Dunia bisnis penuh dengan akronim yang terkadang terlihat seperti kode rahasia. RFQ (Request for Quotation) adalah salah satu akronim dalam proses pengadaan atau procurement.
RFQ merupakan bagian integral dari proses pengadaan. Memahami proses RFQ dapat memberikan bnyak manfaat bagi bisnis Anda.
Pada artikel ini, kami akan menguraikan konsep RFQ atau Request for Quotation dan mencari tahu mengapa hal itu penting dalam sebuah bisnis.
Apa itu RFQ dalam Proses Pengadaan?
RFQ, singkatan dari Request for Quotation, adalah elemen penting dalam proses pengadaan. Ini secara resmi mengundang pemasok untuk mengajukan proposal harga untuk layanan yang dibutuhkan pembeli.
Anggap saja sebagai cara untuk mengumpulkan informasi dan membandingkan penawaran dari vendor potensial sebelum membeli.
Ketika sebuah perusahaan perlu mengadakan barang atau jasa, mereka membuat dokumen RFQ. Mereka dapat menguraikan persyaratan mereka, termasuk spesifikasi produk tertentu, jumlah, dan jadwal pengiriman.
Dokumen tersebut kemudian diserahkan kepada calon penyedia layanan, yang diundang untuk memberikan penawaran berdasarkan persyaratan yang diuraikan.
Proses Request for Quotation memungkinkan pembeli mengumpulkan penawaran kompetitif dari penawar yang berbeda. Ini membantu mereka mengevaluasi harga dan kualitas untuk membuat keputusan pembelian yang tepat.
Hal ini juga memungkinkan pemasok untuk menunjukkan kemampuan mereka dan menawarkan harga yang kompetitif untuk memenangkan bisnis pembeli.
Baca juga: 8 Masalah Dalam Pengelolaan Arus Kas dan 4 Cara Mengatasinya
Peran Request for Quotation dalam Proses Pengadaan
Permintaan penawaran harga dalam proses pengadaan menyederhanakan perjalanan pembelian dan memungkinkan pengambilan keputusan yang tepat.
Mari kita lihat lebih dekat peran utama RFQ:
1. Mengumpulkan tawaran yang kompetitif
RFQ memungkinkan pembeli mengumpulkan penawaran kompetitif dari penawar dengan mengundang berbagai vendor untuk mengajukan proposal mereka.
Pembeli dapat membandingkan dan mengevaluasi opsi yang berbeda. Lingkungan yang kompetitif mendorong pemasok untuk memberikan harga terbaik, sehingga menghasilkan penghematan biaya dan peningkatan nilai bagi pembeli.
2. Mendorong transparansi
RFQ mendorong transparansi melalui persyaratan dan harapan pembeli. Spesifikasi rinci, jumlah, dan jadwal pengiriman memastikan pemasok memahami kebutuhan bisnis.
Transparansi di sini membantu pemasok mengirimkan penawaran harga yang akurat dan relevan, sehingga mengurangi kemungkinan kesalahpahaman.
Baca juga: Work Order Management: Pengertian, Manfaat, dan Tahapannya
3. Memfasilitasi evaluasi pemasok
Proses Request for Quotation memungkinkan pembeli mengevaluasi pemasok berdasarkan harga, kualitas, kemampuan pengiriman, dan layanan bernilai tambah.
Hal ini memungkinkan pembeli untuk membuat penilaian komprehensif terhadap penawaran masing-masing pemasok. Proses evaluasi membantu mengidentifikasi pemasok yang paling sesuai untuk memenuhi kebutuhan pembeli secara efektif.
4. Mendukung negosiasi
RFQ berfungsi sebagai titik awal untuk negosiasi dengan pemasok. Setelah penawaran diterima, pembeli dapat terlibat dalam diskusi untuk menyempurnakan syarat dan ketentuan serta menjajaki potensi diskon dan persyaratan yang menguntungkan.
Tahap negosiasi memungkinkan pembeli untuk menyempurnakan perjanjian pengadaan dan mencapai hasil yang saling menguntungkan.
5. Efisiensi alur kerja
Pembeli dapat menghemat waktu dengan mengumpulkan dan menganalisis penawaran harga dalam template RFQ standar. Keseragaman menyederhanakan proses perbandingan dan memungkinkan pengambilan keputusan lebih cepat.
Selain itu, RFQ membantu membangun alur kerja yang terstruktur. Ini memastikan semua informasi yang diperlukan dievaluasi secara sistematis.
Baca juga: Pengertian Order Management, Siklus, dan Contoh Softwarenya
Jenis RFQ dalam Kebanyakan Bisnis
Terkait permintaan penawaran, berikut beberapa jenis yang dapat digunakan pembeli.
1. Single stage RFQ
Ini adalah tipe yang paling mudah, di mana pembeli memberikan persyaratan mereka kepada pemasok dan meminta penawaran berdasarkan spesifikasi tersebut.
Ini adalah proses satu langkah sederhana di mana pemasok mengajukan proposal harga mereka secara langsung sebagai tanggapan terhadap RFQ.
2. Two stage RFQ
Pembeli membagi proses menjadi dua tahap di sini. Pemasok harus menyerahkan kualifikasi, kemampuan, dan informasi relevan lainnya pada tahap pertama. Berdasarkan evaluasi awal ini, pembeli akan memilih pemasok yang memenuhi syarat. Hanya pemasok terpilih yang diundang untuk menyerahkan penawaran harga mereka pada tahap kedua.
3. Open RFQ
Open RFQ diiklankan secara publik, sehingga pemasok yang berminat dapat berpartisipasi.
Penawaran terbuka merupakan hal yang umum untuk kebutuhan pengadaan yang tidak memerlukan kerahasiaan ketat atau ketika pembeli ingin menarik beberapa pemasok untuk memaksimalkan persaingan dan pilihan.
Baca juga: Pengertian Purchase Requisition dan Bedanya dengan Purchase Order (PO)
4. Closed RFQ
Berbeda dengan open RFQ, closed RFQ tetap terbatas pada pemasok tertentu. Pembeli mengundang pemasok terpilih untuk berpartisipasi, biasanya berdasarkan kriteria prakualifikasi atau hubungan yang sudah terjalin.
RFQ tertutup digunakan ketika pembeli ingin bekerja sama dengan pemasok tepercaya atau memiliki daftar vendor pilihan.
5. Reverse auction RFQ
RFQ jenis ini memperkenalkan unsur kompetisi dan negosiasi. Pemasok menyerahkan penawaran awal mereka, dan kemudian lelang terbalik dilakukan.
Pemasok mempunyai kesempatan untuk merevisi harga mereka ke bawah dalam proses penawaran. Format ini mendorong pemasok untuk menawarkan harga yang semakin kompetitif.
Bagaimana Cara Membuat RFQ?
Membuat dokumen Request for Quotation membutuhkan perhatian yang cermat terhadap detail dan komunikasi yang jelas. Berikut panduan langkah demi langkah tentang cara membuatnya:
- Identifikasi tujuannya – Menentukan barang atau jasa yang dibutuhkan, tujuan pengadaan, dan hasil yang diinginkan.
- Tentukan persyaratan – Tepat mengenai kuantitas, standar kualitas, spesifikasi teknis, jadwal pengiriman, dll.
- Menyusun dokumen RFQ – Susun dokumen RFQ dengan jelas dan logis. Meliputi pendahuluan, ruang lingkup pekerjaan, persyaratan pengiriman, informasi harga, kriteria evaluasi, syarat dan ketentuan.
- Berikan spesifikasi rinci – Sertakan detail teknis, dimensi, kriteria kinerja, atau informasi relevan lainnya yang perlu dipahami oleh pemasok.
- Tentukan template harga – Tunjukkan template yang diinginkan bagi pemasok untuk mengirimkan harganya. Hal ini dapat mencakup penetapan harga yang diperinci atau digabungkan atau struktur lainnya yang selaras dengan kebutuhan pengadaan Anda.
- Cantumkan kriteria evaluasi – Pertimbangkan harga, kualitas, kemampuan pengiriman, pengalaman, dan persyaratan khusus apa pun yang unik untuk organisasi Anda.
- Memperjelas syarat dan ketentuan – Uraikan syarat dan ketentuan yang harus dipatuhi pemasok. Ini mungkin mencakup syarat pembayaran, syarat pengiriman, persyaratan garansi, hak kekayaan intelektual, dan kewajiban kontrak lainnya.
- Tetapkan tenggat waktu yang masuk akal – Berikan waktu yang cukup bagi pemasok untuk meninjau dokumen RFQ, menyiapkan penawaran harga, dan meminta klarifikasi jika diperlukan.
- Tinjau dan selesaikan – Tinjau dokumen RFQ dengan cermat untuk memastikan keakuratan, kejelasan, dan kelengkapan. Mencari masukan dari pemangku kepentingan atau pakar terkait untuk memastikan semua aspek ditangani secara memadai.
Baca juga: Reorder Point Adalah: Manfaat, Rumus, dan Cara Hitungnya
Contoh Format dan Komponen dari Dokumen RFQ
Dokumen Request for Quotation terdiri dari berbagai komponen yang memberikan informasi yang diperlukan pemasok untuk mengirimkan penawaran mereka.
Setiap bagian sangat penting dalam memandu pemasok dan memastikan respons yang komprehensif dan terinformasi terhadap RFQ. Komponen-komponen ini meliputi:
- Deskripsi produk atau layanan
- Kuantitas dan spesifikasi
- Persyaratan pengiriman
- Syarat dan Ketentuan
- Batas waktu penyerahan
- Kriteria evaluasi
Format RFQ
Sedangkan format permintaan penawaran sangat penting untuk memastikan komunikasi yang tepat dan konsisten dengan pemasok.
Format RFQ yang terstruktur dengan baik membantu pemasok memahami dan merespons dokumen dengan mudah. Berikut contoh format RFQ:
Nama Bisnis:
Alamat:
Informasi Kontak:
| Deskripsi Bisnis | |
| Deskripsi Proyek | |
| Sasaran Produk/Layanan |
| Project Manager | Nomor Handphone | Alamat Email |
| Deskripsi Produk/Layanan | |
| Pilihan Pengiriman | |
| Kuantitas Produk/Layanan | |
| Ketentuan Pembayaran | |
| Kriteria Evaluasi | |
| Batas Pengiriman | |
| Syarat dan Ketentuan | |
| Kriteria Pengajuan |
Baca juga: Minimum Order Quantity (MOQ): Pengertian Lengkap dan Cara Hitungnya
Tantangan Umum Dalam Proses Request for Quotation
Meskipun proses RFQ menawarkan banyak manfaat, proses ini juga menghadirkan tantangan-tantangan berikut yang mungkin dihadapi organisasi:
1. Spesifikasi yang kurang memadai
Spesifikasi yang tidak memadai atau ambigu dalam RFQ dapat mengakibatkan pemasok mengirimkan penawaran harga yang tidak akurat.
Spesifikasi yang jelas dan terperinci sangat penting untuk memastikan pemasok memahami persyaratan secara akurat.
2. Terbatasnya partisipasi dan persaingan pemasok
Menarik sejumlah pemasok yang memenuhi syarat untuk berpartisipasi dalam proses RFQ dapat menjadi sebuah tantangan. Partisipasi pemasok yang terbatas mengurangi persaingan, sehingga berpotensi berdampak pada harga dan kualitas respons.
3. Metode evaluasi dan seleksi yang tidak efisien
Mengevaluasi dan membandingkan penawaran harga dari beberapa pemasok dapat memakan waktu dan rumit. Mengembangkan kriteria yang efektif dan menerapkan metode evaluasi yang efisien sangat penting untuk kriteria pemilihan pemasok yang adil dan obyektif.
4. Negosiasi yang rumit dan finalisasi kontrak
Menegosiasikan ketentuan kontrak dan menyelesaikan perjanjian bisa menjadi hal yang rumit, terutama ketika berhadapan dengan banyak pemasok.
Menyeimbangkan kebutuhan kedua belah pihak dan mengatasi ketentuan-ketentuan yang saling bertentangan dapat menghadirkan tantangan dalam proses RFQ.
Baca juga: Inilah Contoh Purchasing Order yang Paling Sering Digunakan oleh Pebisnis
5. Mengelola perubahan dan pembaruan
Perubahan atau pembaruan pada spesifikasi atau jadwal RFQ dapat menimbulkan kebingungan dan memerlukan komunikasi yang efektif dengan pemasok.
Mengelola perubahan secara efisien dengan tetap menjaga transparansi dan keadilan memastikan proses RFQ berjalan lancar
Praktik terbaik Untuk Membuat Request for Quotation
Penting untuk mengikuti praktik terbaik berikut untuk memastikan permintaan proses penawaran harga berhasil:
- Membangun saluran komunikasi yang efektif dengan pemasok: Sediakan jalur komunikasi terbuka dengan pemasok selama proses RFQ. Segera menjawab pertanyaan, mengklarifikasi, dan menyampaikan semua informasi dengan jelas.
- Menetapkan tenggat waktu yang realistis: Tetapkan tenggat waktu yang realistis dan dapat dicapai untuk proses RFQ, termasuk penyerahan penawaran, evaluasi, dan finalisasi kontrak. Alokasikan waktu yang cukup bagi pemasok untuk mempersiapkan penawaran harga mereka sambil memungkinkan peninjauan menyeluruh oleh pembeli.
- Melakukan evaluasi menyeluruh dan uji tuntas: Menerapkan proses evaluasi yang kuat yang secara cermat menilai penawaran pemasok berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. Pertimbangkan harga, kualitas, kemampuan pengiriman, kinerja masa lalu, dll.
- Menegosiasikan harga yang adil dan kompetitif: Terlibat dalam negosiasi konstruktif dengan pemasok untuk mencapai harga yang adil dan kompetitif. Mencari peluang untuk penghematan biaya, layanan bernilai tambah, atau diskon volume sambil memastikan harga akhir selaras dengan kualitas dan persyaratan yang diinginkan.
- Mendokumentasikan proses untuk referensi di masa mendatang: Memelihara dokumentasi komprehensif dari proses RFQ, termasuk semua komunikasi, penawaran harga yang diterima, hasil evaluasi, hasil negosiasi, dan perjanjian kontrak akhir. Dokumentasi ini merupakan referensi berharga untuk kegiatan pengadaan, audit, dan tujuan hukum di masa depan.
Baca juga: Pengertian Lengkap Vendor Management, Jenis, dan Prosesnya
Kesimpulan
Memahami pentingnya RFQ akan membantu Anda membuka banyak kemungkinan. Anda dapat menarik harga yang kompetitif, memilih pemasok terbaik, dan mengoptimalkan hasil pengadaan Anda. Anda akan berada di jalur kesuksesan pengadaan dengan praktik yang benar.
Ingat, proses RFQ bukan hanya tentang dokumen dan penawaran harga—tetapi tentang membangun hubungan. Menumbuhkan jalur komunikasi terbuka, terlibat dalam negosiasi konstruktif, dan memupuk semangat kolaborasi akan memperkuat kemitraan pemasok Anda dan menyiapkan landasan bagi kesuksesan di masa depan.
Pastikan juga Anda memiliki proses pencatatan dari persediaan dan aset dalam bisnis yang terintegrasi dengan sistem pembukuan untuk mendapatkan informasi keuangan yang detail sehingga memudahkan Anda dalam pengambilan keputusan bisnis berbasis data.
Jika belum memiliki sistem seperti itu, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang bisa Anda coba secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Biaya Tak Terduga dalam Bisnis: Arti, Jenis dan Contohnya - 30 April 2024
- Voucher Kas Kecil: Definisi, Contoh, Manfaat, dan Cara Menggunakannya - 30 April 2024
- Isi dan Elemen dalam Dalam Laporan Keuangan yang Harus Anda Tahu - 29 April 2024