Faktur Pajak: Pengertian, Fungsi, Format, dan Cara Membuatnya

Setiap kali penjual mengeluarkan faktur pajak, itu berarti mereka telah memasok barang dan jasa kepada pembeli. Di sisi lain, jika penjual tidak terdaftar, maka pembeli harus mendekati dealer terdaftar atau mendapatkan voucher pembayaran.

Jadi, ketika dealer melakukan penjualan kena pajak, mereka harus mengeluarkan faktur pajak yang valid kepada pembeli. Setelah itu, pembeli dapat memanfaatkan kredit pajak atas produk yang mereka beli jika penjual harus menjual kembali barang tersebut.

Di sini, kami akan menjelaskan lebih lanjut untuk memahami apa itu faktur pajak dan bagaimana cara membuatnya? Jadi, jika Anda adalah pembeli terdaftar atau dealer terdaftar yang ingin belajar tentang faktur pajak, baca selengkapnya di artikel ini.

Definisi Faktur Pajak

Faktur pajak adalah dokumen hukum yang dikeluarkan oleh penjual bersertifikat kepada pembeli barang mereka, yang menunjukkan pajak yang harus dibayar. Biasanya, faktur pajak mencakup nama dan deskripsi produk, tanggal faktur, nomor faktur, jumlah pajak, dan layanan yang diberikan.

Faktur pajak ini dapat berupa salinan asli atau salinan duplikat sesuai kebutuhan. Karena tidak ada batasan seperti itu, pasokan produk dapat bervariasi sesuai ketersediaan pemasok yang terdaftar.

Pada dasarnya, itu hanya ringkasan faktur yang terdiri dari barang yang dijual, pajak yang dibebankan pada saat layanan diberikan, dan pajak layanan lainnya.

Oleh karena itu, ini adalah bukti utama yang menyatakan bahwa satu vendor terdaftar mengirimkan barang dan jasa kepada pelanggan terdaftar yang ingin memanfaatkan kredit pajak masukan.

Baca juga: Simak! Berikut Cara Membuat Invoice yang Benar dan Mudah

Apakah Faktur Pajak Tergolong Kwitansi?

Kwitansi dan faktur dibuat oleh penjual sebelum diterbitkan kepada pembeli. Meskipun kedua dokumen tersebut mungkin berisi informasi yang agak mirip, faktur pajak tidak sama dengan tanda terima.

Faktur dikirim ke pembeli atau perusahaan sebelum pembayaran dilakukan dan digunakan untuk meminta pembayaran. Ini berisi harga, diskon, jumlah pajak yang harus dibayar, dan rincian pembeli dan penjual.

Kwitansi dikeluarkan setelah pembayaran dilakukan. Itu adalah bukti bahwa penjualan kena pajak telah diselesaikan dan pembayaran telah dilakukan. Ini juga berfungsi sebagai bukti kepemilikan.

Produk dan layanan yang diberikan, tercantum dalam faktur dengan diskon, pajak, metode pembayaran, harga, dan jumlah yang dibayarkan.

Tujuan utama faktur adalah untuk meminta pembayaran. Di sisi lain, tanda terima adalah bukti bahwa produk dan layanan tertentu telah dibayar.

Baca juga: Invoice: Pembahasan, Format, dan Contoh yang Bisa Download

Langkah-langkah Membuat Faktur Pajak di Word

Berikut adalah langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat faktur pajak menggunakan dokumen word :

• Buka MS Word dan pilih dokumen baru. Halaman akan muncul kosong di mana Anda perlu mengetikkan “Faktur Pajak” sebagai header.
• Ketik informasi bisnis Anda seperti nama bisnis, logo, alamat, nomor telepon, dan email di sisi kanan header.
• Berikut detail bisnis Anda, lalu ketik nama pelanggan Anda, dan informasi kontak sebagai identitas penjual.
• Tambahkan tanggal faktur, nomor faktur, dan nomor terdaftar pajak sebelum Anda memasukkan tanggal jatuh tempo pembayaran dan jumlah yang dibeli.
• Ketik setiap deskripsi layanan yang disediakan dalam jumlah yang tepat dan pembelian dengan nilai standar.
• Dalam proses ini, Anda tidak boleh lupa untuk memasukkan biaya pajak dan biaya pengiriman dalam jumlah total. Jumlah total harus diketik dengan berani.
• Terakhir, tambahkan syarat pembayaran dan metode pembayaran yang diterima.

Proses pembuatan faktur pajak yang membosankan ini dapat disederhanakan dengan menggunakan software akuntansi faktur seperti Kledo. Dengan menggunakan Kledo, hanya sekali klik saja, Anda sudah bisa membuat faktur yang tepat dan juga profesional.

Fungsi Faktur Pajak bagi Bisnis

Faktur pajak berguna untuk berbagai alasan selain tujuan akuntansi. Berikut adalah alasan mengapa faktur pajak diperlukan:

• Untuk memperkuat klaim dari pelanggan yang terdaftar pajak untuk memanfaatkan kredit pajak
• Untuk mengetahui apakah barang atau jasa yang dipasok berada di bawah Masa Pajak atau tidak
• Untuk mengetahui tanggal jatuh tempo pembayaran saat faktur pajak diterima
• Dalam mengenali transaksi dan nomor identifikasi pajak untuk sistem pajak negara
• Faktur pajak akan menjadi bukti klaim kredit pajak masukan
• Faktur pajak akan membantu otoritas pemerintah terkait untuk mencegah penghindaran pajak
• Untuk menghitung pajak secara akurat dari tahun keuangan dan membantu mengklaim keringanan pajak

Baca juga: Cara Membuat Invoice Excel Dengan Mudah dan Sederhana

Format Faktur Pajak

Ada berbagai format di mana faktur pajak dapat diperkenalkan. Selain itu, ada software akuntansi yang dapat Anda gunakan untuk membuat faktur.

Salah satu caranya adalah dengan membuat format faktur pajak di excel. Cara lainnya adalah dengan membuat format faktur pajak di word. 

Di bawah ini merupakan ringkasan komponen yang haru tercantum di dalam faktur pajak Anda:

1. Rincian Kontak untuk Pengirim Faktur

Nama pengirim dan detail kontak harus ada di bagian atas faktur di bawah logo. Biasanya, mereka ditempatkan ke arah kiri. Nama pengirim (biasanya merupakan akronim untuk perusahaan Anda atau perwakilan dari perusahaan Anda) diikuti dengan alamat perusahaan, email, dan nomor kontak.

2. Logo untuk Faktur

Ini cukup sederhana! Bagian atas faktur Anda harus menampilkan logo dan nama perusahaan Anda. Itu membuat faktur Anda tampak elegan (itu adalah sesuatu yang profesional). Itu membuatnya lebih mudah bagi pelanggan untuk mengenali siapa Anda. 

Pastikan logo yang Anda pasang di invoice berkualitas baik dan tidak terlalu kecil. Seharusnya tidak sulit untuk mengidentifikasi logo Anda. Anda dapat menempatkan logo di sebelah kanan atau di tengah.

Baca juga: Pebisnis, Yuk Kenali Apa Itu Invoice Generator dan Manfaatnya bagi Bisnis

3. Informasi Kontak Klien (Pembayar/Penerima Faktur)

Rincian kontak klien berkorelasi dengan informasi kontak pengirim. Informasi tersebut dapat muncul di bawah informasi kontak pengirim atau tepat di sampingnya di sisi kanan faktur. 

Informasi tersebut harus mencakup alamat email perusahaan, alamat dan nomor telepon atau orang yang membuat faktur. Perhatikan bahwa jika Anda menagih perusahaan yang memiliki banyak kantor dan perwakilan, Anda harus menunjukkan nama orang atau departemen untuk faktur tersebut.

Misalnya:

Kepada:

Tuan Adi

Jalan Galunggung VI, Klojen, Malang

0351-xxx-xxx

email: adi@gmail.com

4. Rincian Layanan yang Dirinci

Ini adalah bagian dari faktur yang berisi barang/jasa yang disediakan selain biayanya dan informasi terkait lainnya. Anda harus membuat daftar item sesingkat mungkin untuk memastikan tidak ada kebingungan.

Format faktur pajak yang paling umum adalah sebagai tabel, berisi banyak kolom, masing-masing dengan baris untuk setiap layanan terpisah:

• Layanan: Layanan yang Anda berikan atau produk yang Anda tawarkan kepada pelanggan. Anda juga harus menyebutkan sifat layanan/produk atau model, nama model, ukuran, warna, jumlah dan ukuran, dll. Informasi lain apa pun sangat penting untuk Anda lacak untuk memastikan inventaris.
• Kuantitas: Ini harus menunjukkan jumlah yang dibayar klien untuk layanan yang dimaksud, yaitu, sesi terapi yang ditawarkan, jumlah panggilan telepon yang dibeli, dll.
• Tarif: Ini adalah jumlah yang Anda tetapkan untuk produk atau layanan.
• Subtotal: Kolom di bawah ini memberikan subtotal dari setiap item yang merupakan nomor produk dikalikan dengan tarifnya.

Baca Juga: Cara Membuat Invoice Pembayaran dan 10 Tips Mengelolanya

5. Nomor dan Tanggal Faktur

Saat menyiapkan faktur, penting untuk tidak lupa mencantumkan nomor dan tanggal faktur. Ini sangat penting karena meminimalkan risiko kehilangan faktur atau miskomunikasi dari pelanggan tentang tanggal jatuh tempo pembayaran.

• Tanggal Faktur: Saat Anda membayar faktur, tanggal faktur adalah tanggal pengiriman faktur. Biasanya tanggal pembelian produk/jasa. Bahkan ketika nomor faktur adalah bagian dari tanggal, tanggal faktur harus ditulis pada baris tambahan.
• Nomor Faktur: Nomor faktur berfungsi sebagai ID unik untuk berkomunikasi dengan pelanggan atau berbagai entitas terkait lainnya. Perusahaan tertentu hanya menggunakan angka (00768946); namun, yang lain menyertakan huruf dalam angka untuk referensi yang lebih mudah, misalnya bulan, nama klien, dan sebagainya. (2021-9-WAL-004 ).
• Tanggal Jatuh Tempo: Ini adalah hari di mana pembayaran harus dilakukan. Kedua belah pihak dapat memutuskan jangka waktu pembayaran di muka. Jika tidak ada kesepakatan, biasanya menentukan tanggal jatuh tempo sesuai dengan norma di industri Anda. Periode pembayaran biasanya berkisar antara 15, 30, 60, atau 45 hari. 

Baca juga: Invoice Online: Pengertian, Manfaat, Elemen, dan Cara Membuatnya

6. Ketentuan Faktur

Bagian terakhir dari faktur harus menyatakan metode pembayaran mana yang diterima perusahaan Anda, seperti cek, transfer uang, kartu kredit, dll. Juga, berikan informasi tambahan jika diperlukan.

Selain itu, Anda dapat menyertakan informasi lain yang menurut Anda penting, termasuk cara Anda menangani pengembalian, penalti atas keterlambatan pembayaran, dll.

7. Ringkasan Faktur

Ringkasan faktur harus ditampilkan di bawah rincian layanan yang diperinci. Ini harus mencakup total semua item. Jadi, itu harus dimulai dengan baris bernama “Subtotal”. Di bawah subtotal, baris ” Pajak ” akan menentukan jumlah pajak yang ditambahkan.

Bagian terakhir dari ringkasan faktur adalah untuk jumlah total, dan Anda harus menamainya dengan tepat “Total”. Total adalah jumlah yang harus dibayar klien.

Oleh karena itu, sangat penting untuk memeriksa ulang faktur dan memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam menghitung berbagai layanan yang Anda tawarkan dan pajak yang telah Anda tambahkan.

Baca juga: Mengenal Jenis Invoice dalam Transaksi Bisnis

Kesimpulan

Faktur pajak disiapkan oleh penjual yang mengharapkan pembayaran dari klien mereka. Sangat membantu bagi pembeli jika mereka ingin mengklaim kredit pajak.

Dokumen ini sangat penting bagi bisnis baik dari sisi penjual maupun dari pembeli. Untuk itu, sebagai pelaku bisnis, Anda harus memastikan bahwa faktur yang Anda buat sudah benar dan sesuai dengan kaidah yang berlaku secara umum.

Membuat faktur memang tidak mudah dan membutuhkan waktu relatif lama. Namun, kini Anda sudah bisa membuat faktur hanya sekali saja dengan menggunakan software akuntansi Kledo

Kledo memiliki 50 template faktur yang bisa Anda pilih sesuai dengan karakteristik bisnis Anda. Proses penginputan data faktur pun juga sangat mudah untuk dilakukan.

Selain itu, Kledo juga memiliki lebih dari 30 fitur akuntasi terbaik lainnya yang sangat berguna bagi bagi bisnis Anda.

Jadi, tunggu apa lagi? Yuk tinggalkan cara lama dan beralih menggunakan Kledo sekarang juga! Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.