Pengertian Manajemen Biaya Proyek, Tahapan, dan Fungsinya

Jika Anda adalah pemimpin tim dalam proyek, penting bagi Anda untuk mengetahui apa itu manajemen biaya proyek.

Tujuan membangun tim adalah memastikan agar proyek yang mereka tangani berhasil dan memenuhi harapan klien, serta tujuan internal mereka. Namun, apa yang terjadi di lapangan?

Dalam laporan PMI (Project Management Institute), 14% dari proyek TI yang disurvei dianggap gagal.

Hanya 57% proyek yang selesai sesuai dengan anggaran awal mereka, dan yang lainnya melebihi target yang mereka tetapkan sendiri.

Ini bukan kabar baik bagi perusahaan karena pembengkakan biaya tidak hanya berdampak pada margin keuntungan mereka, tetapi juga menghambat kemampuan untuk melaksanakan proyek-proyek di masa depan.

Memahami apa itu manajemen biaya proyek dan bagaimana menjadi efektif dalam hal ini dapat bermanfaat bagi organisasi untuk tetap berada di jalur yang benar.

Pada artikel ini, kita akan membahas apa itu manajemen biaya proyek, manfaatnya, dan langkah-langkah dalam implementasinya.

Apa itu Manajemen Biaya Proyek?

Manajemen biaya proyek adalah proses memperkirakan, menganggarkan, dan mengendalikan biaya di sepanjang siklus hidup proyek, dengan tujuan menjaga pengeluaran sesuai anggaran yang disetujui.

Agar sebuah proyek dapat dianggap sukses, maka perlu:

• Memenuhi persyaratan dan ruang lingkup,
• Kualitas pelaksanaannya memiliki standar yang tinggi,
• Diselesaikan sesuai jadwal, dan
• Selesai sesuai anggaran.

Oleh karena itu, manajemen biaya proyek adalah salah satu pilar utama manajemen proyek dan relevan terlepas dari domainnya, baik manufaktur, ritel, teknologi, konstruksi, dan sebagainya.

Hal ini membantu untuk menciptakan garis dasar keuangan yang dapat digunakan manajer proyek untuk membandingkan status biaya proyek mereka saat ini dan menyelaraskan kembali arahnya jika diperlukan.

Baca juga: Customer Profiling: Pengertian, Strategi, dan Cara Membuatnya

Mengapa Manajemen Biaya Proyek Penting?

Pentingnya manajemen biaya mudah dipahami. Sebagai contoh nyata, jika Anda memutuskan untuk membangun rumah, hal pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan anggaran.

Ketika Anda sudah mengetahui berapa banyak yang harus dibelanjakan untuk proyek tersebut, langkah selanjutnya adalah membagi anggaran tingkat tinggi menjadi biaya untuk sub-tugas dan mata anggaran yang lebih kecil.

Anggaran akan menentukan poin-poin keputusan penting seperti: desainer mana yang akan dipekerjakan – seseorang yang akan membangun dan menyelesaikan proyek dari awal hingga akhir, atau seseorang yang dapat membantu beberapa elemen dan dapat bekerja dengan anggaran yang lebih kecil? Berapa banyak lantai yang harus dimiliki oleh struktur tersebut? Kualitas bahan apa yang harus digunakan?

Tanpa anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya, tidak hanya sulit untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, tetapi juga tidak mungkin untuk menilai apakah Anda mengalami kemajuan ke arah yang benar setelah proyek berjalan.

Dalam organisasi besar, skala masalah ini semakin meningkat karena berjalannya beberapa proyek secara bersamaan, perubahan asumsi awal, dan penambahan biaya yang tidak terduga. Di sinilah manajemen biaya dapat membantu.

Dengan menerapkan praktik manajemen biaya yang efisien, manajer proyek dapat

• Menetapkan ekspektasi yang jelas dengan para pemangku kepentingan
• Mengendalikan pergeseran ruang lingkup dengan memanfaatkan transparansi yang dibangun dengan pelanggan
• Melacak kemajuan dan merespons dengan tindakan korektif dengan cepat
• Mempertahankan margin yang diharapkan, meningkatkan ROI, dan menghindari kehilangan uang pada proyek
• Menghasilkan data sebagai tolok ukur untuk proyek-proyek mendatang dan melacak tren biaya jangka panjang

Baca juga: Pengertian Analisis Peluang Pasar (Market Opportunity Analysis) dan Cara Melakukannya

Perencanaan Proyek dan Triple Constraint

Upaya utama manajemen proyek adalah mencapai tujuan proyek yang telah dirumuskan dalam jangka waktu, ruang lingkup, dan anggaran tertentu.

Ketiga parameter pembatas ini diilustrasikan dalam Triple Constraint Model sebagai hal yang saling bergantung: perubahan pada salah satu parameter tersebut pasti akan menyebabkan perubahan pada dua parameter lainnya.

Misalnya, ketika ruang lingkup proyek diperbesar, jumlah upaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya meningkat. Akibatnya, tenggat waktu dan biaya proyek tersebut juga berubah.

Asal-usul Triple Constraint tidak diketahui, namun model ini telah digunakan oleh para manajer di seluruh dunia selama lebih dari setengah abad dan telah menjadi standar praktik.

Meskipun sederhana, segitiga ini secara skematis menggambarkan batas-batas dasar proyek yang berfungsi sebagai metrik selama perencanaan sumber daya.

Dalam dunia bisnis saat ini, sangat penting untuk mengingat saling ketergantungan antara ruang lingkup proyek, kerangka waktu dan biaya.

Lingkungan modern berkembang dengan cepat dan sangat kompetitif. Hal ini membuat para manajer berkompromi dalam setiap langkah dan memilih antara keterjangkauan dan kualitas, kecepatan dan efektivitas, kepuasan pemangku kepentingan, dan profitabilitas. Daftarnya masih panjang.

Baca juga: Apa Saja Metrik Pemasaran dan Bagaimana Cara Mengukurnya?

Jadi, mengapa perencanaan biaya itu penting?

Meskipun ketiga parameter yang termasuk dalam Triple Constraint tidak diragukan lagi penting untuk diperhitungkan, data statistik menunjukkan bahwa biaya adalah faktor yang paling penting dalam menentukan kegagalan dan kesuksesan proyek.

Menurut studi McKinsey-Oxford tentang kinerja di sektor TI, pembengkakan biaya dalam proyek perangkat lunak dapat mencapai rata-rata 66%, dan dalam proyek yang tidak terkait dengan perangkat lunak – 43%.

Namun, perusahaan TI bukanlah satu-satunya yang menanggung risiko keuangan setelah melampaui anggaran proyek mereka.

Sebuah tinjauan terbaru terhadap bukti-bukti dari industri konstruksi internasional menunjukkan bahwa rata-rata pembengkakan biaya dalam proyek-proyek berukuran sedang mencapai 32,5%, sedangkan pada proyek-proyek besar, angkanya bisa mencapai 88%.

Statistik ini menunjukkan bahwa terlepas dari semua kemajuan dalam praktik dan teori manajemen biaya proyek selama beberapa dekade terakhir, banyak proyek masih mengalami konsekuensi dari prediksi dan kontrol pengeluaran yang tidak memadai.

Sebagian, pembengkakan biaya proyek dapat disebabkan oleh kurangnya rencana strategis yang jelas dan ketidakmampuan manajer untuk mempertimbangkan potensi risiko dan perubahan lingkungan.

Namun, meremehkan biaya proyek harus secara valid disebut sebagai alasan utama mengapa bisnis melampaui ekspektasi yang dianggarkan.

Baca juga: Pentingnya Change Management (Manajemen Perubahan) dalam Strategi Bisnis

Empat Langkah dalam Manajemen Biaya Proyek yang Efisien

Meskipun manajemen biaya dipandang sebagai proses yang berkelanjutan, ada baiknya untuk membagi fungsi ini menjadi empat langkah: perencanaan sumber daya, estimasi, penganggaran, dan kontrol.

Langkah-langkah tersebut sebagian besar berurutan, tetapi ada kemungkinan beberapa perubahan sumber daya terjadi di tengah-tengah proyek, sehingga memaksa anggaran untuk disesuaikan.

Atau, varians yang diamati selama proses kontrol dapat menyebabkan revisi estimasi.

Mari kita lihat masing-masing dari keempat langkah ini secara mendetail.

1. Perencanaan sumber daya proyek

Perencanaan sumber daya adalah proses mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan proyek dan menyelesaikannya.

Contoh sumber daya adalah orang (seperti karyawan dan kontraktor) dan peralatan (seperti infrastruktur, kendaraan konstruksi besar, dan peralatan khusus lainnya yang persediaannya terbatas).

Perencanaan sumber daya dilakukan di awal proyek, sebelum pekerjaan yang sebenarnya dimulai.

Untuk memulai, manajer proyek harus terlebih dahulu menyiapkan struktur perincian kerja atau work-breakdown structure (WBS).

Mereka perlu melihat setiap sub-tugas dalam WBS dan bertanya berapa banyak orang, dengan keterampilan seperti apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas ini, dan peralatan atau material seperti apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas ini?

Dengan mengadopsi pendekatan tingkat tugas ini, manajer proyek dapat membuat inventaris yang akurat dan lengkap dari semua sumber daya, yang kemudian dimasukkan sebagai masukan ke langkah berikutnya yaitu memperkirakan biaya.

Beberapa tips yang perlu dipertimbangkan selama proses ini:

• Pertimbangkan semua data dan sumber daya yang sesuai.
• Dapatkan umpan balik dari setiap anggota tim supaya terjadi pendekatan kolaboratif yang bekerja dengan baik terutama pada proyek yang tidak memiliki data masa lalu untuk digunakan.
• Kaji dampak waktu terhadap kebutuhan sumber daya. Misalnya, sumber daya mungkin baru tersedia setelah beberapa bulan, sehingga menghambat jadwal proyek. Hal ini dapat berdampak pada estimasi biaya.

Meskipun langkah ini terjadi pada tahap perencanaan, manajer proyek perlu memperhitungkan kenyataan di lapangan.

Misalnya, Anda mungkin mengidentifikasi kebutuhan akan sumber daya dengan keahlian tertentu, tetapi jika sumber daya seperti itu tidak tersedia di dalam organisasi, Anda harus mempertimbangkan untuk mempekerjakan kontraktor atau melatih tim Anda agar dapat bekerja dengan cepat. Semua variabel ini berdampak pada manajemen biaya.

Baca juga: Perbedaan Manajemen Produk dan Pengembangan Produk

2. Estimasi Biaya

Estimasi biaya adalah proses mengukur biaya yang terkait dengan semua sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan proyek.

Untuk melakukan perhitungan biaya, kita membutuhkan informasi berikut:

• Kebutuhan sumber daya (output dari langkah sebelumnya)
• Harga setiap sumber daya (misalnya, biaya staf per jam, biaya perekrutan vendor, biaya pengadaan server, harga material per unit, dll.)
• Durasi setiap sumber daya diperlukan
• Daftar asumsi
• Potensi risiko
• Biaya proyek sebelumnya dan tolok ukur industri, jika ada
• Wawasan tentang kesehatan keuangan perusahaan dan struktur pelaporan

Estimasi bisa dibilang merupakan langkah tersulit dalam manajemen biaya karena akurasi adalah kuncinya.

Selain itu, manajer proyek juga harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti biaya tetap dan variabel, biaya overhead, inflasi, dan nilai waktu dari uang.

Semakin besar deviasi antara estimasi dan biaya aktual, semakin kecil kemungkinan sebuah proyek berhasil.

Namun, ada banyak model estimasi yang dapat dipilih. Estimasi analog adalah pilihan yang baik jika Anda memiliki banyak data biaya historis dari proyek serupa.

Beberapa organisasi lebih memilih pendekatan matematis seperti pemodelan parametrik atau teknik evaluasi dan tinjauan program atau program evaluation and review technique (PERT).

Kemudian ada pilihan antara menggunakan pendekatan top-down atau bottom-up.

Pendekatan top-down biasanya berhasil jika data biaya masa lalu tersedia. Dalam hal ini, manajer proyek biasanya memiliki pengalaman dalam melaksanakan proyek serupa sehingga dapat membuat keputusan yang tepat.

Bottom-up bekerja untuk proyek-proyek di mana organisasi tidak memiliki banyak pengalaman, dan oleh karena itu, masuk akal untuk menghitung estimasi biaya di tingkat tugas dan kemudian menggulirkannya ke atas.

Baca juga: MRP Adalah: Pengertian, Fungsi, Konsep, dan Cara Kerjanya

Estimasi biaya sebagai pendukung keputusan

Penting untuk diingat bahwa estimasi biaya dilakukan pada tahap perencanaan dan, oleh karena itu, semuanya belum konkret.

Dalam banyak kasus, tim proyek menghasilkan beberapa solusi untuk sebuah proyek, dan estimasi biaya membantu mereka memutuskan bagaimana cara melanjutkannya.

Ada banyak metodologi penetapan biaya, seperti penetapan biaya berbasis aktivitas, penetapan biaya pekerjaan, dan penetapan siklus hidup biaya yang membantu melakukan analisis komparatif ini.

Siklus hidup biaya, misalnya, mempertimbangkan siklus hidup lengkap dari awal hingga akhir sebuah proyek.

Dalam proyek TI, misalnya, biaya pemeliharaan sering kali diabaikan, tetapi biaya siklus hidup melihat jangka panjang dan memperhitungkan penggunaan sumber daya hingga akhir siklus.

Demikian pula dalam proyek manufaktur, tujuannya adalah untuk meminimalkan biaya layanan dan biaya penggantian di masa depan.

Terkadang proses estimasi juga memungkinkan tim untuk mengevaluasi dan mengurangi biaya.

Rekayasa nilai, misalnya, membantu mendapatkan nilai optimal dari sebuah proyek sekaligus menurunkan biaya.

Baca juga: 13 Rekomendasi Software Manajemen Persediaan Terbaik untuk Bisnis

3. Penganggaran biaya

Penganggaran biaya dapat dilihat sebagai bagian dari estimasi atau sebagai proses tersendiri.

Penganggaran adalah proses mengalokasikan biaya ke bagian tertentu dari proyek, seperti tugas atau modul individu, untuk periode waktu tertentu. Anggaran mencakup cadangan kontingensi yang dialokasikan untuk mengelola biaya tak terduga.

Sebagai contoh, katakanlah total biaya yang diperkirakan untuk sebuah proyek yang berjalan selama tiga tahun adalah 2 milyar.

Namun, karena alokasi anggaran adalah fungsi waktu, manajer proyek memutuskan untuk mempertimbangkan hanya dua kuartal pertama untuk saat ini.

Mereka mengidentifikasi item pekerjaan yang harus diselesaikan dan mengalokasikan anggaran, katakanlah, 35.000.000 untuk periode waktu ini, dan item-item pekerjaan ini.

Manajer proyek menggunakan WBS dan beberapa metode estimasi yang telah dibahas di bagian sebelumnya untuk mendapatkan angka ini.

Penganggaran menciptakan garis dasar biaya yang dapat digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja biaya proyek.

Jika bukan karena anggaran, total estimasi biaya akan tetap menjadi angka abstrak, dan akan sulit untuk diukur di tengah jalan.

Evaluasi kinerja proyek memberikan kesempatan untuk menilai berapa banyak anggaran yang perlu dikeluarkan untuk fase-fase proyek selanjutnya.

Alasan lain untuk memperkuat anggaran adalah karena organisasi sering kali mengandalkan arus kas masa depan yang diharapkan untuk pendanaan mereka.

Selama fase awal, manajer proyek memiliki dana yang terbatas dan harus menetapkan target yang sesuai.

Hal ini mirip dengan membangun fondasi dan satu lantai rumah dalam beberapa bulan awal dan kemudian menyelesaikan sisa proyek, saat Anda menabung lebih banyak.

Baca juga: Laporan Manajemen dan Laporan Keuangan: Pengertian dan Perbedaannya

4. Pengendalian biaya

Pengendalian biaya atau cost control adalah proses mengukur varians biaya dari garis dasar dan mengambil tindakan yang tepat, seperti meningkatkan anggaran yang dialokasikan atau mengurangi ruang lingkup pekerjaan, untuk memperbaiki kesenjangan tersebut.

Pengendalian biaya adalah proses berkelanjutan yang dilakukan sepanjang siklus hidup proyek. Penekanannya di sini adalah pada pelaporan yang tepat waktu dan jelas serta pengukuran.

Bersama dengan baseline biaya, rencana manajemen biaya merupakan masukan penting untuk pengendalian biaya.

Rencana ini berisi rincian seperti bagaimana kinerja proyek akan diukur, berapa ambang batas penyimpangan, tindakan apa yang akan dilakukan jika ambang batas tersebut dilanggar, dan daftar orang dan peran yang memiliki wewenang eksekutif untuk mengambil keputusan.

Earned value management (EVM) adalah salah satu pendekatan yang paling populer untuk mengukur kinerja biaya. Mari kita ambil sebuah contoh.

Pada akhir minggu, Anda mengukur kemajuan tugas X dan menemukan bahwa tugas tersebut telah selesai 25%.

Sekarang, bagaimana Anda menilai apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk memenuhi anggaran tugas?

Pertama, manajer proyek menghitung nilai yang direncanakan untuk tugas ini (pada tahap perencanaan).

Katakanlah, Tugas X memiliki anggaran sebesar 4.000.000 dan diharapkan selesai 50% pada minggu ini.

Nilai yang direncanakan (PV) dari tugas X pada minggu ini = 4.000.000 * 0.5 = 2.000.000

Nilai yang diperoleh (EV) dari tugas X pada minggu ini = 4.000.000 * 0.25 = 1.000.000

Sekarang, Anda juga menentukan biaya aktual (AC) dari pekerjaan tersebut, yang melibatkan variabel lain seperti biaya peralatan dan material (misalnya, 800.000).

Varians jadwal = EV – PV = 1.000.000 – 2.000.000 = -1.000.000.

Varians biaya = EV – AC = 1.000.000 – 800.000 = 200.000.

Pada contoh di atas, varians jadwal yang negatif menunjukkan bahwa tugas tersebut tertinggal, tetapi varians biaya yang positif menunjukkan bahwa tugas tersebut berada di bawah anggaran.

Ketika menangani ratusan tugas dalam proyek-proyek besar, pengendalian biaya dapat memberikan tingkat transparansi yang dibutuhkan oleh para pengambil keputusan untuk merespons situasi dengan cepat.

Baca juga: Manajemen Koperasi: Pengertian, Aspek, dan Prosesnya

Kesimpulan

Meskipun manajemen biaya proyek tidak pernah mudah, dengan melakukan pendekatan secara sistematis dan penuh perhatian, Anda akan meningkatkan peluang keberhasilan proyek secara substansial.

Ingatlah tentang tiga kendala saat mengembangkan rencana proyek, ikuti 4 tahapan dalam proses manajemen biaya yang dijelaskan dalam artikel ini dan sesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan ide proyek Anda untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

Semakin banyak pengalaman dan keahlian dalam manajemen biaya yang akan Anda dapatkan, semakin mudah bagi Anda untuk menyelesaikan proyek apa pun sesuai anggaran dan tepat waktu.

Pastikan juga Anda menggunakan tools modern untuk memudahkan Anda dalam mengelola manajemen biaya dan proses penganggaran seluruh proyek yang sedang Anda kerjakan.

Salah satu tools yang bisa Anda gunakan adalah dengan menggunakan software akuntansi online seperti Kledo yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatatan pembukuan, manajemen persediaan, mengelola dan memantau anggaran, memantau multi gudang dan cabang, dan masih banyak lagi.

Jika tertarik, Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.