Apa Fungsi Purchase Order untuk Bisnismu?

Pasti Kawan Kledo sering mendengar istilah purchase order, terutama dalam bisnis online. Seringkali ada penjual yang menawarkan dagangannya dengan kalimat pembuka “Open PO”. Sebenarnya, PO ini tidak hanya identik dengan bisnis online lho, Kawan Kledo. PO sendiri lebih berkaitan dengan proses procurement atau pengadaan barang atau pembelian pada perusahaan.

Procurement juga dikenal dengan istilah pembelian atau purchasing, yang merupakan bentuk dari kegiatan perputaran uang dari perusahaan itu sendiri. Untuk seluruh transaksi yang terjadi dalam proses procurement, seharusnya ada SOP yang mewajibkan tim purchasing untuk membuat dokumen atas pesanan pembelian. Dokumen atas pesanan pembelian inilah yang disebut purchase order (PO).

Ketika pihak penjual menerima PO, kontrak pembelian secara hukum antara kedua belah pihak akan langsung mengikat. Oleh karenanya, pembeli harus mengkomunikasikan permintaan pembelian secara eksplisit, detail, dan jelas kepada penjual, untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pemaknaan PO. Selain itu, ketika membutuhkan pinjaman, ada pihak kreditur yang akan menggunakan PO sebagai referensi atau bahan pertimbangan untuk memutuskan memberikan atau tidaknya pinjaman kepada organisasi atau bisnis.

Mengenal Purchase Order

PO merupakan komponen yang penting bagi perusahaan dalam kegiatan belanja. Dokumen atas pesanan pembelian ini membantu bisnis Kawan Kledo dengan memastikan setiap pembelanjaan sudah sesuai dengan anggaran bisnis. Apa itu PO? Mengapa harus ada PO? Apa kegunaan PO dalam bisnis? Apa saja aspek yang harus ada pada PO? Yuk kenalan lebih jauh sama PO. Kita bahas satu per satu di sini ya, Kawan Kledo!

Pengertian purchase order

Dokumen atas pesanan pembelian atau biasa disebut dengan PO adalah suatu dokumen yang dibuat oleh pihak pembeli, terutama bagian purchasing pada perusahaan, yang berisi daftar terkait list barang yang dibutuhkan dan ingin dipesan oleh perusahaan, kepada pihak penjual. PO juga bisa berupa suatu kontrak yang nantinya menegaskan terjadinya kesepakatan antara penjual dan pembeli. Kontrak tersebut berisi list barang-barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli.

Baca juga: Contoh Template Invoice Terbaik untuk Bisnis, Gratis!

Fungsi purchase order

Dalam realita bisnis, masih banyak perusahaan yang tidak menerapkan sistem PO pada proses purchasing. Hal tersebut dikarenakan sistem PO terlalu rumit, merepotkan, dan memperlambat transaksi. Beberapa diantaranya merasa sudah akrab sebagai relasi dengan pihak vendor, sehingga tidak membutuhkan dokumen tertulis. Tidak ada yang benar maupun salah dalam keputusan penggunaan PO, Kawan Kledo harus melihat kondisi masing-masing bisnis. Namun, akan lebih baik, sebagai penjual maupun pembeli menerapkan sistem PO.

Seiring dengan berkembangnya bisnis, Kawan Kledo harus menerapkan sistem yang lebih spesifik dalam setiap bagian perusahaan, termasuk purchasing. Tentu saja untuk mengantisipasi adanya permasalahan di kemudian hari akibat kurang detailnya permintaan pesanan. Dari satu permasalahan kecil, dikhawatirkan akan merambat ke berbagai permasalahan lainnya, sehingga menjadi besar.

Sebagai penjual, barang yang terdapat pada database, harus dicocokkan dengan permintaan pembeli, agar tidak terjadi penolakan pesanan. Kemudian, ketika menerima PO, harus benar-benar dan dibaca dengan seksama. Jangan lupa untuk menginformasikan lagi secara eksplisit, agar tidak terjadi kesalahan dalam mengirimkan barang. Pahami bahwa PO ini juga bisa diartikan sebagai kontrak yang mengikat secara hukum. Pemesanan dalam jumlah besar akan tercover dengan aman, berkat adanya PO. Apabila terjadi masalah nantinya, Kawan Kledo tidak perlu khawatir, karena sudah memiliki bukti yang sah dan valid, berupa PO.

Baca juga: Kirim Invoice dengan Cara Ini agar Tagihan Segera Dibayar oleh Pelanggan

Aspek-aspek dalam PO

Kemudian, hal apa saja yang harus terdapat dalam PO? Isi dari dokumen pesanan pembelian ini biasanya menyangkut detail perusahaan yang terlibat, tanggal PO dibuat, serta rincian penting atas barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli. Termasuk detail terkait nama barang, spesifikasi atas barang, jumlah barang yang akan dibeli, harga, dan ketentuan tambahan lainnya. Bisa diartikan kalo PO ini merupakan surat permintaan barang dengan jumlah dan harga dari pihak pembeli. Berikut aspek-aspek yang seharusnya ada di dalam PO, yaitu:

1. Identitas, atau seperti yang telah disebutkan, terkait detail perusahaan yang terlibat, terutama dari sisi pembeli. Biasanya hanya berisi nama, karena juga dibutuhkan ketika proses pengiriman.
2. Alamat, seperti nama harus disertakan, sangat dibutuhkan ketika proses kirim barang. Biasanya bisa dialamatkan ke kantor, gudang, maupun rumah pembeli secara langsung. Akan lebih baik lagi, kalau alamat yang disertakan sangat detail, menyangkut nomor, kode pos, dsb.
3. Nomor telepon, wajib dicantumkan agar komunikasi menjadi lebih mudah. Siapa tau pihak penjual ingin mengabarkan informasi penting terkait PO dari pembeli. Bisa jadi tentang kendala yang terjadi, ketersediaan barang, atau informasi lainnya.
4. Ekspedisi, tentu pembeli bisa memilih ekspedisi apa yang ingin digunakan. Belakangan ini semakin banyak pilihan jasa ekspedisi, di mulai dari yang paling murah ongkosnya, hingga yang paling cepat sampinya. Semua terserah dari pertimbangan pembeli.
5. Keterangan barang, nama produk dan spesifikasi sangat wajib dirinci detail, termasuk jenis, model, seri, warna, dsb. Selanjutnya, terkait dengan jumlah barang yang ingin dipesan, berikut harga yang dikehendaki.

Bukan hanya tentang apa yang harus dipersiapkan oleh pembeli, tetapi pemilihan penjual yang akan dijadikan vendor ini juga penting. Pilih pemasok yang kredibel dan hanya menyediakan barang-barang yang berkualitas saja untuk memenuhi PO. Vendor yang profesional, tentu akan bekerja dengan baik dan berusaha untuk tidak membuat pihak pembeli kecewa.

Baca juga: Inilah Contoh Purchasing Order yang Paling Sering Digunakan oleh Pebisnis

Proses PO hingga menjadi invoice

Tentu saja PO berbeda dengan invoice ya, Kawan Kledo. PO ini dibuat oleh pihak pembeli dan diberikan kepada penjual, jauh sebelum terjadi kesepakatan pembelian. Jika mengikuti proses jual-beli yang runtut, setelah dikirimkan PO, ada kemungkinan pihak penjual akan membuat dan mengirimkan dokumen penawaran penjualan (quote) kepada pembeli. Setelah terjadi kesepakatan dan persetujuan, antara PO dari pembeli dan quote, barulah dibuat yang namanya dokumen penjualan atau invoice dari penjual.

Tagihan penjualan dalam bentuk invoice dari pihak penjual, berisi detail barang dan harga yang dibeli berdasar kesepakatan, antara PO dan quote. Memang sedikit agak rumit sih PO ini. Tetapi, yang perlu Kawan Kledo pahami, melakukan pesanan pembelian menggunakan PO dapat memberikan rasa aman. Anggap saja upaya pencegahan dari sesuatu yang tidak kita ketahui di kemudian hari akan terjadi apa. Dengan adanya dokumen pesanan pembelian atau PO, selain mencegah terjadinya penipuan, juga bisa digunakan untuk mengamankan ketersediaan barang dengan harga yang diinginkan.

PO berbeda dengan purchase requisition (PR)

Sama-sama terkait dengan dokumen pembelian, PO berbeda dengan PR lho, Kawan Kledo! Perbedaan mendasar di antara keduanya adalah ditingkat otorisasi atau persetujuan. Purchase requisition hanya mendokumentasikan list barang pesanan dari pihak pembeli, lebih tepatnya bagian gudang. Sedangkan PO sendiri merupakan bentuk persetujuan dari perusahaan, atas PR yang diajukan gudang.

Pada intinya, PR merupakan dokumen pengajuan atas persediaan yang harus dibeli. Setelah PR diterima dari pihak gudang, tim purchasing akan menghubungi pemasok untuk menanyakan ketersediaan stok. Atau bisa diartikan, PR inilah dokumen awal yang menjadi dasar komunikasi eksplisit antara pembeli dan pihak pemasok. Setelah terjadi kesepakatan awal, barulah bagian purchasing membuat dan mengajukan PO ke pihak manajemen dan bagian accounting.

Otorisasi pada PO sudah lengkap? Kirimkan kepada pemasok, sampai pemasok menyetujui dokumen pesanan pembelian dari pembeli. PR bisa dijadikan upaya antisipasi kemungkinan pembatalan pesanan dari pemasok. Bagaimana jika perusahaan Kawan Kledo tidak mewajibkan dokumen PR pada sistem purchasing? Biasakan untuk tetap lakukan komunikasi langsung dengan pemasok sebelum mengirimkan PO final ya, Kawan Kledo!

Baca juga: Jangan Sampai Keliru, Ini Perbedaan Kwitansi dan Invoice

Contoh Dokumen Purchase Order

Kawan Kledo dapat membuat PO secara manual, asalkan tetap mengandung aspek-aspek yang seharusnya ada dalam dokumen pesanan pembelian. Tidak ada format khusus untuk membuat PO kok, Kawan Kledo. Yang penting PO tersebut jelas dan detail ya, sehingga pihak pemasok dapat membacanya dengan tepat. Kejelasan PO ini juga akan mempengaruhi hubungan pemasok dan pembeli lho.

Kawan Kledo juga bisa lho bikin dokumen pesanan pembelian melalui Kledo. Tentu saja sangat mudah, tinggal klik, langsung jadi deh. Tidak perlu capek tulis tangan, kemungkinan salinan PO hilang pun kecil. Kledo merupakan software akuntansi berbasis Cloud.

Jadi, semua dokumen atas transaksi yang terjadi di perusahaan, termasuk PO, akan disimpan di Cloud. Cara membuatnya tidak rumit kok. Kalau bingung, buka aja tutorial Kledo.

Pada Kledo, Kawan Kledo tinggal membuka menu Pembelian. Terdapat dua pilihan cara untuk membuat dokumen purchase order. Jika sudah mempunyai catatan di excel, Kawan Kledo tinggal melakukan import data pembelian dengan cara klik Import Pesanan Pembelian. Detail cara yang harus dilakukan, bisa Kawan Kledo baca tutorial Cara Import Pesanan Pembelian (Purchase Order) di sini ya.

Mau bikin PO dari awal? Bisa dong, masuk ke form Tambah Pesanan Pembelian tombol berwarna biru di menu Pembelian, samping Import Pesanan Pembelian. Isikan form dengan tutorial Cara Membuat Pesanan Pembelian (Purchase Order) yang bisa Kawan Kledo baca di sini. Jika sudah, jangan lupa untuk klik simpan. Oh iya, jika belum disetujui, PO tersebut bisa disimpan sebagai draft dulu lho. Ada kesalahan dan Kawan Kledo ingin mengubah PO? Ubah saja PO yang ingin diperbaiki, caranya baca di sini ya. Mau hapus PO, karena terjadi pembatalan pesanan, sehingga tidak dibutuhkan lagi? Tutorial hapus PO bisa diliat pada Cara Menghapus Pesanan Pembelian (Purchase Order). Mudah kan pake Kledo? Tinggal klik, semua jadi beres!

Kesimpulan

Purchase order (PO) merupakan dokumen yang penting untuk digunakan pada bagian pembelian. Selain bernilai kontrak, PO juga mempunyai beberapa manfaat yang juga berguna untuk antisipasi beberapa kemungkinan buruk kedepannya. Sayangnya, masih ada perusahaan yang tidak mewajibkan penggunaan PO.

Dokumen pesanan pembelian ini berbeda dengan PR dan invoice. Semua ada porsi dan kegunaannya masing-masing. Jangan lupa untuk selalu mengkomunikasikan PO secara langsung kepada vendor, tepat setelah dikirimkan ya, Kawan Kledo.

Kesulitan dan bingung membuat PO manual, terutama terkait format PO yang tepat? Kledo siap membantu Kawan Kledo dalam membuat PO secara mudah, tepat, dan cepat lho. Daftar Kledo dulu ya sebelum menggunakan Kledo. Kawan Kledo bisa memanfaatkan trial gratis Kledo selama 14 hari. Selain fungsi pembelian, Kledo juga punya fungsi penjualan, akun, laporan, produk, aset tetap, dan persediaan. Semua fungsi dapat digunakan dengan sangat mudah. Menyenangkan bukan? Yuk, coba gratis Kledo di sini!