Untuk mengetahui apa itu voucher kas kecil, bayangkan situasi ini: Anda perlu melakukan pembelian tunai dengan cepat untuk organisasi Anda tetapi tidak memiliki waktu atau sumber daya untuk menjalani proses pelaporan pengeluaran standar. Di sinilah peran kas kecil.
Kas kecil adalah sejumlah kecil uang yang disimpan organisasi untuk pengeluaran kecil seperti perlengkapan kantor. Namun, kas kecil dapat dengan cepat menjadi masalah jika tidak dikelola dengan baik, sehingga menyebabkan salah urus keuangan.
Itu sebabnya penting bagi bisnis, terutama jika sudah dalam skala besar menggunakan voucher kas kecil
Jadi, mari kita pahami cara kerja voucher kas kecil dan langkah-langkah yang dapat Anda ambil agar voucher tersebut berfungsi sebaik-baiknya bagi organisasi Anda.
Apa yang Dimaksud dengan Voucher Kas Kecil?
Voucher kas kecil adalah dokumen yang mencatat pengeluaran suatu organisasi. Dana kas kecil adalah sejumlah kecil untuk pengeluaran tak terduga seperti perlengkapan kantor dan penggantian biaya karyawan.
Ini membantu melacak dan mendokumentasikan pengeluaran yang dibayarkan dari dana kas kecil.
Voucher ini biasanya berisi komponen seperti rincian seperti tanggal, jumlah uang yang dibelanjakan, alasan pengeluaran, dan tanda tangan orang yang mengizinkan pengeluaran. Mereka sering digunakan bersama dengan catatan kas kecil.
Log kas kecil melacak pengeluaran kas kecil dari waktu ke waktu. Dengan demikian menjadi lebih mudah untuk merekonsiliasi dana kas kecil dan memverifikasi bahwa semua pengeluaran telah diperhitungkan. Penjaga kas kecil dapat melakukan pengisian kembali dana tersebut setelah dana tersebut habis.
Baca juga: Isi dan Elemen dalam Dalam Laporan Keuangan yang Harus Anda Tahu
Apa Pentingnya Voucher Kas Kecil?
Berikut beberapa alasan mengapa hal ini penting untuk pembukuan keuangan bisnis yang akurat:
- Dokumentasi – Cara ini memberikan cara yang sederhana dan efektif untuk mendokumentasikan penggunaan dana kas kecil secara akurat.
- Legitimasi – Proses ini memastikan kas kecil digunakan untuk pengeluaran bisnis yang sah, bukan pengeluaran pribadi.
- Rekonsiliasi – Dengan membuat voucher ini akan menghilangkan perbedaan dan memungkinkan rekonsiliasi dana kas kecil dengan mudah dan akurat.
- Akuntabilitas – Ini juga akan membantu menjaga akuntabilitas dan transparansi dalam penggunaan dana kas kecil dan saldo kas selanjutnya.
- Kepatuhan – Penerimaan kas kecil memungkinkan pelacakan pengeluaran dengan mudah dan memastikan kepatuhan terhadap laporan keuangan dan peraturan.
Bagaimana cara menggunakan voucher ini dalam bisnis?
Berikut panduan langkah demi langkah tentang cara menggunakan voucher kas kecil:
- Minta voucher kas kecil – Voucher ini biasanya tersedia di departemen akuntansi atau keuangan.
- Isi formulir – Cantumkan tanggal, jumlah uang yang diminta, dan deskripsi barang yang harus dibayar.
- Menerima kas kecil – Setelah formulir disetujui, Anda akan menerima sejumlah uang tunai yang diminta.
- Lakukan pembelian – Setelah Anda menerima kas kecil, Anda dapat melakukan pembelian.
- Catat pembeliannya – Jika sudah melakukan pembelian sebaiknya dicatat pada voucher yang Anda dapatkan. Cantumkan tanggal, jumlah uang yang dikeluarkan, dan deskripsi barang yang dibeli.
- Kembalikan voucher tersebut – Setelah Anda menyelesaikan pembelian dan mencatat detailnya, kembalikan voucher ke departemen akuntansi atau keuangan.
Baca juga: 10 Tujuan Membuat Laporan Keuangan yang Baik
Bagaimana Cara Kerja Voucher kas kecil?
Berikut panduan rinci tentang fungsinya dalam alur dan proses pembukan bisnis:
Langkah 1
Ketika karyawan perlu menarik uang dari rekening pengeluaran kas kecil, mereka mengisi voucher. Mereka perlu memberikan informasi mengenai jumlah uang yang diambil, informasi pribadi, dan alasan yang sah.
Voucher juga berfungsi sebagai tanda terima penarikan, yang memberikan catatan transaksi.
Langkah 2
Setelah formulir diisi, penerima uang harus menandatanganinya dan menyerahkannya kepada penanggung jawab dana kas kecil.
Penanggung jawab dana kas kecil kemudian meninjau voucher dan memverifikasi apakah jumlah yang diminta sesuai dengan jumlah yang dianggarkan.
Langkah 3
Jika permohonan disetujui, orang tersebut harus menandatangani voucher dan memotong sejumlah dana kas kecil. Orang yang bertanggung jawab atas dana tersebut juga harus mencatat semua voucher yang diterbitkan untuk tujuan akuntansi.
Baca juga: Cara Melakukan Rekonsiliasi Kas Kecil dan Tahapannya
Bagaimana Format Voucher Kas Kecil?
Berikut adalah contoh sederhana dari voucher yang biasa dikeluarkan oleh kebanyakan bisnis:
Bagaimana cara membuat vouchernya?
Berikut panduan langkah demi langkah untuk membuatnya:
- Dapatkan formulir voucher
- Catat tanggal dan alasan pengeluarannya
- Cantumkan detail transaksinya
- Lampirkan dokumen pendukung
- Tanda tangani dan beri tanggal pada formulir
- Minta formulirnya disetujui
- Ajukan formulir
Bagaimana cara mengisi voucher kas kecil?
Mengisi voucher kas kecil adalah proses yang sederhana, namun ada beberapa langkah penting yang harus diambil untuk memastikan keakuratan dan kepatuhan terhadap neraca dan peraturan keuangan.
Mari kita lihat secara detail:
- Masukkan tanggal dan jumlah voucher
- Jelaskan tujuan voucher dan berikan penjelasan detail kemana uang tersebut disalurkan
- Cantumkan nama orang yang menerima dana dan informasi kontaknya
- Catat nama orang yang memberi otorisasi voucher
- Catat nama orang yang menyalurkan dana tersebut
- Masukkan jumlah total voucher dan pastikan sesuai dengan jumlah yang dimasukkan pada langkah pertama
- Tanda tangani voucher dan mintalah disetujui oleh otoritas yang berwenang
- Buatlah salinan voucher untuk pencatatan selanjutnya
Baca juga: Cara Membuat Jurnal Kas Kecil dan Contoh Kasusnya
Menyetujui Voucher Kas Kecil
Menyetujui voucher kas kecil sangat penting untuk mengelola keuangan perusahaan Anda. Penting untuk memiliki sistem yang tepat untuk memastikan semua pembayaran diotorisasi dan didokumentasikan dengan benar.
Salah satu aspek penting dalam proses persetujuan adalah harus konsisten. Penjaga kas kecil harus mengetahui proses dan kriteria persetujuan transaksi kas kecil.
Pendekatan sistematis terhadap pencairan kas kecil juga mengurangi risiko penipuan. Anda dapat memastikan bahwa semua pembayaran sah dan tidak disalahgunakan ketika Anda memerlukan peninjauan menyeluruh terhadap setiap transaksi.
Terakhir, Anda juga dapat meningkatkan efisiensi operasional keuangan perusahaan Anda. Anda dapat menyederhanakan pembayaran dan memastikan pembayaran diproses dengan cepat dan akurat.
Baca juga: Perbedaan Kas Besar dan Kas Kecil yang Perlu Anda Ketahui
Bagaimana Software Akuntansi Memudahkan Pengelolaan Kas Kecil?
Software akuntansi seperti Kledo menyederhanakan pengelolaan kas kecil dengan mengotomatisasi proses dan menyediakan cara yang efisien untuk melacak dan mengelola pengeluaran. Ini membantu menyederhanakan proses pencatatan, pelacakan, dan rekonsiliasi setiap transaksi.
Kledo juga membantu membuat laporan pengeluaran dan melacak penerimaan. Ini memastikan semua transaksi dicatat, dan semua dokumen serta tanda terima yang diperlukan disimpan untuk tujuan audit.
Selain itu, Kledo juga ni dapat membantu mencegah tindakan fraud dan memastikan penghitungan keuangan yang akurat.
Kledo adalah software akuntansi buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Mengetahui Sistem Dana Tetap dalam Pengelolaan Kas Kecil
Kesimpulan
Voucher kas kecil memungkinkan Anda melacak pembelian dan pengeluaran harian dalam jumlah kecil yang biasanya terlalu kecil untuk diproses melalui sistem akuntansi normal. Akan sangat membantu bagi perusahaan Anda jika memiliki sistem untuk melacak pembelian kecil ini.
Anda dapat memastikan organisasi Anda tidak mengeluarkan uang berlebihan untuk barang-barang yang mungkin tidak diperlukan. Penggunaan voucher ini relatif mudah, dan informasinya dapat digunakan untuk membantu perusahaan mengelola anggaran dan keuangannya dengan lebih efektif.
Srlain itu, pertimbangkan untuk berinvestasi pada solusi pengelolaan kas kecil yang optimal sekarang juga untuk mengefektifkan keuangan Anda, memastikan pencatatan setiap pengeluaran akurat, dan mematuhi peraturan yang berlaku.
Untuk solusi pengelolaan kas kecil lebih efisien, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
