Manajemen Biaya: Pengertian, Fungsi, Elemen dan Prosesnya

Manajemen Biaya adalah salah satu yang sangat penting di antara semua bidang pengetahuan manajemen proyek. Ada beberapa kegiatan dalam sebuah proyek, beberapa sumber daya proyek bekerja pada kegiatan proyek dan beberapa bahan, alat dan peralatan digunakan untuk menyelesaikan ruang lingkup proyek.

Semua ini membutuhkan anggaran untuk dialokasikan. Karena Anda perlu membeli alat, bahan, dan perusahaan harus membayar gaji personel proyek. Area pengetahuan ini berkaitan dengan pengelolaan biaya dan anggaran proyek.

Pada artikel ini, kita akan membahas manajemen biaya secara mendalam dan mengetahui setiap proses manajemen biaya untuk operasi bisnis dan proyek yang lebih baik.

Apa itu Manajemen Biaya?

Manajemen biaya melibatkan perencanaan dan pengendalian anggaran untuk bisnis atau proyek.

Manajemen biaya mencakup proses seperti merencanakan anggaran, memperkirakan biaya, aktivitas pendanaan, mendanai acara, dan mengelola biaya sehingga bisnis dapat beroperasi sesuai anggaran.

Ini melibatkan seluruh siklus hidup proyek, dari tahap perencanaan awal hingga penyelesaian proyek.

Output utama dari proses ini adalah Anggaran Proyek. Setelah ruang lingkup proyek jelas dan aktivitas proyek ditentukan, setiap hasil proyek dan setiap aktivitas proyek akan memiliki biaya terkait.

Karena sumber daya proyek akan melakukan aktivitas, dan mereka memiliki beberapa biaya untuk proyek seperti pengeluaran, gaji dll. Dan akan ada alat, bahan atau peralatan yang perlu digunakan selama proyek juga. Ini akan membutuhkan anggaran juga.

Proses manajemen biaya biasanya meliputi:

Perencanaan sumber daya

Selama fase awal proyek, anggota tim mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek menggunakan struktur rincian kerja, data historis, dan persyaratan proyek.

Setelah tim menemukan semua sumber daya yang diperlukan, mereka dapat mulai mengaitkan dan memperkirakan biaya.

Estimasi biaya

Untuk memperkirakan biaya, bisnis dapat menggunakan model estimasi dari sebelumnya, proyek serupa atau membuat model baru berdasarkan karakteristik proyek saat ini.

Kemudian, anggota tim dapat menambahkan detail yang tidak dihitung sebelum proyek, seperti biaya tak terduga atau pembengkakan estimasi.

Penganggaran

Dengan perkiraan biaya dan jadwal, tim dapat mulai menganggarkan dengan tepat setiap biaya yang signifikan.

Penganggaran biaya dapat memberi tim gambaran umum tentang biaya apa yang tiba secara berkala selama waktu di kuartal tersebut.

Baca juga: 5 Aplikasi Stok Barang untuk Bisnis Baru, Apa Manfaatnya?

Apa Fungsi Manajemen Biaya dalam Sebuah Proyek atau Bisnis?

Pentingnya manajemen biaya mudah dipahami. Untuk mengambil contoh kehidupan nyata yang sederhana, jika Anda memutuskan untuk membangun rumah, hal pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan anggaran.

Ketika Anda memiliki gambaran tentang berapa banyak yang harus dibelanjakan untuk proyek tersebut, langkah selanjutnya adalah membagi anggaran tingkat tinggi menjadi pengeluaran untuk sub-tugas dan item baris yang lebih kecil.

Anggaran akan menentukan poin-poin keputusan penting seperti: desainer mana yang akan disewa — desainer kelas atas yang akan membangun dan mengirimkan proyek secara menyeluruh, atau seseorang yang dapat membantu dengan beberapa elemen dan dapat bekerja untuk anggaran yang lebih kecil? Kualitas bahan apa yang harus digunakan?

Tanpa anggaran yang telah ditentukan, tidak hanya sulit untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, tetapi menjadi tidak mungkin untuk menilai apakah Anda maju ke arah yang benar setelah proyek berjalan.

Dalam organisasi besar, skala masalah ini semakin diperbesar karena menjalankan beberapa proyek secara bersamaan, perubahan asumsi awal dan penambahan biaya tak terduga. Di situlah manajemen biaya dapat membantu.

Dengan menerapkan praktik manajemen biaya yang efisien, manajer proyek dapat:

• Menetapkan harapan yang jelas dengan pemangku kepentingan
• Kontrol cakupan creep karena transparansi yang dibuat dengan pelanggan
• Melacak kemajuan dan tanggapi dengan tindakan korektif dengan langkah cepat
• Mempertahankan margin yang diharapkan, meningkatkan ROI, dan menghindari kehilangan uang untuk proyek
• Hasilkan data sebagai tolok ukur untuk proyek masa depan dan lacak tren biaya jangka panjang

Baca juga: Pengertian Current Ratio, Rumus, dan Contohnya Pada Sebuah Bisnis

10 Elemen Kunci dari Rencana Manajemen Biaya

1. Unit pengukuran

Bagian pertama dalam rencana manajemen biaya adalah unit bagian pengukuran. Bagian ini membantu mengevaluasi standar yang digunakan rencana untuk mengukur aspek keuangan baik proyek, acara, atau persyaratan kerja.

Unit pengukuran ini mencakup mata uang apa yang termasuk dalam rencana Anda, serta unit waktu yang terlibat di dalamnya

Misalnya, sebuah bisnis dapat membatasi batas pengeluaran departemen untuk bahan baku menjadi 1.000.000 setiap bulan, jika memungkinkan.

Saat mempertimbangkan daftar unit pengukuran Anda, pertama-tama pertimbangkan departemen, keterbatasannya, dan seberapa sering perlu menghabiskan modal perusahaan untuk tetap berfungsi.

Baca juga: Arus Kas Metode Langsung dan Tidak Langsung: Pengertian dan Perbedaannya

2. Lokasi

Bagian lokasi Anda menjelaskan di mana proyek atau acara Anda berlangsung. Ini bisa menjadi departemen tempat Anda menulis formulir atau proyek yang dijelaskan oleh formulir tersebut.

Pertimbangan lokasi penting karena mata uang yang berbeda mungkin berlaku tergantung di mana departemen, bisnis, atau proyek Anda berada.

Departemen mungkin memiliki kebutuhan keuangan yang berbeda, tergantung pada lokasi dan fungsinya.

Misalnya, laboratorium pengujian mungkin memerlukan lebih banyak perbaikan dan penggantian mekanis daripada kantor manajemen mutu.

Lokasi juga mempengaruhi satuan pengukuran. Karena pengukuran unit dapat menentukan biayanya lebih lanjut, formulir Anda dapat membantu untuk menyertakan pengukuran yang digunakan lokasi Anda juga.

Jika ada pertimbangan khusus untuk mesin pengganti tertentu, pertimbangkan untuk memasukkan biayanya di bagian lembaran ini. Mungkin berguna untuk menentukan lokasi mesin sebelumnya, jika lokasi penting untuk fungsionalitas departemen memerlukan penggantian.

3. Spesifisitas

Mengenai departemen atau proyek Anda secara khusus, pertimbangkan untuk mencantumkan detail apa pun yang mungkin ingin dipertimbangkan oleh rencana keuangan Anda di sini.

Rincian seperti pemeliharaan material, kebutuhan pemeliharaan, atau persyaratan pembersihan mungkin memerlukan banyak biaya. Pertimbangkan untuk mencantumkan sebanyak mungkin kebutuhan spesifik di lembar Anda yang dapat memengaruhi persyaratan keuangan suatu proyek atau departemen.

Jika Anda membuat laporan ini untuk sebuah proyek, cobalah untuk memperkirakan biaya lebih dari yang Anda pikir mungkin diperlukan.

Mendokumentasikan lebih banyak biaya daripada yang sebenarnya mungkin dihadapi proyek membantu menjaga keterbatasan proyek tetap masuk akal dan dalam ekspektasi anggaran yang ditetapkan.

Baca juga: Revaluasi Aset: Pengertian Lengkap, Metode, dan Contoh Penghitunganya

4. Manajemen nilai yang diperoleh

Teknik manajemen nilai yang diperoleh atau earned value management (EVM) adalah taktik yang digunakan rencana manajemen biaya untuk mengukur kinerja biaya suatu proyek.

Taktik ini membantu mengevaluasi biaya dan manfaat peralatan, penggantian, peningkatan, dan bahkan seluruh fungsi departemen.

Ini juga dapat membantu mengevaluasi efisiensi basis karyawan saat ini, itulah sebabnya menggunakan EVM dapat menjadi metrik yang berguna untuk disertakan dalam rencana Anda.

5. Persentase penyelesaian

Metode penyelesaian persen dalam rencana manajemen biaya membantu mengelola aspek-aspek proyek secara khusus. Ini mengevaluasi proyek dalam tiga bagian: biaya pra-proyek, biaya titik tengah dan ketika proyek selesai sepenuhnya.

Menguraikan biaya-biaya ini dalam rencana manajemen Anda dapat membantu menentukan harga manajemen proyek di beberapa proyek departemen.

6. Kontrol ambang batas

Bagian lain yang dapat Anda sertakan dalam rencana manajemen Anda adalah ambang kendali dalam departemen atau proyek.

Ambang batas ini membantu Anda mengelola biaya pengendalian departemen atau proyek Anda selama penyelesaian. Ambang batas kontrol mencakup aspek-aspek berikut:

Anggaran

Mengelola rencana anggaran proyek Anda dapat membantu Anda menentukan biaya potensial untuk proyek terlepas dari statusnya.

Kondisi untuk setiap proyek mungkin berbeda tergantung pada keterbatasan anggaran.

Keselamatan

Ambang kendali lain yang dapat Anda sertakan dalam manajemen biaya adalah harga untuk menerapkan prosedur keselamatan.

Mendokumentasikan biaya keselamatan dapat berdampak pada keseluruhan biaya proyek, terutama jika sifat proyek memerlukan standar asuransi tambahan atau kelompok pihak ketiga.

Ambang batas moneter

Ambang batas moneter adalah pos pemeriksaan harga yang mengingatkan manajemen ketika pengeluaran melampaui atau di bawah margin yang diprediksi.

Misalnya, menetapkan ambang anggaran seratus juta untuk memperingatkan semua manajer proyek jika anggaran melebihi jumlah ini atau tidak mencapai mendekati angka ini pada tanggal tertentu.

7. Tingkat presisi

Bagian lain yang dapat Anda sertakan dalam rencana manajemen biaya Anda adalah tingkat presisi dalam departemen Anda.

Bagian ini mencantumkan standar yang Anda ukur sehingga semua kepala departemen memiliki lebih banyak wawasan tentang proyek. Beberapa elemen yang termasuk dalam tingkat presisi antara lain:

Pemeriksaan ulang nomor

Pemeriksaan ulang nomor membantu para pemimpin menentukan seberapa tepat setiap pemeriksaan dapat dilakukan di seluruh proyek atau aktivitas sehari-hari.

Bahan

Pengukuran material menentukan dengan tepat pengukuran material apa yang dapat diterima untuk setiap bagian proyek.

Di bagian ini, termasuk pengukuran apa yang tepat untuk bahan dan apa yang manajemen anggap tidak dapat diterima dapat berguna untuk dokumentasi selanjutnya.

Tenggat

Mendokumentasikan tenggat waktu penting untuk manajemen biaya karena bekerja di luar atau di depan jadwal tenggat waktu dapat memengaruhi jumlah biaya yang diperlukan untuk sebuah proyek.

Di bagian ini, bekerja dengan pimpinan departemen untuk mengukur seberapa jauh atau sebelum tenggat waktu yang dapat dicapai setiap proyek selama rencana proyek.

Pengecualian

Jika ada pengecualian terhadap pedoman di atas, mencatatnya dalam rencana Anda dapat membantu karyawan departemen lebih memahami harapan mereka.

Baca juga: Apa itu Customer Value? Berikut Pengertian, Pengukuran, Manfaat dan Contohnya

8. Tingkat akurasi

Bagian selanjutnya yang dapat Anda sertakan adalah tingkat akurasi untuk setiap rentang departemen.

Sementara tingkat presisi membantu anggota departemen menentukan apakah mereka dapat membulatkan angka ke atas atau ke bawah, tingkat akurasi membantu mereka memperkirakan rentang persentase yang dapat diterima.

Misalnya, jika tingkat akurasi 10% dan biaya aktivitas adalah 1.000.000, maka harga 1.010.000 dapat diterima. Jika harganya 1.150.000, maka margin akurasi ini akan menganggapnya tidak dapat diterima.

9. Format pelaporan

Bagian format pelaporan dari rencana manajemen Anda menentukan bagaimana anggota departemen melaporkan setiap bagian dari proyek atau aktivitas harian departemen.

Memiliki bagian pemformatan pelaporan dapat membantu menyatukan strategi dokumentasi dan menetapkan harapan bagi para pemimpin departemen.

Untuk menulis bagian format pelaporan, pertimbangkan untuk bertanya pada diri sendiri dan kepala departemen pertanyaan berikut:

• Bagaimana format pelaporan kegiatan?
• Elemen apa yang dapat dimasukkan oleh manajer departemen?
• Seberapa sering manajer departemen dapat membuat laporan?

10. Rincian anggaran

Bagian lain yang dapat Anda sertakan dalam rencana manajemen biaya Anda menyangkut perincian seputar anggaran, prosedur pencatatan, dan aplikasi yang dapat digunakan departemen Anda selama prosesnya.

Di bagian ini, Anda dapat mendokumentasikan jenis pendanaan yang dapat diterima proyek atau departemen, seperti arus kas dari perusahaan atau transfer bank langsung.

Mendokumentasikan prosedur pencatatan biaya di bagian ini juga dapat membantu menyatukan bagaimana anggota departemen mencatat arus kas dan seberapa sering.

Pertimbangkan untuk menggunakan software akuntansi seperti Kledo untuk mempermudah Anda dalam melakukan pencatatan dan pembuatan laporan arus kas.

Anda juga bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Meskipun mematuhi anggaran dan margin biaya adalah hal yang optimal, beberapa proyek mungkin memerlukan pendanaan tambahan, yang terkadang belum pernah terjadi sebelumnya, lebih jauh di sepanjang garis waktu proyek.

Membuat kebijakan penganggaran tambahan dapat membantu menstandardisasi langkah selanjutnya untuk pendanaan tambahan jika diperlukan.

Elemen terakhir yang dapat Anda sertakan di bagian ini adalah preferensi aplikasi tim Anda.

Preferensi ini menguraikan software apa yang digunakan tim untuk setiap bagian proyek, dan mendokumentasikan pilihan ini dapat membantu setiap orang mempersiapkan proyek dengan menggunakan dan melatih dalam menggunakan software yang sama.

Proses dalam Melakukan Manajemen Biaya

Rencanakan Proses Manajemen Biaya

Proses pertama dalam melakukan manahemen biaya adalah proses plan cost management perencanaan proses manajemen biaya.

Dalam proses ini, bagaimana menentukan anggaran, memperkirakan biaya dan mengelola pengeluaran selama proyek direncanakan.

Rencana Manajemen Biaya adalah output utama dari proses ini. Ini menjelaskan bagaimana mengelola biaya dan anggaran proyek.

Dua istilah penting dalam Proses perencanaan manajemen biaya

Life cycle costing

Ini merupakan istilah penting dalam manajemen proyek. Segala sesuatu yang diproduksi memiliki masa hidup.

Apakah Anda masih menggunakan ponsel pertama Anda? Kemungkinan besar tidak. Karena di dunia sekarang ini, sebagian besar produk teknologi memiliki siklus hidup paling lama 2 tahun.

Value engineering

Ini adalah cara melakukan pekerjaan yang sama dengan cara yang lebih murah. Misalnya, jika Anda membutuhkan buldoser untuk proyek konstruksi Anda hanya untuk 2 bulan, kemungkinan besar, menyewa buldoser akan lebih murah daripada membeli buldoser jika Anda tidak akan menggunakannya dalam pekerjaan proyek Anda di masa depan.

Proses perkiraan biaya

Proses perkiraan biaya adalah proses kedua dari area pengetahuan manajemen biaya.

Estimasi biaya untuk setiap kegiatan proyek dan alat, bahan, peralatan dilakukan dalam proses ini. Kemudian, berdasarkan perkiraan ini, anggaran proyek secara keseluruhan diperkirakan.

Berbagai jenis biaya dalam proyek:

• Misalnya, sewa kantor untuk suatu proyek adalah biaya tetap. Terlepas dari berapa banyak sumber daya proyek yang akan bekerja, Anda memerlukan kantor, dan biaya ini akan ada dalam anggaran proyek Anda.
• Di sisi lain, biaya material, biaya untuk personel proyek, dll. akan bervariasi tergantung pada jumlah orang atau material.

Input untuk perkiraan biaya & ketepatan perkiraan:

Input untuk memperkirakan biaya adalah penting. Karena semua estimasi biaya didasarkan pada input yang benar.

Akurasi Estimasi adalah konsep penting lainnya. Jika Anda membutuhkan estimasi yang jelas dan faktual, Anda perlu bekerja lebih banyak dalam perencanaan untuk mencapai estimasi yang lebih akurat.

Tergantung pada kebutuhan akurasi, estimasi harus direncanakan sesuai.

Baca juga: Chart Of Account (COA): Pembahasan Lengkap dan Contoh Klasifikasinya dalam Bisnis

Tentukan Proses Anggaran

Menentukan proses anggaran adalah proses ketiga dari area pengetahuan manajemen biaya.

Setelah estimasi dilakukan, semua estimasi biaya digabungkan selama proses ini dan anggaran proyek secara keseluruhan ditentukan.

Setelah perkiraan biaya aktivitas selesai, akan ada cadangan kontinjensi di atas perkiraan ini seperti kontinjensi aktivitas, cadangan manajemen, dll. untuk mengakomodasi risiko apa pun jika terjadi selama proyek.

Proses pengendalian biaya

Pengendalian biaya adalah proses keempat dan terakhir dari area pengetahuan manajemen biaya.

Proses ini terutama bertujuan untuk mengontrol pengeluaran proyek dan menyelesaikan proyek sesuai anggaran yang ditentukan.

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap tentang manajemen biaya dan cara melakukannya dalam bisnis atau proyek Anda.

Manajemen biaya adalah topik yang luas yang mencakup berbagai pengumpulan data, analisis, pelaporan, dan kegiatan pengendalian.

Setiap perusahaan yang ingin tetap menguntungkan dalam jangka panjang perlu menghabiskan sebagian besar waktunya untuk melakukan manajemen biaya dengan baik dan dengan alat yang benar, seperti menggunakan software akuntansi.

Jika Anda ingin perusahaan Anda mengunakan manajemen biaya yang faktual dan relevan untuk bisnis, Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo untuk proses yang lebih baik.

Jika tertarik, Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.