Faktur Adalah: Cara Buat dan Template Gratis untuk Anda

Dalam dunia bisnis, terutama bagi usaha yang sedang berkembang, faktur atau invoice memegang peran yang sangat penting.

Dokumen ini berisi rincian produk atau layanan yang telah diberikan oleh vendor kepada pembeli, sekaligus menjadi dasar penagihan atas kewajiban pembayaran yang harus dipenuhi.

Selain berfungsi sebagai alat pencatatan, dokumen ini juga membantu perusahaan memastikan bahwa setiap layanan yang diberikan mendapatkan kompensasi yang layak.

Maka tak heran jika banyak pelaku usaha menjadikannya sebagai bagian penting dalam proses operasional harian mereka.

Bagi pemilik usaha kecil, kehadirannya sangat membantu dalam mengatur pembayaran, baik yang bersifat sebagian maupun pembayaran awal.

Di sisi lain, pelanggan pun terbantu karena informasi tagihan yang diberikan cukup lengkap, mulai dari jumlah yang harus dibayar, rincian layanan, hingga tenggat waktu pembayaran.

Tak berlebihan rasanya jika menyebut dokumen ini sebagai tulang punggung bagi perusahaan baru. Ia menjadi pengingat yang sah bagi kedua belah pihak, sekaligus bukti transparansi dalam setiap transaksi.

Pada artikel ini, Anda akan menemukan penjelasan menyeluruh tentang segala hal yang berkaitan dengan dokumen penagihan ini mulai dari fungsi, jenis-jenisnya, hingga cara membuatnya agar bisnis Anda tetap berjalan lancar.

Pengertian Faktur Adalah:

Faktur atau invoice adalah dokumen penting yang merinci transaksi antara suatu bisnis dan pelanggannya.

Di dalamnya, biasanya tercantum informasi spesifik seperti jenis pembelian, tanggal transaksi, metode pembayaran yang digunakan, serta adanya potongan harga jika ada.

Berbeda dengan pesanan pembelian (purchase order) atau penawaran harga (quotation), invoice mencatat penjualan yang benar-benar telah terjadi, bukan sekadar perkiraan atau niat untuk membeli.

Oleh karena itu, faktur menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari proses pencatatan keuangan perusahaan.

Baca juga: Format Invoice yang Sering Digunakan dalam Bisnis

Fungsi Faktur

Bagi vendor, pelaku usaha kecil, maupun pekerja lepas, faktur merupakan alat penting untuk menagih pembayaran atas jasa atau produk yang telah diberikan.

Lebih dari sekadar bukti transaksi, dokumen ini juga memiliki beragam fungsi strategis dalam manajemen bisnis.

Berikut ini beberapa alasan utama mengapa faktur sangat diperlukan:

Pencatatan

Invoice berfungsi sebagai dokumen pencatatan yang esensial.

Melalui invoice, Anda bisa melacak berbagai detail transaksi, seperti tanggal pengiriman barang, jumlah pembayaran yang diterima, dan saldo yang masih belum dilunasi.

Dalam pembukuan keuangan, faktur menjadi referensi utama untuk mencatat penjualan dan pendapatan, serta memastikan semua arus kas terdokumentasi secara sistematis.

Tujuan Pajak

Faktur juga berperan penting dalam urusan perpajakan.

Dengan menyimpan semua dokumen penjualan secara rapi, perusahaan dapat lebih mudah menyusun laporan keuangan dan mempersiapkan pelaporan pajak.

Faktur membantu memastikan bahwa nilai pajak yang dilaporkan sesuai dengan transaksi aktual, sekaligus mengurangi potensi kesalahan atau ketidaksesuaian data.

Tujuan Hukum

Secara hukum, faktur dapat dijadikan bukti sah dalam kasus perselisihan antara penjual dan pembeli.

Informasi dalam faktur seperti jenis barang atau layanan, harga, dan tanggal transaksi dapat menjadi rujukan saat terjadi ketidaksepakatan.

Jika faktur disertai dengan tanda tangan penerima, dokumen ini memiliki kekuatan lebih untuk membuktikan bahwa barang atau jasa memang telah diberikan.

Tujuan Pemasaran

Data yang tercantum dalam faktur juga bisa dimanfaatkan untuk menyusun strategi pemasaran.

Informasi seperti produk terlaris, waktu-waktu transaksi tertinggi, dan harga jual dapat memberikan wawasan mendalam tentang perilaku konsumen.

Dengan menganalisis data dari faktur, tim pemasaran dapat merancang promosi yang lebih tepat sasaran dan efektif.

Tak hanya itu, faktur juga bisa berperan dalam membangun identitas merek.

Dengan mendesain faktur menggunakan elemen visual seperti logo, warna khas perusahaan, dan slogan, Anda turut memperkuat citra profesional dan kredibilitas bisnis di mata pelanggan.

Baca juga: 9 Tahap dalam Membuat Invoice Sederhana

Komponen Faktur yang Perlu Anda Ketahui

Sebuah invoice yang baik bukan hanya sekadar lembar penagihan biasa.

Invoice harus memuat informasi yang lengkap, jelas, dan terstruktur agar bisa digunakan secara efektif, baik untuk keperluan pencatatan, pembayaran, hingga pelaporan keuangan.

Berikut ini adalah komponen-komponen penting yang biasanya terdapat dalam sebuah invoice profesional:

1. Informasi Penjual

Bagian ini mencakup nama perusahaan atau individu yang mengeluarkan invoice, lengkap dengan alamat, nomor telepon, dan email.

Jika bisnis Anda sudah memiliki NPWP atau identitas usaha lainnya, sebaiknya cantumkan juga untuk memperkuat legalitas.

2. Informasi Pembeli

Sama pentingnya, invoice juga harus mencantumkan identitas lengkap pelanggan atau pihak yang menerima produk atau layanan, termasuk alamat dan kontak yang dapat dihubungi.

3. Nomor dan Tanggal Invoice

Nomor invoice bersifat unik dan berfungsi sebagai identifikasi dokumen.

Biasanya disusun secara berurutan untuk memudahkan pelacakan.

Tanggal penerbitan invoice juga penting untuk mencatat kapan transaksi terjadi dan batas waktu pembayaran.

4. Rincian Produk atau Layanan

Bagian ini menjelaskan barang atau jasa yang dijual, termasuk:

• Nama barang/jasa
• Jumlah unit
• Harga per unit
• Total harga

Informasi ini harus ditampilkan secara rinci dan mudah dibaca, agar tidak menimbulkan kebingungan.

5. Subtotal dan Pajak

Setelah menjumlahkan total harga dari semua item, cantumkan subtotal.

Bila ada pajak seperti PPN, tambahkan pula nominal dan persentasenya agar pembeli mengetahui total kewajiban pembayaran secara transparan.

6. Total yang Harus Dibayar

Ini adalah total keseluruhan setelah ditambahkan pajak dan dikurangi diskon (jika ada).

Bagian ini biasanya diberi penekanan khusus agar mudah terlihat.

7. Metode dan Batas Waktu Pembayaran

Sertakan informasi tentang metode pembayaran yang dapat digunakan, seperti transfer bank, pembayaran digital, atau tunai.

Jangan lupa juga mencantumkan jatuh tempo pembayaran (due date) agar pembeli tahu kapan pembayaran harus diselesaikan.

8. Catatan Tambahan (Opsional)

Di bagian ini, Anda bisa menuliskan informasi tambahan seperti ucapan terima kasih, instruksi khusus, atau penjelasan lainnya yang perlu diketahui oleh penerima invoice.

Baca juga: Jangan Sampai Salah, Ini Bedanya Faktur dengan Kwitansi

Jenis-Jenis Invoice yang Perlu Anda Ketahui

Dalam dunia akuntansi dan bisnis, invoice atau tagihan bukanlah satu dokumen tunggal dengan fungsi seragam.

Ada berbagai jenis invoice yang digunakan berdasarkan situasi, jenis transaksi, dan tujuan bisnis tertentu.

Memahami perbedaannya akan membantu Anda mengelola proses keuangan dan administrasi dengan lebih rapi, akurat, dan profesional.

Berikut adalah jenis-jenis invoice yang umum digunakan dalam aktivitas bisnis:

1. Invoice Biasa

Ini adalah jenis invoice yang paling sering digunakan dalam transaksi umum.

Biasanya mencantumkan informasi dasar seperti nama pelanggan, detail barang atau jasa, jumlah, harga satuan, total tagihan, dan metode pembayaran.

Dokumen ini cocok digunakan dalam transaksi jual beli sehari-hari.

2. Proforma Invoice

Proforma invoice merupakan invoice sementara yang dikirim kepada pembeli sebelum barang atau jasa dikirimkan.

Dokumen ini bersifat estimasi dan bukan penagihan resmi.

Fungsinya adalah memberikan gambaran awal mengenai total biaya dan rincian transaksi.

3. Commercial Invoice

Digunakan dalam konteks ekspor dan impor, commercial invoice menyertakan informasi yang lebih lengkap seperti rincian pengiriman internasional, negara asal barang, jenis barang, dan total nilai transaksi.

Dokumen ini juga berfungsi untuk kebutuhan bea cukai.

4. Invoice Barang

Invoice ini digunakan secara spesifik untuk transaksi yang melibatkan produk fisik.

Biasanya berisi rincian nama barang, kuantitas, harga per unit, dan total harga.

Cocok digunakan untuk bisnis retail, grosir, dan perdagangan umum.

5. Invoice Jasa

Jenis invoice ini digunakan oleh penyedia jasa seperti konsultan, agensi kreatif, pengembang perangkat lunak, atau freelancer.

Isi invoice meliputi jenis layanan, durasi pengerjaan, tarif, dan jumlah yang harus dibayar oleh klien.

6. Invoice Pajak

Invoice pajak adalah dokumen resmi yang mencantumkan nilai pajak (seperti PPN) atas penjualan barang atau jasa.

Di Indonesia, jenis ini dikenal sebagai faktur pajak dan wajib digunakan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) dengan mengikuti ketentuan dari Direktorat Jenderal Pajak.

7. Invoice Penjualan

Invoice penjualan diterbitkan oleh pihak penjual sebagai dokumen penagihan atas barang atau jasa yang sudah diberikan kepada pelanggan.

Invoice ini juga digunakan untuk mencatat pendapatan perusahaan.

8. Invoice Pembelian

Berbanding terbalik dengan invoice penjualan, invoice pembelian diterima oleh pembeli sebagai bukti transaksi pembelian.

Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan pengeluaran dalam laporan keuangan.

9. Invoice Penagihan

Invoice penagihan adalah versi tindak lanjut dari invoice yang telah dikirimkan, biasanya digunakan ketika pembayaran sudah jatuh tempo atau mendekati tenggat waktu.

Fungsinya untuk mengingatkan pelanggan agar segera melakukan pembayaran.

Baca juga: Manajemen Faktur: Pengertian, Manfaat, Jenis dan Tipsnya

Cara Membuat Faktur

Invoice standar idealnya dirancang dengan tampilan yang sederhana, mudah dibaca, serta menyajikan informasi secara jelas dan lengkap.

Tujuannya adalah agar klien bisa memahami detail layanan atau produk yang diberikan, serta jumlah yang perlu dibayar, tanpa kebingungan.

Secara umum, sebuah invoice harus memuat elemen-elemen berikut:

• Informasi kontak bisnis (nama, alamat, email, nomor telepon)
• Nomor invoice yang unik
• Total jumlah yang harus dibayar
• Rincian lengkap barang atau jasa yang diberikan
• Informasi kontak klien
• Metode pembayaran dan tenggat waktu pembayaran

Ada beberapa cara praktis untuk menyusun invoice profesional.

Berikut empat metode paling umum yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan bisnis Anda:

1. Menggunakan Template Siap Pakai

Salah satu cara termudah adalah memanfaatkan template yang tersedia di berbagai platform seperti Microsoft Word, Excel, Google Docs, Google Sheets, atau bahkan dalam format PDF.

Template ini umumnya sudah dirancang agar mudah disesuaikan dan mengikuti format branding umum yang cocok untuk berbagai jenis bisnis.

Anda bisa menambahkan logo, menyesuaikan warna, dan mengedit bagian-bagian penting sesuai kebutuhan perusahaan Anda.

Setelah selesai, invoice bisa dikirim melalui email atau dicetak untuk dikirim secara fisik kepada klien.

2. Menggunakan Software Akuntansi

Bagi Anda yang ingin cara lebih praktis dan otomatis, menggunakan software akuntansi adalah pilihan yang tepat.

Ada banyak aplikasi akuntansi yang memungkinkan Anda membuat invoice secara digital, lengkap dengan fitur pengingat pembayaran, notifikasi saat invoice dibuka klien, dan bahkan metode pembayaran langsung dari invoice.

Salah satu rekomendasi software akuntansi yang bisa Anda coba adalah Kledo.

Dengan Kledo, Anda bisa membuat invoice secara instan, mengatur template sesuai brand bisnis, dan memilih dari lebih dari 50 desain invoice yang menarik.

Selain itu, Kledo juga mendukung berbagai metode pembayaran dan bisa diintegrasikan langsung ke laporan keuangan bisnis Anda.

Kledo merupakan software akuntansi yang bisa Anda jadikan sebagai pilihan untuk membuat faktur lebih mudah dan cepat. Tak hanya itu, Kledo juga menyediakan 50 template faktur yang bisa Anda pilih sesuai karakteristik bisnis Anda.

3. Faktur Kertas

Jika Anda lebih suka menggunakan faktur yang dicetak secara manual dan ingin menghindari penggunaan komputer, Anda bisa memakai formulir faktur berbasis kertas.

Faktur jenis ini biasanya tersedia dalam bentuk bantalan siap pakai yang mudah ditemukan di toko perlengkapan kantor besar atau melalui penjualan online.

Namun, perlu diperhatikan bahwa pengiriman faktur kertas kadang bisa membuat proses pembayaran dari klien menjadi lebih lambat dibandingkan metode digital.

4. Faktur Online

Faktur online adalah solusi praktis bagi bisnis dalam membuat dan mengirimkan faktur secara elektronik.

Dengan perangkat lunak berbasis cloud, Anda bisa mengaksesnya kapan saja melalui internet, baik lewat smartphone, komputer, maupun tablet.

Saat menggunakan software faktur yang baik, Anda akan mendapatkan berbagai template profesional yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Selain itu, alat ini juga sudah dirancang sesuai dengan ketentuan hukum dan persyaratan perpajakan yang berlaku.

Anda dapat dengan mudah memasukkan semua informasi penting, seperti daftar barang atau jasa, nomor registrasi perusahaan, data bisnis, nomor pesanan pembelian, syarat pembayaran, tanggal jatuh tempo, hingga perhitungan pajak penjualan.

Fitur pengingat otomatis juga membantu Anda memantau faktur yang sudah dikirim maupun yang sudah jatuh tempo.

Metode penagihan online ini sangat efisien karena data faktur tersimpan dengan aman di cloud. Pengaturan pengingat dan opsi pembayaran lewat kartu kredit atau transfer tunai memungkinkan proses pembayaran berjalan lebih cepat dan lancar.

Banyak perusahaan beralih menggunakan alat faktur online karena dapat menghemat waktu dan tenaga dibandingkan membuat faktur secara manual.

Platform ini juga memudahkan pengelolaan keuangan dengan mengumpulkan semua data dalam satu sistem yang mudah diakses.

Baca juga: Invoice Online: Pengertian, Manfaat, Elemen, dan Cara Membuatnya

Jenis Template Faktur

Jika Anda menjalankan bisnis kecil dan ingin menagih pembayaran secara teratur, Anda mungkin tidak ingin menghabiskan banyak uang untuk perangkat lunak penagihan yang mahal.

Dalam situasi itu, ada beberapa templat cepat yang dapat Anda miliki secara gratis.

Dengan menggunakan templat seperti itu, Anda dapat dengan cepat membuat faktur profesional yang membantu Anda mendapatkan pembayaran dengan cepat.

Berikut adalah format paling sederhana dan paling efektif yang dapat Anda terapkan untuk menyajikan faktur Anda.

Templat Microsoft Excel

Microsoft Excel (Versi 2007 atau yang lebih baru) memiliki templat faktur dasar gratis yang cukup untuk perusahaan kecil.

Dengan templat faktur Excel Anda dapat memiliki perhitungan sederhana untuk total dan subtotal bersama dengan pajak.

Ini sangat ideal untuk menyelesaikan persamaan kompleks dan membuat faktur yang terlihat profesional yang akan membantu Anda menerima pembayaran secara instan.

Anda dapat memilih template yang sesuai dari galeri template alat yang mudah diunduh, diedit, dan dikirim.

Templat Microsoft Word

Jika Anda tidak nyaman dengan Excel Sheets, Anda juga dapat membuat faktur menggunakan MS Word (Versi 2007 atau yang lebih baru).

Ini menyediakan templat faktur eksklusif yang mudah diisi dan disesuaikan.

Anda hanya perlu mengunduh templat faktur pilihan Anda dan menambahkan informasi spesifik bisnis yang diperlukan seperti deskripsi produk atau layanan, harga, jumlah total, tanggal jatuh tempo, pajak penjualan, dan syarat pembayaran.

Pada dasarnya, Anda dapat memberikan sentuhan profesional dalam gaya unik Anda dengan template siap pakai dan mendapatkan bayaran secepat mungkin.

Template yang dibuat menggunakan kata juga memungkinkan Anda untuk melampirkan tautan untuk pembayaran dan membantu Anda mendapatkan pembayaran tanpa banyak kesulitan dan mendapatkan tanda terima pembayaran.

Google Dokumen dan Google Spreadsheet

Template Google Docs dan Google Sheets bekerja mirip dengan MS Word dan Excel bekerja.

Satu-satunya perbedaan adalah Google Dokumen dan Spreadsheet berfungsi online dan menyimpan informasi secara otomatis di cloud sedangkan detail yang ditambahkan di .docs dan .xls berfungsi offline dan menyimpan informasi di komputer.

Fitur ini membuat Google Documents dan Spreadsheet lebih nyaman bagi pemilik bisnis yang bepergian dari satu tempat ke tempat lain.

Mereka dapat mengakses faktur mereka dari mana saja dan membuat perubahan kapan saja dan mengirimkannya ke klien.

Templat Online

Saat ini, telah tersedia berbagai macam templat faktur yang bisa Anda peroleh secara gratis di internet. Dengan menggunakan templat online ini, Anda tak mendesain templat faktur lagi dan tinggal langsung menggunakannya saja.

Kledo merupakan software akuntansi yang menyediakan 50 templat faktur gratis yang bisa Anda pilih sesuai karakteristik bisnis Anda. Menjadi software dengan pilihan templat terbanyak di Indonesia.

Penasaran seperti apa templat faktur di Kledo? Yuk temukan selengkapanya di dengan mengunjungi link ini.

Baca juga: Template Invoice: Format, Cara Isi, dan Contoh yang Bisa Anda Download

Template Invoice Profesional yang Bisa Anda Download Gratis

Membuat invoice yang rapi dan profesional merupakan salah satu kunci agar proses penagihan berjalan lancar dan klien merasa lebih percaya dengan bisnis Anda.

Agar tidak repot membuat invoice dari nol setiap kali transaksi, kami menyediakan template invoice dalam format Word dan Excel yang bisa Anda unduh dan gunakan langsung.

Template ini dirancang dengan tampilan sederhana dan formal sehingga mudah diedit sesuai kebutuhan, serta sudah mencakup elemen penting seperti nomor faktur, tanggal, informasi pelanggan, daftar item, harga, pajak, total, dan catatan tambahan.

Dengan menggunakan template ini, Anda bisa lebih fokus mengelola bisnis tanpa harus bingung soal format invoice.

Silakan download template invoice praktis di bawah ini dan sesuaikan dengan kebutuhan usaha Anda.

Download Template Invoice Format Word (.docx)

Template invoice Word ini cocok untuk Anda yang ingin mengedit teks dan tampilan dengan mudah menggunakan Microsoft Word atau aplikasi pengolah dokumen serupa. Format ini fleksibel untuk digunakan dalam berbagai jenis bisnis.

[Download Template Invoice Word]

---

Download Template Invoice Format Excel (.xlsx)

Template invoice Excel sangat ideal untuk Anda yang membutuhkan perhitungan otomatis pada kolom harga, pajak, dan total.

Dengan formula yang sudah disiapkan, Anda tinggal mengisi data transaksi, dan angka-angka akan terhitung secara otomatis.

[Download Template Invoice Excel]

Kesimpulan

Faktur adalah dokumen bisnis yang sangat penting baik bagi penjual maupun pembeli. Faktur ini memiliki beragam fungsi mulai dari dasar pencatatan, bukti hukum, pajak, dan juga pemasaran.

Faktur bisa dibuat dengan beragam cara. Namun, cara yang paling mudah dan cepat yaitu dengan menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang menyediakan fitur pembuatan faktur secara otomatis.

Kledo menyediakan 50 pilihan templat faktur yang bisa Anda pilih sesuai dengan karakter bisnis Anda. Tak hanya itu, dengan Kledo, Anda bisa mengirim faktur secara otomatis dan memastikan bahwa faktur dikirim tepat waktu.

Yuk tinggalkan cara lama dan beralih menggunakan Kledo sekarang juga! Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.