Mengetahui Apa itu Sistem Imprest pada Pengelolaan Kas Kecil

Jika Anda mencari cara sederhana untuk melacak kas kecil Anda, menggunakan metode sistem imprest bisa sangat berguna.

Singkatnya, prosedur kas kecil dengan sistem imprest adalah metode dasar untuk melacak pengeluaran kas kecil.

Pada artikel ini kita akan membahas tentang apa itu imprest sistem dan bagaimana proses ini membantu Anda dalam mengelola kas kecil dalam sebuah bisnis.

Mengetahui 2 Sistem Pencatatan Kas Kecil

Kas yang dialokasikan untuk pengeluaran-pengeluaran kecil untuk suatu periode tertentu dicatat pada sisi kredit buku kas umum dan pada sisi debet buku kas kecil.

Kas diberikan kepada pemegang buku, baik dengan sistem biasa maupun sistem imprest yang akan dijelaskan secara singkat di bawah ini:

Sistem biasa

Di bawah sistem biasa, sejumlah kas diberikan kepada pemegang buku. Ketika seluruh jumlah dibelanjakan, ia menyerahkan rincian pengeluaran kecil yang dicatat dalam buku kas kecil kepada kepala atau kepala kasir untuk diperiksa.

Sistem imprest

Di bawah sistem imprest, sejumlah kas tetap yang dikenal sebagai float diberikan kepada pemegang buku untuk memenuhi pengeluaran kecil selama periode yang disepakati yang biasanya terdiri dari satu minggu atau bulan.

Pada akhir periode yang disepakati, pemegang buku menyerahkan rincian semua pengeluaran yang dikeluarkan olehnya kepada akuntan atau bagian finance.

Total kas kecil yang dikeluarkan oleh pemegang buku selama periode tersebut dikembalikan kepadanya dan total uang tunai yang tersedia untuk dibelanjakan pada awal periode berikutnya menjadi sama dengan jumlah awal (float).

Setiap saat, jumlah saldo kas kecil dan semua pengeluaran yang belum dikembalikan ke pemegang buku sama dengan jumlah float yang disepakati.

Jadi pada intinya, sistem imprest adalah sistem akuntansi untuk membayar dan kemudian mengisi kembali kas kecil.

Sistem imprest dirancang untuk menyediakan metode manual yang belum sempurna untuk melacak saldo kas kecil dan bagaimana kas digunakan.

Baca juga: Full Costing dalam Akuntansi: Pengertian, Cara Hutang, dan Contohnya

Lebih jauh tentang sistem imprest

Hal penting yang harus Anda ketahui dari sistem imprest dicatat dalam poin-poin berikut:

• Sejumlah kas tetap dialokasikan ke dana kas kecil, yang dinyatakan dalam akun tersendiri dalam buku besar.
• Semua distribusi kas dari dana kas kecil didokumentasikan dengan tanda terima.
• Penerimaan pengeluaran kas kecil digunakan sebagai dasar pengisian kembali dana kas kecil secara berkala.
• Selisih antara saldo dana yang diharapkan dan yang sebenarnya ditinjau dan diselidiki secara berkala.

Pada dasarnya, beban diakui ketika pengisian kas baru dilakukan ke dana kas kecil dari rekening giro perusahaan.

Ketika kas dibayarkan dari rekening giro, entrinya adalah debit ke berbagai pengeluaran yang penerimaannya dipasok oleh penjaga kas kecil, dan kredit ke akun kas.

Kecuali jumlah kas yang dialokasikan ke dana kas kecil sengaja diubah, tidak ada alasan mengapa harus ada entri lain ke dalam rekening yang digunakan untuk mendokumentasikan saldo kas kecil, karena semua pengisian kas kecil berasal dari rekening giro perusahaan.

Mengapa Sebaiknya Menggunakan Sistem Imprest untuk Kas Kecil?

Salah satu manfaat utama dari sistem Imprest adalah fakta bahwa ini membantu untuk mencegah pengeluaran yang tidak sah, karena uang dalam rekening dialokasikan untuk penggunaan tertentu.

Karena akun Imprest membayar kira-kira jumlah uang tunai yang sama secara teratur sebelum diisi ulang secara otomatis, jauh lebih mudah untuk menandai perbedaan dan mendeteksi penipuan karyawan.

Sederhananya, Anda akan mendapatkan lebih banyak visibilitas ke saldo kas kecil Anda serta bagaimana uang itu digunakan.

Namun, penting juga untuk dicatat bahwa ada batasan yang terkait dengan akun Imprest untuk kas kecil.

Karena mengandalkan penjaga kas kecil untuk mencatat pengeluaran dengan benar, sistem Imprest berpotensi menyebabkan kebocoran uang tunai dari bisnis.

Baca juga: Pendapatan Komprehensif: Pengertian dan Contohnya Pada Laporan Keuangan

Bagaimana cara kerja prosedur kas kecil dengan sistem imprest?

Ingin tahu cara kerja akun Imprest untuk kas kecil? Ini relatif sederhana, jadi inilah panduan langkah demi langkah yang dapat Anda ikuti untuk sedikit informasi lebih lanjut:

Pertama, akun Imrest dibuat. Akun ini digunakan untuk membayar biaya tak terduga, seperti bunga untuk karyawan yang keluar dari perusahaan. Akun Imprest memiliki sejumlah uang tunai dan dicatat dalam buku besar perusahaan Anda.

Setiap kali pengeluaran dibayarkan melalui prosedur kas kecil Imprest, itu perlu didokumentasikan dengan tanda terima.

Tim akuntansi Anda harus memantau akun untuk setiap perbedaan antara uang tunai aktual dan uang tunai yang diharapkan dalam akun. Jika Anda menemukan perbedaan, mereka harus diselidiki.

Akun imprest untuk kas kecil harus diisi ulang secara teratur dari akun lain untuk memastikan saldo tetap.

Mendokumentasikan akun Imprest Anda dengan tanda terima membantu Anda memantau berapa banyak uang yang dibelanjakan untuk pengeluaran tak terduga, sekaligus melindungi Anda dari penipuan karyawan.

Baca juga: Manajemen Konstruksi: Pembahasan Lengkap dan Tips Akuntansi Konstruksi

Keuntungan Menggunakan Sistem Imprest

1. Mendeteksi tindakan fraud

Sistem Imprest menghilangkan kemungkinan pengeluaran yang tidak sah karena dana ditujukan untuk tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Hal ini, sebagai imbalannya, membuat pelacakan pengeluaran dan laporan ketidaksesuaian menjadi lebih mudah yang pada akhirnya membantu dalam pendeteksian dan lebih tepatnya menghilangkan kemungkinan penipuan.

2. Mengurangi kesalahan

Pemegang kas kecil meninjau buku kas kecil secara berkala, dan jika ada kesalahan atau error, maka hal yang sama dapat dengan mudah ditelusuri dan diperbaiki.

3. Membuat regulasi pengeluaran kecil

Pengeluaran-pengeluaran kecil dikelola dengan batasan-batasan yang ditetapkan dari sistem imprest, yang membuat hampir mustahil bagi kasir kecil untuk membelanjakan lebih tinggi daripada kas kecil yang tersedia di rekening.

4. Mengurangi beban tugas pemegang buku

Buku kas kecil membebaskan buku kas dan pemegang buku dari beban pencatatan pengeluaran kecil dan nominal.

5. Metode sederhana dan cepat

Dibandingkan dengan metode lain, sistem imprest itu cepat, sederhana, mudah diakses, dan nyaman pada saat yang bersamaan.

Metode ini dapat dengan cepat digunakan untuk menyediakan dana untuk pembelian karyawan. Ini adalah salah satu metode terbaik yang dikenal untuk melakukan pembelian nominal.

6. Kemudahan dalam melakukan rekonsiliasi

Rekonsiliasi buku kas kecil dengan sistem ini juga sederhana dan tidak rumit.

Baca juga: Mengetahui Metode Garis Lurus Pada Penghitungan Penyusutan Aset

Kekurangan Sistem Imprest

1. Sistem yang sudah kuno

Buku kas kecil sebagian besar merupakan sistem yang sudah ketinggalan zaman dan tidak efisien, serta tidak memenuhi kebutuhan dan harapan perusahaan saat ini.

Sekarang ada alternatif yang lebih baik seperti kartu prabayar yang tersedia dengan perusahaan yang dirancang khusus dengan mengingat kebutuhan dan persyaratan saat ini.

2. Tidak baik untuk pengeluaran dengan nilai yang besar

Salah satu kelemahan utama menggunakan sistem Imprest adalah menyebabkan ketidaknyamanan yang besar untuk pengeluaran yang lebih besar.

Sistem ini sangat kompatibel dan nyaman untuk pengeluaran yang lebih kecil sementara sebaliknya untuk pengeluaran yang lebih besar.

3. Kesalahan akuntansi

Karena tidak ada sistem dokumentasi sekunder untuk melacak pengeluaran kas nominal, oleh karena itu kemungkinan kesalahan akuntansi dalam sistem kas kecil tidak dapat dipungkiri.

Baca juga: Gearing Ratio: Pengertian, Manfaat, Cara Hitung, dan Tips Mengaturnya

4. Pengeluaran berlebih

Tidak menetapkan batas pengeluaran untuk setiap transaksi nominal bahkan dapat menempatkan organisasi pada risiko menghadapi pengeluaran berlebihan untuk pembelian.

5. Terjadinya fraud

Dengan tidak adanya kontrol yang tepat, akun kas kecil perusahaan dapat disalahgunakan oleh karyawan, dan akan menjadi sulit untuk mengetahui siapa yang mengeluarkan uang tersebut.

6. Penyalahgunaan

Dengan tidak adanya kontrol yang memadai, ada kemungkinan besar hal yang sama untuk disalahgunakan oleh karyawan perusahaan karena kas kecil adalah jenis aset likuid.

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai sistem imprest dalam pengelolaan kas kecil pada suatu bisnis. Prosedur kas kecil Imprest dulunya relatif digunakan banyak bisnis, meningkatnya keunggulan transaksi elektronik telah menyebabkan penurunan penggunaan sistem Imprest.

Ketika dihadapkan dengan biaya tak terduga, banyak bisnis akan menggunakan kartu kredit atau meminta karyawan mereka untuk membayar dengan uang tunai dan meminta penggantian dari perusahaan.

Kartu kredit tidak hanya menawarkan dokumentasi elektronik, tetapi mereka tidak mengharuskan Anda untuk mengisi kembali dana di akun.

Namun tetap saja, setiap nilai yang dibayarkan harus dicatat dalam proses pembukuan bisnis untuk memastikan bahwa tidak pos pengeluaran yang tidak terpantau dan menyebabkan pemborosan.

Untuk proses pencatatan biaya dan pemasukan yang lebih mudah, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo agar proses pembukuan Anda menjadi lebih baik.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia yang memiliki fitur terlengkap, mudah digunakan, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis di Indonesia.

Hanya dengan 4500 perhari, Anda bisa mendapatkan fitur terbaik seperti pencatatan pembukuan, membuat faktur dengan mudah, otomatisasi lebih dari 30 jenis laporan keuangan, mengatur banyak gudang, multi pengguna, dan masih banyak lagi.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.