Email Penawaran Penjualan: Pengertian, Cara Membuatnya dan Contohnya

Melakukan closing penjualan adalah bagian penting dari pekerjaan sales mana pun, tetapi sales membutuhkan dokumen awal yang tepat dan proses pengenalan untuk melakukannya secara efektif salah satunya email penawaran penjualan.

Email penawaran penjualan dapat memperkenalkan bisnis Anda kepada pelanggan atau prospek baru dan memberikan referensi cepat tentang harga barang atau jasa Anda.

Penawaran penjualan dapat membantu membangun kepercayaan dan membantu bisnis Anda merencanakan kebutuhan produksi baru.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan email penawaran penjualan, menjelaskan mengapa penawaran penjualan penting untuk bisnis dan mendiskusikan cara membuat email penawaran penjualan serta contohnya.

Apa yang Dimaksud dengan Penawaran Penjualan?

Penawaran penjualan atau sales quote adalah dokumen yang mengidentifikasi biaya barang atau jasa bisnis.

Penawaran ini berfungsi sebagai perkiraan untuk pelanggan, yang dapat berubah sesuai dengan fluktuasi terkait kebutuhan proyek, kebutuhan pelanggan, atau biaya material dan produksi individu.

Seorang sales yang menghasilkan penawaran menyesuaikannya saat perubahan ini terjadi untuk memastikan harga yang paling akurat untuk produk dan layanan mereka.

Penawaran penjualan yang efektif juga dapat membantu membangun hubungan bisnis dan memungkinkan pelanggan atau prospek untuk memutuskan apakah mereka ingin bekerja sama atau membeli barang dari perusahaan itu.

Berikut adalah tiga kategori utama penawaran penjualan, beserta kegunaan dan manfaatnya:

Estimasi

Sales profesional menggunakan estimasi untuk harga variabel selama proses produksi.

Ini mungkin termasuk biaya tenaga kerja atau material atau perubahan musiman.

Misalnya, perusahaan konstruksi dapat memberikan perkiraan untuk membangun rumah, yang dapat berubah selama proses pembangunan rumah karena bahan menjadi lebih langka atau tenaga kerja terampil sangat dibutuhkan.

Perkiraan memungkinkan fleksibilitas maksimum sambil tetap menetapkan referensi biaya awal untuk pelanggan.

Baca juga: Siklus Audit: Pengertian, Manfaat, Jenis, Dokumen, dan Tahapannya

Rincian harga tetap

Perincian harga tetap adalah dokumen penetapan harga yang tepat. Mereka merinci biaya tenaga kerja, material, dan kebutuhan produksi yang biasanya tidak berubah sebelum atau selama proyek berlangsung.

Perincian harga tetap berguna untuk item standar seperti bahan produksi atau tenaga kerja per jam.

Misalnya, jika pelanggan membutuhkan 10.000 unit tepung, Anda dapat mengutip harga yang tepat karena pemasok secara konsisten memberi harga setiap kantong dengan sedikit atau tanpa perubahan.

Juga, jika pelanggan membutuhkan tenaga kerja per jam, Anda dapat mengutip angka yang tepat karena manajer menetapkan tenaga kerja per jam dengan tarif tetap.

RFQ

RFQ, atau requests for quotations, lebih spesifik. Ini adalah permintaan yang dikirim ke berbagai pemasok atau produsen untuk penawaran harga pada proyek.

Pelanggan membuat draf RFQ, dan bisnis mengirim respons RFQ dalam format spesifik yang ditentukan pelanggan dalam dokumen RFQ.

RFQ membantu pelanggan mempertimbangkan opsi dan harga terbaik dalam industri tertentu dengan menarik banyak sumber sekaligus.

Mengapa Penawaran Penjualan itu Penting?

Penawaran penjualan penting karena membantu menetapkan harga dasar untuk barang dan jasa.

Hal ini dapat membantu pelanggan meninjau anggaran dan kebutuhan proyek mereka untuk menentukan penawaran mana yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.

Penawaran penjualan juga memungkinkan bisnis yang memberikan penawaran untuk mempersiapkan pesanan yang masuk.

Mereka dapat memperoleh bahan dan tenaga kerja yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan mulai merencanakan detail produksi.

Berikut adalah beberapa manfaat dari penawaran penjualan yang efektif:

• Membangun hubungan pelanggan baru
• Memungkinkan waktu untuk perencanaan
• Mempersingkat siklus penjualan
• Meningkatkan efisiensi saluran penjualan
• Mengurangi kesalahan penetapan harga
• Meningkatkan kepercayaan antara bisnis dan pelanggannya
• Mengidentifikasi perubahan harga dengan cepat

Baca juga: Biaya Rata-Rata: Pengertian, Manfaat, Rumus, Kurva, dan Contoh Kasusnya

Cara Membuat Email Penawaran Penjualan yang Efektif

Membuat email penawaran penjualan biasanya hanya membutuhkan waktu beberapa menit ketika Anda memiliki informasi yang tepat.

Anda juga dapat membuat penawaran penjualan di atas kertas, menggunakan perangkat lunak khusus atau spreadsheet.

Berikut adalah beberapa langkah umum untuk membuat penawaran penjualan yang efektif:

1. Buat pengantar

Pengantar penawaran penjualan Anda membantu membangun dasar pemahaman antara Anda dan pelanggan Anda.

Di sini, Anda dapat memperkenalkan diri atau perusahaan Anda, merujuk pada interaksi sebelumnya yang pernah Anda lakukan dengan pelanggan dan menjelaskan mengapa bisnis Anda adalah pilihan terbaik untuk proyek tersebut.

Berikut ini contoh perkenalan penawaran penjualan:

Dengan senang hati saya bisa bekerja sama dengan Anda lagi, Tn. Harker. Interaksi kita sebelumnya sangat menyenangkan dan profesional, dan saya menantikan hal yang sama.

PT Goldstar Metals, adalah pilihan sempurna untuk kebutuhan metalurgi Anda.

Kami memiliki lebih dari 80 tahun pengalaman industri sebagai perusahaan dan masa kerja profesional gabungan selama 120 tahun antara saya dan pemimpin perusahaan lainnya.

2. Cantumkan informasi perusahaan

Setelah perkenalan, pertimbangkan untuk mencantumkan informasi kontak perusahaan Anda dan nama lengkap pelanggan.

Selain itu, cobalah untuk mencantumkan nama lengkap perwakilan yang dapat dihubungi pelanggan mengenai pertanyaan, komentar atau perubahan apa pun pada proyek yang terjadi.

Cantumkan item-item ini dalam cetakan tebal sehingga terlihat jelas dan dapat diakses oleh pelanggan.

Penting juga untuk meninjau informasi kontak Anda untuk memastikan keakuratannya.

Baca juga: Penyebab Bisnis Stagnan dan Cara Mengatasinya

3. Berikan harga dan kerangka waktu untuk setiap produk atau layanan

Bagian selanjutnya dari penawaran penjualan yang efektif merinci harga individual dan kerangka waktu untuk setiap produk atau layanan yang diminta.

Penting untuk memisahkan setiap item sehingga pelanggan Anda memahami total biaya proyek secara terperinci.

Pertimbangkan untuk menyertakan jumlah unit, biaya per unit, dan total untuk unit yang diminta pelanggan Anda.

Anda juga dapat menyertakan kerangka waktu untuk produksi atau akuisisi bahan untuk membantu pelanggan memahami perkiraan lama proyek.

Berikut ini contoh daftar harga dan kerangka waktu yang diperinci:

Televisi layar datar Full HD 75 inci dua unit dengan harga 25.000.000 per unit. Total biaya 50.000.000. Proses produksi satu minggu

4. Sertakan dokumentasi hukum

Jika Anda memproduksi barang atau menyediakan layanan yang memerlukan dokumentasi hukum, Anda dapat menyertakannya setelah bagian harga.

Pertimbangkan untuk melampirkan salinan dokumentasi hukum yang berlaku, seperti pengabaian atau perjanjian kerahasiaan, pada penawaran Anda untuk ditinjau.

Cobalah untuk secara akurat menggambarkan sifat dokumentasi, termasuk tujuannya dalam penawaran penjualan.

Penting juga bagi pelanggan untuk memiliki waktu untuk meninjau dokumen-dokumen tersebut atau mendiskusikannya dengan seorang profesional hukum jika perlu.

5. Jelaskan perkiraan biaya total

Di bagian bawah penawaran penjualan, Anda dapat menyertakan total untuk semua barang atau jasa Anda.

Penting untuk menyoroti bagian ini agar mudah dibaca sehingga pelanggan segera memahami total biaya.

Hal ini dapat membantu mereka membuat keputusan yang efisien dan terinformasi, serta memberikan perkiraan yang sederhana dan ringkas untuk persyaratan proyek.

Baca juga: Jenis Pendapatan dalam Akuntansi, Metode Pengakuan, dan Jurnalnya

6. Kirimkan penawaran harga kepada pelanggan Anda

Dengan dokumen yang lengkap dan akurat, Anda dapat memulai langkah selanjutnya dari proses penjualan, termasuk mengirimkan email penawaran penjualan Anda kepada pelanggan untuk ditinjau.

Pelanggan sering kali meneliti kemampuan perusahaan untuk memenuhi permintaan mereka dalam anggaran dan kerangka waktu yang diperlukan.

Jika pelanggan menerima penawaran Anda, mereka dapat menghubungi Anda dengan informasi yang tercantum pada penawaran penjualan dan memulai proses produksi.

Mungkin akan sangat membantu untuk menetapkan garis waktu pembayaran dalam penawaran penjualan awal Anda juga.

Misalnya, jika Anda mengharapkan pembayaran dalam waktu seminggu setelah faktur awal, Anda dapat mencantumkannya di bawah bagian harga.

Ini membantu memastikan bahwa pelanggan memahami jadwal keuangan Anda dan dapat memenuhi harapan Anda.

Contoh Menulis Email Penawaran Penjualan Kepada Pelanggan

Misalnya, organisasi Anda adalah perusahaan pengembangan perangkat lunak yang menciptakan solusi yang dipesan lebih dahulu untuk organisasi.

Seorang pemilik sekolah telah mengirimi Anda email yang meminta penawaran Anda untuk mengembangkan situs web.

Dia menyatakan dalam emailnya bahwa dia menginginkan situs web yang dapat dikunjungi orang untuk mendapatkan informasi tentang sekolahnya dan orang tua dapat menggunakan untuk menyelesaikan pendaftaran anak/anak mereka, memeriksa laporan/kinerja anak/anak mereka dan melakukan pembayaran.

Contoh Respons yang Buruk

Selamat siang (Nama),

Terima kasih atas minat Anda pada solusi kami di Bespoke Solutions Inc.

Silahkan lihat tab harga di website kami untuk mengetahui harganya

Salam

Respon yang lebih baik yang menunjukkan pemahaman akan kebutuhannya adalah:

Contoh Respon yang Baik

Selamat siang (Nama),

Terima kasih atas minat Anda pada solusi kami di Bespoke Solutions Inc.

Bespoke Solutions Inc. adalah perusahaan pengembangan perangkat lunak terkemuka dengan rekam jejak yang mengesankan menciptakan solusi responsif untuk mendukung tujuan organisasi.

Kami menawarkan berbagai solusi pengembangan situs web. Silakan temukan daftar harga komprehensif kami.

Pemahaman kami tentang kebutuhan Anda berdasarkan permintaan penawaran Anda adalah bahwa Anda memerlukan solusi manajemen sekolah yang komprehensif dengan fungsionalitas e-commerce plus dukungan front-end dan back-end untuk memungkinkan Anda mengelola seluruh keterlibatan klien dan proses dukungan secara online.

Harga kami untuk mengembangkan solusi tersebut meliputi:

• Basic web – (Harga dan deskripsi komponen)
• Basic web plus e-commerce- (Harga dan deskripsi komponen)
• Sistem manajemen sekolah – (Harga dan komponen)

Jangan ragu untuk menghubungi kami untuk informasi/klarifikasi tambahan.

Salam hangat

Annalie Smith

Bespoke Solutions Inc.

Baca juga: Apa Itu Email Marketing? Ini Penjelasan dan Tips Sukses Menggunakannya

Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Membuat Email Penawaran Penjualan

Pastikan semua preferensi dan permintaan diperhitungkan

Perhatikan kondisi dan preferensi layanan yang disebutkan dalam permintaan penawaran klien dan bagaimana permintaan tersebut dapat memengaruhi harga Anda.

Contoh beberapa preferensi yang harus diperhatikan antara lain:

Kendala waktu

Berapa waktu penyelesaian tipikal Anda pada pengiriman, instalasi atau eksekusi solusi Anda?

Apa prosedur operasi standar Anda ketika klien meminta kerangka waktu yang lebih singkat?

Hari libur / Akhir pekan

Apakah Anda bekerja pada akhir pekan dan hari libur? Apakah Anda mengenakan biaya tambahan untuk pengiriman/pekerjaan di akhir pekan dan hari libur?

Fitur tambahan

Seperti yang terlihat pada contoh di atas, jika produk/layanan Anda dapat disesuaikan atau fitur dapat ditambahkan, catat dengan jelas berbagai harga untuk setiap fitur.

Baca juga: Struktur Surat Penawaran Bisnis, Komponen, dan Contohnya

Buat tanggapan Anda spesifik untuk klien

Tahan godaan untuk mengambil jalan pintas dengan mengedit email lama atau menyalin-tempel konten untuk dikirim ke pelanggan.

Saat menulis email penawaran penjualan, personalisasikan konten untuk klien tertentu. Gunakan kesempatan untuk menunjukkan keahlian Anda di bidang Anda atau pemahaman tentang bisnis atau industri klien.

Pertimbangkan semua alternatif dan opsi yang dapat membantu pelanggan mencapai tujuan mereka seperti yang tercantum dalam permintaan penawaran mereka dan tunjukkan pengetahuan Anda dengan merekomendasikan solusi atau opsi yang tidak tercantum dalam permintaan awal.

Dengan mengambil pendekatan konsultatif ini dan menunjukkan pemahaman Anda tentang kebutuhan dan bisnis pelanggan, Anda membedakan diri Anda dari pesaing Anda.

Baca juga: 10+ Cara Membangun Prospek untuk Meningkatkan Penjualan

Kesimpulan

Bersikaplah profesional dan proaktif ketika menulis email penawaran penjualan kepada pelanggan.

Kemampuan Anda untuk menyajikan penawaran Anda dengan cara yang menunjukkan pemahaman Anda tentang kebutuhan pelanggan dan kompetensi organisasi Anda untuk memberikannya akan membedakan Anda dari pesaing terlepas dari harga aktual barang / jasa Anda relatif terhadap pesaing Anda karena pada akhirnya individu dan organisasi yang cerdas mencari kualitas dan nilai, bukan hanya harga rendah.

Untuk memudahkan Anda dalam membuat dan mencatat penawaran penjualan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo yang memiliki penawaran penjualan yang bisa Anda lihat caranya melalui tautan ini.

Dengan menggunakan Kledo, Anda tidak hanya akan mendapatkan solusi kemudahan akuntansi untuk bisnis, namun juga seluruh proses operasional seperti proses payroll dan HR. Hal ini karena Kledo telah terintegrasi sempurna dengan software payroll dan HR terbaik di Indonesia, Gajihub.

Jika tertarik, Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.