Pengertian Perencanaan Produksi, Jenis, Tahapan, dan Fungsinya

Perencanaan produksi sangat penting dalam bisnis modern karena selama beberapa dekade terakhir, konsep menjalankan bisnis telah berubah secara dramatis.

Hal-hal yang sebelumnya tidak terbayangkan sekarang menjadi bagian penting dari kehidupan kita sehari-hari. Baik atau buruk, perubahan datang sangat cepat, meninggalkan hal-hal yang sebelumnya mendominasi.

Orang tidak selalu bisa berubah secepat waktu yang dibutuhkan. Untuk alasan ini, banyak produsen masih merencanakan produksi mereka menggunakan metode yang sama yang digunakan pada abad sebelumnya.

Saat itu, jika Anda melakukan perencanaan produksi, Anda pasti memiliki bisnis yang masif dengan banyak pekerja dan alur kerja yang besar.

Saat ini, gagasan bahwa hanya produsen besar yang membutuhkan atau mampu mengelola perencanaan produksi mereka mungkin masih digunakan.

Pola pikir ini meniadakan kemungkinan menerapkannya dalam produksi kecil atau menengah dan menyebabkan kerugian dalam persaingan.

JIka Anda adalah seorang pemilik bisnis, besar maupun kecil, menerapkan perencanaan produksi sangat penting. Maka dari itu pada artikel ini kita akan membahas perencanaan produksi secara mendalam.

Apa itu Perencanaan Produksi?

Perencanaan produksi adalah proses menciptakan rencana untuk produksi masa depan dalam bisnis manufaktur dan produksi.

Teknik ini sangat penting untuk operasi manufaktur modern karena menetapkan dasar bagaimana produksi harus berjalan dan mengidentifikasi area di mana produktivitas kurang.

Tanpa perencanaan produksi, fasilitas manufaktur tidak dapat menjadwalkan proses produksi mereka secara efisien yang membatasi seluruh hasil produksi.

Ketika kesalahan dibuat selama proses perencanaan, hasilnya adalah jadwal yang tidak akurat yang menyebabkan pesanan terlambat, kekacauan internal, pelanggan yang tidak puas, dan bisnis yang hilang.

Pembuatan rencana produksi mencakup banyak area berbeda yang harus disatukan untuk membuat satu rencana dan menetapkan target produksi.

Salah satu tujuan utama dari rencana produksi adalah menggunakan semua sumber daya dan bahan yang tersedia secara efisien.

Dengan melihat inventori Anda yang tersedia saat membuat rencana untuk membeli bahan, Anda akan memastikan bahwa Anda hanya perlu membeli apa yang saat ini tidak Anda miliki untuk memasok pekerjaan Anda.

Selain itu, rencana produksi akan memastikan bahwa Anda tidak membebani sumber daya Anda dengan hanya merencanakan pekerjaan pada sumber daya yang memiliki kapasitas tambahan.

Ini juga akan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi area di mana sumber daya atau pekerja tidak digunakan seefisien mungkin.

Baca juga: Manajemen Keuangan: Pembahasan Lengkap dan Mendalam

Lima Jenis Perencanaan dalam Produksi

Bagian berikut mendefinisikan lima jenis metode produksi dan perencanaan:

1. Perencanaan Berbasis Pekerjaan

Produksi Berbasis Pekerjaan atau Berbasis Proyek berfokus pada pembuatan satu produk dan ditangani oleh satu pekerja atau oleh sekelompok orang.

Jenis pekerjaan yang termasuk dalam jenis perencanaan produksi ini bisa dalam skala kecil, seperti membuat perhiasan yang disesuaikan. Proyek produksi yang lebih besar dan lebih kompleks, seperti membangun rumah yang disesuaikan, juga termasuk dalam kategori ini.

Perencanaan produksi untuk pekerjaan skala kecil yang membutuhkan sedikit peralatan khusus relatif mudah untuk dilaksanakan.

Hal ini memungkinkan produk dibuat sesuai dengan permintaan pelanggan mereka dan biasanya dapat disertakan setiap saat selama proses produksi tanpa mengubah kemajuannya.

2. Metode Batch

Produksi batch digunakan ketika barang diproduksi dalam kelompok, bukan secara individual atau melalui produksi berkelanjutan.

Misalnya, cookie diproduksi dalam batch yang berarti bahwa setiap langkah produksi terjadi pada saat yang sama pada batch cookie.

Anda akan mulai dengan mengukur bahan untuk seluruh batch, lalu mencampurnya bersama-sama, dan akhirnya memanggangnya bersama-sama sehingga seluruh proses produksi untuk batch cookie dimulai dan berakhir pada saat yang bersamaan.

Tantangan yang dapat terjadi saat menggunakan perencanaan Produksi Batch adalah memperhitungkan kendala pada setiap langkah operasi untuk memastikan bahwa Anda memaksimalkan kapasitas sumber daya Anda tanpa melampaui batas maksimum yang diizinkan.

Misalnya, jika pengaduk adonan Anda dapat memuat 100 kue, tetapi Anda hanya dapat memanggang 300 kue sekaligus, Anda mungkin mengalami hambatan dalam produksi.

3. Flow Method

Flow Method adalah metode yang digerakkan oleh permintaan yang ditandai dengan aliran unit yang terus menerus melalui jalur produksi.

Teknik ini umumnya digunakan dalam produksi televisi dan peralatan rumah tangga di mana produk diproduksi oleh sejumlah operasi kolektif di mana bahan berpindah dari satu tahap ke tahap lain tanpa jeda waktu atau gangguan.

Manfaat dari metode aliran produksi adalah bahwa produsen dapat meminimalkan jumlah barang dalam proses dan barang jadi yang mereka simpan dalam persediaan, mengurangi biaya, dan mengurangi lead time manufaktur.

4. Metode Produksi Massal

Produksi Massal sangat mirip dengan Flow Production. Teknik ini sangat bermanfaat ketika memproduksi sejumlah besar barang yang sama dalam waktu singkat.

Jenis produksi ini biasanya otomatis, yang mengurangi biaya tenaga kerja yang dibutuhkan untuk produksi.

Beberapa fasilitas manufaktur memiliki jalur perakitan yang didedikasikan untuk jenis barang tertentu yang mengurangi waktu pergantian yang diperlukan dan meningkatkan hasil produksi secara keseluruhan. Hal ini memungkinkan produsen untuk meningkatkan keuntungan mereka karena biaya produksi sangat berkurang.

Dengan metode ini, operasi dijadwalkan berdasarkan kapasitas sumber daya yang tersedia dan waktu produksi yang dibutuhkan pada setiap operasi.

Baca juga: Persekutuan Komanditer (CV): Pengertian, Jenis, Kelebihan, Kekurangan dan Tips Membangunnya

5. Process Manufacturing Method

Proses manufacturing adalah jenis proses berkelanjutan yang mirip dengan Produksi Massal dan Produksi flow method tetapi dicirikan oleh aliran bahan yang terus menerus melalui jalur produksi.

Biasanya, barang jadi yang diproduksi dalam jenis produksi ini tidak dihitung sebagai unit diskrit. Misalnya, produksi dan pemrosesan cairan, gas, atau bahan kimia di mana produk diproduksi dalam urutan yang seragam dan terstandarisasi.

Metode ini menggunakan mesin khusus dan canggih untuk memproses bahan pada setiap langkah operasi.

Hanya ada sedikit ruang untuk kesalahan dalam jenis manufaktur ini karena perubahan dari satu jenis barang ke jenis barang lainnya akan membutuhkan periode pergantian yang lama.

Juga umum untuk memiliki produk sampingan atau limbah yang dihasilkan dari jenis manufaktur ini.

Untuk mengetahui apa yang bisa Kledo lakukan untuk membantu pengembangan bisnis manufaktur, Anda dapat melihatnya melalui halaman ini.

Tahapan dalam Melakukan Perencanaan Produksi

1. Perkirakan permintaan produk Anda

Perkirakan permintaan Anda, sehingga Anda tahu berapa banyak produk yang perlu Anda produksi selama periode waktu tertentu.

Anda mungkin sudah memiliki beberapa pesanan yang dikonfirmasi untuk beberapa bulan ke depan, tetapi di atas semua itu, Anda perlu memprediksi berapa banyak lagi yang akan datang.

Ada banyak pemilihan metode yang berbeda untuk memperkirakan permintaan produk Anda. Teknik tradisional untuk memperkirakan permintaan produk didasarkan pada informasi historis (misalnya pesanan yang dilakukan oleh pelanggan Anda di masa lalu).

Meskipun ini adalah metode yang sangat umum, Anda perlu mempertimbangkan peristiwa eksternal dan internal di lingkungan bisnis Anda yang dapat mengubah pola masa lalu.

Misalnya, tren pasar baru, perlambatan ekonomi, atau kampanye pemasaran baru yang dapat meningkatkan atau menurunkan permintaan produk Anda dibandingkan dengan yang terjadi di masa lalu.

2. Tentukan opsi potensial untuk produksi

Tentukan berbagai pilihan metode perancanaan produksi yang tersedia untuk memenuhi perkiraan permintaan produk Anda.

Misalnya, jika Anda ingin memproduksi 100 kaos, Anda perlu menggunakan sejumlah mesin, sumber daya manusia, bahan, dan waktu tertentu.

Kombinasi yang berbeda dari input ini dapat menyebabkan waktu dan biaya produksi yang berbeda. Berikut adalah beberapa cara yang bisa Anda gunakan untuk metode yang benar:

Mulailah dengan memetakan semua langkah proses produksi Anda

Saat melakukannya, pertimbangkan apakah tugas diurutkan atau bergantung pada tugas lain, atau jika itu terjadi secara bersamaan atau independen.

Di bawah ini adalah contoh bagaimana diagram alur pemetaan proses sederhana dapat terlihat. Setiap kotak mewakili tugas dari proses produksi Anda.

Peta proses produksi akan berbeda dan unik untuk setiap perusahaan. Pikirkan tentang bagaimana meningkatkan aliran proses dengan menghilangkan kemacetan.

Tentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas yang terlibat dalam proses produksi Anda

Lihatlah bagaimana kombinasi yang berbeda dari sumber daya menyebabkan waktu dan biaya produksi yang berbeda:

Sumber daya manusia

Tentukan jumlah staf yang akan terlibat dalam setiap fase proses produksi, ketersediaannya, dan biayanya. Pastikan waktu mereka dimanfaatkan dengan baik.

Mesin dan Peralatan

Identifikasi mesin yang dibutuhkan dan ketersediaannya, termasuk perawatan atau penggantian yang mungkin diperlukan.

Bahan

Buatlah daftar semua bahan yang dibutuhkan untuk produksi dan bagaimana Anda mendapatkannya. Nilai keandalan pemasok Anda, termasuk waktu pengiriman. Memiliki bahan yang tersedia saat dibutuhkan sangat penting untuk proses produksi.

Persediaan

Penting bagi Anda untuk mempertimbangkan cara mengoptimalkan inventaris Anda. Menyimpan persediaan besar itu mahal, tetapi menyimpan persediaan rendah berisiko jika permintaan berfluktuasi secara teratur.

Memiliki sistem pengendalian persediaan yang baik dapat membantu perusahaan Anda mengakomodasi variasi permintaan dan mengurangi kemungkinan masalah atau penundaan yang mungkin terjadi selama proses produksi.

Untuk informasi lebih lanjut tentang cara mengelola inventaris Anda, lihat videonya.

3. Pilih metode untuk produksi yang menggunakan kombinasi sumber daya secara lebih efektif

Bandingkan biaya dan waktu setiap opsi produksi potensial dan pilih opsi yang menggunakan kombinasi sumber daya yang paling efisien dan yang memungkinkan Anda memenuhi permintaan produk.

Opsi yang dipilih harus memaksimalkan kapasitas operasional perusahaan Anda.

Selalu pastikan Anda dapat menutupi biaya yang terlibat dalam proses produksi (pembelian bahan, sewa kantor, pembayaran gaji staf, sewa, dll.)

Anda perlu berbagi rencana produksi Anda dengan semua departemen dan staf yang berkontribusi atau berinteraksi dengan proses produksi, termasuk sumber daya manusia, pengadaan, keuangan, pemasaran, dll.

Jika semua orang tahu apa yang harus dilakukan, dan bahan dan peralatan apa yang harus digunakan untuk setiap tugas proses produksi, operasi akan lebih lancar.

4. Pantau dan kendalikan

Anda ingin memastikan bahwa rencana Anda bekerja dengan cara yang dimaksudkan.

Pemantauan dan pengendalian adalah tentang membandingkan apa yang terjadi dengan apa yang seharusnya terjadi.

Memiliki sistem kontrol membantu Anda mendeteksi masalah segera setelah terjadi, memungkinkan Anda lebih banyak waktu untuk memperbaiki sebelum terlambat.

5. Sesuaikan

Bersiaplah untuk menyesuaikan rencana jika diperlukan. Rencana produksi harus fleksibel untuk mengakomodasi perubahan permintaan pelanggan (misalnya pesanan penting yang dibatalkan).

Selain itu, Anda perlu memperhitungkan kemungkinan risiko yang mungkin timbul selama proses produksi (misalnya mesin rusak, pekerja sakit, atau pemasok tidak mengirimkan tepat waktu) dan memiliki rencana mitigasi risiko.

Fungsi Perencanaan Produksi pada Bisnis

1. Mampu Memprediksi Permintaan Konsumen

Salah satu fungsi perencanaan produksi manufaktur yang dapat Anda coba adalah memprediksi permintaan konsumen.

Hal ini penting karena perusahaan mengetahui berapa banyak barang yang harus diproduksi dalam waktu tertentu. Anda dapat memprediksi permintaan konsumen dengan melihat permintaan historis dalam 6 bulan terakhir atau setahun yang lalu.

Selanjutnya, perusahaan dapat menggunakan sistem manajemen persediaan untuk menganalisis permintaan konsumen dan mengetahui lebih lanjut tentang aliran persediaan.

Proses sistem otomatis juga akan menghemat waktu dan meningkatkan akurasi perkiraan tentang produk apa yang akan meningkatkan permintaan dari konsumen di masa mendatang.

2. Mengontrol Persediaan

Kontrol persediaan yang tepat adalah bagian dari strategi perencanaan produksi. Pengendalian persediaan mengacu pada semua aspek pengelolaan persediaan perusahaan: pembelian, pengiriman, penerimaan, pelacakan, pergudangan dan penyimpanan, perputaran, dan pemesanan ulang.

Ini juga memiliki beberapa fitur, seperti; melengkapi persediaan produk yang memadai, memiliki persediaan bahan baku yang cukup dan memadai, dan menyediakan persediaan sesuai permintaan konsumen baik secara kualitas maupun kuantitas.

Dengan menggunakan kontrol inventaris yang tepat, ini dapat memberi Anda informasi mendalam tentang produk mana yang lebih atau kurang menguntungkan, dan memprediksi kebutuhan inventaris.

3. Mampu Mengidentifikasi Masalah

Setiap industri memiliki tantangannya sendiri. Beberapa perusahaan mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi di masa depan dengan mengumpulkan informasi dan memeriksa riwayat kegagalan sebelumnya untuk dapat menemukan solusi.

Anda juga dapat menggunakan metode perencanaan produksi untuk menentukan dan menemukan solusi terbaik untuk mengurangi potensi masalah yang mungkin terjadi dalam operasi bisnis manufaktur.

4. Memiliki Strategi Perencanaan Produksi Manufaktur Secara Detail

Setelah Anda menerapkan strategi perencanaan produksi manufaktur di atas, hal terakhir yang harus Anda lakukan adalah menjelaskan strategi perencanaan secara detail kepada karyawan agar karyawan dapat dengan mudah memahaminya.

Anda dapat memberikan konsep perencanaan, deskripsi pekerjaan yang diperbarui, dan jadwal produksi menggunakan perangkat lunak manajemen manufaktur. Perencanaan produksi dalam bisnis sangat penting, pastikan perusahaan Anda mengizinkan setiap karyawan untuk memahami perencanaan sehingga proses produksi dapat berjalan dengan optimal.

Kesimpulan

Perencanaan produksi akan membantu memenuhi permintaan produk sambil meminimalkan waktu dan biaya produksi dengan menyederhanakan proses, mengurangi waktu tunggu antar operasi, dan mengoptimalkan penggunaan pabrik, peralatan, dan persediaan.

Anda harus menyelaraskan langkah perencanaan produksi dengan strategi dan rencana bisnis Anda serta mendukung perencanaan produksi dengan berkoordinasi dengan departemen lain, seperti pengadaan, keuangan, dan pemasaran.

Seperti yang kami jelaskan diatas, hal penting yang harus diperhatikan dalam membangun perencanaan produksi bagi bisnis adalah data keuangan yang sesuai dengan kemampuan produksi bisnis Anda.

Tanpa data keuangan tentu Anda akan kesulitan untuk merealisasikan seluruh rencana bisnis.

Untuk memperoleh data keuangan yang faktual dan minim kesalahan, maka Anda harus melakukan pembukuan untuk pencatatan seluruh transaksi yang terjadi pada bisnis.

Untuk kemudahan pencatatan pembukuan, Anda bisa mencoba untuk menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur terlengkap, mudah digunakan, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dan memiliki fitur terlengkap yang cocok untuk segala jenis bisnis di Indonesia. Jadikan perencanaan produk lebih baik dengan pembukuan yang mudah bersama Kledo

Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.