Akun Hutang dalam Akuntansi: Pengertian Lengkap dan Jurnalnya

Melacak akun hutang adalah proses bisnis penting di mana semua perusahaan melacak dan mengelola kewajiban hutang mereka secara efisien dan efektif.

Laporan Otomasi Proses Hutang Usaha terbaru yang dibagikan oleh Business Insider memiliki beberapa pengungkapan yang mengejutkan. Berikut adalah beberapa kesimpulan utama dari laporan:

Pasar pembayaran B2B AS senilai $22 triliun lambat untuk didigitalkan, dengan 36% perusahaan menggunakan faktur kertas, 47% mengandalkan proses manual untuk persetujuan, dan 49% pembayaran dilakukan dengan cek.

Empat puluh empat persen bisnis ingin menambahkan otomatisasi ke pengelolaan akun hutang mereka sebagai cara untuk memanfaatkan efisiensi dan manfaat pemotongan biaya yang dihasilkan, sementara juga mengurangi penipuan dan meningkatkan akses ke data pembayaran.

Pelacakan hutang Anda dan membayarnya tepat waktu sangat penting untuk bisnis apa pun.

Ini juga membantu dalam menjaga hubungan baik dengan vendor dan menghemat uang dengan melakukan pembayaran lebih awal.

Di artikel ini, kami akan menjelaskan semua hal tentang akun hutang akuntansi secara lengkap beserta jurnal pencatatannya dalam akuntansi, jadi baca terus sampai selesai.

Apa itu Akun Hutang dalam Akuntansi?

Akun hutang atau biasa dikenal Accounts payable (AP) adalah akun dalam buku besar yang mewakili kewajiban perusahaan untuk membayar barang atau jasa yang dibeli secara kredit.

Jadi hutang usaha adalah hutang Anda kepada vendor atau pemasok Anda untuk barang atau jasa yang dibeli secara kredit.

Ketika ada barang atau jasa yang dibeli secara kredit dari vendor atau pemasok Anda, mereka akan mengirimkan faktur kepada Anda.

Faktur ini menunjukkan jumlah hutang Anda untuk barang dan jasa dan ditambahkan ke saldo AP Anda. AP dicatat sebagai kewajiban jangka pendek di neraca perusahaan Anda.

Baca juga: Kode Akun Akuntansi: Berikut Pembahasan Lengkap dan Contohnya

Apa yang termasuk dalam hutang usaha?

Akun hutang (AP) dicatat di bawah bagian kewajiban lancar di neraca Anda. AP adalah pembayaran utang jangka pendek karena vendor atau pemasok Anda.

AP adalah hutang yang harus dibayar oleh setiap perusahaan untuk menghindari default. Banyak orang beranggapan bahwa utang usaha adalah beban. AP bukan akun pengeluaran dan akun hutang adalah akun kewajiban. cotohnya adalah untuk pengeluaran bisnis, perjalanan, dll.

Baca juga: Job Costing: Pengertian, Cara Hitung, dan Contoh Kasusnya dalam Bisnis

Apa Perbedaan Antara Akun Piutang dan Akun Hutang dalam Akuntansi?

Hutang adalah tanggung jawab Anda, yang Anda berutang kepada vendor atau pemasok Anda untuk barang atau jasa yang dibeli secara kredit.

Disisi lain, piutang adalah aset Anda karena itu adalah uang yang pelanggan Anda berutang kepada Anda dengan imbalan barang dan jasa yang dibeli secara kredit.

Mari kita pahami perbedaan antara hutang dan piutang dengan contoh.

Katakanlah perusahaan Anda, bernama perusahaan ABC, membeli beberapa barang dari perusahaan lain bernama CDE company secara kredit. Di sini perusahaan CDE akan mengirimi Anda faktur seharga 500.000 untuk produk yang dibeli secara kredit.

Ketika Anda menerima faktur, Anda akan mencatatnya sebagai hutang dalam buku keuangan Anda, karena uang ini Anda berutang kepada perusahaan CDE untuk barang yang dibeli secara kredit.

Entri Jurnal di Buku Akuntansi Perusahaan ABC

Nama Akun	Debit	Kredit
Pembelian	500.000
Akun Hutang		500.000

Perusahaan CDE akan mencatat jumlah ini sebagai piutang dalam buku-buku mereka karena uang ini akan mereka terima dari perusahaan ABC.

Entri Jurnal dalam Buku Akuntansi Perusahaan CDE

Nama Akun	Debit	Kredit
Akun Piutang	500.000
Penjualan		500.000

Bagaimana Cara Mencatat Akun Hutang yang Harus Dibayar?

Pada bagian ini, kami akan menjelaskan rekaman entri jurnal AP di buku akuntansi Anda.

Setiap kali perusahaan telah membeli barang atau jasa dari vendor secara kredit, mereka perlu mencatat entri jurnal AP dalam buku akuntansi mereka.

Contohnya – Pada 1 Januari 2020, perusahaan ANDA perusahaan ABC membeli mobil seharga $ 50.000 secara kredit dari perusahaan CDE.

Setiap perusahaan memiliki bagan akun yang berbeda untuk pembukuan. Perusahaan ABC memelihara akun aset bernama kendaraan untuk mencatat pembelian semua aset kendaraan.

Jadi di sini akun aset bernama kendaraan akan didebit sebesar $ 50.000 dan akun kewajiban Anda, AP akan dikreditkan sebesar $ 50.000. Berikut adalah entri jurnal untuk contoh di atas:

Nama Akun	Debit	Kredit
Kendaraan transportasi	$50.000
Akun Hutang		$50.000

Jurnal Masuk untuk Mencatat Pembelian Persediaan secara Kredit

Nama Akun	Debit	Kredit
Pembelian	XXX
Akun Hutang		XXX

Ayat Jurnal untuk Mencatat Pembelian Layanan secara Kredit

Nama Akun	Debit	Kredit
Rekening Pengeluaran	XXX
Akun Hutang		XXX

Ayat Jurnal untuk Melakukan Pembayaran Tunai ke Pemasok

Nama Akun	Debit	Kredit
Akun Hutang	XXX
Uang		XXX

Contoh Akun Hutang Akun

Di sini kami telah menjelaskan entri jurnal akuntansi yang harus dibayar dengan contoh.

Pada tanggal 31 Maret 2020, perusahaan ABC membeli barang inventaris senilai $ 1.000 secara kredit dari perusahaan CDE.

Di sini, dalam contoh ini, akun inventaris akan didebit, dan hutang akan dikreditkan. Berikut adalah entri jurnal yang diposting di buku perusahaan ABC dalam contoh di atas:

Nama Akun	Debit	Kredit
Inventarisasi	$1.000
Akun Hutang		$1.000

Baca Juga: Siklus Utang Usaha: Tahapan, Jurnal, dan Cara Mengelolanya

Bagaimana Terjadinya Proses Hutang Usaha?

Di setiap perusahaan, proses hutang dagang bergantung pada ukuran dan hierarki organisasi.

Di perusahaan kecil, seluruh proses dilakukan oleh pemilik bisnis. Namun, dalam organisasi besar, setiap langkah akan dijalankan oleh eksekutif utang usaha yang berbeda.

Departemen AP harus menetapkan aturan dasar dan proses yang harus diikuti sebelum melakukan pembayaran vendor.

Pedoman dan kontrol atas proses hutang dagang ini penting untuk menghindari kesalahan yang disebabkan oleh pekerjaan manual.

Di sini kami telah mencantumkan langkah-langkah utama dari proses hutang dagang:

Langkah-1 Menerima Tagihan atau Faktur Pembelian

Setelah pesanan pembelian diterima oleh vendor, mereka akan mengirimkan tagihan dan barang ke toko atau gudang Anda.

Faktur pembelian dapat dibagikan oleh vendor dalam berbagai cara seperti email, mengirim hardcopy melalui pos, faks, dll.

Tagihan berisi rincian barang, jasa, dan inventaris yang telah Anda beli beserta jumlah yang harus dibayar, pajak jika ada, diskon dan rincian penagihan dan pengiriman.

Baca juga: Cara Mengelola Keuangan Bisnis Event Organizer Agar Tetap Menguntungkan

Langkah 2-Faktur Pembelian atau Tagihan Ditujukan Secara Internal untuk Diproses

Setelah faktur pembelian diterima, itu ditugaskan secara internal untuk diproses. Manajer AP perlu memeriksa dan membandingkannya dengan pesanan pembelian yang dikirim ke vendor.

Langkah 3- Tinjau detail tagihan

Ini adalah langkah penting di mana manajer AP perlu memastikan bahwa faktur pembelian atau tagihan memiliki semua informasi yang relevan seperti nama vendor, detail barang, detail pembayaran, dll.

Langkah 4- Mencatatnya di buku besar

Setelah tagihan diterima dan diverifikasi, akun buku besar perlu diperbarui, dan entri tagihan dibuat di buku keuangan.

Langkah 5- Buat Faktur Pembelian atau Pembayaran Tagihan

Langkah penting berikutnya setelah mencatat pengeluaran adalah melakukan pembayaran faktur pembelian. Semua tagihan harus dilacak dan dibayar tepat waktu untuk menghindari biaya keterlambatan pembayaran.

Rincian rekening bank vendor dimasukkan pada voucher pembayaran. Di beberapa perusahaan, persetujuan diperlukan sebelum mengeluarkan voucher pembayaran kepada vendor.

Mengapa Akun Hutang Begitu Penting?

Melacak dan membayar hutang akun Anda tepat waktu membantu Anda mempertahankan hubungan baik dengan vendor Anda.

Juga, ketika Anda membayar kembali tepat waktu, Anda dapat menghemat uang karena banyak vendor menawarkan diskon kepada pembeli yang membayar pembayaran tertunda mereka tepat waktu atau lebih awal. Di sini kami telah menjelaskan pentingnya AP dengan sebuah contoh.

Perusahaan Vendor ABC meminta perusahaan CDE untuk membayar faktur dalam waktu 30 hari dan menawarkan diskon dua persen jika perusahaan CDE membayar dalam waktu 15 hari.

Perusahaan CDE memesan barang senilai 2.000.000 dari perusahaan vendor ABC. Ketika perusahaan CDE menerima faktur pembelian atau tagihan, mereka membuat entri jurnal berikut dalam buku keuangan mereka:

Nama Akun	Debit	Kredit
Pembelian	2.000.000
Hutang Akun		2.000.000

Faktur yang dikirim oleh perusahaan ABC menawarkan diskon dua persen untuk membayar faktur dalam waktu 15 hari. Perusahaan CDE ingin menghemat jumlah dua persen, sehingga mereka memutuskan untuk membayar faktur dalam waktu 15 hari.

Di sini, dalam contoh ini, entri jurnal yang diposting oleh perusahaan CDE akan memiliki rincian berikut:

• Jumlah diskon diterima karena perusahaan CDE memutuskan untuk membayar lebih awal.
  (2.000.000 * 2%= $40.000)
• Pembayaran yang dilakukan kepada perusahaan ABC (2.000.000- 40 = 1.960.000)
• Memperbarui akun yang harus dibayar untuk perusahaan ABC (debit 2.000.000)

Di sini, dalam contoh ini, ayat jurnal akan seperti contoh di bawah ini

Nama Akun	Debit	Kredit
Hutang Akun	2.000.000
Uang		1.960.000
Diskon		40.000

Di sini, dalam contoh ini, perusahaan CDE menghemat 40.000 rupiah dengan melakukan pembayaran awal.

Baca juga: Debit dan Kredit dalam Akuntansi: Pahami Pengertian dan Penggunaannya

Tips Terbaik Mengelola Hutang Usaha

Di sini kami telah mencantumkan tips terbaik yang dapat membantu Anda meningkatkan proses hutang usaha Anda:

Sentralisasi proses Account Payable

Memusatkan proses AP untuk semua departemen dengan proses yang telah ditentukan akan membantu Anda menghilangkan redundansi data dan menghemat waktu dalam pemrosesan faktur pembelian.

Ini juga akan membantu mengurangi kesalahan entri data dan mengontrol pemesanan oleh karyawan.

Pengingat Pembayaran Otomatis

Pengingat Pembayaran Otomatis akan membantu Anda menghindari pembayaran yang terlambat atau terlewatkan.

Selain itu, Anda dapat memanfaatkan diskon dan menegosiasikan persyaratan kredit dengan vendor Anda untuk pembelian di masa mendatang.

Baca juga: Raih Omzet Puluhan Juta, Ini Tips Sukses Bisnis Kue Kering

Manajemen Profil Vendor

Membuat dan mengelola profil vendor yang komprehensif dalam perangkat lunak AP membantu Anda mengakses informasi profil vendor kapan saja, di mana saja dengan aplikasi web dan seluler.

Anda dapat melacak status pengiriman, detail pembayaran, ketentuan kontrak, dan faktur pembelian di sistem.

Kelola Arus Kas Anda

Otomatisasi AP membantu Anda merencanakan pengeluaran di masa mendatang. Ini juga membantu Anda merencanakan dan mempertahankan anggaran.

Software akuntansi seperti Kledo, membantu Anda memastikan bahwa semua pembayaran sesuai dengan pesanan pembelian yang disetujui sebelumnya dengan vendor.

Otomatisasi di Kledo membantu membangun arus kas untuk mengisi kekosongan saat arus kas melambat, dan tagihan jatuh tempo. Jika tertarik menggunakan Kledo, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini:

Apa Yang Terjadi Jika Saya Tidak dapat Membayar Akun Hutang Saya?

Menurut prinsip akuntansi umum, semua bisnis seharusnya menghapus hutang dagang pada tanggal jatuh tempo karena itu adalah kewajiban mereka saat ini

. Jika ada bisnis yang tidak dapat membayar jumlah tersebut dalam jangka pendek karena beberapa masalah keuangan, mereka dapat berbicara dengan vendor mereka dan memberi tahu mereka tentang keterlambatan pembayaran.

Jika Anda memiliki hubungan yang baik dengan vendor Anda, mereka mungkin setuju untuk membuat jumlah jatuh tempo sebagai catatan jangka panjang. Beberapa vendor meminta pembayaran bunga untuk semua pembayaran yang tertunda.

Bagaimana Kledo Memudahkan Anda dalam Mengelola Akun Hutang dalam Bisnis?

Kledo memungkinkan Anda melacak dan mengelola tagihan, pesanan pembelian, dan catatan kredit vendor dengan mudah di satu tempat. Anda dapat mengakses tagihan Anda kapan saja dari mana saja, di ponsel atau desktop Anda.

Dengan Kledo, Anda akan otomatis mendapatkan gambaran lengkap tentang hutang usaha Anda. Dapatkan peringatan otomatis untuk semua tagihan jatuh tempo untuk menghindari biaya keterlambatan pembayaran dan hubungan yang buruk dengan vendor Anda.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.