Biaya Penyimpanan: Pengertian, Rumus, dan Tips Mengelolanya

Biaya penyimpanan dapat menjadi pengeluaran yang signifikan untuk bisnis, dan sangat penting untuk menemukan cara untuk menjaga biaya ini serendah mungkin.

Bisnis sering kali harus membayar banyak uang untuk menyimpan inventaris mereka, dan biaya ini dapat bertambah seiring waktu.

Cara terbaik untuk menjaga biaya penyimpanan Anda rendah adalah dengan menggunakan metode penyimpanan yang tepat. Ada beberapa cara berbeda untuk menyimpan inventaris Anda, dan setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangannya.

Artikel ini akan merinci biaya penyimpanan dan memberikan tips untuk mengurangi biaya tersebut. Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut!

Definisi Biaya Penyimpanan

Biaya penyimpanan adalah sejumlah uang yang dikeluarkan sebagai akibat dari penyimpanan persediaan. Biaya dapat berupa uang langsung atau tidak langsung yang dikeluarkan untuk penyimpanan barang .

Biaya penyimpanan misalnya termasuk biaya untuk ruang, sewa, listrik, perangkat lunak, penyusutan dan personel gudang. Umumnya, biaya ini digambarkan sebagai persentase dari nilai persediaan.

Baca juga: Apa itu Value For Money? Berikut Pengertian Lengkap dan Cara Membuat Produknya

Fungsi Biaya Penyimpanan

Salah satu faktor utama dalam menentukan berapa banyak entitas menghabiskan persediaan adalah biaya penyimpanan. Bisnis yang memproduksi barang dengan komponen yang terkait erat tidak perlu menyimpan barang apa pun karena tidak banyak perubahan alur produksi dari satu hari ke hari berikutnya.

Namun, sebagian besar bisnis memiliki berbagai barang yang perlu disimpan dengan aman. Sehingga membutuhkan orang-orang yang perlu dibayar. Utilitas juga membutuhkan biaya, jadi perusahaan perlu memutuskan apakah lebih menguntungkan untuk mengeluarkan biaya ini atau menghasilkan uang dari menjual produk mereka.

Biaya  penyimpanan persediaan  biasanya dapat dikurangkan. Sementara sebagian besar perusahaan tidak menambahkan biaya penyimpanan dan transportasi mereka ke harga produk jadi. Beberapa produk dengan biaya penyimpanan yang sangat tinggi memang memiliki biaya tersembunyi atau tidak langsung yang ditambahkan ke harganya.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Biaya Penyimpanan

Ukuran

Sebagian besar fasilitas penyimpanan menyediakan berbagai ukuran unit. Semakin besar unitnya, semakin tinggi harganya.

Lokasi

Biaya penyimpanan juga tergantung pada lokasi fasilitas penyimpanan. Di daerah dengan biaya lebih tinggi, harga ruang penyimpanan lebih tinggi. Fasilitas penyimpanan yang terletak di pusat kota lebih mahal daripada yang berada di daerah pinggiran kota.

Unit penyimpanan yang terletak di luar area perumahan biasanya lebih murah. Jika Anda tidak perlu mengakses barang-barang Anda secara teratur, pertimbangkan untuk menyewa unit di luar kota, meskipun jauh dari rumah Anda, untuk menghemat uang.

Jenis Penyimpanan

Ada unit penyimpanan outdoor dan indoor. Dengan unit penyimpanan luar ruangan, pintu untuk mengakses unit Anda terletak di luar, yang memungkinkan akses mudah dari mobil Anda saat Anda perlu mengambil barang.

Selain itu, unit outdoor cenderung lebih murah per bulannya. Di sisi lain, tergantung pada jenis barang yang perlu Anda simpan, Anda mungkin ingin mempertimbangkan unit penyimpanan dalam ruangan, di mana suhu dan kelembaban umumnya dapat dikontrol.

Meskipun lebih mahal, penyimpanan dalam ruangan biasanya lebih aman, tetapi perusahaan penyimpanan dapat membatasi akses hanya pada jam kerja.

Durasi Sewa

Seperti disebutkan sebelumnya, fasilitas penyimpanan biasanya menawarkan persewaan bulanan. Secara umum, semakin lama Anda menggunakan layanan ini, semakin murah biaya sewa bulanannya.

Beberapa perusahaan akan menerapkan diskon (mis: gratis bulan pertama) jika Anda memutuskan untuk menyewa unit untuk jangka waktu yang lebih lama.

Meskipun sebagian besar fasilitas tidak perlu diberitahu jauh sebelumnya, Anda harus memeriksa perjanjian sewa Anda untuk melihat berapa banyak pemberitahuan yang harus Anda berikan sebelum mengosongkan unit penyimpanan Anda.

Fitur Spesial

Perusahaan mungkin menawarkan semua jenis fitur yang umumnya akan meningkatkan biaya unit Anda. Tergantung pada kebutuhan Anda, Anda mungkin ingin mempertimbangkan beberapa di antaranya. Kami telah mencantumkan beberapa di antaranya di bawah ini.    

Unit Penyimpanan dengan Pengontrolan Suhu

Unit-unit tersebut memiliki suhu dan tingkat kelembaban yang stabil untuk melindungi barang-barang Anda dengan lebih baik, terutama jika Anda berencana menyimpannya untuk jangka waktu yang lama.

Fitur ini mungkin juga penting dalam hal barang-barang tertentu, seperti furnitur kayu, kulit atau logam, elektronik, karya seni, foto, alat musik, anggur, barang antik, perlengkapan medis, peralatan olahraga, dll.

Akses 24/7

Periksa berapa lama akses jam kerja tempat penyimpanan sebelum membuat reservasi. Beberapa gudang mungkin membatasi akses masuk ke tampat penyimpanan selama jam kerja reguler.

Hal ini dapat menyebabkan Anda kesulitan, terutama jika Anda perlu mengakses barang-barang Anda secara teratur atau jika Anda bekerja di malam hari, dari Senin hingga Jumat, dan memerlukan akses di luar jam tersebut.

Sistem Keamanan Khusus

Perusahaan penyimpanan yang memiliki pengawasan video atau pengawasan langsung dapat mengidentifikasi aktivitas yang mencurigakan dan melaporkan kepada pihak berwenang jika diperlukan. Mereka yang dilengkapi dengan sistem alarm dapat membatasi akses masuk karyawan dan penyewa ke dalam gudang.

Akan lebih baik bagi Anda untuk membayar sedikit ekstra unit penyimpanan dengan fitur seperti itu, karena barang yang Anda simpan terjamin keamanannya.

Layanan Penjemputan dan Pengiriman

Beberapa perusahaan penyimpanan akan menawarkan untuk mengambil dan mengirimkan barang Anda saat dibutuhkan. Memang, biasanya fasilitas ini akan dikenakan biaya tambahan. Tetapi layanan tersebut dapat sangat berguna jika Anda tidak memiliki alat transportasi ke dan dari unit penyimpanan, atau jika Anda tidak ingin kesulitan menyewa truk pindahan.

Asuransi

Banyak perusahaan penyimpanan akan memberikan perlindungan asuransi untuk properti Anda yang disimpan. Biaya pertanggungan tersebut akan bervariasi tergantung pada nilai barang Anda, lokasi fasilitas penyimpanan dan faktor lainnya.

Biaya ini akan ditambahkan ke pembayaran sewa Anda, jadi harap membayar lebih jika Anda memutuskan untuk menerimanya. Pastikan untuk memverifikasi terlebih dahulu apakah polis asuransi pemilik rumah atau penyewa Anda sudah mencakup barang-barang yang disimpan di luar lokasi. 

Baca juga: Tarif, Cara Hitung, dan Cara Membayar Perpajakan UMKM

Rumus Biaya Penyimpanan

Biaya penyimpanan terdiri dari biaya utilitas gudang, biaya penanganan material, biaya personel, dan biaya pengendalian iklim. Maka rumus biaya ini adalah sebagai berikut.

Biaya penyimpanan = biaya utilitas gudang + biaya penanganan material + biaya personel + biaya pengontrolan suhu + (biaya lokasi x luas dalam persegi).

Tips Menghemat Biaya Penyimpanan

Cara terbaik untuk mengoptimalkan biaya penyimpanan adalah dengan meminimalkan input dan memaksimalkan output. Berikut merupakan 10 cara menghemat biaya penyimpanan:

1. Optimalisasi Ruang

Mengoptimalkan ruang penyimpanan gudang memastikan bahwa Anda dapat menyimpan lebih banyak barang dalam ruang yang lebih sedikit tanpa area yang padat atau inefisiensi.

Untuk mencapai ini, Anda harus mengukur dimensi struktur fisik untuk merampingkan aliran proses di gudang. Sangat penting untuk mempertimbangkan tata letak pabrik ketika merencanakan penempatan produk dan metode pengambilan.

Meningkatkan fleksibilitas di gudang Anda menghemat waktu Anda, yang meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya yang disebabkan oleh kesalahan. Sistem manajemen persediaan yang lebih baik juga ditingkatkan ketika gudang Anda lebih fleksibel.

2. Menggunakan Teknologi Baru

Cara yang bagus untuk menurunkan biaya pergudangan adalah dengan membuat teknologi bekerja untuk Anda dengan merampingkan proses gudang. Sistem manajemen gudang yang efisien dapat membantu meningkatkan biaya gudang.

Perangkat lunak ini juga membantu menurunkan biaya tenaga kerja Anda. Karena perangkat lunak ini mudah digunakan oleh karena itu tidak perlu pemantauan secara manual. Perangkat ini juga akan mengumpulkan data secara efisien dan memberi Anda data real time.

Laporan ini sangat penting dalam membuat keputusan jangka panjang dan jangka pendek untuk meningkatkan operasi dan menghemat biaya gudang.

3. Merampingkan Cross Docking

Cross docking adalah salah satu proses dalam pergudangan yang membantu dalam mengurangi biaya. Praktik ini memastikan bahwa barang mengalir langsung dari pemasok ke pelanggan, tanpa perantara.

Proses ini akan mengurangi biaya penanganan material dan merampingkan operasi gudang. Ini juga akan menghemat waktu dan uang perusahaan untuk manajemen produk, penyimpanan, pengiriman, biaya tenaga kerja, dan pemindahan produk.

4. Perlindungan Inventaris

Gudang bisa rugi miliaran rupiah bila terjadi kasus pencurian atau kebakaran di gudang. Oleh karena itu, untuk mencegah kerugian yang besar dan membengkaknya biaya persediaan, perusahaan harus memastikan bahwa persediaan mereka memiliki tingkat perlindungan yang tinggi.

Anda juga dapat menggunakan sistem kontrol inventaris untuk melacak bagaimana barang bergerak di gudang untuk meminimalkan pemborosan dan pencurian. Memasang sistem keamanan yang kuat juga dapat membantu perlindungan inventaris. Anda dapat mengatur alarm, patroli malam, dll untuk memastikan bahwa barang dagangan Anda aman.

5. Mengurangi Biaya Energi

Biaya energi dapat menimbulkan banyak kekhawatiran saat menghitung keuntungan untuk organisasi Anda. Beberapa gudang, terutama yang menyimpan barang-barang yang mudah rusak, mungkin memerlukan banyak biaya energi.

Untuk mewujudkan beberapa penghematan tentang cara Anda menggunakan energi, Anda dapat memilih pencahayaan otomatis yang digunakan hanya jika diperlukan atau menggunakan cahaya alami sebanyak mungkin.

Anda juga harus menggunakan sumber daya lain seperti air dengan hemat untuk menghindari pemborosan yang dapat menambah biaya keseluruhan manajemen gudang.

6. Minimalkan Biaya Tenaga Kerja

Otomatisasi proses akan mengurangi biaya tenaga kerja dan biaya tambahan untuk melatih karyawan untuk melaksanakan tugas profesional yang kompleks. Hal ini bisa Anda lakukan dengan cara mengggunakan perangkat lunak penyimpanan barang.

Anda juga dapat mengurangi biaya tenaga kerja karyawan dengan beberapa cara. Beberapa di antaranya termasuk mengurangi jam kerja mereka, berinvestasi pada mesin yang relevan untuk meningkatkan produktivitas karyawan, melatih dan mengadakan seminar karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka, dan sebagainya.

7. Mengurangi Biaya Pengambilan dan Kesalahan

Anda dapat mengoptimalkan proses pengambilan dengan mengurangi waktu tempuh antar pengambilan dari gudang. Mengurangi waktu perjalanan dapat membantu menghemat waktu dan uang Anda.

Anda harus memastikan proses pengambilan Anda memiliki kecepatan dan akurasi untuk menghindari kerugian karena kesalahan. Mengurangi biaya pengambilan meningkatkan operasi gudang yang lebih andal di mana produk yang dibutuhkan untuk pasokan memiliki akses mudah untuk pengiriman.

Anda dapat memastikan semua barang di gudang Anda diberi label untuk memudahkan identifikasi dan pengambilan. Ini memungkinkan Anda untuk memilih pesanan yang perlu Anda penuhi secara bersamaan untuk meningkatkan proses gudang.

8. Pemanfaatan Peralatan secara Maksimal

Untuk mengurangi biaya gudang, Anda harus memastikan bahwa peralatan yang Anda beli efektif dalam operasional gudang sehari-hari. Anda dapat memastikan pemanfaatan mesin secara maksimal dengan menggunakan satu peralatan untuk melakukan lebih dari satu tugas. Membeli beberapa peralatan tugas membantu mengurangi biaya gudang.

Anda juga dapat secara teratur menyervis mesin Anda untuk memastikan bahwa mereka dalam kondisi baik dan tidak ada kerusakan mendadak yang tidak terduga. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk membeli peralatan untuk digunakan di gudang daripada menyewa untuk menurunkan biaya gudang.

9. Gunakan Teknik Benchmarking

Cara terbaik untuk mengurangi biaya gudang adalah dengan benchmarking. Anda dapat membandingkan praktik terbaik gudang dari perusahaan atau pesaing lain dan menerapkannya di gudang Anda. Meminjam ide dari perusahaan yang lebih sukses dapat membantu menurunkan biaya gudang Anda.

Anda juga dapat menyiapkan tolok ukur internal untuk membantu mengurangi biaya gudang per pesanan. Anda dapat menyusun strategi tentang cara mengidentifikasi departemen terbaik dan mengadaptasi beberapa praktik terbaik mereka.

Pembandingan membantu meningkatkan standar kerja individu untuk membantu menurunkan biaya keseluruhan menjalankan gudang.

10. Slotting

Slotting adalah strategi hebat yang memungkinkan organisasi dan kategorisasi inventaris di gudang membuat proses lebih efisien. Slotting membantu dalam menciptakan tata letak barang yang bisa diterapkan di gudang. Ini memastikan kegiatan berjalan lancar untuk memaksimalkan tingkat produksi.

Slotting mengurangi biaya gudang dengan memastikan bahwa produk berada pada waktu yang tepat, di tempat yang tepat, dan dalam jumlah yang dibutuhkan.

Baca juga: Format Isi dan Contoh Surat Perjanjian Hutang Piutang yang Benar

Kesimpulan

Biaya unit penyimpanan sangat bervariasi, tergantung pada ukuran, lokasi, jenis penyimpanan, durasi sewa, dan fitur khusus lainnya yang mungkin ingin Anda miliki. Untuk mendapatkan gambaran tentang biaya untuk unit penyimpanan tertentu, Anda harus mempertimbangkan semua faktor ini. Biaya akan bervariasi tergantung pada kebutuhan Anda. 

Sesuai dengan penjelasan di atas, menggunakan software akuntansi seperti Kledo menjadi salah satu cara yang efektif menekan biaya penyimpanan. Kledo memiliki fitur inventory yang akan membuat pengelolaan stok barang semakin mudah.

Anda akan bisa memantau dan menerima laporan stok barang Anda bahkan secara multi gudang. Dengan Kledo, Anda bisa memantau persediaan Anda dan tak perlu khawatir lagi akan barang hilang dan luput dari pencatatan.

Tak hanya itu, Kledo juga memiliki 30 fitur akuntansi terbaik lainnya yang sangat mendukung jalannya bisnis Anda. Jadi, tunggu apalagi? Anda bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari melalui link ini.