Pengertian Cost Control, Manfaat, dan Cara Menerapkannya

Cost control adalah proses untuk memantau pengeluaran bisnis agar realisasinya tetap sesuai anggaran, dan jika terjadi pembengkakan, maka bisa segera ditangani.

Misalnya, jika biaya operasional terus meningkat, maka kemungkinan keuntungan bisnis juga akan berkurang. Apalagi, jika pembengkakan tersebut terjadi tanpa sepengetahuan Anda.

Karena itu, cost control dilakukan dengan tujuan menghemat pengeluaran, membantu penyusunan anggaran, memantau realisasinya, menganalisis selisih, hingga melakukan tindakan korektif.

Artikel ini akan membantu Anda memahami apa itu cost control, fungsi dan manfaat, jenis biaya yang perlu dikendalikan, dan cara menerapkannya pada bisnis Anda.

Apa itu Cost Control?

Cost control adalah proses memantau, membandingkan, dan mengendalikan biaya agar pengeluaran bisnis tetap sesuai dengan anggaran atau standar yang telah ditetapkan.

Proses ini membantu perusahaan mengidentifikasi penyimpangan biaya, menemukan penyebabnya, dan mengambil tindakan sebelum pembengkakan pengeluaran mengganggu keuntungan.

Dalam penerapannya, cost control mencakup seluruh biaya yang relevan dengan kegiatan bisnis, seperti biaya bahan baku, tenaga kerja, distribusi, pemeliharaan, dan administrasi. Jadi, perusahaan menetapkan standar untuk setiap biaya, mencatat realisasi pengeluaran, lalu membandingkan keduanya.

Misalnya, perusahaan menganggarkan biaya bahan baku sebesar Rp50 juta per bulan. Jika realisasinya mencapai Rp60 juta, perusahaan perlu menelusuri penyebab selisih Rp10 juta tersebut. Apakah karena harga bahan baku naik, penggunaan bahan tidak efisien, atau volume produksi di atas rencana? Hasil analisis ini kemudian menjadi dasar untuk menentukan langkah perbaikan.

Baca Juga: Pengertian Manajemen Biaya Proyek, Tahapan, dan Fungsinya

Apa Perbedaan Cost Control, Cost Reduction, dan Cost Management?

Cost control menekankan pengendalian pengeluaran agar tetap sesuai anggaran atau standar yang ditetapkan.

Sementara itu, cost reduction berfokus pada upaya menurunkan biaya tanpa mengurangi nilai atau kualitas yang dihasilkan.

Adapun cost management memiliki cakupan lebih luas karena mencakup perencanaan, penganggaran, analisis, dan pengelolaan biaya untuk mendukung tujuan bisnis.

Berikut perbandingan ketiganya dalam dunia bisnis:

Baca Juga: Tips Efektif dalam Pengendalian Pengeluaran Bisnis

Apa Fungsi dan Manfaat Cost Control?

Fungsi utama cost control adalah membantu perusahaan menjaga pengeluaran tetap terkendali tanpa mengganggu kelancaran operasional.

Selain itu, penelitian Bhuwan Raj Jhosi (2024) mengungkapkan bahwa penerapan cost control dan tekniknya seperti budgeting dan standard costing punya dampak positif yang besar terhadap performa organisasi. Peneliti Adeniyi Lateef Temitope (2024) juga menyimpulkan hal yang sama dari hasil investigasinya di sebuah bank di Kigali, Rwanda.

1. Perencanaan

Cost control membantu perusahaan merencanakan kebutuhan biaya sebelum memulai kegiatan operasional. Perusahaan dapat menyusun anggaran berdasarkan target penjualan, volume produksi, kebutuhan tenaga kerja, dan perkiraan harga bahan baku. Selain itu, perusahaan perlu menetapkan standar biaya sebagai tolok ukur untuk mengevaluasi pengeluaran aktual.

2. Pengawasan

Cost control memungkinkan perusahaan memantau realisasi biaya secara rutin dan membandingkannya dengan anggaran yang telah ditetapkan.

Pemantauan dapat dilakukan setiap minggu atau bulan, tergantung pada karakteristik dan kebutuhan bisnis. Jika muncul selisih yang besar, perusahaan dapat menelusuri penyebabnya sebelum masalah berkembang menjadi pembengkakan biaya yang lebih besar.

3. Koordinasi antar Bagian

Cost control mendorong koordinasi antarbagian karena keputusan satu divisi dapat memengaruhi pengeluaran divisi lainnya.

Bagian pembelian, misalnya, perlu berkoordinasi dengan produksi atau operasional untuk memastikan jumlah bahan yang dipesan sesuai kebutuhan. Sementara itu, bagian keuangan bertugas memantau anggaran dan mengevaluasi realisasi pengeluaran.

Baca Juga: Manajemen Biaya: Pengertian, Fungsi, Elemen dan Prosesnya

Apa Saja Jenis Biaya yang Perlu Dikendalikan?

Cost control perlu diterapkan pada berbagai jenis biaya yang memengaruhi operasional dan profitabilitas bisnis, seperti biaya bahan baku, tenaga kerja, overhead, biaya tetap, dan biaya variabel.

Namun, perlakuan pengendalian untuk masing-masing biaya berbeda tergantung karakteristiknya.

1. Bahan Baku

Biaya bahan baku perlu dikendalikan karena perubahan harga pembelian, jumlah pemakaian, dan pemborosan dapat meningkatkan biaya produksi.

Anda perlu memantau harga beli dari pemasok, jumlah bahan yang digunakan, serta kesesuaian stok dengan kebutuhan produksi.

Untuk mengendalikan biaya bahan baku, catat persediaan Anda dengan akurat seperti barang yang keluar masuk, rusak, kedaluwarsa, atau hilang.

2. Tenaga Kerja

Pengendalian biaya tenaga kerja berfokus pada kesesuaian jumlah tenaga kerja, jam kerja, upah, dan hasil pekerjaan dengan kebutuhan operasional.

Biaya tenaga kerja langsung mencakup upah pekerja yang terlibat langsung dalam pembuatan produk, sedangkan tenaga kerja tidak langsung mencakup biaya personel pendukung, seperti supervisor produksi dan petugas pemeliharaan.

Misalnya, jika biaya lembur meningkat tanpa kenaikan volume produksi, manajemen perlu mengevaluasi jadwal kerja, pembagian tugas, atau kapasitas tenaga kerja yang tersedia.

3. Biaya Overhead

Biaya overhead merupakan biaya tidak langsung yang diperlukan untuk mendukung kegiatan operasional, tetapi tidak dapat ditelusuri secara langsung ke satu unit produk saja.

Contohnya adalah listrik fasilitas produksi, sewa bangunan, penyusutan mesin, dan biaya pemeliharaan peralatan.

Untuk mengendalikan biaya overhead, bandingkan pengeluaran aktual dengan anggaran, pantau pola pemakaian sumber daya, dan evaluasi kebutuhan operasional.

4. Biaya Tetap vs Biaya Variabel

Biaya tetap dan biaya variabel membutuhkan pendekatan pengendalian yang berbeda.

• Biaya tetap seperti sewa gedung dan gaji bulanan tertentu, relatif tidak berubah dalam kisaran aktivitas tertentu
• Biaya variabel seperti bahan baku dan biaya pengemasan per unit, cenderung berubah mengikuti volume produksi atau penjualan.

Baca Juga: Biaya Kualitas: Pengertian, Jenis, Cara Hitung, dan Tips Mereduksinya

Bagaimana Tahapan Cost Control?

Tahapan cost control dapat dimulai dari pengawasan sumber daya secara fisik hingga penerapan sistem pengendalian biaya yang lebih terstruktur.

Anda bisa menyesuaikan pendekatan yang digunakan dengan skala bisnis, ketersediaan data, dan operasional.

1. Pengendalian dan Pengawasan Fisik

Perusahaan mengawasi penggunaan bahan baku, persediaan, dan peralatan untuk mencegah kehilangan, kerusakan, serta pemborosan.

Contohnya, melakukan pemeriksaan stok secara berkala dan mencocokkannya dengan catatan persediaan.

2. Akuntansi Historis

Perusahaan menggunakan data pengeluaran periode sebelumnya untuk mengidentifikasi tren biaya dan menyusun anggaran.

Misalnya, membandingkan biaya listrik selama enam bulan terakhir untuk mengetahui pola kenaikan pengeluaran.

3. Anggaran Statis dan Biaya Standar

Anggaran statis menetapkan target biaya berdasarkan satu tingkat aktivitas yang direncanakan, sedangkan biaya standar menentukan biaya yang seharusnya dibutuhkan untuk suatu aktivitas atau produk.

Keduanya menjadi tolok ukur untuk mengevaluasi realisasi pengeluaran.

4. Anggaran Fleksibel dan Biaya Standar

Anggaran fleksibel menyesuaikan anggaran dengan tingkat aktivitas aktual, sehingga evaluasi biaya lebih relevan ketika volume produksi berubah.

Berbeda dari anggaran statis, pendekatan ini membantu perusahaan membedakan kenaikan biaya akibat peningkatan aktivitas dan penyimpangan yang perlu diperbaiki.

5. Pusat Pertanggungjawaban

Perusahaan membagi tanggung jawab pengendalian biaya berdasarkan unit atau manajer yang mengelola aktivitas tertentu.

Contohnya, manajer produksi bertanggung jawab atas efisiensi pemakaian bahan, sedangkan tim pengadaan mengelola pembelian sesuai anggaran dan kewenangannya.

Baca Juga: Cara Efektif Menghemat Keuangan Pemilik Bisnis UMKM, Pasti Bisa!

Bagaimana Cara Menerapkan Cost Control di Bisnis?

Cara menerapkan cost control adalah memahami pola pengeluaran, menetapkan anggaran, dan memantau realisasi biaya secara rutin. Lalu, telusuri penyimpangan dan lakukan perbaikan berdasarkan penyebabnya.

Langkah ini dapat diterapkan pada berbagai jenis bisnis, baik untuk mengendalikan biaya bahan baku dan produksi maupun biaya persediaan, tenaga kerja, serta operasional pada bisnis jasa dan dagang.

1. Catat dan Rapikan Data Biaya

Pertama, catat dan kelompokkan transaksi berdasarkan jenis biaya, seperti pembelian bahan baku, upah, sewa, listrik, dan biaya distribusi. Lengkapi catatan dengan bukti transaksi agar nanti Anda bisa menelusurinya.

2. Susun Anggaran yang Realistis

Susun anggaran berdasarkan data historis, target bisnis, perkiraan harga, dan kebutuhan operasional.

Jangan menetapkan anggaran hanya berdasarkan pengeluaran periode sebelumnya tanpa mengevaluasi perubahan kondisi bisnis.

Jika penjualan diperkirakan meningkat, misalnya, kebutuhan bahan baku dan biaya distribusi mungkin ikut bertambah.

3. Pantau Persediaan

Pengendalian persediaan membantu bisnis menghindari penumpukan stok, kehilangan barang, dan kekurangan bahan yang menghambat operasional.

Jadi, catat barang masuk dan keluar, periksa stok secara berkala, serta pantau perputaran persediaan.

4. Kendalikan Upah dan Overhead

Pantau biaya tenaga kerja dan overhead agar pengeluaran tetap sebanding dengan kebutuhan operasional.

Evaluasi juga jam lembur, produktivitas karyawan, konsumsi listrik, biaya sewa, serta pengeluaran rutin lainnya.

Sebaiknya, fokus kendalikan biaya yang terjadi akibat pemborosan. Jangan sembarangan memangkas biaya yang berisiko menurunkan kualitas layanan atau produktivitas.

5. Rutin Merawat Aset

Pemeliharaan aset secara berkala membantu mengendalikan biaya perbaikan dan mengurangi risiko gangguan operasional.

Jadi, susun jadwal perawatan untuk mesin produksi, kendaraan distribusi, peralatan kerja, atau perangkat lain yang menunjang aktivitas bisnis.

Baca Juga: Biaya Tak Terduga dalam Bisnis: Arti, Jenis dan Contohnya

Bagaimana Cara Membaca Selisih Anggaran dan Realisasi?

Selisih anggaran dan realisasi menunjukkan perbedaan antara biaya yang direncanakan dan biaya yang benar-benar dikeluarkan.

Dalam cost control, selisih ini membantu perusahaan menilai apakah pengeluaran masih terkendali atau memerlukan tindakan korektif.

Rumus selisih biaya:

Selisih biaya = Biaya aktual − Anggaran biaya

Untuk biaya, selisih positif umumnya menunjukkan kondisi tidak menguntungkan (unfavorable) karena pengeluaran melebihi anggaran.

Sebaliknya, selisih negatif umumnya menguntungkan (favorable) karena pengeluaran lebih rendah daripada anggaran.

Dari tabel tersebut, perusahaan perlu menyelidiki kenaikan biaya bahan baku sebesar Rp2 juta, misalnya dengan memeriksa harga pemasok, pemakaian bahan, dan jumlah produksi.

Sementara itu, pengeluaran listrik yang lebih rendah perlu dievaluasi untuk memastikan penghematan berasal dari efisiensi, bukan karena aktivitas operasional berkurang.

Baca Juga: Apa itu Klasifikasi Biaya? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Contoh Penerapan Cost Control pada Bisnis

Berikut contoh penerapan cost control pada berbagai jenis bisnis. Seluruh angka di bawah merupakan ilustrasi, bukan data riil perusahaan.

Contoh pada Bisnis Produksi

Sebuah usaha makanan menetapkan anggaran produksi untuk menghasilkan 1.000 kemasan produk dalam satu bulan.

Setelah periode berakhir, pemilik bisnis membandingkan anggaran dengan biaya aktual untuk mengetahui pos pengeluaran yang memerlukan evaluasi.

Dari ilustrasi tersebut, biaya produksi melebihi anggaran sebesar Rp1 juta. Kenaikan terbesar berasal dari bahan baku, sehingga pemilik bisnis perlu memeriksa perubahan harga pembelian, jumlah bahan yang digunakan, dan kemungkinan pemborosan selama produksi.

Biaya tenaga kerja juga perlu dievaluasi, sedangkan pengeluaran overhead yang lebih rendah perlu diperiksa untuk memastikan tidak ada pemeliharaan atau kebutuhan operasional yang tertunda.

Berdasarkan hasil evaluasi, pemilik dapat memperbaiki takaran bahan, meninjau pemasok, dan mengevaluasi jadwal kerja. .

Contoh pada Bisnis Jasa atau Dagang

Sebuah toko perlengkapan rumah tangga ingin mengendalikan biaya operasional bulanan.

Pemilik membandingkan anggaran dengan realisasi untuk mengetahui apakah pengeluaran meningkat secara tidak wajar.

Realisasi biaya operasional toko melebihi anggaran Rp600 ribu. Pemilik dapat menelusuri kenaikan tagihan listrik dan internet, lalu mengevaluasi tarif layanan serta pola penggunaan energi.

Untuk biaya pengiriman, pemilik bisa memeriksa jumlah pesanan, tarif ekspedisi, dan biaya pengiriman per transaksi.

Jika kenaikan pengiriman disebabkan oleh bertambahnya pesanan, biaya tersebut belum tentu menunjukkan inefisiensi. Bisa saja karena penjualan memang sedang bertumbuh.

Baca Juga: Analisis Biaya: Pengertian, Tujuan, Cara Hitung, dan Kapan Harus Digunakan

Apa Indikator untuk Memantau Cost Control?

Indikator cost control membantu perusahaan menilai apakah pengendalian biaya berjalan efektif.

Pilih indikator yang sesuai dengan karakteristik bisnis, lalu pantau secara konsisten agar perubahan biaya dapat segera ditindaklanjuti.

Berikut lima indikator yang dapat digunakan.

1. Realisasi terhadap anggaran. Menunjukkan perbandingan biaya aktual dengan anggaran. Selisih yang besar perlu ditelusuri untuk menemukan penyebab penyimpangan.
2. Biaya per unit. Mengukur biaya rata-rata untuk menghasilkan satu unit produk atau memberikan satu unit layanan. Rumus sederhananya adalah total biaya terkait dibagi jumlah unit yang dihasilkan atau dilayani.
3. Rasio biaya operasional terhadap pendapatan. Mengukur proporsi pendapatan yang digunakan untuk membiayai operasional. Rumusnya adalah biaya operasional dibagi pendapatan, lalu dikalikan 100%.
4. Rasio biaya bahan baku terhadap biaya produksi. Menunjukkan porsi biaya bahan baku dalam total biaya produksi. Indikator ini membantu produsen memantau dampak perubahan harga dan penggunaan bahan.
5. Biaya lembur terhadap total biaya tenaga kerja. Mengukur proporsi pengeluaran lembur dalam total biaya tenaga kerja. Kenaikan rasio dapat menjadi sinyal untuk mengevaluasi jadwal kerja dan kebutuhan tenaga kerja.

Mana indikator yang cocok untuk bisnis Anda? Jawabannya tergantung jenis dan kebutuhan bisnis.

Perusahaan produksi biasanya memprioritaskan biaya per unit dan rasio bahan baku, sedangkan bisnis jasa memprioritaskan biaya operasional terhadap pendapatan.

Baca Juga: Biaya Rata-Rata: Pengertian, Manfaat, Rumus, Kurva, dan Contoh Kasusnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai cost control dalam sebuah bisnis atau proyek. Dalam menjalankan sebuah usaha mengelola biaya dengan baik dan benar adalah suatu keharusan.

Biaya yang tidak terkontrol bisa berujung pada pemborosan dan kerugian bisnis. Anda juga harus menggunakan sistem terbaik agar pengelolaan baiya berjalan dengan baik dan transparan.

Sebagai solusi proses cost control yang lebih baik, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang akan memudahkan proses pembukuan dan pemantauan kesehatan finansial bisnis dengan mudah dan praktis.

Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.