Dana kas kecil (petty cash fund) berguna untuk menutup pengeluaran kecil atau tidak terduga di kantor.
Misalnya, untuk membeli kartu ucapan atau hadiah ulang tahun karyawan, atau untuk membeli jajanan di ruang staf ketika persediaannya hampir habis.
Meskipun pengeluaran kas kecil biasanya bernilai kecil, Anda tetap perlu mencatatnya.
Artikel ini akan membahas metode pencatatan kas kecil, tips manajemen, hingga contoh jurnal transaksinya lengkap.
Pengertian Kas Kecil
Kas kecil adalah sejumlah uang tunai dalam jumlah terbatas yang disediakan untuk membiayai pengeluaran operasional harian yang nilainya relatif kecil dan tidak memerlukan prosedur formal seperti pembuatan purchase order atau proses reimbursement.
Contohnya seperti fotokopi, makanan ringan, atau ongkos ojol.
Ketersediaan kas kecil membantu tim untuk mengakses dana dengan cepat saat dibutuhkan.
Secara umum, kas kecil berfungsi sebagai alat keuangan praktis untuk mendukung kebutuhan transaksi kecil sehari-hari.
Contoh Buku Kas Kecil
Berikut adalah contoh sederhana pencatatan transaksi dalam buku kas kecil:
| Tanggal | Deskripsi | Nomor Voucher | Jumlah |
|---|---|---|---|
| 04/03/2025 | Pembelian pulpen dan kertas kantor | 001 | Rp50.000 |
| 04/04/2025 | Ongkos ojol | 002 | Rp24.000 |
| 04/06/2025 | Konsumsi rapat dengan klien | 003 | Rp100.000 |
Baca Juga: Cara Membuat Jurnal Kas Kecil dan Contoh Kasusnya
Apa Saja Jenis-Jenis Kas Kecil?
Ada beberapa jenis kas kecil:
- Kas Kecil Darurat: Untuk kebutuhan mendesak dan tidak terduga, seperti perbaikan mendadak atau penggantian peralatan.
- Kas Kecil Sistem Imprest: Dana dengan jumlah tetap yang akan diisi kembali hingga kembali ke saldo awal setelah seluruh pengeluaran dicatat. Sistem ini membatasi jumlah pengeluaran dan memudahkan pelacakan setiap transaksi, sehingga mengurangi risiko selisih atau ketidaksesuaian dalam pencatatan.
- Kas Kecil Umum: Sifatnya fleksibel karena tidak memiliki saldo tetap. Jenis ini cocok digunakan ketika jumlah pengeluaran berbeda-beda setiap minggu. Namun, karena tidak terlalu terstruktur, pencatatan harus dilakukan dengan lebih teliti.
- Kas Kecil Diskresioner: Biasanya untuk pengeluaran non-rutin yang memerlukan persetujuan manajer, seperti makan siang bersama klien atau kegiatan tim. Meskipun fleksibel, penggunaannya tetap harus diatur dengan jelas agar dana digunakan secara bertanggung jawab.
Baca Juga: Perbedaan Kas Besar dan Kas Kecil yang Perlu Anda Ketahui
Tips Manajemen Kas Kecil dan Metode Akuntansinya
1. Menunjuk penanggung jawab
Sebelum mengelola dana kas kecil, perusahaan perlu menetapkan kebijakan dan pengendalian internal yang jelas agar dana digunakan secara bertanggung jawab.
Kebijakan ini mencakup batas pengeluaran, jenis pengeluaran yang diperbolehkan, serta persyaratan dokumentasi.
Untuk menjalankan pengendalian tersebut, perusahaan biasanya menunjuk satu atau beberapa orang sebagai custodian atau pengelola kas kecil.
Tugas custodian umumnya meliputi:
- Menegakkan aturan dan kebijakan kas kecil
- Menyetujui dan mengotorisasi pengeluaran
- Mengumpulkan serta memeriksa bukti transaksi
- Mencatat seluruh transaksi dalam pembukuan kas kecil
- Mengajukan pengisian kembali dana saat saldo menipis
- Melakukan atau membantu proses rekonsiliasi bulanan
Dengan menunjuk penanggung jawab khusus, perusahaan dapat meminimalisir risiko penyalahgunaan kas kecil, serta menjaga metode pencatatan yang akurat.
2. Menentukan jumlah dana awal
Tentukan jumlah dana kas kecil berdasarkan rata-rata kebutuhan pengeluaran kecil tim Anda.
Jumlah kas kecil bisa mulai dari Rp500.000 hingga Rp5.000.000, tergantung skala perusahaan dan kebutuhan pengeluaran.
3. Menyusun kebijakan kas kecil
Sebelum dana digunakan, buat kebijakan kas kecil secara tertulis sebagai panduan pengelolaan.
Kebijakan ini sebaiknya mencakup:
- Pihak yang berwenang mengakses dana
- Jenis pengeluaran yang diperbolehkan (misalnya perlengkapan kantor atau perjalanan lokal)
- Batas maksimum pengeluaran per transaksi
- Dokumen yang wajib dilampirkan (struk dan tujuan penggunaan)
- Prosedur penggantian dan rekonsiliasi
Kebijakan tertulis membantu mencegah penyalahgunaan dan memberikan kejelasan bagi karyawan saat mengajukan atau menggunakan dana kas kecil.
4. Menyimpan dana secara aman
Simpan kas kecil di laci berkunci atau kotak uang yang aman, idealnya di area dengan akses terbatas.
Pembatasan akses penting untuk meminimalisr risiko kehilangan atau penyalahgunaan.
5. Mencatat setiap transaksi
Gunakan buku kas kecil, spreadsheet, atau software akuntansi untuk mencatat setiap transaksi.
Catatan harus mencakup:
- Tanggal
- Jumlah uang
- Alasan atau deskripsi pengeluaran
- Nama penerima dana
Pencatatan yang konsisten sangat penting untuk menjaga transparansi dan memudahkan pelaporan.
6. Mengumpulkan bukti transaksi
Setiap pengeluaran wajib disertai struk atau bukti pembelian. Lampirkan bukti tersebut pada catatan transaksi untuk mendukung dokumentasi yang akurat.
7. Melakukan penggantian dan pengisian kembali dana
Ketika saldo kas kecil mulai menipis, dana perlu diisi kembali agar operasional tetap berjalan lancar.
Proses penggantian kas kecil meliputi:
- Mengumpulkan seluruh struk dan voucher pengeluaran
- Mengisi dan mengajukan formulir penggantian ke bagian utang usaha atau keuangan
- Tim keuangan menerbitkan cek atau melakukan transfer bank untuk mengembalikan saldo ke jumlah awal
Contoh jurnal pengisian kembali:
| Debit | Perlengkapan Kantor | Rp300.000 |
| Debit | Biaya Perjalanan | Rp180.000 |
| Kredit | Kas / Rekening Bank | Rp480.000 |
Ayat jurnal ini menunjukkan bahwa total pengeluaran didistribusikan ke masing-masing akun beban yang relevan.
8. Melakukan rekonsiliasi secara berkala
Rekonsiliasi bertujuan memastikan bahwa jumlah uang tunai yang tersisa ditambah total bukti pengeluaran sama dengan jumlah dana awal.
Langkah-langkah rekonsiliasi:
- Hitung sisa uang tunai di kotak kas kecil.
- Jumlahkan seluruh struk dan voucher sejak rekonsiliasi terakhir.
- Pastikan: sisa kas + total bukti transaksi = jumlah dana awal.
- Segera telusuri dan selesaikan jika terdapat selisih.
Lakukan rekonsiliasi minimal sebulan sekali, atau lebih sering jika kas kecil sering digunakan.
Rekonsiliasi rutin membantu menjaga pengendalian keuangan, mendeteksi kesalahan atau potensi kecurangan, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal perusahaan.
Baca Juga: Cara Melakukan Rekonsiliasi Kas Kecil dan Tahapannya
Metode Pencatatan Kas Kecil
Dalam praktik akuntansi, terdapat dua metode utama yang digunakan untuk mencatat kas kecil, yaitu metode imprest dan metode fluktuasi.
Pemilihan metode tergantung pada kebutuhan pengendalian internal dan kebijakan perusahaan.
1. Metode Imprest (Imprest System)
Metode imprest adalah metode yang paling umum akuntan gunakan. Dalam metode ini, jumlah dana kas kecil ditetapkan tetap (misalnya Rp2.000.000). Saldo kas kecil tidak berubah sampai dilakukan pengisian kembali.
Karakteristik utama:
- Dana kas kecil memiliki jumlah tetap.
- Setiap pengeluaran tidak langsung dijurnal ke akun beban.
- Pencatatan beban dilakukan saat pengisian kembali (replenishment).
- Dilakukan rekonsiliasi secara berkala.
Alur pencatatan:
- Saat pembentukan dana kas kecil
- Debit Kas Kecil
- Kredit Kas/Bank
- Saat terjadi pengeluaran
- Tidak dijurnal ke buku besar.
- Hanya dicatat dalam buku kas kecil dan dilampiri voucher serta struk.
- Saat pengisian kembali
- Debit akun-akun beban sesuai total bukti transaksi
- Kredit Kas/Bank
Metode ini memudahkan pengendalian karena jumlah dana selalu kembali ke saldo awal setelah diisi ulang.
Kelebihan:
- Pengendalian internal lebih kuat
- Mudah mendeteksi selisih
- Cocok untuk perusahaan dengan sistem akuntansi terstruktur
2. Metode Fluktuasi
Metode pencatatan kas kecil kedua adalah metode fluktuasi.
Pada metode pencatatan ini, saldo kas kecil dapat berubah-ubah sesuai transaksi yang terjadi. Setiap pengeluaran langsung dicatat dalam jurnal.
Karakteristik utama:
- Tidak ada jumlah dana tetap.
- Setiap transaksi langsung dijurnal.
- Saldo akun kas kecil akan berkurang saat terjadi pengeluaran.
Alur pencatatan:
- Saat pembentukan dana
- Debit Kas Kecil
- Kredit Kas/Bank
- Saat terjadi pengeluaran
- Debit akun beban terkait
- Kredit Kas Kecil
- Saat pengisian kembali
- Debit Kas Kecil
- Kredit Kas/Bank
Karena setiap transaksi langsung dicatat, maka saldo akun kas kecil akan selalu mencerminkan kondisi riil.
Kelebihan:
- Lebih sederhana dalam pencatatan harian
- Cocok untuk usaha kecil dengan transaksi tidak terlalu banyak
Kekurangan:
- Pengendalian internal relatif lebih lemah dibanding metode imprest.
Perbedaan metode pencatatan kas imprest dan fluktuasi
| Aspek | Metode Imprest | Metode Fluktuasi |
|---|---|---|
| Saldo kas kecil | Tetap | Berubah-ubah |
| Pencatatan beban | Saat pengisian kembali | Saat transaksi terjadi |
| Pengendalian | Lebih ketat | Lebih fleksibel |
| Cocok untuk | Perusahaan menengah–besar | Usaha kecil |
Secara umum, metode imprest lebih direkomendasikan karena memberikan pengawasan yang lebih baik dan memudahkan proses audit.
Namun, untuk usaha kecil dengan transaksi sederhana, metode fluktuasi juga dapat digunakan selama pencatatan kas dilakukan secara disiplin dan konsisten.
Baca Juga: Metode Imprest dalam Kas Kecil: Berikut Pembahasan Lengkapnya
Contoh Jurnal Pencatatan Transaksi Kas Kecil
Setiap transaksi kas kecil (sekecil apa pun nominalnya) harus dicatat secara jelas dan konsisten.
Hal ini mencakup pencatatan jenis pengeluaran, pengumpulan bukti transaksi (struk), serta keterangan mengenai siapa yang menggunakan dana tersebut dan untuk keperluan apa.
Contoh Jurnal Kas Kecil Saat Pembentukan Dana
Ketika pertama kali membentuk dana kas kecil, Anda perlu mencatat pemindahan dana dari rekening bank utama ke akun kas kecil.
Pencatatan ini memastikan transaksi tercermin dengan benar dalam buku besar (general ledger).
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Kas Kecil | Rp2.000.000 | |
| Kas / Rekening Bank | Rp2.000.000 |
Ayat jurnal ini mengurangi saldo kas atau bank utama sebesar Rp2.000.000 dan menambah akun kas kecil dengan jumlah yang sama.
Dengan kata lain, dana dialokasikan ulang untuk membiayai pengeluaran operasional kecil.
Contoh Jurnal Saat Mencatat Pengeluaran
Misalnya, seorang karyawan menggunakan Rp150.000 dari kas kecil untuk membeli perlengkapan kantor. Maka pencatatannya adalah sebagai berikut:
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Perlengkapan Kantor | Rp150.000 | |
| Kas Kecil | Rp150.000 |
Ayat jurnal ini mencatat beban pada akun “Perlengkapan Kantor” dan mengurangi saldo kas kecil sebesar jumlah yang digunakan.
Selain itu, pastikan setiap transaksi didukung oleh struk atau bukti pembelian yang dilampirkan pada catatan kas kecil.
Informasi yang Harus Ada dalam Setiap Transaksi
Setiap pencatatan transaksi kas kecil sebaiknya memuat:
- Tanggal pembelian
- Jumlah yang dibelanjakan
- Deskripsi pengeluaran (untuk keperluan apa)
- Struk atau bukti pembelian
- Nama karyawan yang melakukan pembelian
Informasi ini dapat dicatat menggunakan buku kas kecil, spreadsheet, atau software akuntansi.
Menggunakan metode pencatatan yang konsisten tidak hanya memudahkan proses rekonsiliasi dan penggantian dana (reimbursement), tetapi juga membantu mencegah kesalahan serta potensi penyalahgunaan dana kas.
Baca Juga: Mengetahui Sistem Dana Tetap dalam Pengelolaan Kas Kecil
Kesimpulan
Kas kecil mungkin hanya mencakup sebagian kecil dari keseluruhan anggaran perusahaan, tetapi perannya tetap penting dalam menjaga kelancaran operasional sehari-hari.
Pemilihan metode pencatatan kas kecil (baik metode imprest maupun metode fluktuas) harus Anda sesuaikan dengan kebutuhan pengendalian internal dan kompleksitas operasional bisnis Anda.
Yang terpenting bukan hanya metode yang Anda gunakan, tetapi konsistensi dalam pencatatan, kelengkapan bukti transaksi, serta disiplin dalam melakukan rekonsiliasi secara berkala.
Selain itu, gunakan software akuntansi seperti Kledo untuk membantu menyederhanakan proses pencatatan kas kecil.
Dengan fitur pencatatan transaksi, pengelompokan akun beban, serta laporan keuangan yang terintegrasi, Anda dapat memantau pergerakan kas kecil secara real-time tanpa harus bergantung pada pencatatan manual.
Yuk, coba Kledo sekarang lewat tautan ini!
- Apa Saja Perbedaan Note Payable dan Account Payable? - 20 Februari 2026
- Metode Pencatatan Kas Kecil: Pengertian, Jenis, dan Contoh - 20 Februari 2026
- Cara Memulai Jualan di Shopee dan 7 Strateginya agar Laris - 20 Februari 2026