Apa itu Proforma Invoice? Berikut Pengertian Lengkap dan Bedanya Dengan Invoice Lainnya

proforma invoice

Pernah mendengar proforma invoice atau faktur proforma? Bisnis mengirim faktur proforma kepada pelanggan atau klien mereka ketika mereka ingin jelas tentang barang atau jasa mana yang akan mereka sediakan.

Faktur proforma berbeda dari dokumen launnya terkait seperti faktur komersial, pesanan pembelian, atau penawaran. Faktur proforma paling sering digunakan untuk perusahaan yang mengirimkan barang, terutama ketika barang tersebut dikirim ke luar negeri karena faktur proforma dapat membantu proses kepabeanan.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan apa itu proforma invoice, membahas cara kerjanya, membandingkannya dengan invoice serupa, dan memberikan contohnya.

Apa itu Proforma Invoice?

proforma invoice

Proforma invoice atau faktur proforma bertindak sebagai kesepakatan “itikad baik” antara penjual dan pembeli.

Persyaratan yang disebutkan seperti harga, kuantitas, dll. dapat dinegosiasikan. Ini jelas diberi label “faktur proforma” dan tidak memiliki nomor faktur, yang berarti tidak berguna untuk hutang usaha, tidak seperti faktur penjualan.

Namun, beberapa memilih untuk mengikuti praktik terbaik pembukuan dan menggunakan nomor faktur pro forma.

Faktur harus berisi semua informasi yang biasanya dimiliki oleh faktur penjualan akhir, sehingga memberi pembeli semua informasi yang diperlukan untuk mengatur pembelian dari penjual.

Selain itu, ini berfungsi sebagai pemahaman antara pembeli dan penjual, bahwa masing-masing pihak berkomitmen untuk penjualan/pembelian barang atau jasa yang diperlukan tanpa pembayaran apa pun pada saat ini.

Penjual dapat diyakinkan bahwa pembeli akan menyelesaikan pesanan dan membayar setelah faktur penjualan akhir diterbitkan. Dan pembeli dilindungi dari biaya tambahan/pengisian yang berlebihan yang mungkin dilakukan oleh penjual.

Baca juga: Mengetahui Biaya Operasional Dalam Bisnis dan Cara Menghitungnya

Apakah proforma invoice mengikat secara hukum?

Faktur proforma tidak sama dengan faktur penjualan akhir, dan tidak digunakan untuk tujuan akuntansi.

Informasi yang tercantum dalam faktur dapat dinegosiasikan dan diubah, tidak seperti faktur penjualan yang bersifat final dan mengikat.

Ini lebih seperti kutipan dan tidak dicatat dalam proses hutang dagang. Oleh karena itu, tidak mengikat secara hukum.

Bisakah proforma invoice dibatalkan?

Jawabannya adalah tidak perlu. Alasannya bukan invoice. Sama halnya dengan kutipan atau perkiraan tentang apa yang dapat diharapkan pembeli dari penjual untuk pembelian barang/jasa yang dibutuhkan.

Jika penjualan tidak terjadi maka tidak ada tindakan yang diperlukan.

Contoh kasus:

Butik mode dapat menggunakan harga yang tertera pada proforma invoice untuk kain yang dibutuhkan untuk mengonfirmasi pesanan dengan pemasok.

Setelah butik mode menerima kain yang dibutuhkan, pembayaran dapat dilakukan sesuai dengan faktur penjualan, yang akan mencerminkan faktur proforma yang dikeluarkan sebelumnya, dengan perbedaan kecil, jika ada, seperti pajak.

Ini juga digunakan saat mengekspor dan mengimpor barang secara internasional, karena berisi semua informasi yang diperlukan untuk bea cukai.

Baca juga: Riset Pasar: Pengertian, Tujuan dan Langkah Melakukannya

Cara Membuat Proforma Invoice

Proforma invoice sangat mirip dengan faktur penjualan akhir dan berisi semua detail yang sama. Mereka dapat dengan mudah dibuat menggunakan perangkat lunak akuntansi atau pengolah kata.

Apa yang harus disertakan pada faktur proforma?

Faktur harus berisi semua informasi yang dibutuhkan pembeli untuk mengonfirmasi atau meminta persetujuan untuk menempatkan pesanan. Detail yang harus disertakan adalah:

  • Tanggal pengeluaran
  • Detail Penjual dan Pembeli (Alamat, kontak, dll)
  • Detail barang/jasa
  • Harga barang
  • Validitas harga yang ditawarkan
  • Syarat/metode pembayaran
  • Pajak yang berlaku jika ada
  • Biaya pengiriman jika ada
  • Nomor faktur proforma jika berlaku
  • Faktur Proforma Berlabel

Perbedaan Antara Proforma Invoice dan Jenis Faktur Lainnya

Sekarang setelah kita mengetahui apa itu faktur proforma dan mengapa digunakan, apa perbedaannya dengan jenis faktur lain yang digunakan oleh bisnis?

Commercial invoice

Faktur ini diterbitkan setelah barang dikirim atau dikirimkan. Disisi lain faktur pro forma dikirim sebelum penjualan barang dan rincian seperti kuantitas belum dikonfirmasi.

Commercial invoice atau faktur komersial terutama digunakan untuk pengiriman internasional dan mencerminkan jumlah pasti yang dikirimkan.

Ini membantu penjual mengirimkan barang ke pembeli dengan mudah dan efisien. Faktur komersial berfungsi sebagai dokumen pengiriman yang digunakan oleh bea cukai di setiap pelabuhan.

Faktur membantu agen bea cukai memungut bea, biaya impor, dan pajak yang sesuai. Rincian pada faktur komersial juga memastikan kepada pejabat bea cukai bahwa persyaratan kepatuhan ekspor telah dipenuhi.

Baca juga: Apa itu Engagement Rate dan Bagaimana Cara Meningkatkannya?

Faktur penjualan

Faktur penjualan diterbitkan, dengan nomor faktur, ketika barang/jasa telah dikirimkan dan pembayaran jatuh tempo.

Ini adalah perjanjian yang mengikat secara hukum dan dicatat dalam hutang dagang. Sedangkan faktur proforma seperti kutipan, tidak mengikat secara hukum dan dikirim sebelum penjualan dan rincian telah dikonfirmasi.

Faktur penjualan juga dapat berfungsi sebagai faktur pajak, karena mencakup PPN/GST dan pajak lainnya. Faktur penjualan akhir dapat digunakan untuk mengklaim kembali PPN/GST.

Memo kredit

Apabila barang yang diterima rusak atau terjadi kesalahan dalam pembelian, penjual dapat menerbitkan nota kredit kepada pembeli.

Memo kredit mengeluarkan pengembalian dana untuk nilai asli atau sebagian, yang dapat digunakan untuk pesanan di masa mendatang.

Bedanya, pro forma invoice dikirim sebelum barang dipesan dan nota kredit dikeluarkan setelah pengiriman barang rusak.

Pesanan Pembelian

Pesanan pembelian atau purchase order (PO) adalah dokumen komersial yang mengkonfirmasi pembelian barang. Ini dikirim ke penjual melalui departemen pembelian pembeli.

Pesanan pembelian mengikat secara hukum, karena persyaratannya bersifat final dan tidak dapat dinegosiasikan.

Meskipun pesanan pembelian dan faktur proforma sama-sama dikirim sebelum barang dikirim, perbedaan utamanya adalah faktur proforma adalah kutipan yang dikirim dari penjual ke pembeli, sedangkan proses PO adalah konfirmasi pesanan yang dikirim dari pembeli ke penjual.

Contoh Kasus Proforma Invoice pada Sebuah Bisnis

Contoh 1: Barang

Jacobs Office Supply Company telah menerima pesanan dari klien luar negeri untuk 10.000 kotak paku payung.

Untuk mengonfirmasi pesanan dan menunjukkan semua biaya pengiriman, pajak, dan biaya bea cukai, Jacobs mengirimkan faktur proforma kepada klien mereka.

Faktur proforma memiliki nama dan informasi kontak untuk kedua perusahaan yang terlibat, deskripsi item untuk paku payung, jumlah paku payung, biaya paku payung, perkiraan tanggal pengiriman, syarat pembayaran, biaya pengiriman ke lokasi klien, pajak yang berlaku dan biaya bea cukai .

Setelah menerima faktur proforma, klien Jacobs mengonfirmasi bahwa mereka masih menginginkan paku payung dan bahwa informasi pada faktur proforma sudah benar dan dapat diterima.

Mereka menyetujui faktur proforma, dan Jacobs melanjutkan pesanan.

Ketika Jacobs mengirimkan pesanan keluar dari gudang mereka, mereka menggunakan perangkat lunak akuntansi mereka untuk mengubah faktur proforma menjadi faktur akhir yang mereka kirimkan ke klien mereka untuk meminta pembayaran.

Mereka juga menyerahkan tagihan akhir ke bea cukai agar pengiriman mereka diproses saat melintasi perbatasan internasional.

Contoh 2: Layanan

Keisha adalah desainer web freelance yang disewa Tennant Publishing untuk layanannya.

Untuk memastikan semua orang setuju tentang cakupan layanannya, dia menyiapkan faktur proforma yang merinci apa yang telah dipekerjakan Tennant Publishing untuknya.

Faktur proformanya mencakup item baris untuk setiap beberapa layanan yang dia berikan, termasuk desain logo, desain situs web, pembelian gambar stok, mensubkontrakkan penulis untuk copy di situs web, pengoptimalan SEO, dan pekerjaan khusus di bagian toko situs web.

Dia memisahkan barang-barang ini berdasarkan tingkat pembayaran dan jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas.

Tidak ada biaya pengiriman atau pajak yang termasuk dalam proforma invoice Keisha, tetapi ini bukan final invoice karena dia belum menyelesaikan pekerjaannya.

Jam yang dia habiskan untuk setiap layanan mungkin berbeda dari faktur proforma ke faktur akhir. Namun, faktur proforma membantunya dan Tennant Publishing memperkirakan biaya proyek.

Ketika dia menyelesaikan proyek, dia memverifikasi jumlah jam untuk setiap layanan dan menyerahkan faktur lengkap ke Tennant.

Baca juga: Pengertian Amortisasi, Cara Hitung, dan Perbedaannya dengan Depresiasi

Beberapa Hal Lainnya yang Harus Anda Ketahui Terkait Proforma Invoice

proforma invoice

Apakah faktur proforma diperlukan oleh bea cukai?

Bea Cukai memerlukan faktur komersial, yang merupakan jenis dokumen yang berbeda. Bea Cukai tidak memerlukan faktur proforma, tetapi dapat membantu keseluruhan proses pengiriman barang ke negara lain.

Bea Cukai dapat memperkirakan biaya menggunakan faktur proforma, yang memungkinkan perusahaan penjual memasukkan biaya tersebut ke dalam faktur proforma untuk klien mereka.

Bolehkah jika total biaya berubah dari proforma invoice menjadi final invoice?

Jika total biaya berubah dari saat perusahaan mengeluarkan faktur proforma hingga saat mereka mengirim faktur akhir, pelanggan atau klien mungkin ingin mengetahui alasannya.

Misalnya, jika faktur proforma memiliki tarif pengiriman yang berubah karena keadaan yang tidak terduga, kecil kemungkinan hal itu akan mengecewakan pelanggan.

Namun, jika ada perubahan besar dalam biaya yang tidak dapat dijelaskan atau jika mereka tidak menerima jumlah barang yang tercantum pada faktur proforma, mereka mungkin tidak senang.

Jika Anda ingin membuat invoice digital dengan mudah dan praktis, Anda bisa mencoba mengunjungi halaman ini.

Bagaimana pembayaran ditangani saat diajukan untuk faktur proforma?

Pelanggan atau klien mungkin memutuskan untuk melakukan pembayaran terhadap harga barang atau jasa yang tercantum pada faktur proforma sebelum menerima barang atau jasa tersebut dan faktur akhir.

Software akuntansi seperti Kledo dapat membantu Anda mencatat ini, dan begitu perusahaan penjual membuat faktur akhir, penjual dapat menghubungkan pembayaran dengan faktur yang benar.

Karena faktur proforma secara teknis bukan merupakan dokumen akuntansi, perusahaan yang menerima pembayaran dengan faktur proforma harus memiliki rencana tentang bagaimana tepatnya perusahaan menangani pembayaran tersebut.

Jika Anda tertarik menggunakan Kledo, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Banner 3 kledo

Apakah faktur proforma diperlukan saat memberikan layanan?

Individu atau perusahaan yang menyediakan jasa dan bukan barang mungkin familiar dengan berbagai pilihan untuk membuat perjanjian jasa dengan klien.

Ini termasuk quote, kontrak atau faktur proforma. Setiap bisnis individu harus memutuskan format perjanjian apa yang paling cocok untuk apa yang disediakan.

Biasanya baik untuk memiliki semacam kesepakatan saat memberikan layanan sehingga semua pihak yang terlibat mengetahui apa yang dilakukan penyedia layanan dan berapa biaya yang mereka kenakan.

Jika individu atau perusahaan memberikan penawaran atau kontrak, seringkali mereka tidak perlu mengirimkan faktur proforma kepada klien mereka. Sangat membantu untuk menentukan apa yang standar di industri itu dan apa yang mungkin disukai klien.

Baca juga: Pengertian ROA, Fungsi, Cara Hitung, dan Perbedannya Dengan ROI

Kesimpulan

itulah pembahasan lengkap mengenai proforma invoice dan perbedaannya dengan jenis faktur atau invoice lainnya dalam sebuah bisnis.

Proforma invoice adalah dokumen penting karena memastikan transaksi bisnis yang lancar saat membeli barang/jasa. Ini membantu dalam menciptakan transparansi antara pembeli dan penjual.

Selain itu, ini bukan hanya alat negosiasi yang berguna dan penting untuk pengiriman secara global, tetapi juga membantu membangun hubungan yang lebih kuat antara pembeli dan penjual.

Ingin membuat invoice dengan mudah dan tampilan menarik secara cepat dan praktis? Gunakanlah Kledo untuk proses yang lebih baik.

Dengan menggunakan Kledo Anda bisa melakukan dan memantau proses purchasing dengan mudah kapanpun dan dimanapun Anda mau.

Hal ini karena Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud sehingga memudahkan Anda untuk mengakses setiap proses pengelolaan keuangan, bahkan lewat smartphone Anda.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

2 × five =