SOP (Standard Operating Procedure) adalah seperangkat instruksi yang menjelaskan cara menyelesaikan tugas rutin yang kompleks.
SOP penting bagi bisnis manapun, termasuk salon, untuk memastikan tim bisa bekerja dengan lebih baik dan meminimalisir kesalahan.
Namun, membuat SOP sendiri untuk salon Anda bisa memakan waktu dan tenaga ekstra.
Akan lebih cepat jika Anda mengandalkan contoh-contoh yang sudah ada di internet dan menyesuaikannya dengan kebutuhan salon Anda sendiri.
Karena itu, pada artikel ini, kami akan membagikan beberapa contoh SOP salon dan tips lengkap menulisnya yang efektif dan efisien.
Beberapa Contoh SOP Salon
1. Contoh SOP salon: Konsultasi klien
Tujuan: Tujuan SOP ini adalah untuk memastikan komunikasi yang efektif dengan klien guna memahami kebutuhan dan harapan mereka.
Penanggung Jawab: Manajer Salon atau anggota staf yang ditunjuk.
Referensi: SOP ini dapat merujuk pada SOP untuk pencatatan klien dan pengetahuan produk.
Prosedur
Penyambutan Klien
- Sapa klien dengan ramah dan profesional saat datang.
- Pastikan klien merasa nyaman dan persilakan mereka duduk.
Pendataan Awal
- Minta klien mengisi formulir data pribadi dan riwayat perawatan (jika baru pertama kali).
- Catat kebutuhan khusus atau alergi.
Sesi Konsultasi
- Tanyakan tujuan kunjungan dan harapan klien (contoh: potong rambut, perawatan wajah, dll).
- Berikan saran profesional sesuai kondisi rambut/kulit klien.
- Gunakan katalog atau foto referensi jika diperlukan untuk memastikan pemahaman yang sama.
Persetujuan Layanan
- Jelaskan durasi, proses, dan biaya layanan secara jelas.
- Minta konfirmasi persetujuan dari klien sebelum memulai.
2. Contoh SOP salon: Sanitasi dan kebersihan
Tujuan: Menjaga standar kebersihan yang tinggi untuk memastikan kenyamanan dan keamanan bagi semua klien dan staf.
Penanggung Jawab: Manajer Salon atau anggota staf yang ditunjuk.
Referensi: SOP ini dapat merujuk pada SOP untuk jadwal pembersihan, penggunaan APD, dan pengelolaan limbah.
Prosedur
Sebelum Jam Operasional
- Bersihkan seluruh area salon (lantai, meja, kursi, kaca).
- Sterilkan alat-alat seperti gunting, sisir, kuas, dan alat styling menggunakan alat sterilisasi UV atau cairan desinfektan.
- Siapkan handuk bersih dan perlengkapan sekali pakai.
Selama Jam Operasional
- Gunakan handuk dan apron bersih untuk setiap klien.
- Cuci tangan sebelum dan sesudah melayani klien.
- Buang sampah dan limbah kosmetik secara berkala.
Setelah Layanan
- Segera bersihkan area kerja setelah klien selesai.
- Sterilkan kembali alat yang telah digunakan.
- Catat stok alat dan bahan yang habis atau perlu diganti.
Penutupan
- Lakukan general cleaning seluruh area salon.
- Laporkan kendala kebersihan atau alat rusak ke manajemen.
Baca Juga: Berapa Modal Membuka Salon Kecantikan? Ini Rinciannya!
3. Contoh SOP salon: Penjadwalan dan manajemen janji temu
Tujuan: Mengatur alur janji temu secara efisien untuk meminimalisir waktu tunggu dan mengoptimalkan kapasitas pelayanan.
Penanggung Jawab: Manajer Salon atau anggota staf yang ditunjuk.
Referensi: SOP ini dapat merujuk pada SOP untuk pencatatan klien dan komunikasi dengan klien.
Prosedur:
Penerimaan Janji Temu
- Terima permintaan janji temu melalui telepon, media sosial, atau langsung di tempat.
- Catat data klien, jenis layanan, nama terapis/stylist, serta tanggal dan jam kunjungan.
Pencatatan Jadwal
- Gunakan aplikasi manajemen jadwal atau buku agenda khusus.
- Pastikan tidak terjadi tumpang tindih jadwal dengan klien lain.
Konfirmasi dan Pengingat
- Kirimkan konfirmasi janji temu kepada klien (lewat WhatsApp/SMS).
- Kirim pengingat H-1 sebelum jadwal.
Perubahan atau Pembatalan
- Jika klien membatalkan, segera kosongkan slot tersebut.
- Jika ada perubahan dari pihak salon, informasikan ke klien minimal 1 hari sebelumnya.
Walk-in Clients
- Layani klien tanpa janji temu jika ada slot kosong.
- Tetap prioritaskan klien dengan jadwal yang sudah dikonfirmasi.
Baca Juga: Contoh SOP Apotek dan Tips Membuatnya
4. Contoh SOP Salon: Pelatihan dan pengembangan karyawan
Tujuan: Meningkatkan kompetensi dan profesionalisme staf melalui pelatihan rutin dan pengembangan keterampilan.
Penanggung Jawab: Manajer Salon atau anggota staf yang ditunjuk.
Referensi: SOP ini dapat merujuk pada SOP untuk evaluasi kinerja dan pengembangan karier.
Prosedur
Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
- Evaluasi performa staf secara berkala (setiap 3 bulan).
- Tentukan bidang yang perlu ditingkatkan (teknik potong rambut, perawatan kulit, pelayanan pelanggan, dll).
Perencanaan Pelatihan
- Jadwalkan sesi pelatihan internal atau eksternal minimal 1 kali per bulan.
- Pilih pelatih berpengalaman atau kerja sama dengan lembaga pelatihan profesional.
Pelaksanaan Pelatihan
- Sediakan waktu khusus (di luar jam sibuk operasional).
- Pastikan semua staf hadir dan aktif berpartisipasi.
Evaluasi dan Tindak Lanjut
- Lakukan post-training test atau demonstrasi praktik.
- Simpan catatan pelatihan untuk setiap staf sebagai bagian dari rekam jejak kompetensi.
Baca Juga: Sedang Mengelola Bisnis Salon? Hindari 10 Kesalahan ini!
5. Contoh SOP salon: Manajemen inventaris
Tujuan: Menjaga ketersediaan stok alat dan produk dengan efisien, serta menghindari pemborosan dan kehilangan produk.
Penanggung Jawab: Manajer Salon atau anggota staf yang ditunjuk.
Referensi: SOP ini dapat merujuk pada SOP untuk pemesanan produk dan pengendalian stok.
Prosedur
Pencatatan Stok
- Gunakan sistem inventaris manual atau digital untuk mencatat seluruh produk (sampo, masker, pewarna, alat styling, dsb).
- Lakukan input awal saat menerima produk.
Pemeriksaan Rutin
- Lakukan stock opname minimal 1 kali per minggu.
- Catat jumlah stok aktual dan bandingkan dengan sistem.
Produk Pemakaian
- Catat penggunaan produk harian berdasarkan layanan yang diberikan.
- Terapkan sistem pemakaian hemat dan sesuai prosedur standar.
Pengadaan Barang
- Lakukan pemesanan saat stok mencapai batas minimum.
- Hanya beli dari supplier terpercaya dengan kualitas terjamin.
Penyimpanan
- Simpan produk di tempat yang bersih, tertutup, dan sesuai dengan petunjuk penyimpanan.
Baca Juga: 15 Ide Promosi Usaha Salon untuk Meningkatkan Keuntungan
6. Contoh SOP Salon: Manajemen finansial dan penanganan uang tunai
Tujuan: Menjaga keamanan, akurasi, dan transparansi dalam proses keuangan dan pengelolaan kas harian salon.
Penanggung Jawab: Manajer Salon atau anggota staf yang ditunjuk.
Referensi: SOP ini dapat merujuk pada SOP untuk pelaporan penjualan dan pencatatan keuangan.
Prosedur:
Penerimaan Pembayaran
- Terima pembayaran tunai, transfer bank, atau QRIS.
- Berikan struk atau bukti pembayaran untuk semua transaksi.
Pencatatan Transaksi
- Catat setiap transaksi secara real-time di sistem POS atau buku kas harian.
- Pisahkan antara pemasukan tunai dan non-tunai.
Penyimpanan Uang Tunai
- Simpan uang tunai dalam laci kas yang terkunci.
- Batasi akses hanya untuk kasir atau pemilik.
Setoran dan Rekap Harian
- Lakukan rekap uang tunai dan transaksi setiap akhir hari.
- Setorkan hasil pemasukan harian ke rekening salon atau simpan di tempat aman.
Pengeluaran Kas Kecil
- Catat semua pengeluaran (misalnya: pembelian air minum, peralatan kebersihan).
- Lampirkan bukti transaksi (nota/faktur) pada buku pengeluaran.
Audit Keuangan
- Lakukan audit internal keuangan setiap akhir bulan.
- Cocokkan data transaksi dengan stok dan laporan operasional.
Baca Juga: Langkah Membuka Usaha Salon Rumahan dan Modalnya
Tips Menulis SOP Salon yang Baik
1. Tetapkan Tujuan yang Jelas dan Gunakan Judul yang Deskriptif
Judul SOP akan membentuk persepsi pembaca terhadap isi dokumen.
Judul yang tidak spesifik dapat membuat orang bingung, salah paham, hingga membuang waktu hanya untuk memastikan apakah itu dokumen yang benar.
Anggap saja judul SOP seperti judul artikel, jadi harus mampu memberi gambaran jelas isi pembahasannya.
Berikut beberapa tips tambahan dalam menyusun judul dan tujuan SOP yang baik:
- Buat judul yang bersifat instruksional: Hindari judul yang terlalu umum seperti “Laporan Pengeluaran”. Sebaiknya gunakan yang lebih spesifik, misalnya: “Cara Mengajukan Laporan Pengeluaran Bulanan untuk Mempercepat Proses Reimburse.”
- Kaitkan tujuan SOP dengan sasaran bisnis: Jangan hanya menulis, “SOP ini membahas laporan pengeluaran.” Lebih baik tuliskan, “SOP ini bertujuan untuk memastikan proses reimburse berjalan akurat dan tepat waktu, sehingga mengurangi kesalahan dan meningkatkan akuntabilitas keuangan.”
- Hindari penggunaan jargon teknis: Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami. Misalnya, daripada menulis “Penutupan Keuangan Akhir Bulan”, lebih baik gunakan “Cara Menutup Pembukuan Bulanan untuk Memastikan Laporan Keuangan yang Akurat.”
- Selaraskan dengan visi dan misi perusahaan: Jika perusahaan Anda berfokus pada kepuasan pelanggan, maka tujuan SOP juga sebaiknya mencerminkan bagaimana prosedur tersebut berkontribusi pada peningkatan layanan kepada pelanggan.
2. Pilih Format SOP yang Sesuai dan Saling Melengkapi
Setelah menentukan tujuan dan judul yang jelas, langkah berikutnya adalah memilih format SOP yang paling sesuai dengan jenis proses yang akan dijelaskan.
Format yang tepat akan membantu tim Anda memahami dan mengikuti prosedur dengan lebih mudah dan konsisten.
Berikut beberapa format SOP yang umum:
A. Format Langkah-demi-Langkah (Step-by-Step)
Formati ini cocok untuk prosedur yang sederhana dan berurutan, seperti cara mencuci alat salon atau cara mengisi laporan harian.
Contoh format:
- Buka aplikasi laporan harian.
- Masukkan nama staf dan tanggal.
- Catat jumlah klien yang dilayani.
- Simpan dan kirim laporan ke supervisor.
B. Format Checklist
Format yang ini cocok untuk tugas yang repetitif dengan urutan tetap dan memerlukan verifikasi, seperti sanitasi salon setiap malam atau pemeriksaan inventaris mingguan.
Contoh format:
☐ Bersihkan dan sterilkan gunting
☐ Kumpulkan handuk kotor
☐ Sapu dan pel lantai
☐ Catat dan kunci kas
C. Format Naratif
Format yang ini cocok untuk proses yang lebih kompleks atau melibatkan banyak penjelasan dan penilaian, seperti prosedur konsultasi klien baru atau proses pelatihan staf baru.
Contoh format:
Staf harus menyapa klien dengan sopan dan menanyakan kebutuhan layanan mereka.
Setelah itu, staf memberikan saran profesional berdasarkan kondisi rambut atau kulit klien. Jika klien menyetujui, layanan dapat dimulai.
D. Format Diagram Alur (Flowchart)
Cocok untuk proses yang melibatkan banyak keputusan atau pilihan jalur, seperti penanganan keluhan pelanggan atau pengembalian barang dari supplier.
Contoh Flowchart Singkat:
Klien mengajukan keluhan → Evaluasi masalah →
↳ Jika ringan → Selesaikan langsung
↳ Jika berat → Laporkan ke manajer → Tindak lanjut
Baca Juga: 12 Strategi Untuk Meningkatkan Keuntungan Usaha Salon
3. Tulis Prosedur Secara Rinci
SOP yang ditulis dengan baik akan mengurangi kemungkinan kesalahan dan meningkatkan kepercayaan diri karyawan, karena mereka tidak perlu menebak-nebak langkah apa yang harus mereka lakukan pada setiap tahap.
Agar prosedur mudah dipahami, pecahlah setiap proses menjadi langkah-langkah berurutan yang jelas, singkat, dan dapat langsung diterapkan.
Contoh penulisan prosedur yang baik:
- Langkah 1: Masuk ke portal HR dan pilih menu ‘Formulir Karyawan Baru’.
- Langkah 2: Isi seluruh kolom wajib, lalu klik ‘Kirim’.
Tips:
- Gunakan kalimat aktif agar instruksi terdengar tegas.
- Jika prosedur cukup kompleks, tambahkan visual pendukung seperti diagram alur, tangkapan layar, atau ilustrasi untuk membantu pemahaman.
Dokumen SOP yang baik tidak hanya menjelaskan apa yang harus dilakukan, tapi juga bagaimana cara melakukannya dengan benar.
4. Laksanakan Pelatihan
Setelah selesai membuat SOP, hal yang tidak kalah penting adalah memastikan bahwa semua staf benar-benar memahami dan menerapkannya.
Jawabannya terletak pada pelatihan yang efektif dan berkelanjutan.
Berikut langkah-langkah implementasi pelatihan SOP:
- Siapkan Materi Pelatihan: Buat panduan pelatihan secara lengkap, bisa dalam bentuk dokumen, presentasi, atau video tutorial yang menjelaskan isi SOP.
- Lakukan Sesi Pelatihan: Adakan pelatihan secara langsung atau daring agar karyawan dapat memahami setiap langkah dalam SOP dan mengajukan pertanyaan.
- Pastikan Pelatihan Berkelanjutan: Masukkan materi SOP ke dalam program onboarding karyawan baru dan pelatihan ulang berkala bagi staf lama.
Setelah pelatihan selesai, kumpulkan umpan balik dari peserta. Masukan ini sangat berharga untuk mengevaluasi apakah SOP sudah cukup jelas dan apakah pelatihannya perlu diperbaiki.
Proses perbaikan yang terus-menerus ini akan meningkatkan kualitas SOP sekaligus memastikan implementasi yang lebih optimal di lapangan.
Baca Juga: 10 Tips Membangun Salon Kecantikan yang Sukses dan Menguntungkan
Kesimpulan
SOP yang jelas dan runtut akan membantu salon Anda mengurangi kesalahan, meningkatkan produktivitas, dan mempertahankan konsistensi.
Dengan mengikuti prosedur tetap dalam setiap bagian, mulai dari konsultasi klien, sanitasi, manajemen jadwal, hingga pemasaran dan keuangan, operasional salon dapat berjalan lebih efisien dan minim kesalahan.
Untuk mendukung kelancaran pelaksanaan SOP, kami merekomendasikan penggunaan aplikasi kasir Kledo POS.
Kledo POS bisa mengotomatiskan pencatatan transaksi, pengelolaan stok produk kecantikan, hingga laporan keuangan.
Kledo POS tidak hanya mempercepat proses pelayanan di meja kasir, tetapi juga membantu pemilik dan manajemen salon dalam mengambil keputusan berbasis data yang akurat.
Jadi, tunggu apa lagi? Klik tautan ini untuk mencobanya!
- Tips Memilih Montir yang Tepat untuk Bengkel Anda - 17 Juli 2025
- Rekomendasi Aplikasi Kasir untuk Sales Taking Order, Apa Saja? - 16 Juli 2025
- 15 Ide Promosi Usaha Salon untuk Meningkatkan Keuntungan - 16 Juli 2025