Faktur adalah dokumen yang mencantumkan layanan dan produk yang disediakan vendor kepada pembeli yang bermaksud menetapkan kewajiban bagi pembeli untuk membayar produk dan layanan yang diberikan.
Faktur adalah konsep penting terutama untuk bisnis yang sedang berkembang, karena faktur bertindak sebagai dokumen bisnis terpenting yang membantu perusahaan mendapatkan bayaran untuk layanan mereka.
Faktur sangat penting bagi bisnis dan klien. Usaha kecil menggunakan faktur untuk memfasilitasi pembayaran sebagian dan pembayaran awal juga dengan memberi tahu klien tentang jumlah yang harus dibayar untuk layanan tertentu yang disediakan. Untuk klien, faktur digunakan untuk mencatat dan mengatur pengeluaran dengan rincian terperinci.
Faktur dapat digambarkan sebagai tulang punggung untuk perusahaan baru. Faktur memberi tahu klien tentang tagihan mereka, tanggal jatuh tempo pembayaran, total biaya, dan layanan tertentu yang menjamin tagihan hingga ke detail terkecil.
Topik yang dibahas dan pertanyaan yang dijawab di bawah, sebagian besar akan mencakup semua yang perlu Anda ketahui tentang faktur.
Faktur Adalah:
Faktur adalah dokumen yang merinci transaksi antara bisnis dan pelanggannya. Ini mengutip spesifik pembelian serta tanggal transaksi, metode pembayaran, dan diskon apa pun.
Faktur berbeda dari pesanan pembelian dan perkiraan karena ia melacak penjualan aktual, bukan hanya mencantumkan harga layanan.
Faktur digunakan sebagai catatan dasar untuk akuntansi dalam bisnis. Saat Anda membuat faktur, ini bisa sangat berguna untuk mencatat semua transaksi yang dilakukan perusahaan bisnis dengan klien.
Banyak profesional menggunakan tagihan karena berbagai alasan, di antaranya:
- Untuk melacak penjualan
- Untuk mencatat pendapatan bisnis
- Untuk melacak inventaris produk
- Untuk meminta pembayaran tepat waktu
- Untuk memprediksi potensi penjualan menggunakan data historis
Faktur dianggap sebagai pilar akun dan proses penjualan untuk semua bisnis. Namun, banyak profesional bertanya-tanya bagaimana cara kerja faktur?
Nah, itu adalah catatan bahwa perusahaan telah menyediakan barang atau jasa kepada klien. Faktur yang dibuat dengan proses dan format yang tepat dianggap sebagai dokumen hukum.
Memiliki faktur penting bagi perusahaan untuk menyimpan jejak pembayaran dan penjualan, tingkat stok, dan neraca. Mereka juga dapat menggunakan faktur jika pembayaran terlambat dan melakukan tindak lanjut dengan pendekatan yang paling formal.
Baca juga: Format Invoice yang Sering Digunakan dalam Bisnis
Fungsi Faktur
Faktur adalah cara yang baik bagi vendor, usaha kecil, dan pekerja lepas untuk menagih klien atas layanan yang diberikan. Di bawah ini, kami telah menyoroti alasan terpenting mengapa Anda memerlukan faktur:
Pencatatan
Pencatatan adalah salah satu penggunaan dasar faktur. Faktur dapat digunakan untuk melacak tanggal pengiriman barang yang dijual, jumlah yang dibayarkan, dan jika ada hutang yang belum dibayar.
Dalam akun pembukuan, faktur memainkan peran penting dalam melacak penjualan dan pendapatan.
Tujuan Pajak
Sangat penting untuk memelihara dan menyimpan semua faktur penjualan untuk tujuan pajak. Kami menyarankan agar perusahaan menyimpan ringkasan aktif dari semua neraca dan arus kas, yang dibantu oleh faktur.
Faktur membantu perusahaan ketika tiba waktunya untuk mengajukan pajak memastikan jumlah pembayaran yang benar diterima dan menghilangkan kemungkinan kesalahan.
Tujuan Hukum
Faktur dapat menjadi tindakan perlindungan terhadap tuntutan hukum perdata dan penipuan penipuan. Faktur membuktikan bahwa barang atau jasa tertentu dikirimkan pada waktu tertentu.
Tanda tangan pelanggan pada faktur dapat berguna, jika terjadi ketidaksepakatan antara vendor dan klien. Faktur membuktikan penjualan terjadi dan memberikan rincian spesifik mengenai harga dan pengiriman.
Tujuan Pemasaran
Pemilik yang menggunakan faktur dapat memanfaatkan data penjualan untuk menargetkan basis pelanggan perusahaan. Contoh yang baik adalah ketika bisnis menyertakan data seperti produk yang terjual, tanggal penjualan, dan harga barang yang dijual.
Perusahaan pemasaran mengumpulkan informasi ini untuk mengidentifikasi periode pembelian puncak, tren pendapatan, dan produk populer. Hal ini berguna untuk membuat strategi pemasaran bisnis.
Selain itu, faktur adalah cara yang bagus untuk kesadaran merek. Dengan mendesainnya dalam warna merek Anda dengan logo dan moto Anda, Anda dapat mengatur citra merek.
Baca juga: 9 Tahap dalam Membuat Invoice Sederhana
Cara Membuat Faktur
Faktur standar terlihat sederhana, mudah dibaca, dan mudah dipahami sambil memberikan detail spesifik tentang layanan yang diberikan dan jumlah yang harus dibayar oleh klien. Faktur standar harus mencakup hal-hal berikut:
- Detail kontak bisnis
- Nomor faktur
- Jumlah terutang
- Daftar terperinci layanan atau produk yang dikirimkan
- Informasi kontak klien
- Metode pembayaran dan tenggat waktu
- Apa cara terbaik untuk menyiapkan faktur?
Ada banyak cara Anda dapat menyiapkan faktur. Tetapi ada 4 cara paling umum yang dapat dilakukan oleh penyedia layanan atau pemilik perusahaan untuk membuat faktur profesional dengan mudah:
1. Menggunakan Template
Anda dapat memiliki alat online, software, atau platform manual seperti Microsoft Word atau Excel, Google Documents, atau Spreadsheet, atau PDF. Platform ini menyediakan faktur profesional yang cepat disesuaikan dan mudah diisi.
Akan ada banyak pilihan template untuk dipilih. Template biasanya dirancang dengan mempertimbangkan pola branding umum sehingga sebagian besar bisnis dapat dengan mudah berhubungan dengan template tersebut.
Ini juga memungkinkan bisnis dari industri apa pun untuk membuat perubahan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pola merek mereka. Platform dan templat semacam itu juga dapat mengirim faktur melalui email atau mencetaknya dan mengirim salinan fisik ke klien mereka.
2. Menggunakan Software Akuntansi
Ada banyak platform akuntansi yang tersedia di pasar yang memungkinkan Anda membuat faktur dan mengirim faktur bermerek Anda sendiri secara online.
Beberapa akan membiarkan Anda mengirim pengingat untuk pembayaran yang terlambat dan memberi tahu Anda begitu klien menerima faktur.
Selain itu, software akuntansi semacam itu juga memungkinkan Anda untuk mengelola kebutuhan akun reguler Anda dan juga memungkinkan klien untuk melakukan pembayaran melalui kartu kredit, internet banking, dan metode pembayaran lainnya sehingga Anda dapat menerima pembayaran tanpa kesulitan.
Kledo merupakan software akuntansi yang bisa Anda jadikan sebagai pilihan untuk membuat faktur lebih mudah dan cepat. Tak hanya itu, Kledo juga menyediakan 50 template faktur yang bisa Anda pilih sesuai karakteristik bisnis Anda.
3. Isi Faktur Kertas
Jika Anda ingin memiliki faktur yang benar-benar disesuaikan dan dicetak dengan tangan dan ingin menjauh dari komputer, Anda dapat mengisi formulir faktur fisik berbasis kertas.
Anda dapat memiliki bantalan faktur siap pakai yang dapat Anda temukan dengan mudah di sebagian besar pemasok kantor besar atau Anda dapat menemukannya secara online. Mengirim faktur berbasis kertas terkadang dapat menunda pembayaran dari klien.
4. Faktur Online
Alat faktur online memudahkan bisnis untuk membuat dan mengirim faktur elektronik. Perangkat lunak online berbasis cloud tersebut tersedia setiap saat bagi pengguna dengan koneksi internet, smartphone, komputer, atau tablet.
Ketika Anda mulai menggunakan perangkat lunak penagihan atau pembuat faktur yang baik, ia menyediakan templat profesional yang luar biasa yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Selain itu, pembuat faktur juga memenuhi permintaan Anda untuk persyaratan hukum dan tujuan pajak.
Anda akan dapat memasukkan semua detail penting seperti daftar isi, nomor registrasi perusahaan, informasi bisnis, pesanan pembelian, syarat pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan pajak penjualan, dan membantu Anda mengatur pengingat untuk faktur elektronik yang telah Anda kirim dan faktur jatuh tempo.
Penagihan online adalah metode yang paling cocok dan disukai untuk menyimpan semua info faktur di cloud. Ini memiliki pengaturan faktur yang membantu perusahaan mengatur pengingat melalui opsi pengaturan faktur dan membantu Anda menerima pembayaran sesuai persyaratan melalui kartu kredit atau kas dengan cepat.
Banyak perusahaan telah mulai menggunakan alat penagihan online untuk perusahaan mereka karena menghemat banyak waktu dan tenaga yang mereka ambil dalam membuat faktur dari awal. Alat-alat ini sangat nyaman dan membantu bagi banyak profesional untuk memelihara semua akun yang dibutuhkan dari satu platform.
Baca juga: Invoice Online: Pengertian, Manfaat, Elemen, dan Cara Membuatnya
Jenis Template Faktur
Jika Anda menjalankan bisnis kecil dan ingin menagih pembayaran secara teratur, Anda mungkin tidak ingin menghabiskan banyak uang untuk perangkat lunak penagihan yang mahal.
Dalam situasi itu, ada beberapa templat cepat yang dapat Anda miliki secara gratis. Dengan menggunakan templat seperti itu, Anda dapat dengan cepat membuat faktur profesional yang membantu Anda mendapatkan pembayaran dengan cepat.
Berikut adalah format paling sederhana dan paling efektif yang dapat Anda terapkan untuk menyajikan faktur Anda.
Templat Microsoft Excel
Microsoft Excel (Versi 2007 atau yang lebih baru) memiliki templat faktur dasar gratis yang cukup untuk perusahaan kecil. Dengan templat faktur Excel Anda dapat memiliki perhitungan sederhana untuk total dan subtotal bersama dengan pajak.
Ini sangat ideal untuk menyelesaikan persamaan kompleks dan membuat faktur yang terlihat profesional yang akan membantu Anda menerima pembayaran secara instan. Anda dapat memilih template yang sesuai dari galeri template alat yang mudah diunduh, diedit, dan dikirim.
Templat Microsoft Word
Jika Anda tidak nyaman dengan Excel Sheets, Anda juga dapat membuat faktur menggunakan MS Word (Versi 2007 atau yang lebih baru). Ini menyediakan templat faktur eksklusif yang mudah diisi dan disesuaikan.
Anda hanya perlu mengunduh templat faktur pilihan Anda dan menambahkan informasi spesifik bisnis yang diperlukan seperti deskripsi produk atau layanan, harga, jumlah total, tanggal jatuh tempo, pajak penjualan, dan syarat pembayaran.
Pada dasarnya, Anda dapat memberikan sentuhan profesional dalam gaya unik Anda dengan template siap pakai dan mendapatkan bayaran secepat mungkin.
Template yang dibuat menggunakan kata juga memungkinkan Anda untuk melampirkan tautan untuk pembayaran dan membantu Anda mendapatkan pembayaran tanpa banyak kesulitan dan mendapatkan tanda terima pembayaran.
Google Dokumen dan Google Spreadsheet
Template Google Docs dan Google Sheets bekerja mirip dengan MS Word dan Excel bekerja. Satu-satunya perbedaan adalah Google Dokumen dan Spreadsheet berfungsi online dan menyimpan informasi secara otomatis di cloud sedangkan detail yang ditambahkan di .docs dan .xls berfungsi offline dan menyimpan informasi di komputer.
Fitur ini membuat Google Documents dan Spreadsheet lebih nyaman bagi pemilik bisnis yang bepergian dari satu tempat ke tempat lain. Mereka dapat mengakses faktur mereka dari mana saja dan membuat perubahan kapan saja dan mengirimkannya ke klien.
Templat Online
Saat ini, telah tersedia berbagai macam templat faktur yang bisa Anda peroleh secara gratis di internet. Dengan menggunakan templat online ini, Anda tak mendesain templat faktur lagi dan tinggal langsung menggunakannya saja.
Kledo merupakan software akuntansi yang menyediakan 50 templat faktur gratis yang bisa Anda pilih sesuai karakteristik bisnis Anda. Menjadi software dengan pilihan templat terbanyak di Indonesia.
Penasaran seperti apa templat faktur di Kledo? Yuk temukan selengkapanya di dengan mengunjungi link ini.
Baca juga: Template Invoice: Format, Cara Isi, dan Contoh yang Bisa Anda Download
Kesimpulan
Faktur adalah dokumen bisnis yang sangat penting baik bagi penjual maupun pembeli. Faktur ini memiliki beragam fungsi mulai dari dasar pencatatan, bukti hukum, pajak, dan juga pemasaran.
Faktur bisa dibuat dengan beragam cara. Namun, cara yang paling mudah dan cepat yaitu dengan menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang menyediakan fitur pembuatan faktur secara otomatis.
Kledo menyediakan 50 pilihan templat faktur yang bisa Anda pilih sesuai dengan karakter bisnis Anda. Tak hanya itu, dengan Kledo, Anda bisa mengirim faktur secara otomatis dan memastikan bahwa faktur dikirim tepat waktu.
Yuk tinggalkan cara lama dan beralih menggunakan Kledo sekarang juga! Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.
- Debt to Equity Ratio (DER): Rumus, Kalkulator DER dan Contoh Perhitungannya - 14 Maret 2025
- Cara Kelola Keuangan Bisnis dengan Corporate Card, Lebih Efisien! - 9 Desember 2024
- Contoh Laporan Neraca dan Download Template Gratisnya - 14 November 2024