Download Kwitansi Kosong Word, Excel, dan PDF Gratis

Para pebisnis tentu sudah tak asing lagi dengan istilah kwitansi kosong. Ini merupakan salah satu bukti transaksi yang banyak digunakan masyarakat ketika melakukan transaksi jual beli.

Kwitansi berisikan informasi mengenai pihak yang terlibat transaksi, deskripsi barang atau jasa yang dibeli beserta jumlah unit dan total harga yang harus dibayar.

Itulah mengapa keberadaan kwitansi sangat penting karena menjadi alat bukti yang sah atas terjadinya akad jual beli.

Untuk itu, di artikel ini, Kledo akan membagikan semua hal yang berkaitan dengan kwitansi. Selain itu, Anda juga bisa mengunduh template kwitansi kosong berbagai format gratis di artikel ini.

Apa Itu Kwitansi?

Kwitansi adalah dokumen yang mengonfirmasi bahwa pelanggan menerima barang atau jasa yang mereka bayarkan kepada bisnis atau sebaliknya, bahwa bisnis tersebut diberi kompensasi yang sesuai untuk barang atau jasa yang mereka jual kepada pelanggan.

Kwitansi dapat diberikan secara fisik atau elektronik kepada pelanggan. Dalam bisnis offline, kwitansi biasanya dicetak atau ditulis di tempat, meskipun beberapa juga menawarkan kwitansi elektronik yang dikirim melalui email.

Banyak bisnis e-commerce mengirim kwitansi lewat email segera setelah pelanggan melakukan pembelian, meskipun beberapa mungkin memilih untuk mengirimkannya secara fisik saat mengirim produk untuk pengiriman.

Kwitansi adalah dokumen bukti pembelian yang penting bagi pelanggan dan bisnis. Pelanggan memerlukan kwitansi jika mereka memiliki masalah dengan produk atau ingin mengembalikan atau menukarnya dan Anda harus dapat memverifikasi bahwa klaim pelanggan benar.

Baca juga: Jangan Sampai Salah, Ini Bedanya Faktur dengan Kwitansi

Apa Saja Fungsi Kwitansi?

Dalam bisnis, kwitansi memiliki banyak kegunaan, termasuk:

Melacak penjualan

Laporan laba rugi, arus kas mingguan atau triwulanan, atau estimasi laba, semuanya dapat dihitung dengan menyimpan catatan kwitansi.

Tanda bukti pembayaran

Kwitansi berfungsi sebagai alat bukti bahwa pembeli sudah melakukan pembayaran baik dilakukan secara tunai maupun kredit sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

Pembukuan

Pembukuan bergantung pada pencatatan dan pengorganisasian bukti transaksi, dalam hal ini termasuk kwitansi secara akurat.

Setiap kali pembukuan perlu dilakukan atau transaksi perlu ditinjau kembali, kwitansi membantu bisnis mempertahankan praktik akuntansi yang akurat. 

Pengembalian dan penukaran

Kwitansi bisa dijadikan sebagai alat bukti ketika ingin melakukan retur atau pengembalian. Pelanggan dapat menggunakan kwitansi sebagai bukti pembelian untuk memastikan pengecer menawarkan pengalaman pelanggan yang menguntungkan. 

Bukti hukum

Kwitansi yang dilengkapi dengan materai bisa dijadikan sebagai alat bukti hukum yang dibutuhkan ketika mengalami masalah hukum.

Bukti audit perusahaan

Kwitansi juga bisa dijadikan sebagai bukti audit untuk mencocokkan antara barang atau jasa dengan nominal pemasukan dan pengeluaran kas.

Baca juga: Bukti Pembayaran: Pengertian, Manfaat dan Download Contohnya

Bagaimana Cara Membuat Kwitansi?

Anda dapat menggunakan beberapa metode yang tercantum di bawah ini untuk membuat kwitansi:

Metode kertas (manual)

Salah satu cara yang telah digunakan bisnis sejak lama adalah metode kertas yang dilakukan secara manual yaitu:

Buku kwitansi

Anda dapat dengan mudah membeli buku kwitansi dari toko alat tulis dan menyimpan catatan di dalamnya.  Tetapi sebelum Anda membeli buku kwitansi, pastikan Anda dapat memasukkan semua data yang penting untuk penjualan.

Buku kwitansi biasanya memiliki dua rangkap, salah satunya dapat dibagikan dengan pembeli dan yang lainnya harus Anda simpan.

Setelah penjualan dilakukan, isi kwitansi dengan informasi barang yang dibeli dan informasi pelanggan.

Templat online 

Cara lain untuk membuat kwitansi adalah dengan menggunakan berbagai templat kwitansi gratis yang tersedia secara online. Anda dapat memilih templat kwitansi gratis yang paling sesuai untuk bisnis dan mengunduh templat tanda terima gratis yang sama. 

Setelah mengunduh, Anda dapat mencetak templat ini dan membuat buku catatan sendiri.

Baca juga: Bukti Kas Keluar: Tujuan, Fungsi, Jenis, dan Bedanya dengan Bukti Kas Masuk

Metode digital 

Ada beberapa metode digital untuk membuat kwitansi:

Download template 

Ada beberapa template kwitansi gratis yang tersedia secara online yang dapat Anda unduh. Pilihlah template buku kwitansi yang cocok dengan bisnis Anda dan edit dengan Microsoft word atau Microsoft excel. 

Ini akan membantu Anda menyimpan detailnya secara digital. Anda juga dapat menambahkan komponen tertentu seperti logo dan nama perusahaan Anda dapat disebutkan sebagai judul kwitansi.

Anda juga dapat memasukkan rumus untuk menambahkan biaya lain seperti pajak, biaya pengiriman, dan item baris lainnya sehingga jumlah akhir akan dihitung dengan mudah.

Software invoice

Jika Anda ingin tugas pembuatan kwitansi tidak merepotkan, Anda harus memilih menggunakan software invoice. 

Pastikan bahwa software yang Anda pilih harus akurat, mudah digunakan, dan akan membantu menghemat waktu. Anda hanya perlu mengisi rincian tertentu seperti nama perusahaan Anda, nomor telepon perusahaan, alamat, nomor registrasi, dan rincian lainnya cukup sekali saja. 

Salah satu software yang bisa Anda pilih adalah Kledo, yang dilengkapi dengan beberapa fitur yang dapat membantu menjaga akun dan faktur.

Kledo menyediakan 50 template invoice yang bisa Anda gunakan serta dilengkapi dengan beragam fitur yang membantu Anda membuat pesanan pembelian, memantau umur piutang, dan mengirim invoice cukup sekali klik saja.

Kledo sangat cocok digunakan untuk berbagai jenis industri dan memastikan bahwa Anda memberikan pengalaman pelanggan yang sangat baik.

Tertarik mencoba? Anda bisa menggunakan paket Kledo gratis selamanya dengan menekan tombol pada banner di bawah ini. Selain itu, Anda juga bisa menghubungi tim sales Kledo untuk informasi yang lebih lanjut.

Komponen yang Wajib Ada di Kwitansi

Kwitansi berisi informasi penting tentang suatu transaksi. Dokumen ini tidak memerlukan nomor identifikasi unik atau informasi pelanggan, tetapi setiap kwitansi yang Anda keluarkan harus menyertakan:

• Nama bisnis, logo, dan informasi kontak bisnis;
• Tanggal penjualan;
• Daftar item produk dan layanan yang dijual;
• Harga setiap produk dan layanan yang dijual;
• Setiap diskon atau kupon;
• Jumlah total yang dibayarkan, termasuk pajak penjualan atau biaya apa pun.

Beberapa kwitansi mungkin juga menyertakan metode pembayaran, ketentuan penjualan, atau kebijakan pengembalian bisnis Anda, karena informasi ini dapat berguna bagi pelanggan jika mereka ingin melakukan pengembalian atau penukaran.

Kesalahan pesanan dan pengembalian memiliki dampak besar pada pelanggan Anda dan pengalaman mereka dengan bisnis Anda.

Dengan memberikan detail sebanyak mungkin dapat membuatnya lebih mudah bagi untuk memperbaiki masalah apa pun yang mungkin timbul.

Baca juga: Download Tanda Terima PDF, Word, dan Excel Gratis

Ciri-Ciri Kwitansi

Setiap pelaku bisnis perlu memahami karakteristik kwitansi agar bisa membedakan dokumen ini dengan nota biasa. Adapun ciri-ciri kwitansi yang perlu Anda ketahui meliputi:

• Terdiri dari 2 bagian yakni penerima dan pemberi. Bagian penerima ada di sebelah kiri sementara bagian pemberi ada di sebelah kanan.
• Terdiri dari rangkap, di mana rangkap atas diserahkan kepada pembeli. Sedangkan rangkap bawah disimpan oleh penjual.

Apa Saja Jenis Kwitansi

Ada beberapa jenis kwitansi baik yang berbentuk fisik maupun digital. Berikut adalah berbagai jenis kwitansi:

Kwitansi pembayaran

Kwitansi pembayaran digunakan ketika Anda melakukan pembelian yang pembayarannya dilakukan dengan cara mencicil.

Jadi, bukti transaksi ini akan dikeluarkan di setiap kali Anda melakukan pembayaran cicilan. Di kwitansi tersebut, disertakan keterangan pembayaran untuk angsuran yang ke berapa.

Kwitansi transaksi produk

Kwitansi transaksi produk adalah bukti pembayaran atas pembelian barang atau jasa. Fungsinya hampir mirip dengan nota pembayaran.

Biasanya, pada kwitansi ini akan ada cap toko penjual. Namun, jika tidak ada, tanda tangan penjual sudah cukup menjadi bukti keabsahan bukti transaksi.

Kwitansi penerimaan kas

Kwitansi penerimaan kas digunakan sebagai alat bukti telah diterimanya sejumlah uang yang masuk ke rekening perusahaan.

Dalam kwitansi ini, terdapat informasi seputar nama perusahaan atau individu yang membayar dan total uang yang dibayarkan.

Kwitansi transfer uang

Jenis kwitansi ini umumnya digunakan oleh lembaga perbankan dan jarang sekali digunakan oleh individu. Kwitansi ini memuat informasi yang sangat lengkap, termasuk nomor rekening nasabah.

Berapa Ukuran Kwitansi?

Ukuran kwitansi yang sering digunakan sebagai bukti transaksi terbagi menjadi tiga jenis yakni besar, sedang, dan kecil dengan rincian sebagai berikut:

• Kwitansi besar: 32 x 10 cm
• Kwitansi sedang: 285 x 90 mm
• Kwitansi kecil: 215 x 75 mm

Baca juga: 15 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Faktur Dibanding Manual

Download Kwitansi Kosong Berbagai Format

Berikut adalah beberapa contoh template kwitansi kosong berbagai format yang bisa Anda unduh secara gratis:

Dowload kwitansi kosong word

Berikut merupakan link download template kwitansi kosong format docs gratis:

[DOWNLOAD KWITANSI FORMAT DOCS]

Download kwitansi kosong excel

Berikut merupakan link download template kwitansi kosong format xls gratis:

[DOWNLOAD KWITANSI FORMAT EXCEL]

Download kwitansi kosong PDF

Berikut merupakan link download template kwitansi kosong format PDF gratis:

[DOWNLOAD KWITANSI FORMAT PDF]

Download kwitansi kosong siap pakai

Jika Anda tertarik untuk membuat kwitansi kosong yang langsung di edit di website, Anda bisa mencobanya melalui tombol di bawah ini:

Baca juga: Commercial Invoice: Arti, Jenis, Komponen, dan Download Template Gratis

Keamanan dan Perlindungan Kwitansi Kosong

Tindakan pencegahan penyalahgunaan kwitansi

• Penyimpanan yang aman: Kwitansi harus disimpan di tempat yang terkunci dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang, seperti departemen keuangan atau manajemen yang bertanggung jawab.
• Pengendalian inventaris: Perusahaan harus memiliki sistem pengendalian inventaris kwitansi untuk memastikan bahwa setiap kwitansi dihitung dan dicatat secara akurat. Pengawasan yang ketat diperlukan untuk menghindari hilangnya kwitansi kosong.
• Penggunaan tanda tangan atau cap: Kwitansi dapat dilengkapi dengan tanda tangan atau cap perusahaan untuk memberikan keabsahan dan mencegah pemalsuan.

Sistem kontrol internal untuk melindungi kwitansi

• Pembatasan akses: Hanya pihak yang berwenang yang diberikan akses untuk mengeluarkan kwitansi, baik itu pihak internal maupun eksternal.
• Rekonsiliasi berkala: Proses rekonsiliasi berkala harus dilakukan untuk memastikan bahwa semua kwitansi yang dikeluarkan telah tercatat dan sesuai dengan inventaris yang ada.
• Audit internal: Tim audit internal harus melakukan pemeriksaan secara berkala terhadap penggunaan dan pengamanan kwitansi kosong guna mengidentifikasi potensi penyimpangan atau kelemahan dalam sistem.

Mengatasi risiko kehilangan atau pencurian kwitansi kosong

• Pelabelan dan pencatatan: Setiap kwitansi harus dilabeli dengan nomor urut dan dicatat dalam inventaris untuk memudahkan pelacakan dan mengidentifikasi potensi kehilangan atau pencurian.
• Laporan kehilangan atau pencurian: Jika ada kwitansi kosong yang hilang atau dicuri, harus segera dilaporkan kepada pihak yang berwenang, seperti manajemen atau departemen keuangan, agar langkah-langkah pemulihan dapat diambil.
• Pemusnahan yang aman: Kwitansi kosong yang tidak digunakan atau rusak harus dimusnahkan dengan cara yang aman dan tidak dapat direkonstruksi, misalnya dengan penghancuran fisik atau pembakaran.

Pelatihan dan kesadaran karyawan

• Pelatihan keamanan: Karyawan harus diberikan pelatihan tentang pentingnya keamanan dan perlindungan kwitansi, serta prosedur yang harus diikuti dalam penggunaannya.
• Kesadaran akan risiko: Karyawan perlu diberi pemahaman yang jelas tentang risiko penyalahgunaan kwitansi kosong dan konsekuensinya. Hal ini akan meningkatkan kesadaran mereka terhadap pentingnya menjaga keamanan dan melaporkan potensi masalah.

FAQ

Apa itu kwitansi kosong?

Kwitansi kosong adalah sebuah formulir atau dokumen yang berisi informasi yang belum diisi atau ditandatangani.

Kwitansi kosong digunakan untuk mencatat transaksi keuangan dan dapat diisi dengan detail transaksi setelah pembayaran atau penerimaan uang dilakukan.

Apa yang harus dilakukan jika kwitansi kosong hilang atau dicuri?

Jika kwitansi kosong hilang atau dicuri, langkah-langkah berikut dapat diambil:

• Segera laporkan kejadian tersebut kepada pihak yang berwenang, seperti manajemen atau departemen keuangan perusahaan.
• Lakukan pencatatan kehilangan atau pencurian secara detail dan lengkap.
• Evaluasi sistem pengendalian internal dan tindakan pencegahan yang diperlukan untuk mencegah kejadian serupa di masa depan.

Apakah kwitansi kosong dapat dipalsukan?

Ya, kwitansi kosong dapat dipalsukan. Oleh karena itu, penting untuk menerapkan langkah-langkah keamanan seperti penggunaan tanda tangan atau cap perusahaan, dan memastikan kwitansi kosong disimpan dengan aman.

Kesimpulan

Itulah tadi beberapa template kwitansi kosong berbagai format yang bisa Anda unduh secara gratis beserta tips membuat kwitansi yang bisa Anda aplikasikan dalam bisnis.

Jangan lupa untuk selalu melakukan pencatatan dan pembukuan agar bisa memantau bagaimana kondisi finansial bisnis. Guna memudahkan semua itu, Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo yang dibekali dengan fitur terlengkap, mudah digunakan, dan harganya terjangkau.

Semoga informasi ini bermanfaat ya!