Business Continuity Plan (BCP): Pengertian, Jenis, dan Cara Membuatnya

Business continuity plan (BCP) atau rencana kesinambungan bisnis sangat penting untuk organisasi mana pun dan dapat membantu mempersiapkan perusahaan untuk kejadian tak terduga.

Dengan memiliki rencana kesinambungan bisnis, Anda memastikan bahwa individu yang menjalankan perusahaan Anda siap menghadapi bencana.

Pada artikel ini, kita akan membahas apa itu business continuity plan, mengapa itu penting dan bagaimana Anda dapat membuat rencana kelangsungan bisnis untuk perusahaan Anda hari ini.

Apa itu Business Continuity Plan?

Business continuity plan (BCP) atau rencana kelangsungan bisnis adalah dokumen yang menguraikan informasi penting tentang perusahaan yang diperlukan jika terjadi keadaan darurat atau tidak terduga.

Rencana ini dapat mencakup tip dan teknik pemulihan dan pencegahan yang digunakan untuk melindungi perusahaan dari ancaman serta memandu karyawan dan personel lain jika terjadi bencana.

Sebagian besar bisnis akan menyiapkan rencana kesinambungan bisnis segera setelah dimulainya perusahaan atau setelahnya sehingga siap dan tersedia jika keadaan darurat muncul.

Untuk membuat rencana kelangsungan bisnis, perusahaan harus terlebih dahulu mengidentifikasi potensi ancaman dan keadaan darurat yang mungkin dihadapi selama masa hidup dalam sebuah bisnis atau usaha.

Risiko umum yang dapat diidentifikasi oleh perusahaan termasuk serangan siber dan bencana alam (banjir, angin topan, dll.).

Tujuan utamanya adalah untuk menentukan jenis peristiwa apa yang akan berdampak pada kemampuan perusahaan untuk beroperasi.

Setelah risiko ini diidentifikasi, rencana kesinambungan bisnis dapat menguraikan hal-hal berikut:

• Bagaimana ancaman spesifik akan mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk beroperasi
• Kerusakan diantisipasi jika peristiwa tertentu terjadi
• Membuat dan menerapkan prosedur yang akan membantu mengurangi risiko yang ditimbulkan oleh ancaman
• Secara teratur menguji prosedur ini untuk memastikannya efektif
• Tinjau rencana kesinambungan bisnis setiap tahun (atau lebih sering) untuk memastikannya mutakhir dan efektif

Membuat business continuity plan membantu perusahaan terus beroperasi dalam menghadapi bencana.

Tanpa rencana ini, perusahaan dapat kehilangan pendapatan, mengalami biaya yang lebih tinggi dan mengalami penurunan profitabilitas secara keseluruhan.

Baca juga: Revenue Stream: Pengertian, Contoh, Manfaat, Jenis, dan Cara Meningkatkannya

Mengapa Business Continuity Plan Penting?

Memiliki business continuity plan terkini dapat bermanfaat karena sejumlah alasan.

Rencana ini penting karena memberi perusahaan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk diambil dalam keadaan darurat.

Hal ini dapat memastikan bahwa personel siap dan tahu apa yang harus dilakukan untuk menjaga perusahaan tetap beroperasi meskipun dalam kondisi buruk.

Selain itu, rencana kesinambungan bisnis penting karena:

• Memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama dalam keadaan darurat
• Mempersiapkan karyawan untuk menangani bencana
• Melatih personel tentang cara menangani situasi darurat tertentu
• Membantu perusahaan lebih memahami polis asuransi mereka dan mempersiapkan apa yang tidak tercakup dalam polis
• Dapat mencegah waktu henti yang berlebihan jika terjadi bencana
• Memungkinkan perusahaan untuk menyadari potensi ancaman atau kelemahan dalam organisasi
• Dapat memungkinkan bisnis untuk terus menyediakan kebutuhan pelanggan meskipun dalam keadaan darurat

Semakin rinci rencana kelangsungan bisnis, semakin siap perusahaan jika menghadapi situasi atau peristiwa darurat.

Baca juga: Product Life Cycle: Pengertian, Tahapan, dan Pengelolaannya

Jenis Continuity Plan

Mari jelajahi berbagai jenis BCP dan tujuannya dalam keseluruhan strategi kelangsungan bisnis Anda.

Business continuity plan

ISO 22301 menyatakan bahwa BCP biasanya harus fokus pada implementasi, pemeliharaan, dan manajemen sistem yang dirancang untuk melindungi terhadap gangguan yang timbul serta pemulihan sumber daya, layanan, dan aktivitas yang diperlukan untuk memastikan kelangsungan fungsi bisnis penting.

Dalam banyak hal, strategi pemulihan yang berhasil mungkin menyerupai urutan rencana kesinambungan bisnis yang dimulai dalam urutan yang diprioritaskan, dengan pelaporan status mereka yang berkelanjutan kepada tim manajemen krisis.

Komunikasi antara tim pemulihan tingkat departemen dan tim manajemen krisis sangat penting dalam melaksanakan pemulihan yang berhasil sesuai dengan metodologi di BCP.

Sebuah BCP menguraikan hal berikut:

• Sumber daya yang perlu dilanjutkan untuk memungkinkan kesinambungan produk dan layanan.
• Daftar prioritas sumber daya yang perlu tersedia untuk menjalankan departemen tertentu setelah gangguan.
• Peran, tanggung jawab, dan informasi kontak yang ditetapkan dari personel yang melaksanakan proses pemulihan.
• Metode komunikasi dengan semua pemangku kepentingan.
• Manual book untuk memungkinkan peserta pulih dan beroperasi setelah gangguan.

Crisis communications plan

Bagaimana Anda berkomunikasi dengan pemangku kepentingan tentang status bisnis Anda saat terjadi gangguan?

Crisis communications plan memastikan bisnis dapat berkomunikasi dengan cepat, akurat, dan percaya diri dengan pelanggan, karyawan, dan pemangku kepentingan lainnya.

Ini juga mencakup implikasi hukum yang terkait dengan pernyataan publik dan poin-poin penting tertentu yang dapat memengaruhi respons dan pemulihan.

Tujuannya adalah untuk meminimalkan kerusakan reputasi akibat komunikasi yang buruk.

Crisis communications plan menguraikan hal-hal berikut:

• Individu yang akan melakukan komunikasi internal dan eksternal masing-masing.
• Pemangku kepentingan internal dan eksternal, seperti pelanggan, mitra bisnis, dan pemasok.
• Metode komunikasi primer dan sekunder dengan pemangku kepentingan masing-masing.
• Pesan boilerplate didistribusikan ke masing-masing pemangku kepentingan.
• Kapan dan bagaimana setiap pemangku kepentingan akan dihubungi selama gangguan.

Baca juga: Value Chain Management: Pengertian, Manfaat, dan Cara Melakukannya

Crisis management plan

Crisis management plan dirancang dengan mempertimbangkan manajer tingkat yang lebih tinggi dan memberikan respons terstruktur terhadap gangguan yang berpotensi mengancam kelangsungan bisnis.

Biasanya, ini tidak berurusan dengan aktivitas pemulihan dari proses bisnis tunggal, dan sebaliknya berfokus pada tugas tingkat tinggi yang akan membantu organisasi secara keseluruhan untuk merespons dan memulihkan.

Rencana manajemen krisis menguraikan hal-hal berikut:

• Struktur yang akan membantu manajer tingkat atas menilai situasi dan potensi dampak gangguan.
• Garis waktu untuk mengaktifkan rencana.
• Aktivitas dan sumber daya yang harus dipulihkan di seluruh organisasi.
• Peran dan tanggung jawab mereka yang akan melaksanakan rencana.

Disaster Recovery Plan (DR Plan)

Disaster recovery plan bencana memulihkan infrastruktur TI penting jika terjadi gangguan.

DR terutama berkaitan dengan pemulihan operasi TI kritis setelah krisis. Tidak seperti aspek lain dari BCP, rencana DR biasanya dijalankan oleh manajer TI yang bertanggung jawab untuk memulihkan perangkat keras dan perangkat lunak.

Rencana DR menguraikan hal-hal berikut:

• Ambang batas yang ditentukan untuk kehilangan data yang dapat diterima (RPO) dan waktu henti (RTO).
• Fungsionalitas setiap aplikasi setelah restorasi.
• Spesifikasi teknis untuk memulihkan perangkat lunak atau perangkat keras (misalnya, host, jaringan, dan keamanan).
• Profesional TI yang bertugas mengelola pemulihan dan pengujian.

Cara Membuat Business Continuity Plan

Membuat vusiness continuity plan sering kali terdiri dari beberapa langkah yang harus diikuti perusahaan untuk merencanakan bencana secara efektif.

Berikut ini adalah langkah-langkah yang paling umum digunakan ketika merumuskan rencana kelangsungan bisnis:

1. Siapkan analisis dampak bisnis

Langkah pertama dalam membuat rencana kelangsungan bisnis adalah merumuskan analisis dampak bisnis.

Analisis ini melihat fungsi bisnis apa yang akan terkena dampak berbagai bencana serta efek dari dampak tersebut pada organisasi.

Analisis dampak bisnis harus mencakup dampak operasional dan keuangan yang akan ditimbulkan oleh kerugian bisnis terhadap perusahaan serta kapan kerugian ini akan sangat mempengaruhi perusahaan.

Analisis dampak bisnis memungkinkan organisasi untuk menentukan proses bisnis mana yang akan memiliki dampak tertinggi pada fungsi operasional dan keuangan perusahaan.

Baca juga: Klasifikasi Produk: Definisi, Jenis dan Tips Pemasarannya

2. Identifikasi strategi pemulihan

Setelah dampak kerugian bisnis terhadap perusahaan diidentifikasi, langkah selanjutnya dalam membuat rencana kesinambungan bisnis adalah menentukan strategi pemulihan yang dapat digunakan untuk memulihkan fungsi bisnis yang paling penting.

Misalnya, bagian ini dapat menjawab pertanyaan seperti sarana komunikasi lain apa yang tersedia jika saluran telepon atau komputer terputus, produk atau layanan mana yang paling kritis dan harus dipulihkan terlebih dahulu, dan masalah apa yang harus ditangani dalam 24 hingga 24 jam pertama. 48 jam setelah peristiwa tak terduga terjadi.

3. Kembangkan rencana dan atur tim

Banyak perusahaan akan membentuk tim yang akan membantu mengembangkan rencana kelangsungan bisnis dan kerangka kerja spesifiknya.

Tim ini biasanya terdiri dari individu-individu yang akan bertanggung jawab untuk memberlakukan rencana kelangsungan bisnis jika terjadi bencana.

4. Uji tim dan rencana kelangsungan bisnis

Untuk memastikan bahwa rencana tersebut efektif dan jelas dan bahwa tim dapat mengikuti rencana tersebut, pengujian harus dilaksanakan.

Pengujian dapat dilakukan dengan mensimulasikan berbagai skenario risiko dan meminta tim untuk menjalankan peran yang ditetapkan dalam setiap skenario.

Tim juga harus dilatih secara teratur dan terus mengetahui setiap perubahan rencana atau kemajuan teknologi yang dapat membantu selama keadaan darurat.

Baca juga: Analisa Usaha: Tahapan, Teknik, dan Tips Melakukannya

Bagaimana Menganalisis Dampak Kelangsungan Bisnis

Bagi banyak perusahaan, langkah pertama dalam membuat rencana kesinambungan bisnis adalah menganalisis dampak situasi tertentu terhadap operasi perusahaan.

Ini paling sering disebut sebagai analisis dampak bisnis. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk melakukan analisis dampak bisnis bagi perusahaan Anda:

1. Tentukan dampaknya

Analisis dampak bisnis harus mengidentifikasi dampak yang diantisipasi dari situasi tertentu terhadap perusahaan Anda.

Misalnya, Anda dapat mempertimbangkan hilangnya penjualan, pendapatan tertunda, denda peraturan, peningkatan biaya, dan ketidakpuasan pelanggan sebagai bagian dari dampak peristiwa tak terduga yang mungkin terjadi pada organisasi Anda.

Anda harus mempertimbangkan dampak dari berbagai skenario risiko untuk memastikan bahwa daftar dampak Anda lengkap.

2. Identifikasi durasi dan waktu kejadian tak terduga

Menentukan kapan risiko tertentu akan memiliki dampak terbesar pada perusahaan Anda juga merupakan langkah penting dalam analisis dampak bisnis.

Misalnya, jika Anda mengalami pemadaman listrik di tengah malam, Anda mungkin tidak akan rugi banyak jika ada urusan.

Namun, jika Anda kehilangan daya selama jam operasi atau selama beberapa hari pada suatu waktu, Anda akan lebih mungkin mengalami kerugian bisnis yang signifikan.

Juga, jika Anda adalah toko ritel dan lokasi Anda kebanjiran dan gulung tikar pada minggu-minggu menjelang Natal, Anda mungkin kehilangan lebih banyak bisnis daripada jika skenario yang sama terjadi selama periode yang lebih lambat.

3. Gunakan survei

Selain langkah-langkah yang disebutkan di atas, Anda juga harus mempertimbangkan untuk mensurvei personel di organisasi Anda yang memahami prosesnya.

Meminta masukan dari orang lain tentang dampak potensial dari suatu risiko dapat membantu Anda mencakup semua skenario yang mungkin dan lebih siap.

Baca juga: Apa itu Vendor dan Bagaimana Cara Memilih Vendor yang Baik?

Kesimpulan

Itulah pengetahuan singkat dan contoh mengenai business continuity plan (BCP) sebagai strategi hadapi krisis bisnis.

Seperti yang telah kami bahas pada artikel diatas, teknologi merupakan salah satu ruang lingkup krisis yang perlu menjadi perhatian apalagi jika teknologi itu menyangkut tentang keuangan.

Kledo sebagai salah satu software akuntansi yang telah dipercaya oleh ratusan perusahaan bahkan bisnis UKM sebagai tools keuangan.

Software akuntansi Kledo juga siap membantu Anda dalam menghadapi krisis dengan memberikan kemudahan dalam membuat laporan keuangan, invoice, dan juga perhitungan suplai barang.

Dengan menggunakan aplikasi sistem informasi akuntansi proses pencatatan transaksi bisnis Anda akan terhindar dari kesalahan manusia.

Jadi tunggu apalagi? Mudahkan proses pembukuan dan business continuity plan dalam bisnis Anda dengan menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.