Mengetahui prosedur dalaman melakukan stock opname yang benar adalah hal yang krusial. Karena bagi bisnis yang menangani barang fisik, memastikan dan menjaga catatan persediaan yang akurat sangat penting.
Hal ini tidak hanya memastikan operasi yang efisien tetapi juga berdampak pada pelaporan keuangan dan pengambilan keputusan.
Selain itu, salah satu aspek penting dalam manajemen persediaan adalah stock opname tahunan, di mana persediaan fisik dihitung dan dicocokkan dengan catatan inventaris yang ada.
Meskipun proses ini mungkin terasa menantang, persiapan yang tepat dapat membuatnya menjadi proses yang sederhana dan tanpa hambatan.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu stock opname, bagaimana prosedurnya, dan praktik terbaik untuk memastikan stock opname tahunan berjalan lancar dan efisien.
Apa itu Stock Opname?
Pada dasarnya, stock opname adalah proses untuk menghitung dan memverifikasi jumlah barang yang dimiliki oleh bisnis secara fisik. Ini adalah kesempatan untuk menilai nilai persediaan, mengidentifikasi ketidaksesuaian, dan memperoleh wawasan berharga mengenai kesehatan keuangan bisnis Anda.
Namun, stock opname bisa menjadi tantangan jika tidak dipersiapkan dengan baik. Oleh sebab itu, dibawah kami juga akanmembahas prosedur dan langkah-langkah yang dapat diambil untuk memastikan proses stock opname tahunan berjalan lancar dan efisien untuk bisnis Anda.
Mengapa Stock Opname Tahunan Itu Penting?
Sebelum masuk ke langkah-langkah persiapan, mari kita pahami mengapa stock opname tahunan sangat penting bagi bisnis Anda.
Memberikan pelaporan keuangan yang akurat
Stock opname membantu memastikan bahwa catatan keuangan Anda mencerminkan dengan akurat nilai persediaan.
Ini sangat penting untuk tujuan pajak, pelaporan keuangan, dan pengambilan keputusan bisnis yang tepat.
Mengidentifikasi penyusutan
Penyusutan, yang mencakup pencurian, kerusakan, dan kesalahan administratif, dapat berdampak signifikan pada laba Anda.
Stock opname secara rutin membantu mengidentifikasi area yang mungkin terjadi penyusutan sehingga Anda bisa mengambil tindakan perbaikan.
Baca juga: Pengertian Stock Opname, Manfaat dan Tahap Melakukannya
Mengoptimalkan tingkat persediaan
Dengan mengetahui dengan tepat apa yang ada di stok, Anda bisa menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan barang. Ini akan meningkatkan aliran kas dan kepuasan pelanggan.
Memastikan kepatuhan dalam regulasi
Industri tertentu, seperti ritel dan manufaktur, memiliki peraturan yang mengharuskan stock opname secara berkala untuk tujuan kepatuhan.
Memenuhi persyaratan ini sangat penting untuk menghindari denda atau masalah hukum.
Prosedur Mempersiapkan Stock Opname Tahunan
Sekarang kita memahami pentingnya stock opname tahunan, mari kita bahas langkah-langkah yang bisa diambil untuk mempersiapkan bisnis Anda dalam proses ini.
1. Lakukan perencanaan sebelumnya
Tentukan Tanggal: Pilih tanggal untuk stock opname jauh-jauh hari. Pertimbangkan faktor-faktor seperti operasional bisnis, ketersediaan karyawan, dan promosi atau acara yang akan datang.
Beri Tahu Karyawan: Informasikan kepada karyawan tentang proses stock opname yang akan datang. Jelaskan pentingnya proses ini dan bagaimana kerjasama mereka sangat penting untuk hasil yang akurat.
Alokasikan Sumber Daya: Alokasikan sumber daya yang cukup, termasuk tenaga kerja dan peralatan, untuk proses stock opname. Jika diperlukan, sewa staf sementara untuk membantu menghitung dan mengorganisir barang.
2. Menata area stok dengan baik
Bersihkan Semua Gangguan: Sebelum hari stock opname, pastikan area stok bebas dari gangguan atau kekacauan. Ini akan memudahkan tim Anda untuk bergerak dan menghitung barang dengan efisien.
Labeli Semua Barang dengan Jelas: Semua barang harus memiliki label yang jelas dan akurat. Jika label hilang atau rusak, gantilah terlebih dahulu untuk menghindari kebingunguan saat proses penghitungan.
Terapkan Sistem FIFO: Jika bisnis Anda berhubungan dengan barang yang mudah rusak atau barang yang memiliki tanggal kedaluwarsa, terapkan sistem First-In, First-Out (FIFO). Ini memastikan barang yang lebih tua digunakan atau dijual terlebih dahulu, mengurangi pemborosan.
Baca juga: Apa itu Stock Out? Pengertian dan Cara Mencegahnya
3. Gunakan teknologi
Teknologi memegang peranan penting dalam stock opname yang efisien. Pemindai barcode dan perangkat lunak manajemen persediaan mempercepat proses dengan mengurangi kesalahan manual dan mempercepat penghitungan.
Alat-alat ini juga bisa mengotomatiskan pembuatan laporan dan memudahkan dalam mendeteksi ketidaksesuaian secara real-time.
Jika Anda belum memiliki tools ini, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo yang memiliki fitur akuntansi dan manajemen persediaan yang lengkap dan integrasi.
Selain itu, Kledo juga sudah support barcode scanner sehingga memudahkan Anda dalam menerapkan prosedur stokc opname dalam bisnis.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Dead Stock Adalah: Penyebab, Dampak, dan Cara Mengatasinya
4. Lakukan audit sebelum stock opname
Tinjau Catatan Sebelumnya: Luangkan waktu untuk meninjau laporan stock opname sebelumnya. Cari ketidaksesuaian atau pola yang perlu perhatian.
Periksa Persediaan Secara Acak: Meninjau stock opname sebelumnya sangat penting untuk menemukan tren atau masalah yang berulang. Lakukan pemeriksaan acak untuk mengungkap ketidaksesuaian lebih awal dan memastikan akurasi persediaan.
5. Latih tim Anda
Berikan Pelatihan: Jika Anda memiliki karyawan baru atau yang belum familiar dengan proses stock opname, berikan sesi pelatihan. Pastikan mereka memahami prosedur, metode penghitungan, dan pentingnya akurasi.
Tugaskan untuk Setiap Tanggung Jawab: Berikan tim Anda peran dan tanggung jawab yang jelas. Ini bisa mencakup penghitungan, pencatatan, pengawasan, dan penanganan ketidaksesuaian.
6. Selidiki ketidaksesuaian
Saat ketidaksesuaian muncul, selidiki penyebab utamanya—apakah karena pencurian, kerusakan, atau kesalahan administratif.
Memiliki protokol yang jelas untuk menangani masalah ini membantu menjaga akurasi inventaris dan mengurangi ketidaksesuaian di masa mendatang.
7. Tetap proses tetap fleksibel
Selama proses stock opname, siap untuk melakukan penyesuaian berdasarkan temuan yang ada. Fleksibilitas sangat penting untuk memastikan tingkat persediaan tercermin dengan akurat.
8. Tinjau hasil setelah stock opname
Setelah stock opname, tinjau hasilnya dengan cermat dan perbarui catatan inventaris Anda. Analisis setelah stock opname dapat membantu mengidentifikasi tren atau area yang perlu diperbaiki, memastikan proses yang lebih efisien di masa mendatang.
Baca juga: Apa Itu Stock Take? Berikut Pembahasan Lengkapnya
Prosedur Tambahan yang Mungkin Anda Perlukan dalam Melakukan Stock Opname
Lakukan stock opname berkelanjutan
Selain stock opname tahunan, pertimbangkan untuk menerapkan pendekatan stock opname berkelanjutan atau siklus.
Ini melibatkan penghitungan secara rutin terhadap sebagian inventaris sepanjang tahun, memungkinkan penyesuaian lebih sering dan gambaran yang lebih jelas tentang tingkat persediaan.
Metode ini dapat mengurangi stres dan beban kerja yang terkait dengan satu acara tahunan dan membantu menjaga akurasi sepanjang tahun.
Lakukan audit persediaan secara rutin
Melakukan audit inventaris secara teratur—baik yang dijadwalkan maupun yang mendadak—dapat melengkapi upaya stock opname Anda.
Audit dapat memberikan wawasan lebih dalam tentang akurasi inventaris dan efisiensi operasional, serta membantu mengidentifikasi area yang perlu perbaikan.
Keterlibatan dan akuntabilitas staf
Melibatkan staf Anda dalam proses stock opname dapat membangun rasa memiliki dan tanggung jawab. Memberikan insentif untuk pelaporan yang akurat dan melibatkan anggota tim dalam tahap perencanaan dapat meningkatkan semangat kerja dan memastikan semua orang memahami pentingnya manajemen inventaris yang akurat.
Baca juga: Pengertian Buffer Stock, Rumus, Cara Hitung, Kelebihan, dan Kurangnya
Kesimpulan
Mempersiapkan bisnis Anda untuk stock opname tahunan sangat penting untuk menjaga catatan yang akurat dan memastikan efisiensi operasional. Dengan memahami pentingnya, prosedur melakukan stock opname, mengikuti langkah-langkah persiapan, dan menerapkan praktik terbaik, bisnis dapat memperlancar proses ini dan mendapatkan wawasan berharga tentang manajemen persediaan perusahaan Anda.
Ingat, stock opname bukan hanya kewajiban regulasi—ini juga kesempatan untuk mengoptimalkan operasi dan mendorong kesuksesan bisnis.
Dengan perencanaan dan organisasi yang tepat, stock opname tahunan bisa menjadi proses yang lancar dan menguntungkan bagi setiap bisnis.
Seperti yang sudah kami bahas diatas, untuk proses stock opname yang lebih mudah, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Adjusting Journal Entries (AJE): Jenis dan Contohnya - 10 Juli 2025
- Sistem Akuntansi: Pengertian, Jenis, Metode, Cara Memilihnya - 10 Juli 2025
- Ingin Melakukan Stock Opname? Perhatikan 8 Prosedur Ini - 9 Juli 2025