Demand Planning: Pengertian dan Tips Mengelolanya

Demand planning adalah proses lintas fungsi yang membantu bisnis memenuhi permintaan pelanggan akan produk sambil meminimalkan kelebihan persediaan dan menghindari gangguan rantai pasokan.

Hal ini dapat meningkatkan profitabilitas dan kepuasan pelanggan serta menghasilkan peningkatan efisiensi.

Demand planning harus menjadi proses berkelanjutan yang tertanam dalam bisnis Anda. Untungnya, kemajuan teknologi telah membuat hal ini menjadi mungkin, bahkan lebih mudah.

Pada artikel kali ini, kami akan membahas apa itu demand planning atau perencanaan persediaan serta tips untuk pengelolaannya untuk bisnis Anda.

Apa yang Dimaksud dengan Demand Planning?

Demand planning atau perencanaan permintaan memerlukan analisis penjualan serta tren konsumen, data historis penjualan dan data musiman untuk mengoptimalkan kemampuan bisnis Anda dalam memenuhi permintaan pelanggan dengan cara yang paling efisien.

Untuk mencapai tujuan ini, demand planning menggabungkan forecasting penjualan, manajemen rantai pasokan, dan manajemen inventaris.

Pertama, sistem ini menggunakan data dari sumber internal dan eksternal untuk memprediksi permintaan di masa depan.

Perkiraan tersebut kemudian dapat menginformasikan strategi penjualan dan operasi Anda sehingga Anda dapat merencanakan berapa banyak produk yang harus dibeli atau diproduksi untuk memenuhi permintaan tersebut.

Untuk mengetahui lebih dalam tentang perencanaan permintaan, Anda bisa melihatnya secara detail melalui video ini:

Baca juga: Anjak Piutang (Invoice Factoring): Pengertian, Contoh, Kelebihan dan Kekurangannya

Mengapa Demand Planning Penting?

Demand planning yang efektif memberikan keuntungan dan kepuasan pelanggan dengan membantu bisnis mencapai keseimbangan yang tepat antara tingkat persediaan yang cukup dan permintaan pelanggan.

Ini bukanlah tujuan yang mudah, terutama karena hal ini membutuhkan koordinasi di seluruh organisasi Anda. Namun, implikasi bisnisnya sangat signifikan.

Persediaan yang berlebihan akan mempengaruhi modal kerja, menambah biaya penyimpanan persediaan dan meningkatkan potensi bahwa Anda akan terjebak dengan persediaan yang bernilai rendah atau usang.

Atau, perencanaan yang buruk dapat mengakibatkan gangguan rantai pasokan yang dapat dihindari dan membuat perusahaan kekurangan produk, yang dapat mengakibatkan backorder, kehabisan stok, atau perebutan bahan baku yang mahal.

Semua masalah ini dapat mengakibatkan penundaan, yang berujung pada ketidakpuasan pelanggan.

Perbedaan Demand Planning dan Demand Forecasting

Demand forecasting atau prakiraan permintaan adalah bagian dari proses demand planning yang lebih besar dan menganalisis data internal dan eksternal untuk memprediksi penjualan.

Biasanya, prakiraan mencakup 18 hingga 24 bulan ke depan, tetapi periode prakiraan dapat bervariasi berdasarkan produk dan industri.

Perusahaan dapat menyesuaikan prediksi tersebut sesering mungkin saat mereka meninjau data terbaru dan perubahan kondisi pasar.

Demand forecasting menjadi dasar dari keseluruhan proses demand planning karena bisnis mencari tahu bagaimana cara memenuhi penjualan yang diharapkan.

Baca juga: Biaya Persediaan (Inventory Costing): Pengertian, Metode dan Contohnya

Dimana Fungsi Bisnis yang Membutuhkan Demand Planning?

Fungsi demand planning membutuhkan masukan dari dan koordinasi antara beberapa departemen, termasuk penjualan dan pemasaran, pembelian, rantai pasokan, operasi, produksi, dan keuangan.

Selain itu, eksekutif yang bertanggung jawab atas manajemen portofolio produk dan strategi bisnis secara keseluruhan memainkan peran penting dengan mempertimbangkan waktu tunggu untuk komponen dan waktu produksi.

Karena demand planning menyentuh begitu banyak fungsi bisnis, lokasi karyawan yang menangani tanggung jawab ini dapat bervariasi: Bisa jadi merupakan kelompok independen atau diintegrasikan ke dalam salah satu departemen yang tercantum di atas, serta departemen pengadaan atau operasi.

Beberapa orang percaya bahwa demand planning, terutama komponen demand forecasting, akan lebih berhasil jika dikaitkan dengan penjualan dan pemasaran.

7 Langkah Utama untuk Demand Planning yang Sukses

Demand planning merupakan proses multi-langkah, dan dapat menjadi rumit seiring dengan bertambahnya ukuran dan cakupan perusahaan atau upaya peramalannya.

Langkah-langkah utamanya meliputi:

1. Membentuk tim

Pastikan anggota tim demand planning lintas fungsi memiliki peran dan tanggung jawab yang jelas.

Misalnya, perwakilan dari kelompok pembelian dan rantai pasokan mungkin bertanggung jawab untuk memastikan bisnis memperoleh persediaan atau inventaris yang cukup, pada waktu yang tepat, untuk memenuhi perkiraan permintaan.

Tim keuangan sering kali bertanggung jawab untuk membuat perkiraan aktual.

Baca juga: Supply Curve (Kurva Penawaran): Pengertian dan Bedanya dengan Demand Curve

2. Tentukan dan kumpulkan data internal yang relevan

Berbagai karyawan yang terlibat dalam demand planning harus menyepakati data apa saja yang harus disertakan untuk membuat perkiraan yang akurat.

Data yang relevan akan berbeda-beda di setiap perusahaan, tetapi harus mencakup data penjualan berdasarkan saluran dan lokasi, tingkat kehabisan stok, perputaran inventaris, waktu tunggu, waktu produksi, inventaris usang, dan metrik inventaris utama lainnya.

Tanyakan kepada tim penjualan dan pemasaran Anda mengenai waktu perubahan harga, kampanye pemasaran, dan promosi yang dapat memengaruhi permintaan.

Kumpulkan informasi dari tim produk tentang peluncuran baru, penghentian produk, dan penawaran kompetitif, karena semua hal tersebut dapat memengaruhi akurasi perkiraan.

3. Tingkatkan perkiraan dengan data eksternal

Data eksternal adalah masukan penting lainnya untuk demand planning yang efektif.

Data ini dapat berupa metrik seputar kinerja dan jadwal pengiriman terbaru dari pemasok dan distributor atau kebiasaan pembelian terbaru dari pelanggan utama Anda.

Informasi eksternal lainnya termasuk kondisi ekonomi secara keseluruhan yang dapat memengaruhi penjualan dan pergeseran di pasar Anda atau untuk produk tertentu yang Anda jual.

4. Kembangkan perkiraan permintaan statistik

Secara kolaboratif tentukan jenis model forecasting yang paling masuk akal untuk bisnis Anda dan kemudian mulailah membuatnya.

Hal ini paling baik dilakukan dengan software yang memiliki fitur demand planning. Hindari menggunakan Excel atau alat lain yang membutuhkan lebih banyak pekerjaan manual dan dapat memakan waktu serta rentan terhadap kesalahan.

Selain perkiraan di seluruh perusahaan, Anda mungkin ingin membuat prediksi berdasarkan produk atau lini produk, atau untuk pelanggan atau wilayah tertentu.

Baca juga: Aggregate Demand: Definisi, Komponen, Faktor, dan Rumus Hitungnya

5. Analisis perkiraan permintaan

Tinjau, analisis ulang, dan sempurnakan perkiraan permintaan dengan semua pemangku kepentingan utama.

Tambahkan data terbaru untuk melihat apakah data tersebut memiliki dampak yang besar terhadap prediksi.

Pertanyakan informasi apa pun yang mungkin tidak benar dan mungkin hapus data outlier yang tidak mungkin terjadi yang dapat mendistorsi perkiraan secara keseluruhan untuk memahami dampaknya.

Ini juga merupakan saat yang tepat untuk memeriksa ulang apakah perkiraan permintaan sesuai dengan perkiraan keuangan perusahaan yang lebih luas.

6. Pertimbangkan perkiraan terhadap persediaan

Tentukan berapa banyak persediaan yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan yang diperkirakan (siklus persediaan), termasuk penyangga “persediaan pengaman”.

Identifikasi vendor yang diperlukan untuk memenuhi permintaan ini, dan hubungi mereka untuk memastikan bahwa mereka dapat mengirimkan produk atau layanan yang diperlukan sesuai jadwal yang Anda inginkan.

Pastikan vendor transportasi dapat menangani volume dan memenuhi jadwal Anda untuk memindahkan barang antar lokasi.

Baca juga: Mind Mapping: Pengertian, Manfaat, Jenis, Contoh, dan Cara Membuatnya

7. Mengukur hasil

Identifikasi key performance indicator (KPI) yang memungkinkan Anda mengukur efektivitas demand planning Anda dan menetapkan target untuk masing-masing.

Bisnis Anda dapat melacak akurasi perkiraan penjualan, perputaran inventaris, tingkat pemenuhan, waktu tunggu pemenuhan pesanan, atau harga pokok penjualan (HPP), misalnya.

Tinjau terus kinerja terhadap target-target ini dan lakukan penyesuaian yang diperlukan.

Baca juga: Sistem Persediaan Periodik: Pengertian, Contoh, Manfaat, dan Tantangannya

Keterampilan yang Diperlukan Oleh Seorang Demand Planners

Perencana permintaan atau demand planners harus memiliki kemampuan analisis yang sangat baik, dengan kompetensi dalam analisis dan pemodelan data statistik.

Selain keterampilan numerik mereka, demand planners yang paling sukses juga merupakan komunikator yang baik karena mereka perlu berinteraksi dengan banyak departemen yang berbeda.

Mereka juga cenderung menjadi inovator yang memperjuangkan kemajuan melalui otomatisasi, karena alat bantu seperti perangkat lunak demand planning dan perangkat lunak manajemen rantai pasokan dapat membantu perusahaan meningkatkan demand planning, yang pada akhirnya dapat menghemat biaya.

Demand planners harus terbiasa dengan sistem Enterprise Resource Planning (ERP), karena ini akan menjadi sumber data, dan pada akhirnya menjadi pengguna ahli perangkat lunak demand planning.

Baca juga: Mengenal Jenis Resesi dan Pemulihan Resesi dalam Sistem Ekonomi

Metode Demand Planning

Pada tingkat yang paling luas, ada dua filosofi yang telah diterapkan pada demand planning: push dan pull.

Metode push, yang populer di sebagian besar abad ke-20, mengasumsikan bahwa “jika kita membangunnya, mereka akan datang.”

Perusahaan mengambil pendekatan bahwa membangun produk inovatif akan menciptakan permintaan terhadap produk tersebut, sehingga mereka memproduksi produk, menyediakannya untuk pelanggan, dan menunggu penjualan datang.

Dalam praktiknya, keberhasilan strategi ini tidak selalu berjalan mulus. Terkadang permintaan melebihi pasokan dan rak-rak kosong, yang berarti bisnis kehilangan peluang penjualan.

Di lain waktu, inventaris tetap tidak terjual di rak atau di gudang, meningkatkan biaya dan merusak arus kas. Perusahaan jarang mencapai keseimbangan yang sempurna, bahkan dengan diskon dan penjualan.

Saat ini, sebagian besar proses demand planning menggunakan filosofi “pull”.

Hal ini dimulai dengan mengukur permintaan pelanggan dan menggunakan informasi tersebut untuk memandu semua perencanaan operasional lainnya.

Tantangan utama dari pendekatan pull adalah menghasilkan perkiraan permintaan pelanggan yang akurat.

Perkiraan yang tidak akurat menghasilkan masalah yang sama dengan metode “push”: peluang pendapatan yang terlewatkan dan biaya yang lebih tinggi.

Model umum untuk membuat perkiraan statistik dalam komponen peramalan permintaan dari demand planning adalah:

• Moving average demand: Metode ini mengasumsikan bahwa permintaan di masa depan akan menjadi rata-rata bergulir dari beberapa periode penjualan terakhir.
• Linear regression:  Metode ini mengambil tingkat permintaan sebelumnya dan memasukkannya ke dalam model statistik regresi kuadrat terkecil untuk memprediksi penjualan di masa mendatang. Model ini, terkadang disebut “garis kecocokan terbaik”, memplot kurva berdasarkan permintaan sebelumnya, dan memperluas kurva tersebut untuk memprediksi permintaan di masa mendatang.
• Tren musiman: Sesuai dengan namanya, metode tren musiman memprediksi permintaan di masa depan berdasarkan penjualan historis selama bulan atau musim tertentu. Metode ini paling tepat untuk perusahaan yang penjualannya sangat musiman.
• Perkiraan penjualan: Metode ini memperkirakan permintaan di masa depan berdasarkan peluang dan probabilitas penjualan yang diidentifikasi oleh perusahaan untuk periode mendatang.

Bisnis sering kali menggunakan software demand planning bersama dengan metode ini untuk mengotomatiskan aspek-aspek tertentu dalam pemodelan dan forecasting.

Software ini juga dapat membuat perkiraan permintaan yang lebih kuat dan akurat.

Jika Anda berniat melakukan demand planning, namun memiliki anggaran terbatas, Anda bisa menggunakan software akuntansi dengan framework kerja yang sederhana namun bisa membantu Anda melakukan demand planning.

Salah satu software akuntansi yang mudah digunakan dan memiliki fitur terlengkap adalah software akuntansi online Kledo, yang bisa Anda coba secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Valuasi Bisnis: Pengertian, Cara Hitung, dan Tips Meningkatkannya

Praktik Terbaik Demand Planning

Karena proses perencanaan permintaan bersifat kompleks, praktik terbaik umumnya berfokus pada peningkatan akurasi melalui kolaborasi. Beberapa praktik terbaik ini meliputi:

• Dapatkan dukungan dan akuntabilitas permintaan dari semua pemangku kepentingan dengan mengandalkan pemodelan statistik dan prakiraan kolaboratif yang menarik data dari berbagai departemen.
• Memiliki data persediaan yang akurat. Anda tidak dapat memiliki demand planning yang sukses tanpa manajemen inventaris yang efisien dan akurat.
• Sertakan informasi dari rantai pasokan, peristiwa cuaca dan bencana alam, pergeseran pasar, dan perilaku pembelian konsumen dalam prakiraan Anda, sebuah proses yang terkadang disebut sebagai “penginderaan permintaan.”
• Secara aktif membentuk permintaan dengan alat pemasaran, promosi, dan penetapan harga.

Praktik terbaik utama lainnya adalah melakukan uji tuntas saat memilih perangkat lunak demand planning. Software harus mengotomatiskan tugas-tugas seperti analisis statistik untuk peramalan, melacak KPI, dan menghitung tingkat stok yang optimal, sehingga tim Anda dapat fokus untuk menginterpretasikan hasil, berkolaborasi dengan kelompok lain, dan menyesuaikan rencana jika diperlukan.

Software Anda harus mudah digunakan, intuitif, dan terintegrasi dengan manajemen inventaris dan sistem ERP Anda.

Baca juga: Inventory Plan (Recana Persediaan): Proses dan Analisanya

Masa Depan Demand Planning

Kemajuan dalam software demand planning terus membantu perusahaan meningkatkan keakuratan perkiraan mereka.

Sebagai contoh, software dapat terhubung dan terintegrasi dengan data point-of-sale dan mungkin dapat menarik informasi dari pemasok dan distributor, sehingga memungkinkan perusahaan untuk memasukkan data waktu nyata ke dalam perencanaan dan analisis mereka.

Perangkat Internet of Things (IoT) juga dapat meningkatkan demand planning, dengan memungkinkan perusahaan menerima pembaruan terkini tentang status bahan baku dan inventaris.

Teknologi IoT juga dapat memantau penjualan saat terjadi, sehingga bisnis dapat dengan cepat mengisi kembali toko atau gudang yang menjual barang lebih cepat dari yang diharapkan.

Visibilitas ini dapat membantu organisasi yang menggunakan strategi tarik mengoptimalkan tingkat pasokan atau inventaris dan membatasi biaya dan sakit kepala yang muncul akibat terlalu banyak atau terlalu sedikit stok.

Selain itu, softwar demand planning semakin banyak menggunakan kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin untuk memproses data dalam jumlah besar serta mengidentifikasi tren dan pola yang mungkin tidak dapat diidentifikasi oleh manusia.

Perencana permintaan kemudian dapat menggunakan wawasan tersebut untuk membuat penyesuaian dengan cepat.