Mengetahui Sistem Dana Tetap dalam Pengelolaan Kas Kecil

Sistem dana tetap atau biasa dikenal dalam sistem imprest adalah salah satu metode dalam pengelolaan kas kecil dalam bisnis.

Sistem dana tetap adalah sistem akuntansi yang dirancang untuk melacak dan mendokumentasikan bagaimana uang kas dibelanjakan. Contoh paling umum dari sistem ini adalah sistem kas kecil.

Pada artikel kali ini kami akan membahas apa itu sistem dana tetap dalam pengelolaan kas kecil, manfaat, serta kelebihan dan kekurangannya.

Apa itu Sistem Dana Tetap?

Ada beberapa cara berbeda untuk mengelola dana kas kecil, tetapi sistem dana tetap atau sistem imprest umumnya dianggap sebagai metode akuntansi yang paling efisien.

Ini mengacu pada saat Anda mengisi kembali dana kas kecil ke jumlah yang telah ditentukan sebelumnya.

Sistem dana tetap dari kas kecil menggunakan dokumentasi, seperti voucher dan tanda terima kas kecil, untuk menentukan berapa banyak dana yang harus diisi ulang untuk mencapai jumlah aslinya.

Bayangkan ada 1.000.000 dalam dana pada awal bulan. Jika 750.000 dibelanjakan selama tiga puluh hari ke depan, jumlah kuitansi harus sama dengan 750.000 dan jumlah ini akan dikembalikan dari rekening umum ke rekening kas kecil pada awal bulan berikutnya.

Bagaimana cara kerja akun dana tetap?

Sistem dana tetap memiliki dua bagian utama:

• Karyawan dikreditkan dengan jumlah yang mereka belanjakan untuk pengeluaran kas kecil setelah memberikan tanda terima
• Seluruh dana diisi ulang ke jumlah aslinya pada akhir periode tertentu

Berikut ini adalah rincian bagaimana akun imprest dapat bekerja:

• Kotak kas kecil diisi dengan jumlah tertentu, katakanlah: 1.000.000
• Setiap kali seseorang dalam bisnis mengeluarkan biaya kas kecil, mereka membawa tanda terima atau faktur ke kasir kas kecil
• Setelah disetujui, pengeluaran didebit dari kas kecil dan dikreditkan ke karyawan yang mengeluarkan biaya sebesar 100.000.
• Tanda terima untuk pembelian asli, bersama dokumentasi lainnya, membentuk voucher kas kecil dan kemudian dicatat dalam buku kas kecil imprest
• Pada akhir periode akuntansi (biasanya sekali per bulan), dana kas kecil mendapatkan kembali 100.000 itu, jadi pada jumlah awal lagi, dari pos pengeluaran umum perusahaan. Jumlah yang diberikan ke dana kas kecil harus sama dengan jumlah yang dibelanjakan selama bulan tersebut, dan sesuai dengan nilai total penerimaan
• Jumlah yang digunakan untuk mengisi kembali kas kecil ke jumlah semula (dalam contoh ini 100.000) dicatat dalam buku besar umum sebagai pengeluaran kas kecil

Baca juga: Sistem Pembayaran: Definisi, Komponen, Prinsip, Jenis, Ruang Lingkup, dan Contoh

Jenis-jenis akun imprest

Sebelum kita menyelami fitur-fitur sistem imprest, Anda harus tahu bahwa ada dua jenis akun imprest yang berbeda – standing imprest dan uang muka khusus.

Dengan akun standing imprest, seorang karyawan melakukan pembelian dengan uang mereka sendiri dan kemudian meminta penggantian dari dana kas kecil ketika mereka menunjukkan tanda terima.

Sedangkan akun uang muka khusus memungkinkan karyawan untuk mendapatkan kas kecil sebelum pembelian, sehingga mereka tidak perlu merogoh kocek mereka sendiri.

Baca juga: Apa Itu Kas Kecil? Berikut Pengertian, Penggunaan dan Tips Mengaturnya

Manfaat Menggunakan Sistem Dana Tetap untuk Bisnis

Sistem dana tetap secara luas dianggap sebagai bentuk terbaik dari sistem kas kecil.

Karena setiap pembelian harus didokumentasikan, maka jauh lebih sulit bagi pembelian yang tidak sah untuk lolos dari pemantauan.

Berikut adalah manfaat mengguankan sistem dana tetap:

Meminimalisir pembelian yang tidak sah

Jika dibandingkan dengan sistem terbuka dalam pengelolaan kas kecil, pemegang kas kecil diberikan jumlah tanpa periode pengeluaran. Setelah ini dibelanjakan (tidak peduli seberapa cepat), pemegang kas kecil akan meminta lebih banyak dari akun pengeluaran umum.

Ini dianggap sebagai cara kerja yang buruk dibandingkan dengan sistem dana tetap karena tidak mendorong konservasi pengeluaran.

Tanpa pedoman, orang cenderung membelanjakan untuk pembelian yang tidak perlu dan tidak sah. Namun, dokumentasi yang disertakan dengan sistem imprest berfungsi untuk mencegah hal ini.

Baca juga: 10 Peluang Bisnis di Medan yang Cocok untuk Pemula

Manajemen kas yang lebih ramping

Dan jika dibandingkan dengan sistem kas kecil yang terbuka dapat menyebabkan uang ekstra dialokasikan ke dana kas kecil yang tidak pernah dibelanjakan. Dan coba tebak? Anda tidak mendapatkan masalah itu dengan metode dana tetap.

Sistem kas kecil yang terbuka berarti ada periode tetap untuk membelanjakan uang, dan kemudian dana tersebut selalu diberikan jumlah yang sesuai pengeluaran, bahkan jika jumlah penuhnya tidak dibelanjakan. Ini rumit, karena itu berarti dana kas kecil dapat menumpuk.

Dan ini dapat mempengaruhi penganggaran dan mempengaruhi arus kas kerja, di mana sistem dana tetap atau imprest adalah cara yang lebih ramping untuk bekerja (sambil tetap efisien) karena hanya memberikan apa yang Anda butuhkan dan tidak lebih.

Penganggaran yang lebih dinamis

Alasan lain mengapa sistem dana tetap dalam akuntansi umumnya lebih disukai adalah karena sistem ini bekerja dengan dokumentasi ganda.

Artinya jumlah total dapat diubah berdasarkan pola pengeluaran historis, dan lebih atau kurang dapat dialokasikan ke dana kas kecil berdasarkan pengeluaran setiap bulan – membuat pembukuan lebih mudah.

Karena pemegang kas kecil diharuskan mencatat semua penerimaan dan uang muka tunai dalam buku kas kecil imprest, lebih mudah untuk menemukan perbedaan dan menghindari entri duplikat.

Baca juga: Transaksi Derivatif: Pengertian, Manfaat, Jenis, Risiko, dan Contohnya

Apa yang Harus Diperhatikan saat Menggunakan Sistem Dana Tetap

Kekhawatiran utama untuk setiap sistem kas kecil adalah kebocoran; kehilangan uang yang kecil dan dapat dikendalikan.

Tidak peduli apakah perusahaan Anda menggunakan entri akun imprest, terbuka atau tetap, pemegang kas kecil yang kurang terlatih kemungkinan besar akan membuat kesalahan.

Dan jika sistemnya tidak berjalan dengan baik, maka ada kemungkinan beberapa orang dapat mengambil keuntungan dengan pengeluaran yang tidak disetujui.

Kekhawatiran utama lainnya ketika menggunakan sistem standar adalah bahwa satu-satunya cara untuk mengontrol pengeluaran adalah setelah uang itu sudah habis.

Hal ini dapat membuat bisnis berada dalam situasi yang sulit, baik mengganti biaya staf untuk pembelian yang tidak sah atau menolak permintaan.

Banyak contoh yang terakhir ini dapat menyebabkan kepuasan di tempat kerja yang lebih rendah, penurunan produktivitas dan berkontribusi pada tingkat pergantian karyawan yang lebih tinggi.

Oleh sebab itu, untuk memudahkan Anda dalam mengelola dan mengontorl akunkas kecil dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang mudah digunakan seperti Kledo.

Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Ukuran Gudang, Jenis, Faktor, dan Tips Memaksimalkan Penyimpanan

Kelebihan Menggunakan Sistem Dana Tetap

Berikut adalah beberapa kelebihan menggunakan sistem dana tetap dalam proses pengelolaan kas kecil:

Minimalisasi tenaga kerja

Dengan menggunakan sistem dana tetap, karena total dari berbagai pos pengeluaran yang berbeda diposting di akun buku besar setelah periode tertentu, beban kerja pemegang kas kecil diminimalkan sampai batas tertentu.

Kontrol atas pengeluaran kecil

Dengan metode ini, pemegang kas kecil bisa menyerahkan laporan pengeluaran kepada atasan pada interval periode tertentu dan setelah itu menerima dana darinya untuk pengeluaran lebih lanjut.

Sebelum atasan memberikan dana kembali, ia bisa memeriksa pengeluaran sebelumnya dengan bukti yang valid. Dengan demikian kemungkinan penipuan dan pemalsuan dihilangkan dan tetap ada kontrol atas pengeluaran.

Verifikasi keakuratan aritmatika dari pengeluaran kecil

Dengan sistem ini, pengeluaran dengan nilai kecil di sistem buku kas kecil dicatat dalam urutan kronologis tanggal.

Setelah periode tertentu, jumlah total pengeluaran diurutkan dan jumlah setiap kepala pengeluaran dijumlahkan secara terpisah.

Total pengeluaran yang dicatat dalam berbagai kolom sama dengan total pengeluaran dari total kolom yang membuktikan bahwa pencatatan pengeluaran secara aritmatika benar.

Baca juga: Aliansi Strategis: Definisi, Manfaat, Jenis, Tips, Contoh dan Kelemahannya

Memberikan pemegang kas kecil kenyamanan bekerja

Karena pemegang kas kecil tidak mengumpulkan uang tunai, ia dapat lebih memperhatikan biaya-biaya yang dikeluarkan dan pencatatannya dengan benar.

Penentuan pengeluaran

Dengan sistem ini, dimungkinkan untuk memastikan dan mengetahui jumlah pengeluaran yang sifatnya sama dari setiap kolom secara terpisah untuk periode tertentu.

Dana transparan

Atasan tetap selalu mengetahui nilai uang tunai yang diberikan kepada pemegang kas kecil di bawah sistem ini.

Kekurangan Menggunakan Sistem Dana Tetap

Sistem yang sudah usang

Metode dana tetap adalah sistem yang sebagian besar sudah ketinggalan zaman dan tidak efisien yang tidak memenuhi kebutuhan dan harapan kebutuhan perusahaan saat ini.

Sekarang ada alternatif yang lebih baik, seperti kartu prabayar, dengan perusahaan yang dirancang khusus, dengan mengingat kebutuhan dan persyaratan saat ini.

Tidak efektif untuk pengeluaran dengan nilai besar

Salah satu kelemahan utama menggunakan sistem dana tetap adalah menyebabkan ketidaknyamanan untuk pengeluaran dana yang lebih besar. Sistem ini hanaya kompatibel untuk pengeluaran yang lebih kecil

Kesalahan akuntansi

Karena tidak ada sistem dokumentasi sekunder untuk melacak pengeluaran kas nominal, kemungkinan kesalahan akuntansi dalam sistem kas kecil tidak dapat dihindari.

Pengeluaran berlebih

Tidak menetapkan batas pengeluaran untuk setiap transaksi nominal bahkan dapat menempatkan organisasi pada risiko pengeluaran berlebih untuk pembelian.

Baca juga: Commercial Invoice: Arti, Jenis, Komponen, dan Download Template Gratis

Kesimpulan

Itulah pembahasan mendetail mengenai sistem dana tetap dalam pengelolaan kas kecil dalam bisnis beserta kelebihan dan kekurangannya.

Untuk kemudahan Anda dalam mengelola kas dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan sistem akuntansi modern seperti software akuntansi Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia yang sudah membantu lebih dari 35.000 pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis, yang mudah digunakan dan memiliki harga terjangkau.

Anda juga bisa mencoba Kledo untuk memdahkan proses pencatatan kas kecil dan seluruh proses akuntansi secara gratis melalui tautan ini.