Pengertian Kaizen, Filosofi, Manfaat, Proses, dan Tips Melakukannya

Apa pengertian kaizen? Dan bagaimana Anda dapat menggunakan teknik ini sebagai bagian dari perusahaan Anda?

Dalam bisnis, kaizen adalah pendekatan kerja di mana karyawan di semua tingkatan berpartisipasi bersama untuk mengidentifikasi dan mencapai peningkatan secara bertahap.

Di artikel ini, Kledo menjelaskan apa pengertian Kaizen, langkah-langkah untuk mempraktikkannya, serta potensi manfaat dari teknik ini.

Pengertian Kaizen Adalah

Kaizen adalah istilah dalam bahasa Jepang yang diterjemahkan sebagai ‘perubahan menjadi lebih baik‘. Dalam bisnis, pengertian kaizen mengacu pada pola pikir perbaikan terus-menerus melalui perbaikan kecil dan bertahap.

Kaizen berfokus pada pekerja yang membuat perubahan kecil setiap hari sehingga menghasilkan perubahan besar dari waktu ke waktu. Meskipun konsep ini mungkin tampak terlalu sederhana untuk dijalankan, namun jika dilakukan secara konsisten bisa membawa dampak yang besar bagi perusahaan.

Metode kaizen dirancang untuk menciptakan efisiensi dengan menciptakan kerja tim yang lebih baik melalui budaya disiplin, semangat kerja yang tinggi, kualitas kerja dan perbaikan.

Konsep ini didasarkan pada gagasan bahwa melibatkan semua karyawan dalam proses akan membantu mengarah pada pengambilan keputusan yang berkualitas dan kerja tim yang lebih baik. Pada gilirannya, hal itu menciptakan efisiensi di seluruh tenaga kerja dan menghilangkan pemborosan.

Pendekatan Kaizen disempurnakan oleh pabrikan Jepang pada 1960-an dan 1970-an, dan berada di balik kebangkitan industri manufaktur mobil yang sangat sukses.

Baca juga: Cara Membuat Sustainability Report, Komponen, dan Contohnya

Asal-usul Kaizen

Kaizen sebagai metodologi formal muncul di tengah upaya pembangunan kembali pasca Perang Dunia II di Jepang.

Pada awal tahun 1950-an, insinyur dan ahli statistik Amerika W. Edward Deming melakukan perjalanan ke Jepang dengan rencana untuk membantu produsen Jepang membangun proses kontrol statistik di pabrik mereka.

Deming dan rekan-rekannya menemukan bahwa di Toyota Corporation, pekerja pabrik melakukan pekerjaan mereka sesuai dengan menggunakan metode ilmiah.

Sehingga Deming menyesuaikan konsep kontrol prosesnya dengan sistem manajemen yang disebutnya Plan, Do, Check, Act (PDCA).

Apa yang dirumuskan oleh Deming kemudian disempurnakan oleh Taiichi Ohno dengan menggabungkanya pada hasil pemikirannya sendiri yang bersandar pada pemikiran Henry Ford.

Filosofi Ohno yang berbunyi “some days little up, some days big up” yang percaya bahwa perubahan kecil bisa menciptakan perubahan besar menjadi filosofi utama konsep kaizen di era modern.

Prinsip Utama Kaizen

Setelah mempelajari pengertian dan filosofi kaizen, selanjutnya mari kita mempelajari apa saja prinsip utama kaizen.

Ada lima prinsip dasar kaizen yang mendukung metode ini secara keseluruhan. Kelima prinsip tersebut adalah:

Kenali siapa pelanggan Anda

Prinsip ini mencerminkan kebutuhan untuk memahami minat, kebutuhan, dan keinginan pelanggan Anda sehinga Anda bisa memuaskan mereka dengan apa yang Anda tawarkan.

Bagian penting dari prinsip ini adalah memahami bahwa kebutuhan pelanggan dapat bergeser dan berubah. Jadi, Anda harus cepat beradaptasi dengan perubahan tersebut dengan terus melakukan inovasi.

Let it flow

Prinsip let it flow mengharuskan semua anggota tim untuk mempertimbangkan bagaimana mereka dapat menciptakan produk dengan meminimalkan limbah yang dihasilkan.

Gemba Walk

Gemba Walk adalah tempat manajer atau anggota staf tingkat senior berjalan di toko atau lantai pabrik untuk memahami pekerjaan yang sedang berlangsung, melihat berbagai langkah dan proses yang mungkin tidak terlihat, mengidentifikasi masalah keselamatan, dan bersikap terbuka serta bersedia mendengar ide atau masalah yang dialami karyawannya.

Pemberdayaan

Prinsip ini mendasari perlunya menetapkan tujuan dan mendukung ambisi anggota tim, sekaligus memberikan dukungan agar tujuan tersebut tercapai.

Kerja tim adalah kunci metode Kaizen, sedangkan memberdayakan setiap anggota tim adalah kunci keberhasilannya.

Transparansi

Transparansi adalah inti dari metode Kaizen. Gagasan perbaikan berkelanjutan akan berhasil ketika keberhasilan setiap perubahan yang dilakukan dapat diukur dan terlihat.

Dengan demikian, kemampuan untuk menganalisis, melaporkan, dan membangun perbaikan adalah bagian dari praktik terbaik saat menggunakan metode ini.

Baca juga: Strategi Produk: Pengertian, Manfaat, Tahapan, dan Contohnya

Standar 5S dalam Kaizen

5S dalam sistem Kaizen mencerminkan konsep menyeluruh dari perbaikan terus-menerus dan minimalisasi pemborosan yang meliputi:

Seiri

Hal ini berkaitan dengan efisiensi perusahaan. Caranya dengan menghilangkan benda-benda yang tidak perlu yang bisa mengacaukan lingkungan kerja dan menjadi gangguan di tempat kerja.

Seisi

‘S’ kedua yakni seisi adalah tentang mengatur objek yang diperlukan di tempat kerja. Hal ini pada gilirannya meningkatkan efisiensi dan mencegah pemborosan, baik ruang maupun waktu.

Segala sesuatu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas berada di tempat dan urutan yang sesuai.

Seiso

‘S’ ini dilakukan dengan menjaga kebersihan lantai toko maupun pabrik serta pentingnya menjaga barang-barang di tempat yang seharusnya untuk memastikan efisiensi organisasi.

Seiketsu

S’ keempat mengacu pada mempertahankan proses yang telah dikembangkan dan terbukti efektif. Hal ini berarti semua anggota tim harus menghormati dan mematuhi sistem dan proses yang ada.

Shitsuke

‘S’ terakhir difokuskan untuk memastikan peningkatan berkelanjutan dengan mempertahankan budaya kerj yang positif serta terus melakukan perbaikan.

Baca juga: Design Thinking: Pengertian, Fungsi, Tahapan, dan Contohnya

Manfaat Kaizen

Kekuatan Kaizen adalah kolaborasi antara pekerja dan manajemen. Dalam sistem kaizen, semua karyawan didorong untuk memberikan kontribusi perbaikan, berpartisipasi dalam diskusi berkelanjutan dan analisis penghapusan pemborosan.

Dengan memberi pekerja lebih banyak kendali dan berpikir kreatif dapat menghilangkan hambatan seperti:

• Ketidakstabilan dalam proses produksi
• Kurangnya keterlibatan karyawan
• Keamanan fisik dan pribadi
• Resistensi
• Kesenjangan keterampilan

Lebih khusus lagi, perusahaan bisa memperoleh manfaat kaizen berikut ini:

• Penghapusan pekerjaan yang tidak perlu atau terlalu sulit
• Memperlancar komunikasi dan partisipasi dari pekerja
• Semua anggota tim mendapatkan kemampuan untuk mengidentifikasi pemborosan
• Meningkatkan loyalitas pekerja terhadap perusahaan
• Tempat kerja yang lebih aman, lebih efisien, dan lebih produktif
• Lebih unggul atas pesaing
• Kepuasan pelanggan yang lebih tinggi

Sifat kaizen yang bertahap, membuatnya tampak tidak terlalu menakutkan daripada perombakan yang dilakukan secara besar-besaran.

Baca juga:

Proses Kaizen

Proses kaizen mengikuti serangkaian langkah dengan tujuan akhir melakukan perbaikan secara terus-menerus. Proses kaizen yang khas mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Mengidentifikasi masalah atau peluang
2. Analisis proses Anda saat ini
3. Mengembangkan atau mengidentifikasi solusi ideal
4. Terapkan solusinya
5. Pelajari hasilnya dan sesuaikan apa yang tidak berhasil
6. Standarisasi solusi
7. Ulangi untuk masalah berikutnya

Tips untuk Menerapkan Kaizen

Kaizen hanya berhasil ketika semua karyawan berpartisipasi untuk melakukan budaya perbaikan. Sehingga, peran manajemen sangat penting untuk mengondisikan para pekerjanya.

Dalam sistem sosial kaizen, peran manajemen adalah:

• Mengkomunikasikan kebutuhan untuk berubah kepada tim
• Menunjukkan komitmen pribadi untuk perbaikan
• Mendidik dan melatih staf di Kaizen (atau mengoordinasikan pelatihan)
• Mengelola proses peningkatan secara berkelanjutan

Tidak peduli ukuran atau industri organisasi Anda, ingatlah tips berikut saat Anda memulai kaizen untuk bisnis:

Melakukan pelatihan

Mempekerjakan pelatih dari pihak eksternal untuk memperkenalkan kaizen kepada tenaga kerja Anda dapat menghilangkan tekanan dari manajemen.

Selain itu, perusahaan bisa mendapatkan pandangan objektif tentang kebutuhan dan peluang bisnis untuk perbaikan yang sifatnya sangat penting.

Berpikir kecil

Seringkali, kaizen tidak berhasil karena supervisor dan tim berfokus pada permasalahan dan tujuan yang besar saja.

Mulailah proses Anda dengan menilai sesuatu yang kecil seperti bagaimana cara mengatur peralatan produksi dan menetapkan jam istirahat karyawan yang ideal.

Jangan mengejar kesempurnaan

Seperti anjuran untuk berpikir kecil, jangan biarkan kesempurnaan menjadi beban dan membuat diri Anda kecewa karena tidak bisa mencapai target yang diinginkan.

Dukungan kaizen dari manajemen puncak

Setiap strategi perbaikan berkelanjutan akan gagal jika manajemen tidak mendukungnya. Bahkan jika tidak dinyatakan secara eksplisit, pekerja dapat merasakan ketika manajemen tidak mendukung proses kaizen atau jika para pemimpin perusahaan tidak berpartisipasi secara aktif untuk menunjukkan bahwa mereka menganggap serius filosofi tersebut.

Baca juga: GAP Analysis Adalah: Manfaat, Jenis, Panduan, Template dan Contohnya

Selalu follow up bagaimana proses kerja berlangsung

“Jika tidak rusak, jangan perbaiki” bukanlah filosofi budaya kaizen yang dapat diterima.

Bahkan jika proses kerja tersebut telah berjalan selama bertahun-tahun, tanyakan kepada tim mengapa hal itu bisa berhasil dan apakah sistem tersebut bisa dikembangkan menjadi lebih baik lagi.

Diskusi antar departemen

Buka jalan bagi karyawan di semua tingkatan untuk menyumbangkan ide perbaikan perusahaan. Lakukan disukusi brainstorming antara anggota departemen yang berbeda atau pada tingkat manajemen yang berbeda.

Menampung semua masukan dari karyawan

Jadikan kolaborasi antar departemen sebagai kebiasaan rutin. Tetapkan umpan balik karyawan sebagai bagian dari setiap proses. Catat semua masukan karyawan dan implementasikan ide-ide mereka.

Hilangkan hambatan

Jika struktur organisasi Anda menghambat proses kolaborasi, berbagi ide, atau pelacakan kemajuan, maka berusahalah untuk menghilangkan hambatan ini.

Memperlakukan karyawan dengan baik

Semua orang suka diakui untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik. Ucapkan selamat kepada anggota tim atas keberhasilan besar maupun kecil dan berikan apresiasi seperti hadiah atau insentif.

Pengukuran

Filosofi kaizen tidak akan berarti apa-apa tanpa hasil yang nyata. Pantau perubahan yang terjadi selama seminggu, sebulan, setahun atau lima tahun, sehingga semua orang mulai dari manajemen puncak hingga manajemen bawah dapat melihat hasilnya.

Baca juga: Pengertian Actuating, Prinsip, Fungsi, Tujuan, dan Karakteristiknya

Contoh Perusahaan yang Menggunakan Metode Kaizen

Seperti disebutkan di atas, Toyota adalah penganut metode Kaizen yang paling terkenal , yang merupakan bagian dari The Toyota Way, yang menopang semua sistem dan proses bisnisnya.

Salah satu cara Toyota memasukkan Kaizen adalah penggunaan Nemawashi,yang merupakan awal dari proses pengambilan keputusan. Dengan Nemawashi, informasi dibagikan kepada semua anggota tim sebelum keputusan final dibuat. Konsep ini dirancang untuk memastikan anggota tim merasa terlibat dalam proses dan keberhasilan perusahaan.

Perusahaan makanan dan minuman Swiss Nestle juga merupakan pendukung metode Kaizen. Di pabriknya, Nestle menggunakan teknik seperti pemetaan alur produksi yang menunjukkan bagaimana aliran bahan baku dan informasi harus dijalankan untuk menciptakan jalur produksi yang paling efisien.

Baca juga: Punya Bisnis Rumah Makan? Ini Tips Sukses Mengembangkannya

Kesimpulan

Itulah pembahasan mengenai pengertian kaizen dan poin penting yang terkait dengannya. Jika Anda memutuskan untuk menerapkan kaizen dalam bisnis Anda, langkah pertama yang harus dilakukan adalah mendapatkan dukungan dari anggota tim Anda.

Kemudian latih staf Anda sehingga ada kejelasan tentang apa yang diharapkan dan bagaimana menerapkan perubahan. Saat Anda mulai menerapkan metode ini, fokuslah pada perubahan kecil yang dijalankan secara konsisten.

Jangan lupa untuk melakukan pembukuan bisnis dengan menggunakan software akuntansi online seperti Kledo.

Kledo merupakan software berbasis cloud yang dibekali dengan berbagai fitur pendukung bisnis dan bisa Anda gunakan dari mana saja dan kapan saja dibutuhkan.

Jadi, tunggu apalagi? Anda juga bisa mencoba Kledo gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.