Buku besar pembantu piutang adalah alat penting dalam akuntansi yang melacak transaksi dan riwayat pembayaran pelanggan yang diberikan kredit oleh bisnis.
Buku besar ini memainkan peran penting dalam menjaga catatan keuangan yang akurat dan memberikan wawasan terperinci tentang piutang usaha perusahaan.
Artikel komprehensif ini memberikan contohnya, menjelaskan manfaat, dan aspek-aspek utama dari buku besar pembantu piutang, menjelaskan bagaimana buku besar pembantu piutang dapat meningkatkan operasi keuangan dan manajemen pelanggan perusahaan.
Jadi, baca terus sampai selesai.
Apa itu Buku Besar Pembantu Piutang?
Sistem akuntansi standar biasanya menggunakan serangkaian buku besar dan jurnal untuk menyimpan berbagai informasi yang berhubungan dengan transaksi bisnis.
Buku besar pembantu piutang adalah salah satu buku akuntansi yang berada di bawah akun kontrol. Piutang usaha mencantumkan semua klien yang berhutang kepada perusahaan untuk pembelian sebelumnya.
Buku besar pembantu piutang usaha menyimpan informasi spesifik untuk setiap pelanggan ini. Informasi dalam setiap buku besar pembantu hanya berhubungan dengan satu pelanggan dan biasanya menyimpan informasi awal hubungan pelanggan dengan perusahaan.
Akun kontrol untuk buku besar pembantu piutang biasanya adalah akun induk piutang. Akun utama adalah total agregat dari semua saldo yang belum dibayar di setiap buku besar pembantu.
Misalnya, jika sebuah perusahaan memiliki 100 pelanggan yang berhutang uang, setiap pelanggan memiliki daftar piutang yang menunjukkan jumlah saat ini yang terutang oleh pelanggan.
Akun master mengambil semua saldo individual dan menggulungnya menjadi satu nomor yang masuk ke neraca saldo perusahaan. Lebih sedikit informasi yang ada di akun kontrol utama dalam buku akuntansi daripada di buku besar pembantu.
Buku besar pembantu piutang mungkin spesifik untuk setiap perusahaan di lingkungan bisnis. Sebenarnya tidak ada serangkaian informasi spesifik yang harus dimasukkan dalam buku besar pembantu kecuali ada standar akuntansi nasional tertentu untuk praktik akuntansi ini.
Perusahaan dapat menyusunnya berdasarkan informasi yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka yang meninjau data ini. Dalam beberapa kasus, informasi tertentu mungkin diperlukan dalam buku besar pembantu seperti yang diminta oleh kantor akuntan publik.
Kantor akuntan publik cenderung memberikan panduan untuk menyiapkan buku besar pembantu, sehingga setiap perusahaan berada dalam hukum kepatuhan tertentu dalam lingkungan bisnis.
Baca juga: Contoh Buku Besar Perusahaan Dagang dan Templatenya
Contoh Buku Besar Pembantu Piutang
Buku besar pembantu piutang menyediakan rincian saldo pelanggan pada tanggal tertentu (misalnya, tanggal neraca). Buku besar pembantu piutang (aging) biasanya digunakan untuk melihat saldo piutang berdasarkan faktur dan berapa lama faktur tersebut belum dibayar.
Semua faktur dikelompokkan ke dalam untuk menunjukkan umurnya. Berikut adalah contohnya:
- Saat ini
- 1-30 hari
- 31-60 hari
- 61-90 hari
- 91-120 hari
- Lebih dari 120 hari
Penentuan berapa lama suatu faktur telah tertunggak dapat dilakukan sejak tanggal faktur diterbitkan (tanggal faktur) atau sejak tanggal jatuh tempo faktur (tanggal jatuh tempo).
Buku besar pembantu usaha direkonsiliasi dengan akun buku besar umum piutang usaha yang bersangkutan dan dapat digunakan untuk menghitung penyisihan piutang tak tertagih.
Contoh tabel umur piutang disajikan di bawah ini. Seperti halnya informasi akuntansi lainnya, buku besar pembantu tersebut akan berbeda tergantung pada kebutuhan khusus perusahaan:
|
Nama Customer |
Invoice # |
Tanggal Invoice |
Jatuh Tempo |
Umur |
||||
|
Saat ini |
1-30 Hari |
31-60 Hari |
61-90 Hari |
> 90 Hari |
||||
|
Customer A |
100010 |
3/31/2023 |
3/31/2023 |
1.000.000 |
||||
|
Customer A |
100011 |
1/28/2023 |
2/28/2023 |
329.900 |
||||
|
Customer B |
100012 |
12/25/2032 |
1/25/2023 |
108.750 |
||||
|
Customer C |
n/a |
n/a |
n/a |
(50.000) |
||||
|
|
|
|
|
|
||||
|
10000.000 |
329.900 |
108.750 |
(50.000) |
0.00 |
||||
Perhatikan bahwa jumlah tanpa nomor faktur yang terkait memiliki saldo negatif (kredit) sebesar 50.000 yang dapat mewakili memo kredit, uang tunai yang diterima tetapi tidak diterapkan pada faktur, atau jumlah yang terutang oleh perusahaan kepada pelanggan.
Total saldo piutang usaha adalah 1.388.400 (yaitu 1.000.000 + 329.900 + 108.500 – 50.000). 1.000.000 dari saldo ini adalah saldo lancar, 329.900 adalah 1-30 hari (dari tanggal jatuh tempo), dan seterusnya.
Baca juga: Aktiva Jaminan: Pengertian, Syarat, Jenis, dan Contohnya
Komponen dalam Buku Besar Pembantu Piutang
Buku besar pembantu piutang bukan hanya sekedar buku besar tetapi alat yang sangat diperlukan dalam dunia akuntansi.
Buku besar ini berfungsi sebagai catatan komprehensif yang melacak semua penjualan kredit yang dilakukan oleh bisnis. Buku besar yang terperinci ini menyediakan banyak informasi, termasuk:
Tanggal dan nomor faktur
Setiap penjualan yang dilakukan secara kredit didokumentasikan dengan tanggal faktur yang sesuai dan nomor faktur yang unik, memastikan pendekatan sistematis untuk pelacakan keuangan.
Memorandum kredit
Dalam kasus-kasus di mana kredit perlu disesuaikan, memorandum kredit diterbitkan. Hal ini dicatat dengan cermat di buku besar pembantu untuk menjaga transparansi dan akurasi.
Baca juga: Cadangan Kerugian Piutang: Definisi, Fungsi, Metode, dan Pencatatannya
Pembayaran terhadap penjualan kredit
Setiap pembayaran yang diterima dari pelanggan terhadap pembelian kredit mereka didokumentasikan. Hal ini memastikan bahwa perusahaan dan pelanggan memiliki pandangan yang jelas tentang interaksi keuangan mereka.
Baca juga: Contoh Buku Besar dan Cara Membuatnya
Diskon, pengembalian, dan pengurangan harga
Buku besar pembantu mencatat diskon yang ditawarkan, pengembalian barang, dan pengurangan harga yang diberikan kepada pelanggan. Penyesuaian ini sangat penting untuk representasi akurat dari status keuangan perusahaan.
Yang penting, jumlah total semua faktur dalam buku besar pembantu piutang harus sesuai dengan saldo piutang dalam buku besar umum. Saldo keseluruhan ini, yang dikenal sebagai akun kontrol, mewakili agregat dari semua saldo pelanggan yang belum dilunasi.
Buku besar pembantu piutang menyediakan tingkat perincian yang tidak dapat ditandingi oleh buku besar umum. Ini adalah kunci untuk memahami masing-masing akun pelanggan dan status keuangan mereka.
Meskipun saldo umum mungkin menunjukkan total saldo piutang, katakanlah, 100.000.000, saldo tersebut tidak memberikan wawasan tentang pelanggan mana yang berutang berapa banyak.
Informasi penting ini dapat dengan mudah diperoleh dari buku besar piutang perusahaan. Misalnya, dapat diketahui bahwa Pelanggan A berhutang 15.000.000, Pelanggan B berhutang 25.000.000, Pelanggan C berhutang 5.000.000, dan seterusnya.
Bayangkan sebuah bisnis dengan banyak pelanggan yang mencoba mengelola transaksi ini tanpa bantuan buku besar pembantu ini. Ini akan menjadi tugas yang sangat besar, dan kemungkinan ketidakakuratan dan pengawasan akan menjadi signifikan.
Dengan demikian, buku besar pembantu piutang berdiri sebagai penjaga keuangan, memastikan bahwa bisnis menyimpan catatan yang akurat dari transaksi kreditnya.
Penting untuk dicatat bahwa buku besar pembantu piutang usaha hanyalah salah satu contoh buku besar pembantu yang digunakan dalam akuntansi. Yang lainnya termasuk buku besar pembantu utang usaha, buku besar pembantu persediaan, dan buku besar pembantu properti, pabrik, dan peralatan.
Untuk mengetahui lebih jauh tentang buku besar pembantu, Anda bisa membacanya lebih dalam pada artikel ini.
Baca juga: Pengertian Buku Besar Pembantu Utang Beserta Contohnya
Manfaat Mengelola Buku Besar Pembantu Piutang
Manfaat utama buku besar piutang adalah memberikan akses ke informasi yang lebih spesifik tentang piutang perusahaan. Pengorganisasian bisnis dan kemampuannya untuk bekerja dengan cara yang lebih terfokus dimungkinkan oleh analisis yang dapat dilakukan pada detail yang ditawarkan oleh buku besar pembantu piutang.
Ini membuatnya lebih sederhana untuk mengumpulkan informasi mengenai saldo kredit pelanggan tertentu. Buku besar harus selalu diperbarui untuk menghindari ketidakkonsistenan dalam akuntansi.
Meskipun mengelola buku besar umum dan buku besar pembantu piutang usaha membutuhkan lebih banyak pekerjaan dan dokumentasi, namun hal ini biasanya bermanfaat.
Memberikan informasi yang diperlukan untuk menghasilkan pendapatan yang lebih besar dan ekspansi bisnis yang lebih terfokus dapat secara signifikan membantu dalam membuat perubahan yang bermanfaat bagi strategi bisnis perusahaan.
Dengan menggunakan software akuntansi seperti Kledo, semua tugas akuntansi termasuk proses pencatatan, rekonsiliasi bank, pembuatan laporan bisnis, pembuatan faktur tagihan, prosedur buku besar piutang, dll. dapat dikelola secara efektif yang pada akhirnya menyebabkan peningkatan produktivitas dan pendapatan.
Jika Anda tertarik menggunakan Kledo, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Buku besar pembantu piutang dapat mengatur banyak bagian dari pendapatan, mencegah fraud internal, melacak hutang yang telah jatuh tempo, dan mencegah kelebihan pembayaran klien.
Sistem ini juga dapat memberikan wawasan tentang demografi pelanggan berdasarkan profitabilitas. Manfaat lain dari buku besar piutang adalah sebagai berikut:
Menghindari aktivitas fraud
Ada kemungkinan terjadinya aktivitas manipulasi dan kecurangan yang berasal dari sumber internal dan eksternal. Hal ini dapat dicegah dengan membuat buku besar piutang tidak dapat diakses oleh semua orang sehingga hanya orang yang berwenang yang dapat melihatnya.
Karyawan yang tidak memiliki urusan dengan penjualan kredit atau piutang dapat dicegah untuk mengakses buku besar piutang perusahaan Anda dengan cara ini. Hal ini membantu mengurangi pencurian dan penipuan internal.
Baca juga: 4 Jenis Buku Besar, Contoh, dan Cara Menyusunnya
Manajemen proyek menjadi lebih sederhana
Administrasi berbagai proyek perusahaan juga dapat memperoleh manfaat dari penggunaan buku besar piutang.
Jika perusahaan Anda mengelola sejumlah proyek untuk klien yang berbeda, akan lebih mudah bagi Anda untuk mengkategorikan klien Anda karena buku besar piutang dapat memberikan akses ke informasi spesifik tentang saldo pelanggan.
Memahami demografi lebih mudah
Mengelola buku besar pembantu memiliki keuntungan lain karena dapat membantu Anda mengidentifikasi target pasar dan demografi.
Hal ini sangat membantu dalam menentukan kelompok usia mana yang lebih cenderung membeli produk, layanan, dan industri tertentu yang sesuai dengan arus kas.
Dengan memahami lebih baik, Anda dapat membuat barang atau jasa spesifik yang disesuaikan dengan keinginan pelanggan ini.
Baca juga: Jurnal Buku Besar Bentuk T dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Melacak pelanggan yang telah membayar dan yang masih berhutang kepada perusahaan Anda adalah hal yang penting dalam setiap bisnis.
Buku besar piutang menyederhanakan proses ini kapan pun dibutuhkan. Memiliki software yang sesuai dengan fitur-fitur terbaik di kelasnya akan menjadi solusi yang tepat bagi bisnis Anda untuk mencapai lebih banyak pendapatan dan pertumbuhan.
Kledo adalah software akuntansi dinamis yang dapat membantu Anda dengan prosedur buku besar piutang bersama dengan proses akuntansi lainnya, pembuatan faktur yang mudah, akuntansi cabang, manajemen penjualan dan pembelian, dan masih banyak lagi.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Sedang Mencari Jasa Pembukuan Untuk Bisnis? Perhatikan Hal Ini - 2 Mei 2024
- Manajemen Faktur: Pengertian, Manfaat, Jenis dan Tipsnya - 2 Mei 2024
- Biaya Tak Terduga dalam Bisnis: Arti, Jenis dan Contohnya - 30 April 2024