Apa Itu Stock Take? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Stock take adalah proses pemeriksaan fisik stok untuk setiap produk dan bahan yang Anda jual guna memastikan bahwa data Anda up to date dan akurat.

Sangat penting untuk memiliki pemahaman yang baik tentang manajemen stok untuk memastikan bisnis Anda dapat tumbuh. Tanpa mengetahui apa yang Anda miliki dan apa yang harus dilakukan dengan tingkat inventaris Anda, tidak mungkin Anda dapat menjalankan bisnis secara efisien.

Untuk itulah Kledo mengajak Anda mendalami apa itu stock take, termasuk bagaimana melakukannya, manfaat, dan teknik terbaik untuk menjaga tingkat inventaris yang sehat.

Stock Take Adalah…

Stock take juga disebut inventarisasi adalah proses validasi fisik jumlah produk dan peralatan Anda sambil memeriksa kualitasnya. Banyak perusahaan diharuskan menyelesaikan inventarisasi untuk memberikan audit inventaris yang ada atau untuk mengidentifikasi perbedaan stok.

Selama proses stock take, semua barang dan jasa perusahaan Anda yang tersedia saat ini dihitung dan didokumentasikan secara manual dalam database terkomputerisasi.

Hal ini mencakup semua yang Anda gunakan untuk memproduksi dan menjual produk Anda, serta produk itu sendiri, dan memungkinkan Anda untuk memastikan Anda memiliki cukup produk yang tersedia untuk penjualan di masa mendatang.

Baca juga: Pengertian Buffer Stock, Rumus, Cara Hitung, Kelebihan, dan Kurangnya

Mengapa Stock Take Penting?

Stock take adalah langkah penting dalam mengurus bisnis manufaktur Anda. Lagi pula, inventaris Anda adalah komponen utama yang Anda gunakan untuk membuat dan menjual produk Anda. Tanpa fondasi yang kuat, Anda mungkin bisa gagal.

Bayangkan saja Anda tidak memprioritaskan manajemen stok Anda dalam jangka waktu yang lama. Jika Anda tidak melakukan inventarisasi, Anda bisa mengalami:

1. Kehabisan stok pada suatu produk
2. Kelebihan stok barang
3. Dead stock
4. Kerusakan barang
5. Kehilangan pandangan tentang  praktik manajemen inventaris yang berpotensi menguntungkan

Manfaat Melakukan Stock Take

Prosedur stock take memerlukan pemeriksaan menyeluruh atas semua inventaris yang dimiliki bisnis Anda saat ini, terutama berapa banyak yang Anda miliki dan bagaimana kondisinya.

Terserah kebijaksanaan bisnis Anda berapa kali dalam setahun Anda akan melakukan inventarisasi, keputusan ini akan dipengaruhi oleh jenis barang yang Anda jual dan nilainya.

Proses inventarisasi yang sukses akan membantu Anda:

• Memantau inventaris dan seberapa efektif Anda melakukannya.
• Memastikan bisnis Anda memenuhi target dan memungkinkan Anda membuat perubahan efektif pada manajemen stok
• Mengurangi masalah dengan overstocking atau stockouts.
• Menemukan masalah mendasar apa pun yang mungkin belum diketahui sebelumnya, seperti masalah dengan pemasok atau pencurian.
• Mengelola kontrol stok terutama jika bisnis Anda menjual barang yang mudah rusak.

Baca juga: Pengertian SKU (Stock Keeping Unit) dan Cara Menggunakannya

Cara Melakukan Stok Take

Setiap bisnis yang melakukan stock take harus mengikuti langkah-langkah tertentu. Ikuti langkah-langkah berikut ini untuk melakukan inventarisasi:

Sebelum Mulai Stock Take

• Perbaiki tanggal dan waktu serta beri tahu pelanggan, vendor, dll., sehingga Anda dapat tutup untuk hari itu. Selain itu, buat jadwal lagi jika terjadi perbedaan perhitungan.
• Tetapkan peran dan tanggung jawab kepada karyawan dan tinjau prosesnya sehingga tidak ada kebingungan pada hari itu. Caranya dengan menetapkan setiap karyawan atau sekelompok karyawan untuk kategori tertentu. Alokasikan lebih banyak anggota staf ke kategori yang lebih besar.
• Penjualan atau pembelian tidak boleh dilakukan pada hari dilakukannya inventarisasi. Jjika tidak, seluruh inventarisasi Anda akan menghasilkan hasil yang salah
• Produk apa pun yang dijual tetapi tidak dikirim ke pelanggan harus disisihkan dan tidak dibiarkan di rak untuk dihitung
• Bersihkan area di mana Anda akan melakukan pekerjaan penghitungan yang sebenarnya untuk menghindari kebingungan dan kekacauan; mengatur produk berdasarkan kategori, dan memindahkannya untuk dikelompokkan bersama dengan produk serupa jika perlu.
• Cetak lembar stok untuk mencatat penghitungan. Bisa juga dengan menggunaka bantuan software inventory.

Ketika Melakukan Stock Take

• Hitung semua stok yang ada di gudang termasuk barang dalam proses, stok siklus, stok penyangga, dan sebagainya.
• Catat apa yang sebenarnya ada di rak Anda, baik di gudang atau toko, dan tulis nomor itu di sebelah gambar sesuai sistem perangkat lunak Anda
• Stock take adalah pekerjaan yang melelahkan, jadi pastikan setiap orang memiliki waktu istirahat yang cukup. Bekerja terus menerus juga dapat menyebabkan mereka melakukan kesalahan saat kelelahan. Istirahat yang direncanakan akan membantu semuanya berjalan lancar.
• Untuk bisnis dengan beberapa lokasi atau gudang, Anda harus memastikan bahwa Anda melacak transfer stok secara akurat.

Pasca Stock Take

Proses inventarisasi stok tidak berakhir dengan menghitung semua yang Anda miliki. Untuk mendapatkan manfaat penuh dari pekerjaan Anda, Anda perlu melakukan hal berikut:

• Pastikan semuanya dinilai dengan benar. Periksa lagi angka-angka Anda untuk menentukan apakah semuanya benar dan dapat dipertanggungjawabkan. Setelah Anda benar-benar memeriksa semuanya, Anda kemudian dapat memperbarui sistem Anda.
• Susun ulang item yang hampir habis, dan evaluasi hasil inventarisasi Anda. periksa apakah ada perbedaan, dan catat semuanya walau sekecil apa pun.

Baca juga: Days Inventory Outstanding (DIO): Pengertian, Manfaat, dan Cara Hitungnya

Cara Menangani Selisih Stok

Hal pertama yang harus dilakukan adalah mencari tahu penyebab ketidaksesuaian antara catatan dengan stok fisik barang. Perbedaan ini bisa terjadi karena entri data yang salah, item yang salah ditempatkan, atau sesuatu yang besar seperti pencurian atau masalah pasokan.

Ketika Anda mengetahui penyebabnya, Anda dapat mengambil tindakan untuk mencegahnya terjadi lagi. Hal ini mungkin memerlukan perubahan dalam proses, lebih banyak keamanan, atau perangkat lunak yang lebih baik.

Setelah Anda memperbaiki masalah, cukup unggah gambar baru ke sistem persediaan Anda.

Seberapa Sering Anda Harus Melakukan Stock Take?

Pertanyaan ini harus menjadi pertimbangan utama ketika memilih sistem manajemen inventaris. Jawabannya tergantung pada bisnis Anda, seberapa kompleks inventaris Anda, apakah Anda menggunakan penghitungan siklus, dan beberapa faktor eksternal juga.

Anda bisa melakukan stock take dalam rentang waktu sebagai berikut:

• Berkala – Inventarisasi dapat dilakukan bulanan, triwulanan, setengah tahunan, atau bahkan mingguan
• Tahunan – Cocok untuk barang-barang murah yang tidak mudah rusak.
• Berkelanjutan – Ideal untuk bisnis yang lebih besar, dan mereka yang berurusan dengan barang yang mudah rusak. Misalnya di restoran dan unit manufaktur makanan, inventarisasi harian, mingguan atau bulanan dilakukan dan catatan stok diperbarui terus menerus.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda ingat yang dapat membantu Anda memutuskan seberapa sering Anda harus melakukan inventarisasi:

• Seberapa akurat pelacakan inventaris Anda? Pelacakan inventaris yang lebih efisien membutuhkan lebih sedikit hitungan
• Seberapa penting akurasi bagi Anda? Jika Anda berurusan dengan produk yang mudah rusak, inventarisasi Anda harus lebih sering dilakukan.
• Berapa banyak gangguan yang dapat ditangani bisnis Anda? Jika Anda tidak mampu mengatasi gangguan, inventarisasi reguler mungkin merupakan pilihan yang lebih baik.

Baca juga: Inventory Control: Pengertian, Metode, Manfaat, dan Langkah Prosesnya

Bagaimana Cara Meningkatkan Stock Take?

Sekarang Anda tahu semua yang perlu Anda ketahui tentang stock take dan bahkan langkah-langkah yang harus diikuti saat melakukan tugas ini.

Jadi, apa cara terbaik untuk meningkatkan tugas berat ini? Untungnya beberapa teknik dan alat dapat membantu Anda melakukan ini:

Menetapkan Satu Penghitung

Mempertimbangkan jumlah informasi yang perlu dikumpulkan dan betapa pentingnya untuk menghindari membuat kesalahan, yang terbaik adalah menugaskan satu orang untuk tugas tersebut.

Ya, ini mungkin tampak tidak adil karena ini adalah tugas besar, tetapi ini membantu menghindari kesalahan dengan banyak karyawan yang salah berkomunikasi satu sama lain.

Pengambilan Stok Reguler

Semakin lama inventarisasi ditunda, semakin sulit untuk memperbaiki masalah apa pun yang mungkin ditemukan saat Anda melakukannya pada akhirnya. Pengambilan stok reguler akan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi:

• Stok habis
• Produk berkinerja buruk
• Titik pemesanan ulang terbaik untuk item tertentu

Pemindaian Kode Batang

Menghitung material secara fisik membutuhkan waktu yang cukup lama. Itu sebabnya memperkenalkan sistem pemindaian barcode akan membantu Anda mempercepat proses dan mengurangi kemungkinan melakukan kesalahan saat melakukan penghitungan stok.

Manajemen Inventaris Berbasis Cloud

Software manajemen inventaris berbasis cloud seperti Kledo memungkinkan Anda dan karyawan untuk memantau tingkat stok yang tersedia di beberapa gudang.

Yang perlu Anda miliki hanyalah koneksi internet. Perangkat lunak cloud memungkinkan Anda untuk terus mengikuti pergerakan stok dan menyimpan informasi terbaru tentang inventaris Anda.

Baca juga: Mengenal Sistem Inventory dalam Bisnis dan Tips Memilihnya

Kesimpulan

Nah, itulah pembahasan mengenai stock take mulai dari pengertian hingga cara pengelolaannya. Pendataan stok secara manual dengan penggunaan lembar excel dapat menyebabkan salah hitung barang.

Untuk itu, menjadi keputusan yang bijaksana untuk beralih ke software inventory khusus yang akan membantu Anda mempercepat proses inventarisasi.

Kledo merupakan software akuntansi online yang dibekali dengan berbagai fitur seperti manajemen stok dan gudang, otomatisasi laporan keuangan, perpajakan, pembelian, buat invoice instan, dan masih banyak lagi.

Jadi, tunggu apalagi? Yuk segera upgrade level bisnis Anda dengan menggunakan Kledo sekarang juga! Anda juga bisa mencoba Kledo gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.