PDCA Adalah Proses Penting dalam Bisnis. Berikut Pembahasan Lengkapnya

Pernah mendengar tentang apa itu PDCA? PDCA adalah proses penting bagi perusahaan agar memiliki proses, produk, dan layanan yang tepat untuk mewujudkan kesuksesan.

Karyawan perusahaan dapat membantu mencapai tujuan ini dengan menguji dan menerapkan solusi valid yang dapat membuat perbedaan. Ketika sebuah organisasi dapat beroperasi dengan kesalahan minimal, maka produktivitas meningkat dan karyawan lebih bahagia.

Pada artikel ini, kita membahas apa itu siklus PDCA, menjelaskan bagian-bagian dari siklus PDCA dan memberikan beberapa contoh.

Apa itu Siklus PDCA?

PDCA adalah singkatan dari plan-do-check-act, dan ini adalah cara metodis bagi bisnis untuk memahami bagian mana dari proses, produk, atau layanan mereka yang berkontribusi pada pelanggan yang tidak puas sehingga mereka dapat menerapkan rencana.

Siklus PDCA kadang-kadang disebut siklus PDSA, di mana S adalah singkatan dari studi. PDCA adalah pendekatan berulang yang melibatkan pengujian solusi, mengevaluasi hasil dan menggunakan solusi yang telah terbukti keefektifannya.

Siklus PDCA berguna untuk meningkatkan proses dengan cara yang memungkinkan Anda mencari solusi dan mengujinya dalam skala kecil sehingga bisnis tidak memperkenalkan solusi yang sebenarnya tidak menyelesaikan masalah.

Tanpa siklus PDCA, organisasi berisiko meluncurkan solusi yang tidak hanya gagal untuk memperbaiki masalah tetapi juga menyebabkan lebih banyak masalah. Siklus PDCA mencegah solusi yang tidak efektif menjangkau seluruh organisasi.

Manfaat dari siklus PDCA adalah pemangku kepentingan dapat menerapkannya ke lingkungan apa pun, mulai dari produk yang tidak laku hingga rantai pasokan yang memerlukan manajemen yang lebih baik untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

Baca juga: Cara Mempromosikan Produk Paling Mudah untuk Bisnis

Tahapan dalam Siklus PDCA

Siklus PDCA dirancang untuk mendorong perbaikan berkelanjutan dalam manajemen proses. Ada empat fase siklus PDCA, dan tahapan PDCA termasuk:

Plan atau Rencana

Pada tahap perencanaan, pemangku kepentingan atau pemilik bisnis akan mengidentifikasi dan memahami apa masalahnya atau melakukan penelitian untuk memahami peluang yang tersedia untuk meningkatkan suatu proses, produk, atau layanan.

Ini juga merupakan langkah di mana Anda akan menebak apa masalahnya yang pada akhirnya menyebabkan masalah dan memutuskan solusi mana yang ingin Anda uji terlebih dahulu untuk melihat apakah Anda benar.

Akhirnya, fase ini melibatkan pendefinisian harapan Anda sehingga Anda dapat mengunjunginya kembali nanti untuk melihat apakah solusi yang Anda pilih cocok.

Selama keadaan ini, tim Anda akan bertanya:

• Apa masalahnya?
• Apakah ini masalah yang harus kita fokuskan?
• Apa dampak masalah tersebut dan pada siapa?
• Apa yang akan terjadi jika kita bisa menyelesaikan masalah?
• Data apa yang kita butuhkan untuk memahami masalah?
• Siapa yang harus menjadi bagian dari mencari solusi?
• Apa saja solusi yang harus kita pertimbangkan?
• Apa harapan kita untuk hasil dari siklus ini?
• Sumber daya apa yang kita butuhkan?

Do atau Mengerjakan

Pada fase do, Anda akan menguji solusi yang telah Anda tentukan sebagai solusi yang paling mungkin berhasil.

Ini biasanya dilakukan dalam skala kecil sehingga lebih mudah untuk mengukur bagaimana hasilnya dan, jika tidak berjalan dengan baik, kemungkinan kecil akan berdampak negatif besar pada operasi saat ini.

Misalnya, Anda dapat menguji solusi dalam area geografis tertentu atau dengan demografi pelanggan tertentu. Beberapa organisasi akan menguji beberapa solusi hipotetis sekaligus.

Hal terpenting untuk diingat tentang fase ini adalah saat Anda akan menguji solusi, tetapi bukan saat Anda menerapkan solusi.

Pelaksanaan berlangsung pada tahap keempat dan terakhir, tahap tindakan.

Tim Anda harus menanyakan pertanyaan-pertanyaan ini selama tahap do:

• Siapa yang akan menjalankan tes pada solusi?
• Bagaimana kita akan menjalankan tes ini dalam skala kecil?
• Bagaimana kami akan mengumpulkan data?

Check atau Memeriksa/Mempelajari

Pada tahap pemeriksaan atau studi, Anda akan menganalisis hasil penerapan solusi Anda, mengukur seberapa efektif solusi tersebut dalam memperbaiki masalah Anda dan memutuskan apakah tebakan awal Anda telah didukung oleh hasil pengujian.

Merupakan hal yang umum untuk melewati fase lakukan dan periksa/studi beberapa kali sebelum melanjutkan ke tahap akhir proses.

Ini untuk memungkinkan pengujian solusi yang memadai terjadi sehingga Anda dapat yakin akan solusi yang tepat sebelum melanjutkan.

Ingatlah untuk memeriksa hasil yang Anda terima setelah pengujian terhadap harapan yang Anda uraikan di fase satu. Jika cocok, Anda bisa merasa nyaman untuk melanjutkan ke fase keempat.

Jika hasilnya tampaknya tidak bekerja seperti yang Anda harapkan, inilah saatnya untuk meninjau kembali fase pertama sehingga Anda dapat menyesuaikan harapan atau menguji solusi lain yang Anda buat saat pertama kali memulai siklus PDCA.

Anda mungkin menemukan bahwa hasil Anda memenuhi harapan, tetapi Anda masih belum sepenuhnya puas dengan solusinya.

Jika ini masalahnya, penting untuk mengetahui bahwa Anda dapat mengulangi salah satu tahap sebelumnya sebanyak yang Anda butuhkan untuk mendapatkan hasil yang sangat Anda puaskan.

Pertimbangkan untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini selama fase ini:

• Apakah studi percontohan mencapai hasil yang diinginkan?
• Apakah kita perlu mencoba solusi lain?
• Akankah implementasi skala kecil diterjemahkan dengan baik ke operasi yang lebih besar?
• Apakah kami mengumpulkan cukup data untuk melihat apakah solusinya layak?
• Apa yang tidak berhasil?

Baca juga: 10 Karakter Wirausaha Ini Wajib Anda Miliki, Apa Saja?

Act atau bertindak

Pada fase tindakan, Anda akan secara resmi menentukan apakah solusinya berhasil dan berupaya menerapkannya untuk meningkatkan proses, produk, atau layanan Anda.

Siklus PDCA adalah satu lingkaran, artinya meskipun Anda telah menerapkan solusi, Anda masih ingin terus berupaya mengidentifikasi peluang peningkatan sehingga bisnis Anda dapat berkembang dan pelanggan senang.

Tim PDCA dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini selama fase terakhir ini:

• Bagaimana kita dapat secara efektif meluncurkan perubahan baru ini ke organisasi?
• Sumber daya apa yang kita perlukan untuk menyukseskan implementasi?
• Pelatihan apa yang harus kita buat agar pengguna tahu tentang solusi baru?
• Bagaimana kita bisa mempertahankan perubahan ini?
• Apakah ada peluang untuk perbaikan?
• Proses apa lagi yang harus kita tingkatkan?
• Bagaimana kita bisa memahami dampak dari solusi di tempat kerja kita?

Manfaat dari Siklus PDCA

Sama seperti banyak alat solusi tempat kerja lainnya, siklus PDCA hadir dengan pro dan kontra, tetapi ada beberapa keuntungan besar dari penerapannya di tempat kerja, termasuk:

• Perbaikan terus-menerus dari proses, produk dan layanan.
• Peningkatan efisiensi.
• Peningkatan produktivitas.
• Risiko rendah terhadap proses organisasi yang sedang berjalan.

Meskipun ada manfaat untuk siklus PDCA, itu mungkin bukan proses yang direkomendasikan untuk beberapa situasi.

Misalnya, jika masalah yang Anda alami mendesak, mungkin yang terbaik adalah mencari cara lain untuk mencari solusi, meskipun itu hanya sementara.

Siklus PDCA tampaknya bergerak sedikit lambat karena dirancang agar semua orang yang terlibat benar-benar memikirkan masalah dan mengembangkan solusi yang tepat yang terbukti berhasil.

Siklus PDCA juga mensyaratkan bahwa mereka yang akan terlibat setuju dan percaya pada prosesnya.

Baca juga: Ini Cara Online Shop Go Internasional, Wajib Dicoba!

Contoh Siklus PDCA dalam Sebuah Bisnis

Berikut adalah dua contoh perusahaan yang menggunakan siklus PDCA untuk melakukan perbaikan di tempat kerja:

Contoh 1

Regional Blue Hospital membentuk tim PDCA untuk menangani tingginya angka health care Associated Infections (HAI), dimana pasien mendapatkan infeksi sekunder karena mereka tinggal di rumah sakit. T

im memutuskan bahwa setelah melalui siklus PDCA, mereka ingin melihat pengurangan 25% dalam jumlah HAI.

Tim mengemukakan alasan mengapa HAI terjadi, yang dapat mencakup pelatihan karyawan yang tidak efektif, sistem penyaringan udara yang buruk, atau masa rawat inap yang lebih lama dari yang diperlukan.

Tim kemudian dapat memutuskan bahwa menurut mereka pelatihan karyawan yang tidak tepat adalah inti dari masalah HAI mereka.

Mereka mungkin berpikir bahwa jika karyawan mengikuti program pelatihan, mereka akan dapat mencegah banyak infeksi sekunder pada pasien mereka.

Selama beberapa bulan, mereka mungkin mengembangkan pelatihan baru dan menggunakan kelompok inti perawat untuk menguji pelatihan ini untuk melihat apakah perawat ini lebih mengikuti protokol dan apakah pasien mereka memiliki insiden infeksi yang terkait dengan perawatan kesehatan secara signifikan lebih rendah.

Jika solusi ini tampaknya berhasil dan tim senang dengan hasilnya, maka siklus dapat ditutup untuk sementara waktu hingga tiba waktunya untuk meninjau kembali pelatihan dan meningkatkannya lebih lanjut.

Jika tampaknya pelatihan tidak efektif dalam mengurangi jumlah HAI dalam jangka waktu tertentu, tim mungkin ingin meninjau kembali solusi yang mereka usulkan dan mencoba pemecahan masalah dengan cara lain.

Baca juga: Manajemen Mutu: Pengertian, Fungsi, Komponen, Prinsip dan Contohnya

Contoh 2

Tim HR di Market Brands bertanggung jawab untuk memeriksa resume untuk posisi pekerjaan yang terbuka, memanggil kandidat yang memenuhi syarat, dan menjadwalkan wawancara dengan manajer HRD.

Mereka menyadari bahwa mereka menemukan banyak kandidat yang telah menemukan pekerjaan lain pada saat mereka dihubungi.

Ini berarti bahwa posisi terbuka di Marget Brands membutuhkan waktu lebih lama untuk diisi, yang dapat memengaruhi seberapa sukses bisnis dan seberapa banyak karyawan saat ini merasa terlalu banyak bekerja.

Kelompok yang sedang melalui siklus PDCA mungkin menyadari bahwa masalahnya terletak pada berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi syarat kandidat dan menghubungi mereka untuk wawancara.

Solusi yang diusulkan mungkin untuk menyewa seorang administrator sumber daya manusia yang dapat menyaring melalui aplikasi baru, menginstal software sistem pelacakan pelamar baru yang secara otomatis akan mencari kata kunci tertentu dalam aplikasi dan prosedur penjadwalan baru yang akan memudahkan untuk mendapatkan kalender wawancara.

Kelompok harus membicarakan opsi-opsi ini, melihat data dan memilih solusi mana yang tampaknya terbaik untuk masalah tersebut.

Mereka memutuskan bahwa mereka memerlukan sistem pelacakan pelamar di tempat yang dapat meringankan beban dari tim sumber daya manusia, memberi mereka waktu yang mereka butuhkan untuk melakukan layar telepon pada kandidat yang memenuhi syarat dan menjadwalkan wawancara dengan manajer perekrutan.

Mereka mungkin menggunakan sistem pelacakan pelamar untuk kelompok kecil, seperti hanya untuk satu posting pekerjaan baru, sebagai contoh.

Jika proses berjalan lancar dan grup melihat bahwa sistem pelacakan secara signifikan meningkatkan waktu yang dibutuhkan untuk melihat semua aplikasi, tim dapat menganggapnya sebagai solusi yang memuaskan.

Mereka kemudian akan menerapkannya, terus memantau kinerjanya dan mencari lebih banyak cara untuk meningkatkan proses perekrutan.

Namun, mereka mungkin ingin meninjau kembali daftar solusi yang mungkin jika mereka menyadari bahwa sistem pelacakan pelamar meninggalkan kandidat yang layak dan tidak berfungsi sebagaimana mestinya.

Baca juga: Apa itu Six Sigma? Berikut Adalah Pembahasan Lengkapnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan siklus PDCA dalam bisnis, manfaat dan juga contohnya. Pada artikel ini, Anda telah mempelajari empat tahap PDCA yang adalah: plan, do, check, dan act. Anda sekarang harus memiliki pemahaman tentang langkah spesifik apa yang dapat Anda ambil untuk memulai setiap tahap.

Pada proses pembukuan misalnya, jika Anda merasa proses pembukuan dan pembuatan laporan keuangan manual mengharuskan Anda menghabiskan banyak waktu dan menyulitkan, Anda bisa menggunakan software akuntansi yang mudah digunakan dan memiliki harga terjangkau seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa melakukan pencatatan pengeluaran dan pemasukan dalam bisnis dengan mudah, membuat faktur yang dinamis, otomatisasi 30 jenis laporan keuangan kapanpun, melakukan manajemen aset dan persediaan dengan praktis, dan masih banyak lagi fitur Kledo yang akan memudahkan Anda dalam proses pengelolaan akuntansi bisnis.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.