Cara Membuat Invoice Pembayaran dan 10 Tips Mengelolanya

Suka atau tidak suka, invoice pembayaran adalah kebutuhan untuk bisnis dari semua ukuran.

Namun, tidak semua pemilik bisnis mengetahui dasar-dasar dan pentingnya dokumen ini.

Untuk membantu Anda, kami akan membagikan panduan pengelolaan invoice pembayaran.

Sepanjang panduan ini, Anda akan menemukan apa sebenarnya faktur, pengaruhnya terhadap bisnis Anda, contoh faktur, dan kiat untuk membantu Anda mendapatkan pembayaran tepat waktu.

Jadi, Apa Itu Invoice Pembayaran?

Invoice pembayaran adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Ini merinci rincian transaksi, menunjukkan produk yang disediakan atau layanan yang diberikan dan berapa harganya.

Invoice pembayaran ini bertujuan untuk menagih piutang dari pelanggan.

Nah, menerbitkan invoice adalah langkah pertama yang akan dilakukan penjual untuk menagih pembayaran. Invoice menetapkan kewajiban atas nama pembeli untuk membayar pemasok mereka dan berfungsi sebagai bukti hutang.

Invoice pembayaran sendiri memiliki 3 rangkap. Rangkap pertama diserahkan kepada pembeli. Rangkap kedua disimpan penjual sedangkan rangkap ketiga akan disimpan di buku faktur.

Baca juga: Contoh Template Invoice Terbaik untuk Bisnis, Gratis!

3 Alasan untuk Menerbitkan Invoice Pembayaran

Invoice biasanya diterbitkan ketika transaksi dibayar secara kredit (artinya pembayaran jatuh tempo di kemudian hari).

Ketika bisnis membuat keputusan untuk menawarkan persyaratan kredit, mereka mengambil risiko dengan membiarkan pembayaran ditangguhkan.

Menerbitkan invoice pembayaran tidak hanya membantu bisnis membuat permintaan pembayaran formal, tetapi juga membantu hal-hal berikut:

1. Perlindungan Hukum

Invoice pembayaran bukan bukti sah dari komitmen yang dibuat antara penjual dan pembeli. Mereka meninggalkan terlalu banyak ruang untuk manipulasi untuk melayani seperti itu.

Tapi, mereka masih membantu dalam melindungi bisnis dari tuntutan hukum penipuan dan masih mendorong pembayaran tepat waktu.

Jika Anda berencana untuk menjaminkan invoice Anda sebagai jaminan, Anda harus melakukan upaya terdokumentasi untuk menagihnya.

2. Pelacakan Pembayaran

Invoice membantu penjual dan pembeli melacak pembayaran dan hutang yang terutang. Namun, ketika volume invoice Anda melampaui ambang tertentu, melacak status setiap invoice dapat menjadi hal yang menakutkan.

Tanpa tindak lanjut yang memadai, pembayaran akan segera jatuh tempo, artinya staf piutang harus meluangkan waktu untuk mengirim banyak email, mengirim surat, dan menelepon pelanggan secara langsung untuk mengonfirmasi status faktur.

Invoice generator adalah solusi hebat untuk mengatasi masalah ini, karena portal tersebut memberi tahu pelanggan tentang pembayaran yang terutang secara real-time.

3. Pemeliharaan Catatan

Invoice menawarkan bukti penjualan. Mereka memastikan jejak audit yang bersih untuk penjual dan pembeli.

Invoice memastikan salah satu pihak dapat dengan mudah mengonfirmasi kapan barang atau jasa dijual, siapa yang membelinya, dan kepada siapa mereka dijual.

Jejak audit yang bersih penting bagi tim keuangan, terutama untuk tujuan pengajuan pajak.

Memiliki catatan semua invoice yang dikeluarkan dan dikumpulkan memudahkan bisnis untuk melaporkan pendapatan mereka. Perangkat lunak khusus invoice dapat membantu Anda mencatat semua invoice.

Baca juga: Kirim Invoice dengan Cara Ini agar Tagihan Segera Dibayar oleh Pelanggan

Panduan Invoice: Cara Membuat Invoice Pembayaran Online

Mengirim invoice pembayaran secara online tidak hanya nyaman, tetapi juga merupakan cara yang sangat cepat untuk menerima pembayaran karena Anda tidak perlu menunggu klien Anda menerima faktur melalui pos – lalu mengirimkan kembali cek kepada Anda. B

iasanya, pengiriman faktur secara online dilakukan melalui email. Ini berarti Anda membuat faktur sendiri menggunakan templat dari Word atau Excel dan melampirkannya sebagai file PDF.

Pilihan lainnya adalah menggunakan perangkat lunak akuntansi yang membuat invoice pembayaran secara elektronik dan kemudian mengirimkannya langsung dari sana.

Jika Anda menggunakan perangkat lunak invoice untuk mengirim invoicw secara online, prosesnya cukup sederhana.

Anda ingin memulai dengan membuat profil Anda setelah mendaftar untuk sebuah akun. Anda perlu melengkapi informasi berikut:

• Informasi pribadi . Ini termasuk informasi dasar seperti nama dan alamat Anda.
• Syarat pembayaran . Ini adalah bagaimana Anda ingin dibayar.
• klien Anda . Di sini Anda akan menambahkan nama dan alamat email semua klien Anda.
• Proyek/Tugas . Anda dapat menambahkan proyek atau tugas saat ini yang sedang Anda kerjakan.

Membuat Faktur Baru

Membuat faktur baru cukup mudah karena Anda memiliki sebagian besar informasi dasar yang sudah ditempatkan ke dalam sistem. Tapi, inilah ikhtisar singkat tentang prosesnya:

Informasi dasar

• Pilih klien yang Anda Invoice.
• Pilih tanggal Anda mengirim Invoice.
• Pilih ID Faktur numerik Anda.
• Masukkan Nomor PO klien Anda, jika ada.

Pengaturan Invoice

• Pilih tanggal jatuh tempo Invoice.
• Pilih informasi mata uang seperti simbol, kode mata uang, dan bahasa.
• Masukkan informasi pajak, diskon, dan pengiriman.
• Pilih mode pembayaran Anda.
• Anda juga memiliki opsi untuk mengatur faktur sebagai berulang.
• Anda juga dapat melampirkan file ke faktur jika diperlukan.

Deskripsi Invoice

• Pilih jumlah jam atau produk yang dapat ditagih.
• Isi kolom deskripsi untuk apa sebenarnya Anda menagih klien.
• Masukkan harga yang Anda kenakan untuk produk atau layanan Anda.

Setelah mengisi informasi di atas, Anda ingin membuat dan menyimpan faktur Anda. Setelah Anda selesai melakukannya, Anda dapat mengirim klien Anda faktur ke alamat email mereka.

10 Tips dan Trik Agar Invoice Dibayar Tepat Waktu

Membuat invoice pembayaran dengan semua informasi yang tepat tidak serta merta akan memaksa klien Anda untuk membayar lebih cepat.

Dan, karena arus kas Anda bergantung pada pembayaran untuk produk atau layanan Anda, Anda tidak hanya perlu mengirim faktur secepat mungkin, Anda juga harus dibayar secepat mungkin.

Berikut sepuluh tips dan trik untuk Anda mencapai hal itu.

1. Tidak Menunda Pengiriman Invoice

Ini adalah tip yang sangat berguna untuk pekerjaan yang lebih besar. Lagi pula, Anda tidak ingin mengirim klien Anda satu tagihan besar yang mungkin sulit bagi mereka untuk membayar sekaligus.

Jadi, pastikan untuk langsung mengirim invoice setelah transaksi selesai agar pelanggan tidak merasa keberatan untuk melakukan pembayaran.

Selain itu, Anda harus membuat kebijakan bahwa Anda tidak akan melanjutkan proyek sampai Anda menerima pembayaran untuk pekerjaan Anda sebelumnya.

2. Pilih Warna yang Tepat

Arti warna untuk bisnis telah lama dipelajari. Tapi, apakah warna juga bisa mempengaruhi seberapa cepat pembayaran dilakukan?

Beberapa penelitian menunjukkan bahwa warna sebenarnya dapat berperan dalam pembuatan invoice. Misalnya, biru dikaitkan dengan kepercayaan dan profesionalisme. Hijau memiliki hubungan literal dengan uang.

Jadi, saat memilih template, menyesuaikan, atau membuat logo untuk merek Anda, Anda harus mempertimbangkan warna tersebut.

Pilih warna untuk faktur dan merek Anda, yang tidak hanya menginspirasi klien untuk membayar tepat waktu, tetapi juga memilih warna yang paling cocok dengan suara merek Anda dengan cermat.

Untuk membuat invoice pembayaran Anda terlihat lebih berwarna dan menarik, gunakan Kledo yang menyediakan 50 template invoice yang bisa Anda jadikan sebagai pilihan invoice bisnis Anda.

3. Buat dan Tandatangani Kontrak

Seperti yang dicatat oleh Howard Greenstein di Inc.com , “Sebuah kontrak tidak hanya melindungi Anda, tetapi juga melindungi pelanggan.”

Sebelum Anda memulai pekerjaan apa pun untuk klien, kedua belah pihak harus mendiskusikan dan menyetujui kontrak yang membahas hasil dan jadwal.

Vito Mazza, Konsultan Senior di GreenFlag Profit Recovery, menyarankan kepada Greenstein bahwa, “Dalam lingkungan saat ini, orang harus mulai mempertimbangkan persyaratan pembayaran 20 hari, bukan standar 30 hari.”

Baca juga: Contoh Invoice Hotel Paling Lengkap dan Mudah untuk Dibuat

4. Bersikap Sopan

Menurut FreshBooks, kalimat “tolong bayar faktur Anda dalam” atau “terima kasih atas bisnis Anda” dapat meningkatkan persentase faktur yang dibayar lebih dari 5 persen!”

Tidak ada penjelasan tambahan mengapa bersikap sopan membantu pembayaran tagihan Anda lebih cepat, tetapi telah terbukti bahwa sopan santun dapat membantu menjalin dan memperkuat hubungan.

Dan, jika Anda memiliki hubungan yang solid dengan klien, mereka tidak perlu ragu untuk membayar Anda sesegera mungkin.

5. Tetap Teguh dan Tangguh

Meskipun Anda harus sopan dan sopan, Anda juga harus tetap teguh dan tangguh dalam hal pembuatan invoice pembayaran. Ini berarti bahwa Anda telah dengan jelas mendefinisikan syarat, ketentuan, dan kebijakan Anda kepada klien Anda – dan Anda mematuhinya.

Selain itu, jangan takut untuk menindaklanjuti setiap faktur yang telah jatuh tempo. Ini tidak berarti Anda harus bersikap kasar – cukup kirimkan pengingat yang ramah.

Namun, mungkin ada situasi Anda harus bersikap tegas.

Jika itu masalahnya, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk meminta pengacara Anda mengirim surat kepada klien atau bahkan mengirimkannya ke koleksi.

6. Tawarkan Diskon untuk Pembayaran Dini

Mengapa tidak memberi insentif kepada klien Anda untuk membayar lebih awal dengan menawarkan diskon?

Tidak perlu dalam jumlah besar. Bahkan persentase kecil, seperti 2% jika dibayar dalam 10 hari, bisa cukup untuk memotivasi klien untuk membayar faktur sesegera mungkin.

Baca juga: Apa itu PO? Berikut Pengertian Lengkap dan Perbedaannya dengan Invoice

7. Berkomunikasi Dengan Klien

Komunikasi konstan adalah cara lain yang bagus untuk memperkuat hubungan antara Anda dan klien Anda.

Dan, ketika Anda memiliki jalur komunikasi yang mapan, Anda dapat dengan santai bertanya kepada klien apakah mereka menerima faktur.

Ada kemungkinan mereka sedang berada di luar kota, sakit, atau tidak sengaja kehilangan tagihan.

Jadi, sering-seringlah menghubungi klien dengan mengirimi mereka email, menelepon mereka dengan cepat, atau bahkan mampir untuk berkunjung.

8. Siapkan Layanan Berlangganan

Jika perangkat lunak invoice Anda memungkinkan Anda mengatur langganan dan pembayaran berulang, Anda dapat dengan mudah memutuskan seberapa sering pelanggan Anda ditagih secara otomatis – baik hari, minggu, bulan, atau bahkan tahunan.

Ini adalah pilihan yang bagus jika bisnis Anda bergantung pada keanggotaan, biaya buletin, atau iuran klub berulang. Selain itu, Anda dapat menggunakan fitur ini untuk mengumpulkan pembayaran bulanan.

Menetapkan layanan berlangganan menghilangkan kebutuhan untuk membuat dan mengirim faktur bulanan, serta memastikan bahwa Anda dibayar pada waktu yang sama setiap bulan.

Kledo bisa Anda jadikan sebagai pilihan solusi invoice generator yang tepat.

Dengan Kledo, Anda bisa membuat invoice pembayaran secara lebih mudah, cepat, membuat invoice berulang dan tentunya bisa melakukan penagihan secara otomatis.

9. Buat Kehadiran Fisik Anda Dikenal

Meskipun bukan rahasia lagi bahwa menambahkan logo Anda ke faktur adalah cara yang bagus untuk menciptakan kehadiran merek, Anda juga dapat membuat kehadiran fisik dengan menyertakan foto diri Anda sendiri.

Selanjutnya, Anda dapat menandatangani invoice– baik dengan mencetaknya atau menggunakan tanda tangan elektronik – untuk terus membuat kehadiran fisik.

Cara sederhana namun efektif ini membantu mendorong klien Anda untuk membayar dengan cepat.

Nah, fitur invoice dari Kledo memungkinkan Anda untuk bisa menyertakan logo bisnis dan tanda tangan sehingga bisnis Anda bisa semakin mudah untuk dikenali dan memperkuat bukti invoice Anda

10. Diversifikasi Opsi Pembayaran Anda

Bila Anda hanya menerima satu atau dua metode pembayaran, Anda mempersulit klien untuk membayar Anda tepat waktu.

Dengan menerima beberapa metode pembayaran, seperti cek, tunai, angsuran dan kartu kredit, Anda meningkatkan arus kas dengan menerima pembayaran lebih cepat.

Baca juga: Apa itu Proforma Invoice? Berikut Pengertian Lengkap dan Bedanya Dengan Invoice Lainnya

Kesimpulan

Invoice pembayaran merupakan dokumen yang sangat penting bagi setiap bisnis tidak peduli besar atau kecilnya skala bisnis tersebut.

Pembuatan invoice secara manual hanya sangatlah rumit dan membutuhkan banyak tenaga dan juga waktu yang tak sedikit.

Untuk itu, Anda perlu menggunakan software akuntansi Kledo yang memiliki fitur invoice dengan 50 template invoice yang bisa Anda pilih sesuai dengan karakter bisnis.

Tak hanya itu, Kledo juga memiliki lebih dari 30 fitur akunntansi lainnya yang akan sangat membantu pengelolaan keuangan pada bisnis Anda.

Tertarik mencoba? Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.