Jurnal Pembelian: Definisi, Format, dan Contoh Penyelesaiannya

jurnal pembelian

Jurnal pembelian merupakan salah satu jenis jurnal yang sering digunakan oleh dunia bisnis. Sesuai dengan namanya, jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian bisnis Kawan Kledo.

Jenis pembelian yang dicatat dalam jurnal ini khusus pembelian secara kredit saja, ya. Sedangkan untuk pembelian secara tunai, Kawan Kledo dapat mencatatnya di jurnal umum.

Jurnal ini sangat cocok digunakan oleh perusahaan dagang. Hal ini dikarenakan pada perusahaan dagang, transaksi jual beli terjadi setiap hari bahkan bisa ribuan kali hanya dalam sehari. Maka sangat diperlukan sebuah jurnal yang memudahkan pencatatan transaksi tersebut.

Supaya Kawan Kledo semakin tahu, di bawah ini kami sajikan artikel yang membahas secara lengkap mengenai jurnal pembelian. Pastikan baca dengan seksama ya agar tak ada informasi yang terlewat!

Apa Sih Jurnal Pembelian Itu?

jurnal pembelian

Dalam bahasa Inggris, jenis jurnal yang satu ini disebut dengan istilah purchase journal. Selain itu, purchase journal juga dikenal sebagai buku pembelian dan buku harian pembelian.

Purchase journal adalah jurnal khusus yang digunakan oleh dunia bisnis untuk mencatat semua pembelian secara kredit. Sedangkan untuk pembelian tunai, dapat dicatat di dalam jurnal umum atau jurnal khusus pengeluaran kas.

Ketika barang dagangan dan fakturnya diterima dari penjual, bagian yang bertanggung jawab dari departemen penerimaan akan membandingkannya dengan salinan pesanan yang dibuat oleh departemen pembelian.

Apabila kuantitas dan kualitas barang dagangan sesuai dengan pesanan, maka barang tersebut diterima dan dipindahkan ke gudang.

Selanjutnya, transaksi tersebut segera dicatat dalam purchase journal berdasarkan informasi yang diperoleh dari faktur yang diberikan oleh penjual.

Faktur yang diberikan oleh pemasok dikenal sebagai faktur pembelian atau faktur masuk. Nah, informasi yang terdapat pada faktur tersebut biasanya sebagai berikut:

  • Nomor faktur untuk barang yang dibeli.
  • Tanggal pembuatan faktur.
  • Nama, alamat, email, dan nomor telepon pembeli dan penjual.
  • Deskripsi produk barang dagangan yaitu kuantitas, kualitas, harga, dan jumlah total barang yang dibeli.
  • Detail tentang syarat dan ketentuan penjualan.

Baca Juga: Jurnal Khusus: Pengertian, Manfaat, dan Contoh Transaksinya

Jurnal Pembelian dalam Akuntansi

Setiap entri dalam jurnal yang dibeli memiliki dua bagian. Yang pertama adalah debit dari rekening pengeluaran dan yang kedua adalah pembayaran ke perusahaan atau penyedia layanan.

Bisnis sering kali memiliki akun pengeluaran yang disiapkan untuk membuat penganggaran lebih mudah.

Anda perlu mencatat dana akun mana yang diambil untuk membayar pembelian. Anda juga perlu mencatat bisnis mana yang Anda bayar dari dana tersebut.

Dalam beberapa kasus, pengeluaran mungkin berasal dari beberapa akun internal karena beberapa produk atau layanan berada dalam satu faktur.

Ketika ini terjadi, penting untuk mencatat jumlah individual dari setiap produk atau layanan bersama dengan nomor faktur untuk pelacakan yang akurat.

Jika Anda juga membuat catatan debit dari rekening pengeluaran dalam jurnal yang berbeda, semua informasi harus cocok. Ini membuatnya lebih mudah untuk kembali dan membandingkan transaksi untuk memastikan semuanya cocok dalam kasus audit.

Apa Fungsi Jurnal Pembelian?

Seperti yang sudah kami jelaskan di awal artikel, fungsi utama dari purchase journal yaitu untuk memudahkan pencatatan transaksi pembelian yang berulang kali terjadi dengan melibatkan pihak yang sama. Misalnya pembelian persediaan barang ke Toko Mulia dengan frekuensi yang sangat sering terjadi. Maka lebih baik dicatat dalam sebuah jurnal khusus yakni purchase journal.

Namun, apabila transaksi pembelian tersebut hanya sekali saja terjadi, maka tak perlu dibuatkan jurnal khusus pembelian, ya.

Mengenal Format Jurnal Pembelian

Sebenarnya, tampilan format purchase journal tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan. Namun sebelum mengenal bentuk format purchase journal, ada baiknya terlebih dulu Kawan Kledo mengenal format faktur pembelian di bawah ini.

Faktur pembelian

Selanjutnya, mari mengenal format purchase journal. Jumlah kolom yang digunakan dalam Purchase journal sebenarnya tergantung pada kebutuhan bisnis sebuah perusahaan. Adapun format yang sering digunakan sebagai berikut ini:

Format Jurnal Pembelian

Penjelasan secara lebih lengkap mengenai masing-masing kolom ada di bawah ini.

  • Date : Kolom tanggal yang digunakan untuk mencatat tanggal diterimanya faktur pembelian dari pemasok barang.
  • Supplier’s Account Credited : Berisikan nama pemasok barang. Beberapa perusahaan juga menyertakan deskripsi singkat barang yang dibeli pada kolom ini.
  • Invoice Date : Kolom yang memuat tanggal pembuatan faktur oleh pemasok barang.
  • Payment Terms : Kolom ini digunakan untuk mencatat syarat pembayaran yang diperbolehkan oleh pemasok barang, misalnya n/45, 30/2 yang artinya jangka waktu pembayaran maksimal 45 hari. Jika pembeli dapat melunasi kurang dari 30 hari, maka mendapatkan potongan sebesar 2%.
  • PR : yakni kolom yang memuat nomor referensi. Setiap hari, entri dari purchase journal diposting ke buku besar pembantu utang. Kolom referensi digunakan untuk mencatat nomor rekening dari entri jurnal. Apabila tidak diberi nomor referensi, nomor halaman akun dicatat pada kolom ini.
  • Accounts Payable : Berisikan jumlah hutang pada faktur.
  • Item : Kolom ini digunakan untuk memasukkan biaya masing-masing item yang dibeli dari pemasok misalnya persediaan, peralatan, perlengkapan, dan sebagainya. Jumlah nominal item yang tercantum tergantung pada sifat dan kebutuhan masing-masing bisnis individu.

Baca Juga: Jurnal Pengeluaran Kas: Pengertian Lengkap dan Contoh Kasusnya

Bagaimana Cara Membuat Jurnal Pembelian?

jurnal pembelian

Di bawah ini merupakan tahapan dalam membuat purchase journal. Apa saja, ya? Berikut ulasan lengkapnya untuk Kawan Kledo!

  1. Perlu diingat bahwa transaksi yang dapat dicatat pada purchase journal hanyalah transaksi pembelian kredit. Terutama transaksi yang sering terjadi berulang-ulang, lebih baik langsung dicatat pada purchase journal.
  2. Melakukan analisis transaksi berdasarkan faktur yang telah diterima. Apabila barang pembelian sesuai dengan pesanan, maka lakukan pencatatan jurnalnya.
  3. Adapun format purchase journal sudah kami sajikan pada bagian sebelumnya. Untuk jumlah kolom, Kawan Kledo dapat menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang ada.
  4. Pada setiap akhir periode, setiap entri dalam jurnal pembelian harus diposting ke sisi kredit dalam buku besar pembantu utang.
  5. Selain itu, setiap akhir bulan nominal dari purchase journal harus diposting ke buku besar dengan catatan sebagai berikut: jumlah pada kolom utang usaha dikreditkan ke akun utang usaha di buku besar; jumlah kolom persediaan diposting ke akun persediaan di buku besar; dan total semua item lainnya diposting ke akun yang relevan di buku besar.

Contoh Penyelesaian Jurnal Pembelian

Berikut ini merupakan transaksi yang terjadi pada usaha swalayan Aprilmart pada bulan Oktober 2021.

TanggalTransaksi
1 OktFaktur No. A1, dibeli barang dagang dari UD Dahlia sebesar Rp. 1.500.000, dengan syarat n/30.
3 OktFaktur No. B12 dibeli peralatan dari Toko Madani dengan harga Rp. 500.000.
7 OktFaktur No. 102, Dibeli dari Toko Maju yakni laptop sebesar Rp. 5.000.000; dan printer sebesar Rp. 1.800.000.
8 OktFaktur No. A2, dibeli barang dagangan dari UD Dahlia sebesar Rp. 5.000.000; dengan syarat 2/10, n/30.
12 OktFaktur No. 119, dibeli peralatan toko sebesar Rp. 600.000; dari Toko Rama.
15 OktFaktur No. 200, dibeli barang dagang dari PT. Mayora sebesar Rp. 6.500.000; dengan syarat 3/15, n/45.
20 OktFaktur No. C1, Dibeli barang dagang dari Toko Smile sebesar Rp. 1.500.000; dengan syarat 2/10, n/30.

Buatlah Jurnal Pembeliannya!

Jurnal Pembelian Aprilmart

Bukti posting jurnal pembelian

Pada akhir periode akuntansi, jurnal pembelian harus diperiksa untuk memastikan semua informasi telah dimasukkan dengan benar dan diposting ke buku besar utang usaha.

Prosedur pemeriksaan melibatkan pemutakhiran buku besar hutang dan akun buku besar umum.

Kami akan memperbarui setiap akun pemasok di buku besar hutang setiap hari menggunakan informasi faktur dalam jurnal pembelian.

Jumlah tersebut diposting sebagai kredit ke akun pemasok di buku besar utang usaha. Saldo antara total semua akun pemasok dan total akun pembantu hutang dalam buku besar harus sama.

Pada akhir setiap bulan, total jurnal pembelian digunakan untuk memperbarui akun buku besar.

Total ini diposting sebagai debit ke akun pembelian, sedangkan akun hutang dagang di buku besar dikreditkan. Postingan adalah bagian dari pembukuan double-entry karena mewakili pembelian yang dilakukan secara kredit dari pemasok.

Kesimpulan

Jurnal pembelian (purchase journal) merupakan jurnal yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi pembelian secara kredit. Untuk pembelian secara tunai, Kawan Kledo dapat mencatatnya pada jurnal pengeluaran kas.

Fungsi utama purchase journal yakni memudahkan perusahaan untuk mencatat transaksi yang seringkali terjadi dimana melibatkan pihak yang sama. Apabila transaksi hanya terjadi sekali, Kawan Kledo cukup mencatatnya pada jurnal umum saja.

Format purchase journal yang digunakan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Kawan Kledo. Nah, supaya anti ribet dan menghindari kesalahan pencatatan, Kawan Kledo dapat memanfaatkan software akuntansi Kledo. Yuk, buruan daftar Kledo sekarang juga!

Banner 2 kledo

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

5 × 2 =