Manajemen Operasional: Pengertian, Fungsi, Tips, Dan Pembahasan Lengkapnya

Manajemen operasional adalah hal penting dalam bisnis. Setiap bisnis bergantung pada beberapa fungsi. Pemasaran, misalnya, melibatkan menghasilkan basis klien dan permintaan untuk produk atau layanan perusahaan, sementara keuangan berkaitan dengan arus kas, gaji, aset, dan investasi.

Fungsi penting lainnya dari perusahaan adalah operasi bisnis, yang melibatkan semua proses yang pada akhirnya mengarah pada pengiriman produk atau layanan.

Pada artikel ini, kita akan membahas secara lengkap apa itu manajemen operasional secara lengkap dan mendalam beserta tips yang bisa Anda gunakan agar proses operasional dalam bisnis Anda berjalan dengan baik.

Apa itu Manajemen Operasional?

Dalam arti luas, manajemen operasional bertanggung jawab atas semua aspek penciptaan barang dan jasa.

Ini mengelola sumber daya seperti bahan, mesin, teknologi, dan orang, dan membuat produk dan layanan yang diinginkan pasar.

Seluruh rangkaian peristiwa harus dikelola dengan baik agar bisnis menjadi kompetitif.

Saat kita mendefinisikan manajemen operasi secara lebih lengkap, kita mempertimbangkan dasar-dasar dibawah ini:

• Perencanaan: Manajer operasi harus terus-menerus memprediksi, merencanakan, dan menyesuaikan untuk mengoptimalkan proses berdasarkan kondisi.
• Proses: Produksi barang atau jasa membutuhkan proses yang kuat dan berulang.
• Efisiensi: Manajer harus memecahkan masalah , hambatan, sumber daya yang tidak memadai, dan waktu henti untuk menciptakan efisiensi yang optimal.
• Pengendalian Biaya: Produksi biasanya merupakan bagian utama dari struktur biaya perusahaan, dan Anda harus mengelolanya dengan bijak.
• Kualitas: Kontrol kualitas yang baik diperlukan untuk menjaga kepuasan pelanggan dan reputasi perusahaan. Perusahaan merugi tanpa kontrol kualitas yang jelas.
• Perbaikan Berkelanjutan: Agar tetap kompetitif, perusahaan perlu memiliki proses untuk secara konsisten mencari cara yang lebih baik dalam melakukan sesuatu.
• Teknologi: Mendasari semua fondasi ini adalah teknologi. Teknologi yang digunakan dengan baik membuat perusahaan menjadi yang terdepan.
• Profitabilitas: Dilaksanakan dengan benar, semua fondasi di atas mengarah ke tujuan yang jelas yaitu keuntungan atau profitabilitas.

Baca juga: Strategi Bisnis Minimarket Ini Dapat Menaikan Omzet, Apa Saja?

Sejarah Manajemen Operasional

Kita dapat melacak asal-usul manajemen produksi kembali ke 5000 SM. dengan bangsa Sumeria, yang melacak persediaan, transaksi, dan pajak.

Kemudian, orang Romawi menggunakan metode manajemen operasional awal untuk merencanakan dan membangun proyek, seperti piramida.

Berikut adalah sejarah lainnya:

• Revolusi Industri (1760-an hingga awal 1800-an) mengantarkan fondasi pembagian kerja dan suku cadang yang dapat dipertukarkan, kunci untuk produksi yang efisien. Eli Whitney, penemu mesin gin kapas, juga memproduksi 10.000 senapan dengan menggunakan konsep suku cadang yang dapat dipertukarkan.
• Pada tahun 1883, Frederick Winslow Taylor menggunakan metode stopwatch untuk menghitung waktu tugas untuk pekerjaan yang kompleks. Ini menjadi kunci untuk mempelajari efisiensi dan produktivitas.
• Pada sekitar tahun 1912, Frank dan Lillian Gilbreth meletakkan dasar untuk sistem waktu gerak yang telah ditentukan atau predetermined motion time systems (PMTS), yang memprediksi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.
• Pada tahun 1913, metode perakitan mulai digunakan oleh Henry Ford, memangkas waktu produksi sebuah mobil dari 12 jam menjadi kurang dari tiga jam.
• Di Jepang pasca-Perang Dunia II, Toyota mengembangkan produksi just-in-time (JIT), yang kemudian disebut Sistem Produksi Toyota. Perusahaan merancangnya untuk menghilangkan pemborosan dan meningkatkan produktivitas dan kualitas.
• Pada tahun 1971, FedEx memulai pengiriman paket dalam semalam. Saat ini, Amazon bahkan menawarkan pengiriman pada hari yang sama untuk pesanan.

Baca juga: Pengertian Lengkap Manajemen Pemasaran dan Tips Melakukannya

Pentingnya Manajemen Operasional

Manajemen operasional berfungsi sebagai ruang mesin organisasi, perencanaan dan penggerak manufaktur atau jasa.

Untuk bersaing di pasar yang selalu berubah, manajer operasi harus memaksimalkan efisiensi, produktivitas, dan keuntungan, yang selalu penting bagi kelangsungan hidup perusahaan.

Di sebagian besar perusahaan, ada banyak karyawan pada divisi operasi, dan anggaran departemen tersebut cukup besar.

Majalah Forbes melaporkan pada tahun 2011 bahwa tiga perempat CEO berasal dari latar belakang operasi, dan ini menunjukkan pentingnya memahami bagaimana sebuah perusahaan berfungsi.

Kita juga dapat melihat pentingnya manajemen operasi dalam aspek-aspek kesuksesan perusahaan ini:

• Pelayanan pelanggan
• Kualitas produk atau layanan
• Proses yang berfungsi dengan benar
• Daya saing pasar
• Kemajuan teknologi
• Profitabilitas

Tidak berlebihan untuk mengatakan semuanya tergantung pada operasi.

Baca juga: Akuntansi Sektor Publik: Tujuan, Ruang Lingkup, dan Karakteristiknya

Fungsi dan Peran dalam Manajemen Operasional

Bidang manajemen operasi mencakup serangkaian fungsi dan peran yang beragam, yang dapat berbeda di antara industri dan perusahaan dengan ukuran berbeda:

• Merencanakan dan mengimplementasikan pabrik produksi
• Mengelola proyek
• Merencanakan sistem informasi
• Membantu merancang dan mengembangkan produk dan layanan
• Mengelola inventaris melalui rantai pasokan
• Mengelola pengiriman ke pelanggan tepat waktu
• Mengoptimalkan kontrol kualitas
• Melakukan pengadaan/pembelian
• Mengelola logistik
• Mengelola transportasi dan distribusi
• Mengelola dan memelihara fasilitas
• Melakukan perencanaan sumber daya perusahaan
• Perkiraan untuk perencanaan
• Merencanakan kapasitas
• Menavigasi hubungan kerja industri
• Menganalisis rantai nilai
• Mengoptimalkan penggunaan sumber daya
• Menghilangkan pemborosan dan hambatan
• Terus meningkatkan proses
• Menjalankan rencana strategis perusahaan

Baca juga: Akuntansi Perusahaan Jasa: Definisi, Karakteristik dan Siklusnya

Strategi Manajemen Operasional

Manajer operasional saat ini sangat terlibat dalam strategi bisnis, bersama dengan peran produksi harian mereka.

Berikut adalah beberapa poin strategi dan taktik utama dalam menjalan manajemen operasional:

• Penggunaan Data: Analisis sangat penting untuk perencanaan, penyesuaian, dan pengambilan keputusan yang kuat. Dua jenis yang umum adalah metrik efisiensi dan metrik efektivitas.
• Analisis Persediaan: Untuk mengelola persediaan dalam rantai pasokan, analisis ABC (juga disebut analisis Pareto) ikut berperan. Ini membagi persediaan menjadi tiga kategori A, B, dan C; “A” memiliki nilai paling banyak dan kontrol paling ketat, dan “C” memiliki paling sedikit.
• Data Challenges: Data sering tertutup, yang membuatnya sulit untuk dibandingkan. Tetapi sistem dan pengaturan yang lebih baru membuat ini lebih mudah dan membantu analis dan manajer memeriksa data dengan cara baru yang bermanfaat.
• Desain Proses: Meneliti, meramalkan, dan mengembangkan proses yang baik membutuhkan keahlian dan energi, tetapi hasilnya dapat bertahan lama.
• Prakiraan dan Penetapan Sasaran: Peramalan terbaik sering kali menggabungkan tampilan data historis dengan analisis kondisi yang berubah.
• Kolaborasi Antar Departemen: Dengan komunikasi dan kolaborasi yang baik, manajemen operasi dapat bekerja secara efektif dengan departemen keuangan, penjualan, pemasaran, sumber daya manusia, dan lainnya.
• Ramah Lingkungan: Kesehatan ekologis telah menjadi kebutuhan strategis dan hukum di perusahaan saat ini, terutama di bidang manufaktur.
• Manajemen SDM: Dengan semua kemajuan dalam mesin dan teknologi, SDM tetap penting dalam bisnis, meskipun seringkali dalam berbagai jenis pekerjaan

Hal Apa Saja yang Perlu Diperhatikan dalam Manajemen Operasional?

Proses

Inti dari manajemen operasional adalah tentang mengubah apa yang Anda masukkan ke dalam bisnis Anda (seperti tenaga kerja, modal, peralatan atau bangunan, misalnya) dan menambahkan nilai untuk memberikan output (barang dan jasa) bagi pelanggan atau klien Anda.

Manajemen operasi yang baik akan melihat Anda membuat keputusan strategis berdasarkan data yang andal untuk memaksimalkan penjualan Anda.

Ini membutuhkan pemahaman yang kompleks tentang semua aspek bisnis Anda, sehingga Anda dapat membuat keputusan yang tepat untuk memanfaatkan peluang dan meminimalkan potensi risiko.

Kepegawaian

Kepegawaian yang efektif adalah tentang menjaga pengeluaran upah Anda tetap rendah sambil memastikan Anda selalu memiliki cukup karyawan selama periode sibuk, untuk membantu mempertahankan tingkat layanan pelanggan yang tinggi.

Jika Anda menjalankan bisnis ritel, misalnya, Anda mungkin ingin menganalisis data Anda tentang arus lalu lintas dan perincian pola penjualan.

Identifikasi periode puncak dan periode rendah Anda dan buat daftar Anda sesuai dengan itu.

Lokasi

Menentukan lokasi dapat menjadi salah satu keputusan keuangan terpenting yang harus Anda buat untuk bisnis Anda. Misalnya, apakah Anda memerlukan etalase atau kantor, atau dapatkah Anda menjalankan bisnis dari rumah?

Jika lokasi yang tepat merupakan bagian integral dari kelangsungan hidup bisnis, Anda harus membangun pemahaman yang kuat tentang area lokal dan pasar tempat Anda berencana untuk beroperasi.

Analisis pasar dapat membantu dalam hal ini:

• Siapa pesaing Anda?
• Apakah ada permintaan untuk barang atau jasa yang akan Anda jual?
• Apakah ini produk atau layanan yang digunakan orang untuk bepergian atau Anda akan lebih banyak melayani penduduk setempat?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini harus memandu keputusan Anda.

Peralatan dan teknologi

Teknologi dan software bisnis yang andal harus memaksimalkan pengalaman pengelolaan bisnis yang baik, sekaligus memberi Anda ruang untuk mengembangkan bisnis Anda.

Sebagai contoh, Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo untuk merampingkan proses pengelolaan finansial dan pembukuan yang lebih praktis.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia yang digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dan memiliki fitur terlengkap dengan harga yang paling terjangkau.

Dengan menggunakan Kledo, proses manajemen operasional Anda akan menjadi lebih baik dengan berbagai fitur yang ada di dalamnya seperti:

• Pembuatan faktur otomatis
• Pengelolaan multi gudang dan manajemen stok
• Otomasi 30 laporan keuangan
• Manajemen aset
• Akses data keuangan melalui smarphone
• Dan masih banyak lagi.

Anda juga bisa menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Tips Pengelolaan Operasional yang Efektif dalam Bisnis

1. Ciptakan Komunikasi yang Jelas & Jalin Kolaborasi

Sebagai permulaan, sangat penting untuk berkomunikasi baik secara internal maupun eksternal mengenai apa proposisi nilai Anda dan bagaimana hal itu dapat dicapai melalui tujuan dan operasi bisnis.

Dengan membangun jaringan informasi yang aman dan dapat diakses antar departemen, Anda dapat menghindari kemacetan proses, yang menyebabkan inefisiensi dan peningkatan biaya.

Dengan menciptakan budaya komunikatif dan kolaboratif yang menghargai tim yang bekerja sama dan dengan mengembangkan tim yang memiliki keterampilan yang saling melengkapi, seluruh bisnis Anda akan berjalan lebih lancar dan dapat memiliki pendekatan customer-centric di setiap departemen.

Mencapai ini menempatkan efektivitas pada tempatnya, secara alami.

Untuk berkomunikasi secara memadai dengan pelanggan, gunakan sistem dan manfaatkan data untuk mengantisipasi kebutuhan mereka.

Misalnya, jika sistem data Anda menerima banyak keluhan atau permintaan layanan pelanggan tentang masalah serupa, departemen yang bertanggung jawab harus sadar dan siap untuk memperbaiki masalah sebelum masalah itu berkembang.

Masalah operasional adalah pengeluaran, jadi semakin cepat masalah itu diselesaikan, semakin baik untuk keuntungan Anda.

Kuncinya: Efektivitas organisasi Anda didorong oleh orang di dalamnya. Prioritaskan aksesibilitas dan komunikasinya sehingga mereka dapat bekerja sama untuk memastikan bisnis berjalan dengan lancar.

2. Memahami Delivery Management

Untuk memastikan kualitas produk tertinggi, delivery management membawa manajemen produk ke tingkat berikutnya.

Untuk memberi pelanggan apa yang dijanjikan, peran pemilik bisnis adalah menyinkronkan semua langkah dari orang dan proses untuk mengawasi eksekusi.

Delivery management akan melibatkan komunikasi antar tim dan akses ke sumber daya di seluruh bisnis untuk memastikan efektivitas.

Kuncinya: Perlu ada pihak yang bertanggung jawab yang terlibat di seluruh proses bisnis untuk mengawasi pelaksanaan dan efisiensi.

3. Fokus pada Pengetahuan, Pembelajaran Operasional & Manajemen Infrastruktur

Untuk membangun proses yang efisien, pelatihan dan pengembangan didahulukan.

Pembelajaran operasional membutuhkan kolaborasi manajer dan karyawan untuk berada di halaman yang sama.

Mulailah dengan mendefinisikan dan mendokumentasikan praktik terbaik untuk setiap departemen dan memudahkan karyawan untuk menemukan informasi.

Misalnya, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk membuat folder “Resource” di drive bersama untuk referensi 24/7.

Yang terakhir ini juga melibatkan manajemen infrastruktur, atau memastikan bahwa sumber daya bisnis diatur dengan cara yang paling efisien sehingga karyawan tidak menghadapi hambatan saat mencoba menyelesaikan pekerjaan mereka.

Salah satu cara termudah untuk memeriksa aspek bisnis ini adalah meminta manajer mengukur produktivitas dan berkomunikasi dengan karyawan di mana titik-titik masalah mungkin terjadi sehingga mereka dapat diselesaikan.

Pastikan untuk mengukur dan mengelola hasil. Anda tahu pepatah, “hal yang tidak diukur tidak dapat dikelola,” jadi pastikan Anda secara proaktif mengidentifikasi masalah dalam proses, sistem, dan alat tanpa takut untuk memperbaiki atau mengubah proses.

Ini agar Anda dapat mengidentifikasi di mana inefisiensi berada dan mengatasinya.

Fleksibilitas adalah kuncinya, dan ketika perubahan dibuat, Anda memiliki data dan analitik untuk mengevaluasi apakah itu merupakan langkah menuju efisiensi atau tidak.

Kuncinya: Untuk meningkatkan efektivitas operasional, tentukan tujuan dan ciptakan infrastruktur yang mendukung hasil yang sukses. Pastikan untuk menggunakan data dan analitik untuk menilai apakah proses dioptimalkan.

4. Memanfaatkan Teknologi dengan Manajemen Sumber Daya

Untuk mencapai efektivitas, teknologi tidak diragukan lagi akan menjadi bagian dari persamaan dalam bisnis apa pun.

Manfaatkan smartphone, tablet, dan laptop karena mereka memungkinkan karyawan dan pelanggan terhubung ke bisnis sepanjang waktu dan dari mana saja di dunia.

Inefisiensi dapat muncul ketika karyawan bepergian, misalnya, tetapi dengan teknologi, Anda dapat menghindari kehilangan momen.

Optimalisasi teknologi melibatkan pengelolaan sumber daya yang tepat. Manajer dapat membantu tim memprioritaskan dan melatih tim lintas fungsi untuk menghilangkan satu titik kegagalan.

Jadi, jika seorang karyawan sakit, berlibur atau meninggalkan perusahaan, tidak ada proses yang dilewatkan.

Selain itu, dengan software yang ada saat ini, semua orang dalam bisnis dapat terlibat dalam operasi bisnis saat ini dan memahami bagian siklus hidup produk atau pelanggan saat ini.

Kuncinya: Sumber daya Anda hanya sebaik orang yang menggunakannya. Investasikan dalam pelatihan dan alat.

5. Tingkatkan Retensi Karyawan dan Pelanggan

Rata-rata, biayanya 5 kali lebih banyak untuk akuisisi pelanggan daripada untuk retensi pelanggan.

Ini berarti Anda ingin memprioritaskan retensi pelanggan untuk menghindari churn rate yang tinggi.

Cara untuk melakukan ini termasuk: meminta feedback, menawarkan insentif, memberi penghargaan kepada pelanggan setia, menjadi komunikatif dan siap bergabung, serta memelihara pelanggan baru.

Dalam hal retensi karyawan, Anda pasti ingin merekrut bakat dan budaya dengan benar sejak awal, karena setiap kali Anda melatih karyawan, biayanya mahal di semua sumber daya termasuk waktu, uang, dan tenaga.

Menawarkan kesempatan untuk terus belajar serta pertumbuhan profesional dan pribadi untuk meningkatkan kepuasan karyawan, dan karenanya, mengurangi pergantian.

Selain itu, sumber daya manusia adalah manfaat utama untuk efektivitas operasional karena mereka dapat merancang dan memfasilitasi praktik bisnis baru.

Kuncinya: Kepuasan karyawan dan pelanggan harus menjadi perhatian utama karena kebahagiaan dan retensi mereka mengurangi biaya dan mendorong bisnis ke depan.

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap manajemen operasional dan tips agar operasi dalam bisnis Anda berjalan maksimal.

Proses operasional bisnis tidak bisa lepas dari pengelolaan keuangan dan perancanaan anggaran. Untuk mempermudah proses ini, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo untuk efisiensi pengelolaan finansial bisnis Anda.

Kledo adalah software akuntansi online yang sudah dipercaya oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia dan memiliki fitur terlengkap.

Dengan menggunakan Kledo Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan keuangan, pengelolaan aset, manajemen stok, pembuatan faktur, otomasi lebih dari 30 laporan keuangan, dan masih banyak lagi.

Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.