Laporan Pembelian: Pengertian, Format, dan Cara Membuatnya

Laporan pembelian (purchasing) adalah salah satu aspek penting dalam menjalankan bisnis yang sukses. Dengan laporan ini, Anda dapat memastikan bahwa aset dan inventaris bisnis Anda tidak berada dalam kondisi buruk dan tidak terlalu banyak membelanjakan uang.

Namun, banyak pengusaha yang mengalami kesulitan dalam memahami laporan purchasing. Dalam artikel ini, Kledo akan membagikan tips mudah membuat laporan purchasing yang bisa Anda coba.

Apa itu Laporan Pembelian?

Laporan pembelian, yang juga dikenal sebagai laporan purchasing adalah salah satu jenis laporan yang mengikuti aktivitas bisnis yang harus dipelajari oleh para pelaku bisnis. Laporan ini menunjukkan jumlah uang yang dibelanjakan oleh sebuah organisasi untuk membeli barang, bahan, dan jasa.

Tujuan dari laporan ini adalah untuk membantu para pelaku bisnis mengawasi jumlah uang yang mereka belanjakan, membandingkan harga yang dibayarkan dengan harga pasar, dan membantu mengambil keputusan yang tepat ketika membeli barang atau jasa.

Laporan purchasing mencakup semua informasi tentang pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Informasi tersebut mungkin termasuk nama barang, jumlah, harga, tanggal pembelian, tempat pembelian, pembeli, dan rincian lainnya. Laporan ini juga menunjukkan jumlah total uang yang dibelanjakan oleh perusahaan.

Baca juga: Pembahasan SOP Akuntansi yang Perlu Anda Ketahui

Apa Saja Fungsi Laporan Pembelian?

Kebutuhan akan laporan purchasing sudah menjadi bagian penting dari kegiatan bisnis. Banyak perusahaan dan organisasi yang telah mengimplementasikan sistem dan prosedur untuk membuat dan mengelola laporan purchasing.

Jika Anda menjalankan bisnis, laporan purchasing akan membantu Anda untuk mengawasi dan mengendalikan biaya dan kondisi keuangan bisnis. Ini akan membantu Anda menentukan apa yang dibeli, kapan, berapa banyak dan dari siapa.

Berikut adalah beberapa fungsi utama laporan purchasing:

1. Mengawasi dan mengendalikan biaya

Laporan purchasing akan membantu Anda untuk mengawasi dan mengendalikan biaya pengeluaran. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi tingkat biaya yang dapat ditoleransi dan berapa banyak yang dapat dibelanjakan.

2. Membantu membuat keputusan pembelian

Laporan purchasing akan membantu Anda untuk membuat keputusan yang tepat tentang pengadaan barang. Ini akan memungkinkan Anda untuk membandingkan harga, kualitas dan jenis produk yang tersedia untuk memastikan bahwa Anda memilih produk yang tepat untuk keperluan Anda.

3. Membantu menentukan arah strategi pembelian

Laporan purchasing akan membantu Anda untuk menentukan arah strategi pengeluaran yang tepat untuk bisnis Anda.

Ini akan memungkinkan Anda untuk membuat kesimpulan apakah Anda harus membeli barang dari satu sumber, membeli barang dengan harga diskon, atau membeli barang dengan jumlah yang lebih besar.

4. Membantu memonitor kinerja vendor

Laporan purchasing juga akan membantu Anda untuk memonitor kinerja vendor Anda. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengetahui apakah vendor Anda memberikan barang berkualitas dan tepat waktu.

Baca juga: Cara Menentukan KPI Pemasaran Beserta Contohnya

Komponen Laporan Purchasing

Laporan purchasing mencakup berbagai hal, termasuk nama barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga per satuan, dan jumlah total yang dibayarkan. Berikut ini adalah beberapa komponen yang terdapat dalam laporan purchasing:

1. Nama pemasok

Nama pemasok adalah identitas dari perusahaan atau organisasi yang telah menjual produk atau jasa kepada perusahaan.

2. Tanggal pembelian

Tanggal pembelian adalah tanggal ketika barang atau jasa yang dibeli telah dibayarkan.

3. Deskripsi

Deskripsi adalah rincian produk atau jasa yang dibeli.

4. Jumlah

Jumlah adalah jumlah unit dari produk atau jasa yang dibeli.

5. Harga per satuan

Harga per satuan adalah harga yang dibayarkan oleh perusahaan untuk satu unit dari produk atau jasa yang dibeli.

Baca juga: Cara Membuat Laporan Keuangan bagi Pemula dan Contohnya, Lengkap!

6. Total biaya

Total biaya adalah jumlah total yang dibayarkan oleh perusahaan untuk produk atau jasa yang dibeli.

7. Metode pembayaran

Metode pembayaran adalah jenis pembayaran yang digunakan untuk membayar barang atau jasa yang dibeli.

Baca juga: Cara Menentukan KPI Pemasaran Beserta Contohnya

Jenis-Jenis Laporan purchasing

Berdasarkan waktu pembuatannya, laporan purchasing bisa dibedakan menjadi 3 bagian yakni harian, bulanan, dan tahunan.

Laporan purchasing harian

Laporan purchasing harian adalah laporan yang menunjukkan informasi mengenai pembelian barang dan jasa yang dilakukan oleh perusahaan selama satu hari.

Laporan harian sangat penting karena membantu perusahaan untuk memantau pengeluaran, memperkirakan biaya masa depan, dan membuat keputusan bisnis yang tepat.

Dengan laporan harian, perusahaan dapat memonitor pengeluaran harian mereka dengan lebih akurat. Laporan ini mencakup informasi mengenai jenis pembelian, jumlah biaya, dan tanggal pembelian.

Ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi tren pembelian dan menilai jumlah pengeluaran yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan bisnisnya.

Laporan purchasing bulanan

Laporan purchasing bulanan adalah laporan yang merekap informasi pembelian barang dan jasa yang dilakukan oleh sebuah perusahaan selama satu bulan.

Laporan ini sangat penting bagi perusahaan karena membantu mereka untuk memonitor keuangan, memprediksi pengeluaran masa depan, dan secara efektif mengevaluasi bisnis mereka.

Baca juga: Jurnal Pembelian: Definisi, Format, dan Contohnya

Laporan purchasing tahunan

Laporan purchasing tahunan mencerminkan jumlah dan nilai total pembelian yang dilakukan oleh sebuah organisasi selama periode tahunan yang telah ditentukan.

Laporan ini berguna untuk membantu organisasi memahami kebutuhan dan preferensi pelanggan, memproyeksikan kebutuhan masa depan, dan mengidentifikasi peluang yang lebih efisien.

Laporan tahunan umumnya disusun oleh departemen purchasing dan dapat berupa laporan kuantitatif atau kualitatif.

Laporan kuantitatif mencakup informasi seperti jumlah total pembelian, nilai total pembelian, dan jumlah transaksi yang dilakukan. Sedangkan laporan kualitatif mencakup informasi seperti jenis produk yang paling banyak dibeli, tren harga, dan faktor-faktor yang mempengaruhi pembelian.

Baca juga: Contoh Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) dan Cara Membuatnya

Cara Membuat Laporan Pembelian dengan Kledo

Laporan purchasing bisa dibuat secara manual di buku kerja dan juga bisa dengan menggunakan tools seperti Microsoft Excel. Namun, ada satu cara lagi yang lebih mudah dilakukan dengan menggunakan software akuntansi seperti Kledo.

Dengan Kledo, Anda bisa membuat laporan purchasing per produk dan per vendor tanpa perlu memakan waktu lama. Penasaran bagaimana sih cara membuatnya? Berikut merupakan tutorial pembuatan laporan purchasing dengan menggunakan Kledo:

Pembelian per produk

Kledo mempunyai fitur Laporan Pembelian per Produk di menu “Laporan” pada “Pembelian”. Pembelian per Produk pada Kledo menampilkan seluruh produk yang terdaftar di Kledo, termasuk harga beli satuan pada saat periode yang dipilih, net pembelian, dan harga pembelian rata-rata.

Langkah 1. Masuk “Beranda” > klik “Laporan” > klik “Pembelian per Produk” pada “Pembelian”

Klik “Pembelian per Produk” pada bagian “Pembelian” ya!

Langkah 2. Filter “Periode”

Anda dapat memilih tanggal “Pembelian per Produk” sesuai dengan periode yang dibutuhkan.

Pertama lakukan filter tanggal. Misal, untuk melakukan crosscheck dan analisis pengeluaran pembelian per produk sepanjang Q1 (kuartal pertama) tahun ini. Masukkan saja periode dari tanggal 01/01/2020 sampai 31/03/2020, kemudian tekan enter.

Secara otomatis akan muncul “Laporan Pembelian per Produk” pada tanggal yang dituju seperti di bawah ini.

Mudah bukan? “Laporan Pembelian per Produk” ini mau dicetak? Tentu saja bisa!

Langkah 3. “Print” dengan format yang diinginkan

Pilih format ekspor “Laporan Pembelian per Produk” yang Anda kehendaki. Kledo menyediakannya dalam 3 (tiga) bentuk format, yaitu: Print, XLS, dan CSV.

Baca juga: 15 Ide Usaha Makanan Kekinian yang Laris Manis

Pembelian per vendor

Laporan Pembelian per Vendor pada Kledo menampilkan seluruh vendor yang terdaftar di Kledo, berikut akumulasi nominal pembelian kepada masing-masing pemasok untuk periode yang telah ditentukan.

Anda juga bisa melihat detail transaksi pembelian yang sudah dicatat ketika melakukan pembelian di menu “Tagihan Pembelian”. Dengan adanya Kledo, tentu Anda semua tidak perlu repot untuk membuat laporan ini.

Langkah 1. Masuk “Beranda” > klik “Laporan” > klik “Pembelian per Vendor” pada “Pembelian”

Klik “Pembelian per Vendor” pada bagian “Pembelian” ya!

Langkah 2. Filter “Periode”

Anda dapat memilih tanggal “Laporan Pembelian per Vendor” sesuai dengan periode yang dibutuhkan. Pertama lakukan filter tanggal.

Misal, untuk melakukan crosscheck dan analisis “Pembelian per Vendor” sepanjang Q1 (kuartal pertama) tahun ini. Masukkan saja periode dari tanggal 01/01/2020 sampai 31/03/2020, kemudian tekan enter.

Secara otomatis akan muncul “Laporan Pembelian per Vendor” pada periode yang dituju dengan transaksi yang lengkap. Mudah kan?

Langkah 3. Klik “Nilai Pembelian” untuk melihat detail transaksi “Pembelian per Vendor”

Anda bisa melihat detail atas transaksi kepada vendor dipilih atas “Laporan Pembelian per Vendor” sesuai dengan periode yang telah ditentukan. Caranya? Klik salah satu “Nilai Pembelian” atas vendor yang ingin dilihat detailnya.

Kledo akan menampilkan detail keseluruhan transaksi yang telah Anda lakukan kepada vendor yang dipilih, di mana jumlah total pembelian sama dengan yang tertera pada “Laporan Pembelian per Vendor”.

Ingin membuka purchase invoice dari menu ini? Bisa dong, klik saja salah satu nomor purchase invoice yang akan diliat detailnya ya kawan Kledo!

Setelah diklik, akan muncul purchase invoice atas vendor yang ditunjuk. Laporan per Vendor ini terintegrasi langsung dengan “Tagihan Pembelian” untuk transaksi “Pembelian” pada Kledo.

Langkah 4. “Print” dengan format yang diinginkan

Pilih format ekspor “Laporan Pembelian per Vendor” yang Anda kehendaki. Kledo menyediakannya dalam 3 (tiga) bentuk format, yaitu: Print, XLS, dan CSV.

Untuk lebih jelasnya, Anda dapat mengikuti langkah-langkah yang ada di video tutorial berikut ini:

Membuat laporan purchasing dengan menggunakan Kledo sangat mudah, kan? Selain menyediakan fitur purchasing, Kledo juga memiliki fitur lainnya seperti manajemen inventaris, perpajakan, aplikasi invoice, dan masih banyak lagi.

Jadi, tunggu apalagi? Anda bisa mencoba Kledo gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini. Jika Anda ingin memperoleh informasi lebih lanjut seputar Kledo, Anda bisa menghungi tim sales Kledo yang selalu siap membantu Anda.