15 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Faktur Dibanding Manual

Pernahkah Anda menggunakan aplikasi faktur? Baik Anda seorang pekerja lepas, pemelik bisnis eCommerce, atau retailer konvensional, pasar saat ini semakin kompetitif. Menarik dan mempertahankan klien dan pelanggan adalah tantangan besar. Bisnis dari semua ukuran perlu mencari cara untuk menghemat waktu dan uang.

Meningkatkan produktivitas dan kenyamanan bagi pelanggan adalah yang terpenting dalam bisnis. Oleh karena itu, keuntungan menggunakan aplikasi atau software faktur online menjadi kunci untuk memodernisasi model penagihan Anda.

Mengembangkan bisnis Anda mungkin terdengar menyulitkan, tetapi salah satu tempat pertama untuk memulai adalah dengan memperbaiki cara penagihan Anda.

Menemukan cara yang efisien untuk menghasilkan faktur, bersama dengan melacak informasi keuangan, Anda dapat mencapai peningkatan itu. Yang terpenting, ini semua dilakukan sambil meningkatkan arus kas Anda.

Sayangnya, faktur berbasis kertas dan pembuatan faktur di Excel bukanlah yang paling efisien. Menggunakan aplikasi faktur online adalah cara terbaik yang bisa Anda pilih.

Pada artikel ini kita akan membahas beberapa keuntungan menggunakan aplikasi faktur dibandingkan dengan membuat faktur secara manual.

1. Cepat dan sederhana

Tentu And akan merasa kesulitan jika harus membuat faktur secara manual. Alternatif lainnya adalah Anda bisa mengisi spreadsheet atau masuk ke situs templat faktur gratis seperti pada tautan ini. Anda menghabiskan 10-20 menit berikutnya memasukkan informasi penting.

Anda harus memasukan alamat, nomor faktur, dan daftar terperinci atau produk atau layanan yang Anda berikan, dan semua itu harus Anda periksa dengan teliti.

Jika Anda mengirim 1 faktur ke 1 pelanggan, mungkin ini bukanlah masalah besar. Namun, ketika Anda mengirimkan beberapa faktur sekaligus, itu menjadi proses yang panjang dan berulang.

Dengan aplikasi faktur online, semua informasi klien disimpan di cloud. Nama dan alamat klien, syarat pembayaran, dan metode pembayaran pilihan disimpan dan dilindungi.

Yang harus Anda lakukan adalah masuk ke akun Anda, pilih klien yang ingin Anda faktur. Anda memasukkan jumlah jam atau produk yang Anda berikan.

Pilih tanggal jatuh tempo, klik kirim dan faktur tiba secara elektronik ke klien. Hanya satu atau dua menit untuk menyelesaikannya.

Singkatnya, faktur online tidak hanya mempercepat seluruh proses pembayaran, tetapi juga sangat ramah pengguna. Anda dapat menyiapkan akun dan mulai menagih klien dalam hitungan menit dengan pelatihan minimal.

2. Semuanya disimpan di cloud

Berbicara tentang cloud, Anda tidak perlu khawatir kehilangan faktur atau data klien. Anda tidak akan menghadapi masalah email atau masalah komputer Anda yang tiba-tiba rusak.

Semuanya otomatis tersimpan dan tersimpan secara online. Cukup masuk ke akun Anda dan semua yang Anda butuhkan untuk mulai menagih klien Anda ada di ujung jari Anda.

Baca juga: Cara Efektif Melakukan Kontrol Keuangan dalam Bisnis

3. Otomatisasi

Mungkin keuntungan terbesar yang dimiliki faktur online adalah otomatisasi. Ini berarti Anda dapat mengatur pembayaran berulang untuk klien jangka panjang. Anda dapat membuat model bisnis berbasis langganan.

Sistem otomatisasi mengirimkan tindak lanjut dan pengingat pembayaran untuk faktur yang akan datang dan yang telah jatuh tempo. Mengotomatiskan tugas-tugas ini menghemat banyak waktu dan uang Anda dan Anda dapat fokus untuk mengembangkan bisnis Anda.

Tidak perlu lagi membayar seseorang untuk melakukan tugas administratif ini untuk Anda. Ini juga menghilangkan frustrasi mengejar pembayaran ini.

Bahkan jika Anda menggunakan software akuntansi online seperti Kledo, Anda bisa dengam mudah membuat dan mengirim faktur ke palanggan Anda dengan mudah. Bisa melalui email atau whatsapp.

Lalu semua transaksi tersebut akan tercatat secara otomatis dalam sistem pembukuan Kledo sehingga memudahkan Anda dalam memeriksa dan membuat laporan keuangan.

Tertarik untuk menggunakan Kledo? Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

4. Memudahkan Anda dalam menetapkan identitas merek

Solusi faktur berbasis cloud dapat memperkuat identitas merek dalam bisnis. Anda dapat menambahkan logo, skema warna, dan font yang cocok dengan suara merek Anda.

Ketika Anda memperkuat identitas Anda, ini akan meningkatkan peluang untuk mendapatkan bayaran tepat waktu. Ditemukan bahwa menyertakan logo Anda meningkatkan pembayaran sebesar 3x.

Anda juga dapat membuat pesan yang disesuaikan, seperti “Terima Kasih!” dan dapat menjual produk atau layanan baru dengan menawarkan produk atau layanan baru tersebut di faktur Anda.

Ini mungkin tampak sepele, tetapi pesan-pesan ini juga dapat meningkatkan brand awareness. Identitas merek Anda menunjukkan kepribadian dan keahlian Anda.

5. Menggunakan aplikasi faktur lebih aman

Sebagian dari kita memang sulit beradaptasi, jadi mudah untuk memahami mengapa beberapa orang mungkin menolak faktur dan pembayaran online. Beberapa bisnis terbiasa membuat dan mengirimkan faktur kertas.

Keamanan harus selalu menjadi prioritas. Perangkat lunak faktur online bereputasi sangat aman karena harus mematuhi Standar Keamanan PCI.

Sulit untuk mendapatkan izin Standar Keamanan PCI. Mereka membantu Anda menerapkan perlindungan keamanan tingkat lanjut terhadap kehilangan dan gangguan apa pun. Anda menggunakan perlindungan seperti enkripsi SSL.

Untuk mendapatkan jaminan keamanan data Anda, pastikan juga Anda memilih aplikasi faktur yang memiliki standar ISO/IEC 27001 sepert Kledo.

ISO/IEC 27001 sendiri adalah standar internasional yang menetapkan spesifikasi untuk sistem manajemen keamanan informasi atau Information Security Management System (ISMS).

Baca juga: 10 Tips Kelola Stok Barang yang Bisa Efektif dan Mudah Digunakan

6. Anda bisa mencatat transaksi dengan banyak mata uang dan bahasa

Kita pada dasarnya semua “warga dunia” hari ini berkat teknologi. Seorang pekerja lepas di Jakarta dapat menagih klien mereka di Jepang. Seorang pelanggan di Solo dapat memesan kaos dari sebuah perusahaan di A.S.

Karena itu, platform faktur berbasis cloud memungkinkan pengguna untuk memilih mata uang dan bahasa pilihan mereka.

Ini memungkinkan Anda dan klien atau pelanggan Anda memilih yang sebelumnya tidak mungkin. Faktur dan pembayaran cloud membuat memasuki pasar global jauh lebih nyaman. Ini juga menghilangkan hambatan pembayaran.

7. Penghematan biaya

Menurut Clover:

“Ketika Anda mempertimbangkan waktu (yaitu jam karyawan) yang diperlukan untuk membuat, mengirim, dan memproses setiap faktur perusahaan, mudah untuk memahami mengapa bisnis menghabiskan rata-rata $4 hingga $20 per transaksi kertas.

Sebagai gambaran, sebuah perusahaan dengan 10 karyawan dapat menghemat hingga $2.400 per tahun dengan membuang cara penggajian tradisional.”

Selain itu, ada biaya yang terkait dengan kertas, tinta, dan ongkos kirim. Aplikasi faktur online menghilangkan biaya ini. Dan, berkat otomatisasi, bisnis Anda dapat mengurangi biaya pembuatan faktur sebesar 29%.

8. Akses 24/7

Aplikasi aktur online ada di cloud yang memberi Anda kemampuan untuk mengelola informasi klien dan penagihan dari satu aplikasi. Anda dapat menggunakannya di desktop, tablet, atau ponsel cerdas Anda.

Ini berarti jika Anda tidak dapat datang ke kantor, di rumah, atau bepergian — Anda dapat mengirim dan mengelola faktur 24/7.

Baca juga: Hal yang Harus Diperhatikan Sebelum `Memulai Bisnis

9. Proses audit menjadi lebih sederhana

Solusi faktur cloud memungkinkan Anda menyimpan semuanya. Perkiraan, faktur, kuitansi pengeluaran, dan dokumen terkait lainnya disimpan secara online dan dalam satu dasbor.

Dasbor ini menciptakan proses yang sederhana dan menghemat waktu saat menganalisis laporan keuangan. Selama musim pajak, Anda, atau akuntan Anda, dapat dengan mudah menentukan potongan pajak yang memenuhi syarat.

Mampu dengan cepat menemukan semua pengeluaran dan penerimaan Anda dari satu tempat itu mudah. Lebih baik lagi, proses ini dapat menyelamatkan Anda jika Anda pernah diaudit oleh petugas pajak.

10. Pengiriman instan = pembayaran lebih cepat

Seperti disebutkan sebelumnya, dibutuhkan beberapa detik untuk mengirim faktur secara online dan bahkan lebih cepat jika Anda menggunakan penagihan berulang.

Anda tidak akan lagi menunggu berminggu-minggu untuk klien menerima, meninjau, dan mengembalikan faktur melalui surat konvensional. Faktur Anda dikirim secara instan.

Dengan faktur yang dikirim lebih cepat maka kemungkinan Anda menerima pembayaran lebih cepat menjadi lebih besar.

11. Ramah lingkungan

Tahukah Anda bahwa rata-rata, faktur digital empat kali lebih ramah lingkungan daripada penagihan kertas? Ini menghemat pohon, menghemat air, dan energi, dan itu mengurangi polusi.

Anda dapat mengurangi limbah padat saat Anda menggunakan aplikasi faktur online. Misalnya kartrid tinta saja yang akan dibuang setalah tidak digunakan jika Anda membuat faktur manual.

Baca juga: Strategi Penjualan Ecommerce Terbaik di Tahun 2022

12. Mengurangi kesalahan dan human error

Pemrosesan faktur kertas melibatkan beberapa langkah. Setiap proses yang dilakukan oleh manusia rentan terhadap human error. Memproses jumlah tagihan yang salah atau mengirim tagihan ke klien yang salah tidak lagi terjadi jika Anda menggunakan faktur online.

Kesalahan menunda proses pembayaran juga dapat merusak hubungan yang Anda miliki dengan klien. Belum lagi hubungan dengan blanko yang menunda atau melakukan kesalahan dalam penagihan.

Kesalahan faktur dan perselisihan dapat berakhir dengan biaya jutaan untuk memperbaikinya. Mengirim dan mengirim ulang adalah mimpi buruk.

Aplikasi faktur online menghitung jumlah total dan mencegah Anda melakukan kesalahan. Anda juga bisa menambahkan pajak dan memastikan bahwa klien yang ditagih mendapatkan nilai yang tepat. Bahkan jika Anda melakukan kesalahan, hanya perlu satu menit untuk memperbaiki dan mengirim ulang.

13. Meningkatkan hubungan pelanggan

Seperti yang telah kami sebutkan beberapa kali, ada banyak manfaat dari faktur online. Anda memiliki tagihan yang akurat, mata uang pilihan metode pembayaran, penampilan profesional, dan penguatan merek yang positif.

Anda dapat menyertakan pesan khusus yang telah Anda pikirkan untuk dikirim selama setahun namun Anda tidak melakukannya. Jauh lebih mudah untuk membuat klien Anda merasa seperti VIP. Bahkan ucapan “Terima kasih” yang sederhana pun sangat berguna saat ini.

Memperkuat hubungan yang Anda miliki dengan klien Anda tidak hanya mendorong mereka untuk membayar faktur tepat waktu, tetapi juga dapat membantu menghasilkan pelanggan tetap dan rujukan.

14. Memudahakan Anda dalam memilih cara pembayaran

Bukan rahasia lagi bahwa bisnis harus membayar biaya transaksi dan deposit saat memproses pembayaran. Bahkan jika biayanya minimal, biaya tersebut dapat bertambah dalam jangka panjang. Prosesnya bisa memakan waktu berhari-hari atau berminggu-minggu untuk diproses.

Faktur online memungkinkan Anda memilih pembayaran yang cepat dan menawarkan tarif transaksi paling terjangkau. Faktanya, jika Anda menerima mata uang digital seperti bitcoin, biaya tersebut biasanya dihilangkan.

Baca juga: Terbukti Efektif! Ini 15 Cara Meningkatkan Profit Bisnis Anda

15. Modernitas dan profesionalisme

Terakhir, faktur online memberi bisnis Anda tampilan dan nuansa yang lebih modern dan profesional. Ini memberikan citra dan kesan pada klien dan pelanggan Anda.

Ini mungkin tidak tampak seperti masalah besar, tetapi ini akan membantu Anda dan meminimalisir penundaan dan hambatan untuk menerima pembayaran.

Jika Anda ingin membuat invoice atau faktur digital dengan mudah, praktis, dan gratis, Anda bisa menggunakan invoice generator melalui halaman ini.

Kesimpulan

Setelah Anda mengetahui beberapa keuntungan dalam menggunakan aplikasi faktur online, apakah Anda berniat menggunakan aplikasi tersebut untuk proses kemudahan bisnis?

Jadikan bisnis Anda lebih modern dan meminimalisir penundaan pembayaran dari klien Anda menggunakan aplikasi faktur online.

Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo untuk solusi menyeluruh baik dari proses akuntansi, pembuatan faktur, pencatatan transaksi, manajemen persediaan, dan masih banyak lagi.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.