Membuat invoice sederhana untuk bisnis kecil Anda adalah salah satu cara paling cerdas untuk menagih pelanggan Anda untuk setiap layanan yang dilakukan atau produk yang dijual.
Invoice ata faktur yang tepat sangat penting ketika menjalankan bisnis profesional dan ini lebih penting lagi ketika Anda memulai bisnis baru.
Meluncurkan bisnis kecil memang mengasyikkan. Anda telah menghabiskan banyak waktu untuk memimpikan hari ketika bisnis Anda dibuka dan sekarang semuanya berjalan.
Tetapi apakah Anda telah mempertimbangkan faktor-faktor penting seperti mengintegrasikan sistem invoice yang memungkinkan Anda mengelola persyaratan akuntansi paling dasar dalam bisnis Anda?
Bagi banyak pemilik bisnis, mengelola bagian administrasi perusahaan mereka dapat memakan waktu. Tapi itu bisa tetap sederhana dan Anda bisa mulai dengan merampingkan sistem invoice Anda sehingga mudah dan mudah.
Pada artikel kali ini kami akan membahas 9 tahapan dalam membuat invoice sederhana dan tips dalam membuat invoice yang lebih cepat dan praktis.
Mengapa Invoice Sederhana Cocok untuk Bisnis Kecil?
Menjalankan bisnis adalah kerja keras. Memastikan bahwa semua operasi berjalan dengan lancar dan profesional merupakan tantangan terutama ketika ini adalah bisnis pertama Anda.
Dan untuk menjadi sukses, Anda perlu mengawasi keuangan Anda.
Arus kas sangat penting! Ini berarti Anda harus menagih pelanggan Anda segera setelah layanan diberikan atau penjualan dilakukan sangat penting.
Tetapi apakah apakah proses pembuatan invoice mengintimidasi Anda? Seharusnya tidak, jika Anda membuat invoice yang sederhana. Dan invoice sederhana sering kali merupakan yang terbaik untuk bisnis kecil seperti milik Anda.
Mereka memberikan semua detail yang diperlukan sehingga memudahkan klien Anda untuk membayar lebih cepat.
Invoice sederhana menyederhanakan cara Anda mengelola keuangan sehari-hari. Anda dapat menerbitkan faktur dengan cepat dan efisien, mencatat semua penjualan, dan memperbarui laporan keuangan Anda.
Ini juga berarti Anda dapat berisiko kurang fokus pada tugas administratif yang memakan waktu dan lebih banyak fokus pada bidang bisnis Anda yang perlu berkembang.
Tapi apa cara terbaik bagi organisasi kecil untuk mengeluarkan invoice sederhana? Ini adalah saat Anda perlu menjelajahi menginstal platform software akuntansi atau software invoice untuk memudahkan proses invoicing bisnis Anda.
Baca juga: Simak! Berikut Cara Membuat Invoice yang Benar dan Mudah
Apa itu Software Invoice Sederhana?
Cara kerja bisnis saat ini telah berubah secara dramatis dan situasi ekonomi saat ini mendorong pemilik bisnis untuk menjadi nomaden.
Semakin banyak pemilik usaha kecil baru mencari cara untuk menyederhanakan cara perusahaan mereka beroperasi dan ini termasuk mengeluarkan faktur atau invoice saat bepergian.
Namun, sederhana bukan berarti norak! Tidak peduli seberapa kecil bisnis Anda, Anda ingin tetap profesional. Menginstal sofware faktur sederhana memberi Anda ruang untuk membuat dan menerbitkan faktur yang akan mengesankan pelanggan Anda dan membuat mereka membayar lebih cepat dari biasanya.
Platform ini juga memungkinkan Anda melakukan bisnis kapan saja, di mana saja – di rumah, dari kantor, atau saat Anda sedang dalam perjalanan.
Saat Anda menggunakan platform pembuatan faktur sederhana, Anda dapat memanfaatkan fitur-fitur berikut:
Aplikasi yang dapat diunduh
Menginstal perangkat lunak faktur di ponsel berarti Anda dapat membuat dan mengirim faktur di mana pun Anda berada.
Hal ini memungkinkan Anda untuk menjaga bisnis Anda tetap pada jalurnya sekaligus mencegah penundaan seperti mengirimkan faktur tepat waktu.
Template
Lewatlah sudah hari-hari membuat faktur menggunakan Word atau Excel. Anda sekarang dapat memilih dari berbagai template yang sesuai dengan merek Anda sambil menjaga faktur tetap sederhana.
Faktur Anda juga akan terlihat profesional dan meningkatkan reputasi dalam bisnis Anda.
Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Piutang dalam Akuntansi
Pembayaran lebih cepat
Faktur sederhana dapat menyertakan tombol bayar yang memudahkan pelanggan Anda melakukan pembayaran segera setelah mereka menerima faktur Anda.
Pelaporan keuangan sederhana
Akuntan Anda akan dapat memperbarui semua laporan keuangan saat Anda memiliki sistem faktur yang lebih baik. Akuntansi yang lebih baik berarti Anda memiliki ketenangan pikiran semua catatan Anda teratur.
Namun jika Anda membutuhkan laporan keuangan yang berisi informasi lengkap, detail, dan sesuai standar akuntansi, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi, salah satunya adalah Kledo.
Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur pembuatan invoice dengan 50 template invoice gratis.
Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Fasilitas online
Teknologi memungkinkan bisnis beroperasi secara digital lebih dari sebelumnya. Anda sekarang dapat membuat dan mengirim faktur secara online, sederhana dan efisien.
Menginstal perangkat lunak faktur sederhana benar-benar menyederhanakan sistem akuntansi Anda sekaligus menghemat waktu dan uang Anda dalam jangka panjang.
Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Tugasnya
Manfaat Membuat Invoice Sederhana
Manfaat menggunakan fitur faktur untuk pembuatan invoice sederhana memungkinkan Anda menjalankan bisnis sejak hari pertama tanpa hambatan.
Mengawasi arus kas Anda sangat penting setiap saat tetapi terlebih lagi pada hari-hari pertama membuka bisnis Anda.
Dengan pembuat faktur, Anda tidak hanya membuat faktur sederhana tetapi juga mendapatkan manfaat berikut:
- Pengalaman pelanggan yang lebih baik: Anda tidak hanya akan membuat pelanggan Anda terkesan dengan faktur yang terlihat profesional, tetapi mereka akan merasa lebih mudah untuk membayar Anda ketika mereka menerima faktur Anda dengan menyertakan semua detail yang diperlukan.
- Manajemen arus kas: Pelaporan instan memberi tahu Anda faktur mana yang telah dibayar dan mana yang perlu dikejar. Anda juga dapat melihat status pendapatan perusahaan Anda pada waktu tertentu.
- Faktur berulang: Daripada membuang waktu menerbitkan faktur berulang, Anda dapat mengandalkan perangkat lunak faktur untuk menanganinya secara otomatis.
- Pelacakan inventaris: Sekarang Anda dapat mengawasi inventaris Anda dan mengelola stok Anda dengan lebih baik. Ini berarti Anda juga dapat mengeluarkan faktur sederhana dengan mengetahui bahwa Anda memiliki stok di toko.
- Alokasikan anggota tim: Dengan mengalokasikan faktur ke anggota tim, Anda membebaskan waktu untuk fokus pada aspek lain dari bisnis Anda.
Masuk akal untuk memulai bisnis baru Anda dengan menggunakan pembuat faktur sejak hari pertama Anda membuka pintu.
Memproses faktur dengan benar sangat penting untuk menjaga keuangan Anda tetap teratur, tetapi itu juga bisa menjadi tugas administrasi yang membosankan.
Tetapi dengan software akuntansi yang memiliki fitur invoice, Anda memiliki alat pembuatan faktur yang menyederhanakan cara Anda melakukan bisnis.
Baca juga: Cara Membuat Invoice Excel Dengan Mudah dan Sederhana
Cara Membuat Invoice Sederhana
Saat menagih pelanggan, Anda harus membuat faktur sederhana yang harus menyertakan informasi paling dasar.
Dokumen ini harus disederhanakan dan mudah dibaca, sehingga memudahkan pelanggan Anda untuk membayar.
Gunakan panduan langkah demi langkah ini untuk membantu Anda membuat faktur sederhana.
Langkah 1: Pilih template
Jika Anda menggunakan software akuntansi atau faktur, putuskan template mana yang ingin Anda gunakan.
Tetap sederhana dan temukan template yang memungkinkan Anda menangkap semua informasi dasar yang akan dirinci dalam langkah berikutnya.
Belum mennggunakan software akutnansi atau faktur? Tenang, Anda bisa memilih template inovoice yang sesuai dengan bisnis Anda secara gratis melalui tautan ini.
Anda juga dapat mendesain template faktur sederhana menggunakan Word atau Excel dan menggabungkan semua informasi seperti yang dirinci dalam langkah di bawah ini.
Langkah 2: Rincian kontak bisnis
Faktur sederhana harus mencakup semua detail kontak. Detail ini mencakup informasi kontak perusahaan Anda seperti nomor telepon, alamat email, dan alamat fisik.
Nama perusahaan harus terdaftar dan Anda juga dapat memasukkan logo Anda jika Anda mau. Detail situs web perusahaan juga harus disertakan jika Anda memilikinya.
Rincian kontak perusahaan Anda harus ditandai dengan jelas di bagian atas faktur Anda.
Langkah 3: Rincian kontak pelanggan
Anda juga harus menyertakan semua detail kontak pelanggan Anda untuk tujuan penagihan.
Pastikan Anda mendapatkan nama lengkap pelanggan, alamat fisik, alamat email, dan nomor telepon. Dengan rincian kontak perusahaan berada di atas, rincian tagihan pelanggan biasanya langsung berada di bawah.
Tapi, ini tergantung pada gaya template yang Anda gunakan. Beberapa faktur memiliki detail perusahaan di satu sisi dan detail kontak pelanggan di sisi yang berlawanan.
Langkah 4: Tanggal invoice
Termasuk tanggal untuk faktur sangat penting. Hal ini memungkinkan Anda untuk menjaga pelaporan keuangan Anda agar dan pengarsipan Anda lebih mudah.
Ini juga berarti pelanggan Anda mengetahui tanggal layanan atau penjualan dan memungkinkan mereka untuk menyimpan semua catatan mereka dengan benar juga.
Baca juga: Wesel Tagih: Pengertian, Komponen, dan Cara Jurnalnya
Langkah 3: Nomor invoice
Tetapkan nomor untuk faktur Anda. Faktur sederhana mendapat manfaat dari memiliki sistem penomoran faktur.
Anda tidak hanya dapat menetapkan nomor menggunakan urutan tetapi memungkinkan Anda melacak semua faktur untuk tujuan akuntansi dasar serta untuk pengarsipan.
Nomor faktur juga memberi Anda dan pelanggan Anda nomor referensi setiap kali diskusi perlu dilakukan seputar faktur tertentu.
Langkah 6: daftar layanan atau produk
Daftar pekerjaan yang dilakukan atau produk yang dijual sangat penting dan perlu disertakan pada setiap faktur yang dikeluarkan untuk pelanggan.
Tetap sederhana meskipun dengan menggunakan format tabel dengan kolom dan baris.
Dengan melakukan ini, Anda dapat memasukkan semua detail yang diperlukan sekaligus memudahkan pelanggan Anda untuk melihatnya secara sekilas.
Detail harus mencakup hal-hal berikut:
- Deskripsi singkat tentang layanan atau produk
- Jumlah jam kerja atau jumlah produk
- Biaya atau tingkat pembayaran untuk layanan yang diberikan atau biaya produk
- Jumlah subtotal dan kena pajak
Informasi ini membentuk badan faktur Anda dan buatlah untuk tetap sederhana namun cukup detail sehingga pelanggan Anda memiliki semua informasi yang diperlukan di halaman tersebut.
Langkah 7: Ketentuan pembayaran
Setiap faktur, sederhana atau tidak, harus menyertakan syarat pembayaran bisnis Anda. Ini dapat dijelaskan secara singkat bersama dengan jenis metode pembayaran yang Anda terima.
Ini bisa berupa uang tunai, kartu kredit, kartu debit, transfer bank, pembayaran online, pembayaran berulang, dan pembayaran melalui ponsel.
Jika Anda membebankan biaya keterlambatan pembayaran, pastikan Anda menyertakan informasi ini pada faktur Anda.
Langkah 8: Rincian rekening bank
Pastikan Anda menyertakan detail rekening bank Anda pada setiap faktur sederhana yang diterbitkan.
Ini meminimalkan alasan pelanggan Anda tidak membayar faktur tepat waktu. Jika Anda menggunakan faktur online, Anda dapat menyertakan fitur “tombol bayar” yang lebih menyederhanakan pembayaran.
Langkah 9: Jumlah utang dan tanggal pembayaran
Selalu sertakan jumlah yang harus dibayar di bagian bawah faktur. Jika ada pajak yang berlaku, maka sertakan setelah kolom sub-total dan sebelum jumlah total terutang.
Tanggal jatuh tempo pembayaran juga harus dinyatakan dengan jelas di sebelah jumlah yang dibebankan ini.
Jumlah yang harus dibayar harus jelas pada faktur Anda dan Anda dapat melakukannya hanya dengan menggunakan huruf tebal dan bahkan warna yang berbeda dengan informasi lainnya pada faktur.
Untuk menghindari kebingungan, tetapkan tanggal jatuh tempo pembayaran dengan menggunakan format tertentu seperti “Batas Waktu Pembayaran: 30 Mei 2022”.
Baca juga: Cara Membuat Invoice Pembayaran dan 10 Tips Mengelolanya
Menggunakan Template Invoice Online
Meskipun Anda dapat membuat faktur sederhana secara manual, mengunduh template faktur online benar-benar menyederhanakan proses faktur Anda.
Template yang dapat disesuaikan mencakup tabel yang sudah disisipkan, sehingga Anda tidak perlu repot menyusun kolom dan baris. Yang harus Anda lakukan adalah menambahkan detail informasi dasar.
Templat faktur online memungkinkan Anda untuk menyesuaikan tampilannya agar sesuai dengan merek perusahaan Anda sehingga langsung dapat dikenali oleh pelanggan Anda saat masuk ke kotak surat mereka.
Terlebih lagi, tergantung pada perangkat lunak yang Anda gunakan, nomor faktur secara otomatis ditetapkan secara berurutan setiap kali faktur baru dibuat.
Faktur sederhana online juga dapat menyertakan fitur untuk menjumlahkan biaya, memberikan sub-total dan jumlah terutang di bagian bawah faktur. Dan jangan lupa tombol bayar untuk pembayaran yang cepat dan efisien!
Dengan template invoice online, Anda dapat membuat dan mengirim dari ponsel atau tablet Anda dari mana saja, memungkinkan Anda menjalankan bisnis secara nomaden.
Untuk pemilik bisnis kecil yang tidak ingin membuang waktu dengan tugas administratif, template invoice online yang dapat disesuaikan adalah solusinya.
Baca juga: Invoice Online: Pengertian, Manfaat, Elemen, dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Memulai dan menjalankan bisnis Anda sendiri sangat menantang dan bermanfaat. Kata-kata berikut akan mengingatkan Anda untuk mengenali risiko dan kemungkinan menjadi seorang wirausahawan.
Jadi, saat Anda menjelajahi semua peluang untuk mengembangkan bisnis Anda dengan sukses, pastikan Anda menggunakan pendekatan cerdas untuk mengelola operasi perusahaan Anda.
Pertimbangkan untuk software akuntansi seperti Kledo yang akan memudahkan Anda dalam membuat invoice. Dengan cara ini Anda dan tim Anda dapat menjaga operasi berjalan lancar di mana pun Anda berada.
Invoice sederhana membuat Anda terus bergerak maju, mengetahui keuangan perusahaan Anda tetap teratur dan arus kas Anda sehat dan tumbuh dengan setiap faktur yang diterbitkan.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Annual Recurring Revenue (ARR): Rumus dan CaraMenghitungnya - 17 Desember 2024
- Laporan Mingguan: Definisi, Manfaat, dan Tahapan Membuatnya - 17 Desember 2024
- Bukti Pembayaran: Pengertian, Manfaat dan Download Contohnya - 16 Desember 2024