Metode Imprest dalam Kas Kecil: Berikut Pembahasan Lengkapnya

Jika Anda mencari cara sederhana untuk melacak kas kecil Anda, menggunakan metode imprest bisa jadi merupakan cara yang ideal.

Singkatnya, prosedur kas kecil dengan metode imprest adalah metode dasar untuk melacak pengeluaran kas kecil.

Pada artikel kali ini, kami akan membahas tentang apa itu metode imprest dalam proses pencatatan kas kecil secara lengkap dan juga mendalam.

Apa itu Metode Imprest?

Metode imprest adalah sistem akuntansi yang digunakan untuk melacak bagaimana bisnis Anda membelanjakan kas.

Dalam kebanyakan kasus, sistem Imprest digunakan untuk memperhitungkan kas kecil (sejumlah kecil uang yang digunakan untuk pengeluaran barang-barang yang lebih kecil, yaitu perlengkapan kantor, makan siang dengan katering, kartu untuk pelanggan, dll.).

Fitur utama dari sistem Imprest adalah kenyataan bahwa semua pengeluaran harus didokumentasikan. Ini memberi Anda tingkat kendali yang lebih besar atas pengeluaran kas yang dilakukan oleh perusahaan Anda.

Mengapa menggunakan akun imprest untuk kas kecil?

Salah satu manfaat utama dari sistem imprest adalah fakta bahwa ini membantu untuk mencegah pengeluaran yang tidak sah, karena uang dalam rekening dialokasikan untuk penggunaan tertentu.

Karena akun imprest membayar kira-kira jumlah uang tunai yang sama secara teratur sebelum diisi ulang secara otomatis, jauh lebih mudah untuk menandai perbedaan dan mendeteksi penipuan karyawan.

Sederhananya, Anda akan mendapatkan lebih banyak visibilitas ke saldo kas kecil Anda serta bagaimana uang itu digunakan.

Namun, penting juga untuk dicatat bahwa ada batasan yang terkait dengan akun Imprest untuk kas kecil.

Karena mengandalkan penjaga kas kecil untuk mencatat pengeluaran dengan benar, sistem Imprest berpotensi menyebabkan kebocoran uang tunai dari bisnis.

Baca juga: Cadangan Kerugian Piutang: Definisi, Fungsi, Metode, dan Pencatatannya

Bagaimana Cara Kerja Prosedur Metode Imprest dalam Kas Kecil?

Ingin tahu cara kerja akun imprest untuk kas kecil? Ini relatif sederhana, jadi inilah panduan langkah demi langkah yang dapat Anda ikuti untuk sedikit informasi lebih lanjut:

Pertama, akun Imrest dibuat. Rekening ini digunakan untuk membayar biaya tak terduga, seperti pesangon untuk karyawan yang keluar dari perusahaan.

Akun Imprest memiliki sejumlah uang tunai dan dicatat dalam buku besar perusahaan Anda.

Setiap kali pengeluaran dibayarkan melalui prosedur kas kecil Imprest, itu perlu didokumentasikan dengan tanda terima.

Tim akuntansi Anda harus memantau akun untuk setiap perbedaan antara uang tunai aktual dan uang tunai yang diharapkan dalam akun.

Jika Anda menemukan perbedaan, mereka harus diselidiki.

Akun Imprest untuk kas kecil harus diisi ulang secara teratur dari akun lain untuk memastikan saldonya selalu tetap.

Mendokumentasikan akun Imprest Anda dengan tanda terima membantu Anda memantau berapa banyak uang yang dihabiskan untuk pengeluaran tak terduga, sekaligus menjaga Anda tetap terlindungi dari penipuan karyawan.

Contoh pencatatan akun imprest

Sebuah perusahaan bernama ABC sedang berusaha untuk membuat cadangan untuk mempertahankan semua kas kecilnya transaksi.

Sebagai departemen administrasi, mereka menggunakan metode imprest untuk mengelola kas kecil, panduan yang sama dengan prosedur formal dengan bantuan yang dapat membuat dana kas kecil.

Sistem imprest kas kecil adalah salah satu jenis yang paling umum dari sistem imprest yang digunakan untuk mencatat transaksi kecil pada saat tidak nyaman atau tidak praktis bagi pengguna untuk memotong cek.

Rekening kas kecil biasanya menyimpan sejumlah uang kas yang telah ditentukan sebelumnya yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan seperti penggantian pengeluaran karyawan, pembayaran pengeluaran kecil, dll.

PT ABC dapat membuat dana kas kecil dengan mengenali dan mencatat semua transaksi kas kecil dengan bantuan langkah-

Sejumlah uang tunai yang telah ditentukan sebelumnya dialokasikan untuk membuat dana kas kecil. Akun ini dicatat secara terpisah dalam buku besar organisasi.

Pada langkah selanjutnya, perusahaan harus mengidentifikasi semua biaya nominal yang dibayar dengan uang tunai dan dengan demikian mendokumentasikan semuanya dalam sistem dengan tanda terima.

Untuk mempertahankan saldo yang telah ditentukan sebelumnya, perusahaan harus menambah dana kas kecilnya dari waktu ke waktu.

Perusahaan harus memantau dana kas kecil secara berkala sehingga tidak ada kemungkinan terjadi perbedaan antara jumlah kas yang diharapkan dengan jumlah kas yang sebenarnya.

Departemen administrasi harus melakukan proses investigasi yang sesuai jika menemukan ketidaksesuaian.

Baca juga: Cost Center: Pembahasan Lengkap dan Bedanya dengan Profit Center

Keuntungan Menggunakan Metode Imprest pada Kas Kecil

1. Mendeteksi penipuan atau fraud

Sistem Imprest menghilangkan kemungkinan pengeluaran yang tidak sah karena dana ditujukan untuk tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Hal ini, sebagai gantinya, membuat pelacakan pengeluaran dan laporan ketidaksesuaian jauh lebih mudah yang pada akhirnya membantu dalam pendeteksian dan lebih tepatnya penghapusan kemungkinan penipuan.

2. Pengurangan kesalahan

Kasir meninjau buku kas kecil secara berkala, dan jika ada kesalahan atau kesalahan, maka hal yang sama dapat dengan mudah ditelusuri dan diperbaiki.

3. Membuat aturan yang lebih baik pada pengeluaran kecil

Pengeluaran-pengeluaran kecil dikelola dengan batasan-batasan yang ditetapkan dari sistem imprest, yang membuat hampir mustahil bagi kasir kecil untuk membelanjakan lebih tinggi daripada kas kecil yang tersedia di rekening.

Baca juga: Revenue Stream: Pengertian, Contoh, Manfaat, Jenis, dan Cara Meningkatkannya

4. Mengurangin beban petugas kasir

Buku kas kecil membebaskan baik buku kas maupun petugas kasir dari beban pencatatan pengeluaran kecil dan nominal.

5. Metode Sederhana dan Cepat

Dibandingkan dengan metode lain, ini terlalu cepat, sederhana, mudah diakses, dan nyaman pada saat yang bersamaan.

Metode ini dapat dengan cepat digunakan untuk menyediakan dana untuk pembelian karyawan.

Ini adalah salah satu metode terbaik yang dikenal untuk melakukan pembelian nominal.

6. Kemudahan dalam rekonsiliasi

Rekonsiliasi buku kas kecil juga sederhana dan tidak rumit.

Kekurangan Metode Imprest

1. Sistem yang sudah usang

Buku kas kecil sebagian besar merupakan sistem yang sudah ketinggalan zaman dan tidak efisien, serta tidak memenuhi kebutuhan dan harapan perusahaan saat ini.

Sekarang ada alternatif yang lebih baik seperti kartu prabayar yang tersedia dengan perusahaan yang dirancang khusus dengan mengingat kebutuhan dan persyaratan saat ini.

Ada juga pencatatan seluruh transaksi melalui sistem akuntansi yang lebih modern seperti menggunakan software akuntansi, salah satunya adalah dengan menggunakan software akuntansi Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di seluruh Indonesia.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

2. Tidak direkomendasikan untuk pengeluaran dengan nilai yang besar

Salah satu kelemahan utama menggunakan metode imprest adalah menyebabkan ketidaknyamanan untuk pencatatan pengeluaran dengan nilai yang lebih besar.

Sistem ini sangat kompatibel dan nyaman untuk pengeluaran dengan nilai yang lebih kecil sementara sebaliknya untuk pengeluaran yang lebih besar.

Baca juga: Conversion Cost dan Prime Cost: Definisi dan Perbedaanya

3. Berisiko dengan kesalahan akuntansi

Karena tidak ada sistem dokumentasi sekunder untuk melacak pengeluaran kas nominal, oleh karena itu, kemungkinan kesalahan akuntansi dalam sistem kas kecil tidak dapat dipungkiri.

4. Berisiko menyebabkan pengeluaran yang berlebihan

Tidak menetapkan batas pengeluaran untuk setiap transaksi nominal bahkan dapat menempatkan organisasi pada risiko menghadapi pengeluaran berlebihan untuk pembelian.

5. Pencurian

Dengan tidak adanya kontrol yang tepat, akun kas kecil perusahaan dapat disalahgunakan oleh karyawan, dan akan menjadi sulit untuk mengetahui siapa yang mengeluarkan uang tunai.

6. Penyalahgunaan

Dengan tidak adanya kontrol yang memadai, ada kemungkinan besar hal yang sama untuk disalahgunakan oleh karyawan perusahaan karena kas kecil adalah jenis aset likuid.

Poin Penting dalam Menggunakan Metode Imprest

• Biasanya dana kas kecil dimonitor oleh kustodian yang membantu dalam menangani pembukuan dan mengeluarkan uang tunai kepada karyawan perusahaan. Sebagai imbalannya, yang terakhir memberikan tanda terima yang benar-benar terkait dengan bisnis.
• Dana kas kecil dibentuk dengan jumlah yang telah ditentukan sebelumnya, dan jumlah yang sama dicatat dalam buku besar entitas.
• Departemen administrasi suatu organisasi dibebani tanggung jawab untuk memelihara buku kas kecil.
• Semua pengeluaran yang dikeluarkan dari dana kas kecil harus selalu didokumentasikan bersama dengan kuitansi.
• Sistem imprest juga dapat digunakan untuk menutupi gaji karyawan, dividen, insentif, bonus, penghargaan, dan biaya perjalanan juga.

Baca juga: Apa Itu Prive? Berikut Pembahasan dan Contoh Jurnalnya

Kesimpulan

Rekening kas kecil dengan metode imprest yang banyak digunakan di mana pengeluaran nominal dicatat.

Sistem kas kecil adalah metode yang mudah dan mudah digunakan yang memungkinkan pengisian kembali semua pengeluaran. Sistem tersebut di atas dapat membantu organisasi dalam berbagai cara.

Organisasi dapat menggunakan sistem kas kecil untuk pengurangan kesalahan, penghapusan penipuan, pengendalian pengeluaran kecil, mengurangi beban kasir senior, dan yang lainnya.

Tetapi pengguna sistem Imprest juga harus menyadari beberapa kelemahannya seperti kemungkinan pencurian, penyelewengan, pengeluaran berlebihan, dll. dan memanfaatkan hal yang sama.

Oleh karena itu, organisasi harus merancang serangkaian kebijakan yang menentukan bagaimana uang tunai harus ditangani untuk menghindari semua masalah terkait.

Untuk memudahkan Anda dalam mengelola kas kecil dalam bisnis, Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.