Faktor yang Memengaruhi Manajemen Produksi: Pembahasan Lengkap

Ada banyak faktor internal yang memengaruhi manajemen produksi yang dapat menyebabkan dampak negatif pada tim dan hasil produk. Mengetahui faktor yang dapat memengaruhi strategi produksi Anda, termasuk praktik terbaik untuk mencegah risiko dan melindungi keuntungan.

Artikel ini membahas lima faktor yang memengaruhi manajemen manajemen produksi secara mendalam dan tips mengelolanya dalam bisnis.

Jadi, baca terus artikel ini sampai selesai.

Apa Pentingnya Manajemen Produksi?

Singkatnya, manajemen produksi mencakup manajemen untuk memproduksi jumlah produk yang dijadwalkan untuk setiap lini, shift, hari, minggu, bulan, atau kuartal.

Karena menjaga pabrik tetap beroperasi membutuhkan koordinasi tim operasional lainnya, hal ini sering dianggap sebagai manajemen operasi juga.

Secara umum, operasi dapat mencakup beberapa pabrik yang dipimpin oleh manajer pabrik individu, sehingga mungkin ada beberapa pemimpin yang terlibat dalam manajemen produksi yang efektif.

Manajemen produksi yang efektif pada area-area di bawah ini dapat mengurangi risiko terhadap karyawan, peralatan, dan bisnis Anda karena kegagalan dalam pengiriman secara efektif dapat mengakibatkan hilangnya pelanggan.

Baca juga: 10 Cara Berbisnis Modal Kecil dan Contoh Bisnisnya

Faktor-Faktor yang Mempengaruh Manajemen Produksi dan Tips Mengelolanya

1. Produktivitas & retensi karyawan

Manajemen sumber daya manusia mungkin merupakan aspek yang paling penting dalam manajemen produksi. 77 persen produsen mengatakan bahwa mereka akan mengalami kesulitan untuk menarik dan mempertahankan pekerja setelah tahun 2021, menurut studi Deloitte & Manufacturing Institute.

Hal ini dapat merugikan ekonomi AS sebesar $1 triliun pada tahun 2030 saja. Dengan semakin sedikitnya profesional muda yang memilih karier di bidang manufaktur, menemukan dan mempertahankan karyawan menjadi semakin sulit.

Meskipun ada banyak posisi entry-level yang dapat dipekerjakan oleh produsen, mengelola keahlian dan kemampuan yang diperlukan untuk posisi staf dalam pengawasan dan manajemen adalah yang paling penting untuk kepemimpinan pabrik.

Tips terbaik untuk mengelola karyawan dalam produksi

Manajer produksi harus memahami kemampuan pekerja di garis depan dan mampu mengembangkan dan meningkatkan keterampilan karyawan ini untuk memastikan kesuksesan di masa depan.

Pekerja masa kini berharap untuk memiliki teknologi yang tersedia untuk melakukan pekerjaan mereka.

Karena sebagian besar karyawan baru memiliki ponsel dan tablet, melengkapi mereka dengan alat yang diperlukan untuk meningkatkan proses orientasi, merampingkan pekerjaan mereka, dan meningkatkan keselamatan akan meningkatkan kepuasan kerja.

• Keselamatan diharapkan oleh semua orang yang terlibat dalam produksi, jadi kelola prosedur keselamatan untuk memastikan bahwa karyawan mengikutinya. Hal ini tidak hanya akan membantu mencapai tujuan kepatuhan, tetapi karyawan akan mendapatkan perspektif bahwa perusahaan peduli dengan kesejahteraan mereka.
• Memungkinkan pekerja dengan repositori informasi terpusat seperti aoftware ERP. Software yang modern dan mudah digunakan akan memastikan tim dapat melakukan pekerjaan mereka secara efisien dan efektif serta mengurangi waktu henti.
• Jaga agar karyawan tetap terhubung dengan platform komunikasi instan, seperti Slack atau Microsoft Teams, untuk kolaborasi yang cepat. Platform seluler akan meningkatkan efisiensi proses dan akses ke informasi, membantu mereka tetap produktif di mana pun mereka berada.
• Berikan pelatihan berkelanjutan bagi pekerja untuk meningkatkan basis pengetahuan dan keahlian mereka.

Baca juga: Faktor Produksi Modal: Pengertian, Jenis, Karakteristik, dan Fungsinya

2. Pemeliharaan peralatan & aset

Manajemen aset peralatan dan sumber daya fisik lainnya merupakan faktor penting lain yang memengaruhi manajemen produksi yang efektif.

Bagi banyak produsen, ketika mesin tidak bekerja, produk tidak diproduksi. Umumnya diukur dengan indikator kinerja utama (KPI) “ketersediaan”, yang lebih dikenal dengan istilah “down time” atau “waktu henti”.

Waktu henti yang tidak direncanakan diperkirakan merugikan produsen industri sebesar $50 miliar setiap tahunnya. Dalam lingkungan manajemen produksi yang paling sukses, waktu henti yang tidak terduga harus dihindari dengan cara apa pun karena waktu henti berarti risiko tidak dapat memenuhi pesanan tepat waktu dan memengaruhi laba.

Waktu henti yang direncanakan tidak masalah jika dijadwalkan, seperti untuk pemeliharaan berkala, menyiapkan perubahan produk pada lini, atau sekadar waktu menganggur terjadwal.

Departemen pemeliharaan adalah tim yang sangat penting dalam Operasi, tetapi teknisi pemeliharaan sangat dibutuhkan, tetapi pasokannya terbatas. Kunci manajemen produksi yang efektif adalah kepemimpinan pabrik yang mengawasi “kesehatan” aset mereka untuk memaksimalkan waktu yang menghasilkan pendapatan.

Hal ini membutuhkan perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan yang tepat selain penempatan staf.

Tips terbaik untuk mengelola peralatan produksi

• Memelihara daftar peralatan di pabrik dengan jadwal pemeliharaan yang telah disepakati antara bagian produksi dan pemeliharaan.
• Sertakan aktivitas pemeliharaan dalam jadwal produksi untuk mencadangkan aktivitas pemeliharaan preventif yang kritis dan mengelola tugas-tugas tersebut dengan menggunakan perintah kerja.
• Pastikan semua peralatan memiliki informasi keselamatan & pemeliharaan yang diperlukan dan sediakan informasi tersebut untuk semua pekerja.
• Klasifikasikan aktivitas Anda berdasarkan pabrik, lini, mesin, atau apa pun yang memberikan informasi historis yang berharga untuk mengelola manajemen produksi aset Anda dengan lebih baik.

Baca juga: Tahapan Siklus Produksi, Pengertian, Manfaat, dan Tantangannya

3. Perencanaan dan penjadwalan produksi

Perencanaan dan penjadwalan produk mana yang akan diproduksi dalam periode waktu tertentu merupakan fungsi dari jumlah dan tanggal pengiriman yang disetujui oleh bagian penjualan.

Komitmen yang dibuat oleh bagian penjualan harus berasal dari pengetahuan tentang kapasitas yang tersedia di lantai produksi.

Manajemen produksi yang efektif memastikan bahwa Sales memiliki visibilitas terhadap sumber daya dan kapasitas pabrik yang belum berkomitmen, yang sering dilaporkan sebagai “Available to Promise” (ATP). “Capable to Promise” (CTP) adalah istilah terkait yang mempertimbangkan sumber daya tambahan yang mungkin masuk di masa depan dengan kapasitas lantai pabrik yang “mampu” dijanjikan kepada pelanggan.

Umumnya, CTP membutuhkan komunikasi dan kolaborasi antara manajemen penjualan dan produksi.

Perencanaan untuk lantai produksi biasanya dilakukan pada tingkat yang lebih tinggi dengan pandangan yang lebih luas tentang kapasitas pabrik dan permintaan pelanggan, tetapi jadwal sehari-hari umumnya dikelola oleh tim produksi.

Pengetahuan mereka tentang pengoperasian peralatan dan keahlian para pekerja garis depan memungkinkan mereka untuk menjadwalkan proses produksi individu dengan lebih baik di lini produksi yang dipilih.

Namun karena hal yang paling dapat diprediksi dalam produksi adalah perubahan, setiap orang harus selalu memperbarui data mereka dan memasukkannya ke dalam sistem ERP atau software akuntansi manufaktur agar dapat dilihat oleh semua orang.

Tanpa adanya waktu henti yang tidak direncanakan, manajemen produksi yang efektif hanyalah menjalankan jadwal dengan sumber daya yang tersedia dan menyulap elemen-elemen tersebut saat mereka berubah.

Tips terbaik untuk perencanaan dan penjadwalan produksi

• Buatlah rencana dan jadwal produksi yang dapat dilihat oleh semua pemangku kepentingan, terutama manajemen produksi.
• Pastikan bahwa pabrik memiliki staf untuk memenuhi permintaan yang dijadwalkan dan bahwa peralatan yang akan digunakan dapat beroperasi.
• Pertahankan jadwal produksi terbaru untuk memberikan pandangan yang jelas kepada semua orang tentang apa yang dijadwalkan dan apa yang tersedia. Ketika ada pertanyaan atau perubahan, komunikasi antara pihak-pihak yang berkepentingan harus cepat dan produktif.

Baca juga: Contoh Biaya Produksi, Rumus, dan Cara Hitungnya

4. Kontrol kualitas & kepatuhan

Tidak peduli seberapa banyak atau seberapa cepat Anda memproduksi produk, jika kualitas produk tidak memenuhi harapan pelanggan, hal ini dapat berdampak kritis pada organisasi dan keuntungan, sehingga mempengaruhi tim manajemen produksi di garis depan.

Kriteria kualitas disepakati pada tingkat yang sangat terperinci untuk sebagian besar produk. Kriteria kualitas bahkan lebih tinggi dan lebih tepat di industri seperti otomotif, kedirgantaraan, dan perangkat medis atau organisasi bersertifikasi ISO terkait.

Kepatuhan terhadap kualitas tidak hanya mencakup pengiriman produk dengan karakteristik dan fitur fungsional yang telah disepakati, tetapi juga spesifikasi dimensi dan spesifikasi lainnya harus dibuktikan melalui inspeksi dan dokumentasi.

Meskipun pengukuran rutin dapat dilakukan pada titik produksi, prosedur kualitas yang ketat harus diikuti oleh semua orang di sepanjang rantai dan pekerjaan serta pengukuran mereka harus didokumentasikan jika ada audit oleh pelanggan atau regulator industri.

Kepatuhan terhadap peraturan dalam industri seperti manufaktur perangkat medis bahkan lebih jauh lagi ke dalam proses dan peralatan yang digunakan, sehingga kebijakan dan pemeriksaan harus dipasang untuk memastikan semua orang mengikuti praktik yang telah disepakati.

Tips terbaik untuk mengelola kualitas dalam produksi

• Pertahankan spesifikasi dan prosedur produk yang diuraikan dalam rencana kontrol sehingga semua orang yang terlibat dalam produksi memahami pekerjaan mereka dan bagaimana melakukan pekerjaan mereka sesuai dengan rencana.
• Mengotomatiskan tugas-tugas manual untuk menghilangkan kesalahan manusia, meningkatkan akurasi dan visibilitas. Ini termasuk mendokumentasikan semua inspeksi secara digital terhadap spesifikasi yang diperlukan untuk menghilangkan kesalahan manusia.
• Simpan dokumentasi dalam sistem untuk memastikan bahwa tim manajemen produksi Anda patuh dan selalu siap untuk audit.
• Kemudahan untuk aksesbilitas adalah persyaratan utama bagi produsen untuk mendapatkan kontrol yang lebih besar atas kualitas produk dan proses.

Baca juga: Komponen dan Elemen Biaya Produksi

5. Peningkatan berkelanjutan – Pendekatan produksi yang agile

Continuous improvement (CI), atau lean manufacturing seperti yang biasa dikenal, adalah pendekatan manajemen produksi dan praktik terbaik yang berfokus pada penghapusan berbagai jenis pemborosan dari proses produksi sambil berfokus pada peningkatan nilai yang akan dirasakan pelanggan dari produk yang mereka beli dari Anda.

Ada banyak teknik peningkatan berkelanjutan yang mapan yang membantu organisasi manajemen produksi menciptakan budaya yang menghargai keinginan pekerja untuk terus meningkatkan diri sembari mengelola proyek untuk mengimplementasikan ide-ide peningkatan.

Tips terbaik untuk peningkatan berkesinambungan dalam manajemen produksi

Kelola dan komunikasikan ide, tujuan, dan kemajuan dari karyawan dan profesional CI serta buat tujuan dan kemajuan mereka terlihat oleh seluruh tim, bukan hanya manajemen produksi.

Karyawan (dan tim) akan mendukung apa yang mereka bantu ciptakan. Pekerja saat ini lebih fokus untuk meningkatkan produktivitas mereka daripada sebelumnya.

Mengetahui apa arti “lebih baik” dan mencapainya akan membantu setiap karyawan merasa lebih menjadi bagian dari kesuksesan perusahaan dan meningkatkan retensi.

Baca juga: Kapasitas Produksi: Perencanaan dan Cara Mengukurnya

Kesimpulan

Itulah beberapa faktor yang memengaruhi manajemen produksi dan beberapa tips yang bisa Anda terapkan untuk proses produksi yang lebih baik.

Untuk memudahkan Anda dalam mengelola manajemen produksi dan keuangan lebih baik, gunakanlah alat modern seperti software akuntansi Kledo yang memilliki fitur terlengkap dengan harga terjangkau.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 60 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis.

Jika tertarik, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.