan dengan mengecek stok barang di gudang, menganalisis laporan penjualan, atau melihat kebutuhan produksi.
Pertimbangan dalam menentukan kebutuhan pembelian:
- Apakah barang ini benar-benar dibutuhkan?
- Berapa jumlah stok yang masih tersedia?
- Berapa jumlah yang harus dibeli untuk memenuhi kebutuhan operasional?
- Apakah ada anggaran yang cukup untuk pembelian ini?
Contoh:
Sebuah perusahaan manufaktur melihat bahwa stok bahan baku kertas hampir habis. Setelah mengecek laporan penggunaan, mereka memutuskan untuk membeli 500 rim kertas A4 untuk memenuhi kebutuhan produksi selama satu bulan ke depan.
2. Pilih pemasok yang tepat
Setelah kebutuhan pembelian ditentukan, langkah berikutnya adalah mencari pemasok yang dapat menyediakan barang atau jasa sesuai kebutuhan.
Pemilihan pemasok sangat penting karena memengaruhi kualitas produk, harga, dan waktu pengiriman.
Kriteria memilih pemasok:
- Harga yang kompetitif
- Kualitas produk yang terjamin
- Waktu pengiriman yang sesuai dengan kebutuhan bisnis
- Kebijakan pembayaran yang fleksibel
- Layanan purna jual atau garansi
Contoh:
Perusahaan memilih pemasok CV Kertas Makmur karena menawarkan harga terbaik, memiliki stok yang cukup, dan bisa mengirim barang dalam waktu tiga hari kerja.
3. Buat dokumen PO
Setelah pemasok dipilih, saatnya membuat dokumen PO. PO bisa dibuat secara manual menggunakan aplikasi seperti Microsoft Excel atau Google Sheets, atau menggunakan software akuntansi seperti Kledo, yang menyediakan fitur otomatisasi pembuatan PO.
Isi yang harus ada dalam PO:
- Nomor PO untuk memudahkan pencatatan transaksi
- Tanggal PO sebagai referensi kapan pesanan dibuat
- Nama dan alamat pembeli serta pemasok
- Deskripsi barang/jasa, jumlah, dan harga
- Syarat pembayaran dan pengiriman
Contoh Format PO:
| No | Nama Barang | Spesifikasi | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Kertas A4 | 70 GSM, 500 lembar per rim | 500 rim | Rp 40.000 | Rp 20.000.000 |
Total: Rp 20.000.000
PPN 11%: Rp 2.200.000
Total Pembayaran: Rp 22.200.000
Syarat Pembayaran: Termin 30 hari (Net 30)
Tanggal Pengiriman: 10 September 2024
Jika ingin membuat PO lebih mudah, tersedia template PO yang dapat diunduh di bagian selanjutnya.
4. Kirim PO ke pemasok
Setelah PO dibuat dan diperiksa ulang, kirimkan dokumen tersebut ke pemasok melalui email, faks, atau platform digital seperti WhatsApp atau aplikasi e-procurement.
Pastikan PO dikirim ke kontak yang benar agar tidak terjadi keterlambatan dalam pemrosesan pesanan.
Cara mengirim PO dengan benar:
- Pastikan semua informasi dalam PO sudah benar sebelum dikirim
- Kirim PO dalam format PDF agar tidak mudah diedit
- Konfirmasi dengan pemasok apakah mereka telah menerima PO dan setuju dengan isinya
Contoh Email Pengiriman PO:
Subject: Purchase Order #PO-2024-00123 – PT Sukses Makmur
Dear CV Kertas Makmur,
Terlampir Purchase Order (PO) #PO-2024-00123 untuk pemesanan 500 rim kertas A4. Mohon konfirmasi jika sudah diterima dan setujui ketentuan dalam PO.
Terima kasih,
PT Sukses Makmur
(+62) 812-3456-7890Lampiran: PO-2024-00123.pdf
5. Konfirmasi dan pantau status PO
Setelah PO dikirim, pastikan pemasok mengonfirmasi penerimaan dan persetujuan terhadap PO tersebut. Jika ada perubahan atau negosiasi harga, diskusikan terlebih dahulu sebelum pesanan diproses.
Hal yang harus dipantau setelah mengirim PO:
- Apakah pemasok sudah menerima dan menyetujui PO?
- Kapan barang akan dikirim?
- Apakah ada perubahan dalam harga atau jumlah barang?
Jika pesanan mengalami keterlambatan atau ada perubahan dari pihak pemasok, segera lakukan komunikasi untuk mencari solusi terbaik.
6. Terima barang dan cocokkan dengan PO
Ketika barang tiba, periksa apakah semua barang sudah sesuai dengan PO yang telah dikirim. Pastikan jumlah, kualitas, dan spesifikasinya sesuai dengan pesanan.
Langkah dalam memeriksa barang yang diterima:
- Cek jumlah barang yang diterima dengan PO
- Periksa kondisi barang, apakah ada kerusakan atau cacat
- Pastikan dokumen pendukung seperti invoice dan surat jalan tersedia
Jika ada barang yang tidak sesuai, segera ajukan komplain atau klaim garansi ke pemasok.
7. Lakukan pembayaran sesuai kesepakatan
Setelah pesanan diterima dengan baik, lakukan pembayaran sesuai dengan syarat yang telah disepakati dalam PO. Pastikan pembayaran dilakukan sebelum jatuh tempo agar hubungan bisnis dengan pemasok tetap baik.
Metode pembayaran yang umum digunakan:
- Transfer bank
- Virtual account
- Giro atau cek
- Pembayaran digital (e-wallet, kartu kredit)
Jangan lupa untuk menyimpan bukti pembayaran sebagai arsip keuangan perusahaan.
Contoh dan Template Purchase Order (PO) yang Bisa Diunduh Gratis
Untuk memudahkan Anda dalam membuat purchase order, kami menyediakan contoh dan template PO yang bisa diunduh dalam format PDF dan Word. Template ini sudah mencakup semua komponen penting dalam PO, sehingga Anda hanya perlu menyesuaikannya dengan informasi spesifik dari bisnis Anda.
Berikut adalah contoh gambar dari template purchase order yang sudah diisi. Anda bisa melihat seperti apa format PO yang sesuai dengan standar bisnis.
Template Purchase Order 1
Template Purchase Order 2
Template Purchase Order 3
Baca juga: Jangan Sampai Keliru, Ini Perbedaan Kwitansi dan Invoice
Mudahnya Membuat PO Menggunakan Kledo: Hemat Waktu, Proses Jadi Lebih Efisien!
Pembuatan PO kini menjadi jauh lebih praktis dengan Kledo. Jika Anda masih merasa pusing mengurus PO secara manual, saatnya beralih ke Kledo!
Ada banyak fitur canggih yang akan membantu Anda membuat, mengirim, dan melacak PO dengan lebih efisien.
Inilah beberapa keunggulan utama yang akan membuat Anda lebih mudah dalam mengelola PO.
Pilihan template PO yang beragam dan bisa disesuaikan
Kledo menyediakan berbagai pilihan template PO dengan desain yang beragam dan ukuran yang fleksibel. Anda tidak perlu khawatir lagi tentang format atau tata letak yang tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Mulai dari template yang lebih sederhana hingga yang lebih kompleks, Anda bisa memilih template yang paling cocok. Bahkan, Anda juga bisa menyesuaikan informasi yang ingin ditampilkan di dalam PO.
Misalnya, Anda bisa memilih untuk menampilkan nomor PO, tanggal, detail produk, hingga informasi pembayaran atau pengiriman—semuanya bisa diatur dengan mudah sesuai kebutuhan.
Cetak PO dalam format PDF atau Word
Tidak hanya memberikan kemudahan dalam memilih template, Kledo juga memudahkan Anda untuk mencetak PO yang telah dibuat.
Anda dapat memilih untuk mencetak PO dalam format PDF atau Word, sesuai dengan preferensi Anda.
Format PDF sangat cocok jika Anda perlu mengirim PO dalam bentuk dokumen yang tetap terjaga formatnya, sementara format Word memberi Anda fleksibilitas jika perlu mengedit atau menambah informasi di kemudian hari.
Proses cetaknya pun sangat cepat, tanpa perlu repot-repot menyesuaikan ukuran dan tata letak dokumen.
Kirim PO secara otomatis melalui Email, SMS, atau WhatsApp
Salah satu fitur yang membuat Kledo semakin praktis adalah kemampuannya untuk mengirim PO secara otomatis tanpa harus mengetik ulang pesan setiap kali Anda mengirimkan PO ke pemasok atau pihak lain.
Setelah PO selesai dibuat, Anda bisa mengirimnya langsung melalui berbagai saluran komunikasi, seperti email, SMS, atau WhatsApp.
Tak hanya itu, body pesan yang dikirim sudah terisi otomatis dengan informasi tentang PO tersebut, jadi Anda tidak perlu lagi menulis pesan dari awal.
Anda cukup memilih kontak yang ingin dikirimi PO, dan Kledo akan secara otomatis menyertakan link PO yang bisa langsung diakses oleh penerima.
Ini tentu menghemat banyak waktu, terutama jika Anda sering berurusan dengan pengiriman PO dalam jumlah besar.
Tracking status & progres PO dengan mudah
Selain membuat dan mengirimkan PO, Kledo juga memberikan Anda kemudahan dalam memantau status dan progres dari setiap PO yang telah dibuat.
Melalui sistem tracking yang ada, Anda bisa dengan mudah memantau apakah PO Anda sudah diterima, sedang diproses, atau sudah selesai.
Kledo juga menyediakan pembaruan status secara real-time, jadi Anda tidak perlu khawatir kehilangan jejak.
Bahkan, Anda bisa mengetahui kapan PO Anda diproses atau diterima oleh pemasok, membantu Anda mengelola waktu dan proses pengadaan barang dengan lebih efisien.
Sederhanakan pengelolaan PO untuk Tim Anda
Jika Anda bekerja dengan tim, fitur PO di Kledo juga memungkinkan kolaborasi yang lebih baik. Anda bisa berbagi PO dengan anggota tim atau pihak terkait hanya dengan beberapa klik saja.
Dengan adanya akses otomatis dan pengaturan yang mudah, setiap anggota tim bisa langsung mengetahui status dan detail dari PO yang sedang diproses, meminimalkan risiko kesalahan dan keterlambatan.
Untuk mempelajari lebih lanjut bagaimana cara membuat purchase order di Kledo, silakan kunjungi tautan ini atau bisa juga melalui video di bawah ini:
Kesimpulan
Purchase order (PO) merupakan dokumen yang penting untuk digunakan pada bagian pembelian. Selain bernilai kontrak, PO juga mempunyai beberapa manfaat yang juga berguna untuk antisipasi beberapa kemungkinan buruk kedepannya. Sayangnya, masih ada perusahaan yang tidak mewajibkan penggunaan PO.
Dokumen pesanan pembelian ini berbeda dengan PR dan invoice. Semua ada porsi dan kegunaannya masing-masing. Jangan lupa untuk selalu mengkomunikasikan PO secara langsung kepada vendor, tepat setelah dikirimkan ya, Kawan Kledo.
Kesulitan dan bingung membuat PO manual, terutama terkait format PO yang tepat? Kledo siap membantu Kawan Kledo dalam membuat PO secara mudah, tepat, dan cepat lho. Daftar Kledo dulu ya sebelum menggunakan Kledo. Kawan Kledo bisa memanfaatkan trial gratis Kledo selama 14 hari.
Selain fungsi pembelian, Kledo juga punya fungsi penjualan, akun, laporan, produk, aset tetap, dan persediaan. Semua fungsi dapat digunakan dengan sangat mudah. Menyenangkan bukan? Yuk, coba gratis Kledo di sini!
- Cara Kelola Keuangan Bisnis dengan Corporate Card, Lebih Efisien! - 9 Desember 2024
- Contoh Laporan Neraca dan Download Template Gratisnya - 14 November 2024
- Tips Pembukuan Toko Sembako, Tantangan, dan Contoh Kasusnya - 11 November 2024