Berpikir untuk menyediakan dana kas kecil bagi karyawan? Sebelum membuat dana kas kecil di bisnis kecil Anda, bersiaplah untuk membuat jurnal kas kecil dalam proses akuntansi bisnis Ada.
Anda harus membuat jurnal kas kecil, bahkan jika menurut Anda transaksi tersebut terlalu kecil nilainya untuk dicatat. Tanpa pencatatan kas kecil, menggunakan jumlah kas kecil secara berkala dapat menyebabkan perbedaan besar dalam pembukuan Anda.
Dan jika Anda menyimpan catatan semua pengeluaran bisnis Anda, Anda dapat mengklaim potongan pajak.
Pada artikel kali ini kami akan memberikan contoh jurnal kas kecil dan contoh kasusnya beserta cara merekonsiliasi akun kas kecil, dan mengklaim potongan pajak.
Apa yang Dimaksud dengan Kas Kecil?
Kas kecil, atau dana kas kecil, adalah sejumlah kecil uang tunai yang disimpan oleh bisnis Anda untuk membayar pengeluaran bisnis yang lebih kecil.
Uang tunai dalam jumlah kecil ini dapat membayar pengeluaran berbiaya rendah, seperti perangko atau donat untuk rapat. Kas kecil adalah alternatif yang nyaman untuk menulis cek untuk transaksi yang lebih kecil.
Sebagai contoh, Anda dapat mengirim karyawan untuk mengambil perlengkapan kantor, seperti staples atau kertas printer. Anda akan menggunakan dana kas kecil untuk mengganti biaya pembelian perlengkapan tersebut kepada karyawan Anda.
Seberapa besar dana kas kecil?
Jumlah yang disimpan dalam dana kas kecil bervariasi untuk setiap bisnis. Untuk beberapa bisnis, 50.000 mungkin sudah cukup. Yang lain mungkin memiliki 200.000 dalam dana kas kecil mereka. Dana kas kecil biasanya tergantung pada seberapa sering bisnis Anda melakukan pembelian kecil.
Sebagian besar bisnis akan menyimpan uang tunai yang cukup untuk memenuhi kebutuhan bulanan mereka. Namun, menyimpan terlalu banyak uang tunai dapat menyebabkan dana yang tidak terpakai mengendap di rekening.
Seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda, Anda mungkin perlu mengevaluasi kembali jumlah yang Anda simpan dalam dana kas kecil. Tambah dan kurangi dana Anda sesuai kebutuhan.
Baca juga: Contoh Buku Besar Perusahaan Jasa dan Templatenya
Pertanggungjawaban kas kecil
Seorang karyawan yang ditunjuk, penjaga kas kecil, bertanggung jawab atas penggunaan kas kecil bisnis Anda. Ketika seorang karyawan mengambil uang dari dana kas kecil, penjaga kas kecil harus mencatat siapa yang mengambil uang, jumlah yang diambil, untuk apa uang tersebut digunakan, dan tanggalnya.
Karyawan yang menggunakan dana kas kecil harus memberikan tanda terima pembelian kepada penjaga kas kecil. Berikan tanda terima tersebut kepada bagian keuangan atau orang yang menangani pembukuan usaha kecil Anda.
Anda biasanya mengevaluasi dana kas kecil di akhir bulan untuk mendapatkan saldo yang lebih akurat. Ingatlah untuk mencatat pengeluaran kas kecil di akun Anda sebagai entri jurnal.
Yang boleh dan tidak boleh dilakukan dengan kas kecil
Tinjau apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan untuk memastikan Anda menangani dana kas kecil dengan benar.
Anda harus menentukan untuk apa saja dana kas kecil dapat dibelanjakan. Pastikan karyawan Anda memahami untuk apa saja dana kas kecil boleh atau tidak boleh digunakan dengan membuat kebijakan kas kecil.
Tentukan jumlah yang masuk akal untuk dana kas kecil Anda. Menetapkan jumlah rupiah untuk memenuhi kebutuhan dana kas kecil bisnis Anda sangat penting.
Saat dana kas kecil Anda menipis, Anda harus mengisinya kembali. Anda tidak ingin mengisi saldo terlalu sering. Dan, Anda tidak ingin jumlahnya terlalu besar untuk menghindari pencurian.
Jangan berikan akses kas kecil kepada setiap karyawan. Pemegang kas kecil Anda harus menjadi satu-satunya karyawan yang mendistribusikan kas kecil. Pemegang kas kecil Anda menentukan apakah pengeluaran tersebut sesuai dengan kebijakan kas kecil bisnis Anda.
Kas kecil dianggap sebagai aset yang sangat likuid. Karyawan atau pelanggan dapat dengan mudah mencuri uang tunai Anda. Jangan biarkan dana kas kecil Anda tidak diawasi. Pertimbangkan untuk menyimpan dana kas kecil Anda di laci, brankas, atau lemari arsip.
Baca juga: Contoh Buku Besar Pembantu Piutang dan Cara Membuatnya
Bagaimana Cara Membuat Jurnal Kas Kecil?
Seperti jenis transaksi lainnya, Anda harus mencatat transaksi kas kecil dalam buku akuntansi bisnis kecil Anda.
Untuk meningkatkan cara Anda menangani akuntansi kas kecil, mintalah tanda terima kas kecil untuk setiap transaksi. Dan, buatlah slip kas kecil yang menunjukkan jumlah, nama karyawan, dan tanggal ketika Anda memberikan kas kecil kepada karyawan. Ketika Anda atau karyawan membayar dengan kas kecil, simpan tanda terima dan lampirkan slip kas kecil ke tanda terima untuk catatan Anda.
Untuk akuntansi kas kecil, Anda harus membuat catatan yang merinci transaksi-transaksi Anda. Dan, Anda harus mencatat entri jurnal kas kecil ketika Anda memasukkan uang ke dalam dana kas kecil dan ketika uang keluar dari dana tersebut. Pertimbangkan untuk mencatat transaksi kas kecil dalam pembukuan Anda setidaknya sekali per bulan.
Jadi, bagaimana cara kerja pembukuan kas kecil?
Catatan kas kecil
Buatlah catatan kas kecil yang merinci apa yang dibeli, jumlah pembelian, tanggal pembelian, akun yang terpengaruh (misal, akun Perlengkapan Kantor), dan karyawan mana yang menerima dana tersebut.
Berikut adalah contoh catatan kas kecil:
| Pembayaran | Nilai Pembayaran | Tanggal Pembayaran | Akun Terdampak | Karyawan |
| xxx | xxx | xx-xx-xxxx | xxx | xxx |
| xxx | xxx | xx-xx-xxxx | xxx | xxx |
| xxx | xxx | xx-xx-xxxx | xxx | xxx |
| xxx | xx | xx-xx-xxxx | xxx | xxx |
Baca juga: Perbedaan Kas Besar dan Kas Kecil yang Perlu Anda Ketahui
Ayat jurnal untuk memasukkan uang ke dalam dana kas kecil
Ketika pemegang kas kecil Anda memasukkan uang ke dalam dana kas kecil, mereka harus membuat entri jurnal dalam pembukuan Anda.
Ayat tersebut harus menunjukkan peningkatan pada akun Kas Kecil dan penurunan pada akun Kas. Untuk menunjukkan hal ini, debet akun Kas Kecil dan kredit akun Kas Anda.
Format buku kas kecil Anda harus mirip dengan entri berikut ini:
| Tanggal | Akun | Catatan | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|---|
| XX/XX/XXXX | Kas kecil | Menambahkan ke akun kas kecil | X | |
| Kas | X |
Ketika dana kas kecil menjadi terlalu rendah, Anda harus mengisinya kembali ke jumlah yang ditetapkan. Kemudian, buatlah entri jurnal lain yang mendebit akun Kas Kecil dan mengkredit akun Kas.
Ayat jurnal untuk mengeluarkan uang dari dana kas kecil
Anda (atau kasir kas kecil Anda) juga harus membuat entri jurnal yang menunjukkan ke mana saja dana kas kecil digunakan.
Untuk membuat entri jurnal yang menunjukkan pembelian dana kas kecil, Anda harus mendebit akun yang sesuai (misalnya, akun Perlengkapan Kantor jika Anda membeli persediaan) dan mengkredit akun Kas Kecil Anda.
Anda dapat mendebit beberapa akun, tergantung seberapa sering Anda memperbarui pembukuan untuk akuntansi kas kecil.
Format akuntansi kas kecil Anda akan serupa dengan ini:
| Tanggal | Akun | Catatan | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|---|
| XX/XX/XXXX | Akun ABC | Kas kecil yang digunakan untuk pengeluaran bisnis selama periode berjalan | X | |
| Akun XYZ | x | |||
| Kas kecil | x |
Baca juga: Mengetahui Sistem Dana Tetap dalam Pengelolaan Kas Kecil
Contoh Kasus Pencatatan Jurnal Kas Kecil
Greta, Chief Financial Officer (CFO) sebuah bisnis, membuat dana kas kecil dengan melakukan penarikan 100.000, mencairkannya di akun bank perusahaan dengan menukarnya dengan lima lembar uang kertas 20.000, dan menaruh uang tersebut di dalam sebuah kotak yang aman di resepsionis.
CFO menugaskan asistennya, Fani, untuk mengelola dana tersebut. Pemegang buku, Cintya, mencatat transaksi ini dalam jurnal sebagai berikut:
| Jurnal | ||||
| Tgl | Keterangan | Post. Ref. | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|---|
| 2023 | ||||
| Jan. 1 | Kas kecil | 100.000 | ||
| Jan. 1 | Akun bank | 100.000 | ||
| Jan. 1 | Untuk mencatat pemindahan uang tunai dari akun bank ke kotak kas |
|||
Setelah diposting ke buku besar, saldo rekening bank akan berkurang 100.000 dan saldo kas kecil akan bertambah 100.000. Kedua angka ini mencerminkan kenyataan dan Anda dapat memverifikasinya dengan (a) mencocokkan laporan bank dengan rekening giro di buku besar dan (b) dengan melihat ke dalam kotak uang dan menghitung uang di dalamnya.
Akun: Kas di Bank
| Tanggal | Debit (IDR) | Kredit (IDR) | Saldo (IDR) | Keterangan |
|---|---|---|---|---|
| Awal Periode | 0 | Saldo awal sebelum transaksi. | ||
| [Tanggal] | 100.000 | -100.0000 | Mengurangkan saldo karena penurunan 100.000. |
Akun: Kas Kecil
| Tanggal | Debit (IDR) | Kredit (IDR) | Saldo (IDR) | Keterangan |
|---|---|---|---|---|
| Awal Periode | 0 | Saldo awal sebelum transaksi. | ||
| [Tanggal] | 100.000 | 100.000 | Menambah saldo karena penambahan 100.000. |
Baca juga: Metode Imprest dalam Kas Kecil: Berikut Pembahasan Lengkapnya
Pada akhir bulan, asumsikan dana kas kecil sebesar 100.000 kini hanya tersia 6.250 dalam bentuk uang tunai. Fani, yang merupakan orang yang bertanggung jawab, telah mengisi voucher selama bulan tersebut, dan semua tanda terima dijepit pada voucher tersebut.
| Voucher kas kecil | ||||
| Penanggung jawab: Fani | Saldo: | 100.000 | ||
| Tanggal |
Dibayarkan kepada/Diterima dari |
Tujuan | Nilai | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 1/10/20XX | JNE | Pengiriman ke konsumen | 22.750 | 22.750 |
| 1/10/20XX | JNE | Pengiriman barang ke vendor | 50.800 | 73.550 |
| 1/15/20XX | Cania rahman | Beli bunga untuk kantor | 19.050 | 92.600 |
- Seorang karyawan, katakanlah pengawas (Fendi), memeriksa dan menyetujui voucher kas kecil;
- Fendi mengirimkannya ke penanggung jawab utang usaha (Keisha) yang memotong cek sebesar 93.750 yang harus dibayarkan ke Kas Kecil;
- Bendahara perusahaan, atau CFO dalam hal ini, Greta, menandatangani cek tersebut (bersama dengan banyak cek lainnya) dan cek tersebut dikembalikan kepada Fani, pemegang kas kecil; dan
- Fani membawa cek tersebut ke bank, mencairkannya, dan kemudian mengembalikan uang tunai di kas kecil ke saldo 100.000.
Ayat jurnal yang dibuat ketika dana tersebut cair akan terlihat seperti ini:
| Jurnal kas kecil | ||||
| Tgl | Keterangan | Post. Ref. | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|---|
| 2023 | ||||
| Feb. 1 | Biaya pengiriman | 22.750 | ||
| Feb. 1 | Biaya pengiriman | 50.800 | ||
| Feb. 1 | Peralatan kantor | 19.050 | ||
| Feb. 1 | Kas lebih/kurang | 1.150 | ||
| Feb. 1 | Akun bank | 93.750 | ||
| Feb. 1 | Untuk mencatat cek #1041 yang mengisi kembali kas kecil |
|||
Terkadang pemegang kas kecil membuat kesalahan dalam membuat kembalian dari dana atau tidak menerima jumlah yang benar dari pengguna. Kesalahan ini menyebabkan uang tunai dalam dana menjadi lebih atau kurang dari jumlah dana dikurangi total voucher.
Pada contoh diatas, kami mencatat perbedaan tersebut ke dalam akun yang disebut Kas Lebih dan Kurang. Akun Kas Lebih dan Kurang dapat berupa pengeluaran (kurang) atau pendapatan (lebih), tergantung pada apakah akun tersebut memiliki saldo debit atau kredit. Sangat jarang terjadi kelebihan kas, namun hal ini bisa saja terjadi.
Tepat setelah entri ini dicatat, cek dicairkan, dan hasilnya dimasukkan ke dalam kotak, akan ada 100.000
di dalam kotak lagi, jumlah yang akan cocok dengan akun buku besar. Bahkan, akan selalu ada 100.000 di dalam kotak jika Anda menjumlahkan semua tanda terima dan uang tunai (lebih atau kurang, tergantung pada situasi kelebihan/kekurangan uang tunai).
Sistem ini hanya menunda pencatatan pengeluaran kecil hingga akhir siklus akuntansi atau dana diisi ulang. Ini sebenarnya bukan entri jurnal penyesuaian karena ada transaksi aktual yang dicatat.
Memiliki akun kas kecil lebih nyaman daripada pergi ke bagian utang usaha setiap kali seseorang membutuhkan perangko atau satu liter kopi untuk rapat.
Baca juga: Apa Itu Kas Kecil? Berikut Pengertian, Penggunaan dan Tips Mengaturnya
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai jurnal kas kecil dan juga contoh kasus dalam pencatatannya yang bisa Anda gunakan dalam alur akuntansi pada bisnis.
Melakukan pencatatan jurnal secara manual memang sangat memakan waktu dan rentan kesalahan. Sebagai solusi, Anda bisa mencoba tools yang membantu Anda dalam mengelola akuntansi lebih praktis seperti menggunakan software akuntansi Kledo.
Hanya dengan 4.500 rupiah perhari, Anda akan mendapatkan solusi akuntansi terintegrasi sehingga memudahkan Anda dalam mengelola pembukuan dan membuat seluruh jurnal akuntansi pada bisnis Anda.
Anda juga akan mendapatkan laporan keuangan secara instan sehingga menghrmat waktu Anda yang berharga.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Sedang Mencari Jasa Pembukuan Untuk Bisnis? Perhatikan Hal Ini - 2 Mei 2024
- Manajemen Faktur: Pengertian, Manfaat, Jenis dan Tipsnya - 2 Mei 2024
- Biaya Tak Terduga dalam Bisnis: Arti, Jenis dan Contohnya - 30 April 2024