Spend Culture dalam Bisnis: Pengertian dan Cara Optimasinya

Setiap perusahaan punya budaya pengeluaran atau spend culture yang unik. Sejak hari pertama berdiri, cara perusahaan mengelola pengeluaran dan pembayaran akan membentuk kebiasaan dalam tim.

Mungkin kamu belum pernah mendengar istilah ini sebelumnya, tapi spend culture sebenarnya memegang peranan penting. Budaya ini memengaruhi seluruh tim, meskipun dengan cara yang berbeda-beda.

Bagi karyawan di luar tim keuangan, budaya ini menentukan kapan dan bagaimana mereka boleh mengeluarkan biaya saat bekerja. Sementara itu, bagi tim keuangan, ini menyangkut seberapa besar kendali yang mereka miliki atas pengeluaran, serta apakah mereka dipandang sebagai mitra bisnis yang bisa dipercaya atau justru hanya sebagai pengawas anggaran.

Secara keseluruhan, culture yang ingin dibangun perusahaan akan memengaruhi cara menyusun kebijakan dan proses internal. Ini bisa menciptakan ruang gerak dan kepercayaan bagi tim, atau justru membebani mereka dengan birokrasi yang rumit.

Tapi sebelum membahas lebih jauh, ada satu pertanyaan mendasar yang perlu dijawab: apa sebenarnya yang dimaksud dengan spend culture?

Pada artikel kali ini kita akan memabahas apa itu spend culture dalam sebuah bisnis, cara menilainya, dan juga cara mengoptimasinya untuk membentuk culture yang lebih baik.

Apa itu Spend Culture?

Spend culture perusahaan adalah penilaian terhadap proses dan kebijakan yang mengatur pengeluaran operasionalnya. Apakah kebijakan tersebut sudah terstruktur dengan baik, mudah dipahami, dan diikuti oleh seluruh anggota tim?

Spend culture juga mencerminkan bagaimana anggota tim menghargai uang perusahaan, serta seberapa nyaman mereka dalam mengeluarkan dana pada situasi yang tepat.

Spend culture terbentuk dari beberapa faktor kunci:

1. Kebijakan pengeluaran atau biaya perusahaan yang formal
2. Anggaran tim (dan bagaimana anggaran tersebut ditentukan)
3. Sikap karyawan terhadap uang perusahaan
4. Aksesibilitas dana (ketika diperlukan)

Spend culture dapat diukur dalam spektrum yang dimulai dari yang tidak sehat hingga yang sehat.

Kemungkinan lain adalah spend culture perusahaan Anda belum didefinisikan sama sekali. Jika tidak ada kebijakan pengeluaran yang jelas, tidak ada harapan yang ditetapkan, dan hal ini tidak pernah dibahas, maka spend culture perusahaan Anda belum teridentifikasi.

Sayangnya, keadaan seperti ini hampir selalu menunjukkan spend culture yang tidak sehat.

Baca juga: Spend Analysis: Pengertian dan Tahapan Melakukannya dalam Bisnis

Mengapa Spend Culture Penting?

Pengeluaran perusahaan memiliki dampak langsung tidak hanya pada kas yang keluar dari perusahaan, tetapi juga pada berbagai aspek lainnya.

Tentunya, manajemen, investor, dan otoritas pajak ingin memastikan bahwa pengelolaan pengeluaran perusahaan berjalan dengan baik.

Namun, pengelolaan pengeluaran yang buruk juga bisa merusak moral tim.

Bagi tim keuangan, proses internal yang buruk membuat penutupan laporan bulanan menjadi mimpi buruk.

Mereka harus menghabiskan waktu berhari-hari untuk tugas yang sebenarnya bisa diselesaikan dalam hitungan menit, dan itu bukanlah tugas yang menyenangkan.

Karyawan juga sering kali tidak menyukai proses pengajuan laporan biaya, dan ini fakta yang sering diabaikan. Semakin banyak Anda bergantung pada proses yang usang ini, semakin buruk pula spend culture perusahaan Anda.

Secara keseluruhan, proses internal yang buruk cenderung membuat perusahaan kesulitan. Meskipun beberapa proses ini membutuhkan usaha besar untuk diperbaiki, pengelolaan pengeluaran yang kacau bukanlah salah satunya.

Budaya yang sehat sangat mungkin tercapai, asalkan Anda memahami situasi yang ada.

Baca juga: Spend Management: Manfaat, Tahapan, dan Strategi Mengelolanya

Parameter Spend Culture dalam Perusahaan yang Sehat

Mendefinisikan budaya perusahaan memang berguna jika Anda dapat meletakkannya dalam konteks perusahaan Anda sendiri. Apakah pengeluaran Anda sudah dikelola dengan baik? Bisakah Anda melihatnya dengan jelas?

Untuk membantu Anda mengevaluasi, kami membagi spend culture menjadi empat level, dari yang paling rendah hingga yang paling sehat.

Level 1: Hampir tidak ada

Level terendah dari spend culture biasanya ditemukan pada perusahaan yang belum memikirkan pengelolaan pengeluaran sama sekali. Hal ini sering terjadi pada startup muda yang berkembang pesat, atau beberapa bisnis yang dijalankan keluarga.

• Tim keuangan baru dan hanya berfungsi sebagai pendukung
• Pengeluaran operasional sebagian besar dilakukan secara pribadi dengan laporan biaya
• Pengendalian dan visibilitas pengeluaran terbatas—tim keuangan mengandalkan tanda terima fisik dan laporan kartu kredit bulanan
• Tidak ada alur persetujuan untuk pembayaran
• Kartu kredit perusahaan digunakan untuk transaksi yang sangat terbatas
• Kebijakan pengeluaran sangat sederhana atau bahkan tidak ada
• Excel adalah satu-satunya alat yang digunakan
• Laporan biaya dikirimkan melalui rantai email panjang yang sulit dilacak

Apa yang perlu Anda perhatikan?

Apakah ini situasi di perusahaan Anda? Apakah saatnya panik? Sebenarnya, tergantung pada prioritas perusahaan Anda saat ini. Jika bisnis baru dan biaya masih rendah, mungkin ada hal lain yang perlu lebih diprioritaskan.

Namun, jika perusahaan sudah berjalan beberapa tahun, memiliki pelanggan tetap dan pendapatan, dan masih belum memiliki kebijakan pengeluaran yang jelas, itu sudah menjadi masalah.

Level 2: Masih berjuang

Pada level ini, perusahaan sudah mulai memikirkan pengelolaan pengeluaran, tetapi umumnya dari sudut pandang “kontrol dan pembatasan.”

• Kebijakan pengeluaran dasar sudah ada dan alur persetujuan yang tidak efisien—misalnya, semua pengeluaran harus disetujui oleh manajer senior yang sama
• Tingkat kontrol yang tinggi berkat kebijakan yang ketat
• Otonomi tim terbatas, menciptakan banyak gesekan
• Banyak waktu yang dihabiskan oleh tim keuangan dan operasional untuk mengelola pengeluaran
• Menggunakan Excel dan alat pelacakan pengeluaran dasar
• Sebagian besar masih manual

Apa yang perlu Anda perhatikan?

“Kontrol dan pembatasan” adalah cara untuk mengelola pengeluaran, tetapi kami anggap ini sebagai bare minimum.

Ya, pengontrol keuangan perlu memastikan bahwa karyawan hanya mengeluarkan uang saat diperlukan dan telah disetujui.

Jadi, jika Anda tahu berapa banyak uang yang keluar, dan Anda mencegah pengeluaran yang tidak sesuai, itu sudah cukup baik.

Namun, pengelolaan pengeluaran lebih dari sekadar ini.

Baca juga: Struktur Departemen Keuangan dalam Bisnis dan Tips Memilihnya

Level 3: Baik, tapi belum sempurna

Pada level ini, perusahaan sudah menerapkan proses yang jelas dan serius dalam mengelola pengeluaran.

Namun, masih ada area yang perlu dioptimalkan atau disederhanakan, dan manajemen pengeluaran secara keseluruhan terasa terpisah-pisah.

• Kartu kredit perusahaan digunakan secara luas
• Kebijakan pengeluaran lebih fleksibel, tetapi masih ada banyak pembayaran yang tidak tercakup di dalamnya
• Alat dan teknologi memberikan visibilitas, tetapi ini terfragmentasi dan sulit untuk dikelola
• Banyak waktu yang dihabiskan untuk menggabungkan data dan menyelaraskan pembayaran
• Tim keuangan tidak memiliki visibilitas dan kontrol penuh terhadap pengeluaran operasional

Apa yang perlu Anda perhatikan?

Masalah terbesar di sini adalah apa yang terjadi setelah pengeluaran dilakukan—semua pekerjaan administrasi.

Ini adalah situasi yang dialami banyak perusahaan yang merasa sudah memiliki spend culture yang baik. Mereka memiliki tim keuangan yang besar, jadi apa masalahnya jika mereka menghabiskan waktu berhari-hari untuk menyelaraskan pembayaran?

Masalah besar dengan ini adalah bahwa sebenarnya tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk rekonsiliasi. Ada banyak alat yang dapat mengotomatisasi sebagian besar proses ini, memberikan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang lebih penting dan bernilai tambah.

Selain itu, fakta bahwa rekonsiliasi memakan waktu lama menunjukkan bahwa budaya pengeluaran Anda mungkin tidak sebaik yang Anda harapkan.

Seabagai solusi untuk manajemen keuangan dan rekonsiliasi transaksi yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi dengan fitur lengkap seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online yang sudah dipercaya oleh lebih dari 80 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.

Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Level 4: Spend culture yang sehat

Spend culture yang sehat adalah budaya di mana tim tidak perlu khawatir tentang mekanisme pengeluaran dan dapat fokus pada pemberian nilai lebih bagi perusahaan.

• Visibilitas penuh terhadap seluruh pengeluaran operasional secara real-time
• Tim keuangan mengendalikan pengeluaran, sementara karyawan memiliki otonomi
• Semua tim dapat mengelola anggaran mereka berdasarkan data langsung
• CFO dan tim keuangan adalah mitra strategis bagi pimpinan eksekutif
• Tingkat otomatisasi yang tinggi, dengan sebagian besar entri data manual dihilangkan

Apa yang perlu Anda perhatikan?

Mungkin terdengar utopia atau bahkan tidak realistis bagi sebagian besar perusahaan. Namun, sebenarnya, sedikit teknologi modern seperti penggunaan software akuntansi dapat mengubah budaya pengeluaran Anda dalam waktu singkat.

Ini membutuhkan dua elemen kunci: pertama, akses yang mudah (dan aman) ke dana perusahaan bagi pengeluaran. Ketika pembayaran dilakukan melalui saluran yang jelas dari perusahaan (dan bukan dengan uang pribadi), risiko menjadi lebih sedikit dan semuanya lebih mudah dikelola.

Elemen kedua adalah otomatisasi, tentu saja. Anda perlu beralih dari laporan pengeluaran berbasis kertas, persetujuan via email, dan apapun yang memerlukan proses repetitif untuk anggota tim Anda.

Jika Anda sudah melakukannya, Anda bisa menganggap budaya pengeluaran Anda sehat.

Baca juga:

5 Strategi untuk Melakukan Optimasi Spend Culture

Optimasi pengeluaran memang merupakan hal yang serius. Tapi, apa yang harus Anda lakukan untuk mendapatkan semua manfaatnya?

1. Mulailah dengan menganalisis situasi Anda saat ini

Ajukan pertanyaan ini kepada diri Anda sendiri: Bisakah Anda menyelesaikan masalah yang tidak Anda ketahui?

Tidak banyak, bukan?

Hal pertama yang harus Anda lakukan saat merencanakan optimasi pengeluaran adalah berhenti sejenak dan memperhatikan kebiasaan pengeluaran Anda di seluruh perusahaan.

Kumpulkan data dari semua departemen, periksa kembali sistem Anda, dan tinjau kinerja pemasok serta kontrak yang sudah Anda tandatangani. Jika semuanya sudah sempurna, maka tidak ada yang perlu dikhawatirkan.

Masalahnya?

Tidak ada yang benar-benar sempurna, jadi kemungkinan besar Anda akan menemukan beberapa masalah yang sebelumnya tidak ada sadari, seperti pengeluaran berulang yang tidak masuk akal, atau membayar beberapa pemasok untuk layanan yang sama.

Analisis pengeluaran yang dilakukan dengan baik akan menjadi dasar untuk menemukan tren negatif dan menunjukkan peluang untuk meraih keuntungan lebih.

2. Tinjau kembali cara Anda memilih pemasok

Harga yang bagus atau harga murah bukan selalu pilihan terbaik. Memang, dalam hal pengadaan, biaya penting, tetapi itu hanya sebagian kecil dari masalah yang harus diselesaikan.

Untuk memilih pemasok dengan benar, Anda harus melihat lebih dari sekadar aspek yang terlihat dan mempertimbangkan Total Cost of Ownership (TCO), serta faktor-faktor lain seperti keandalan, fleksibilitas, dukungan pelanggan, dan bahkan kesesuaian dengan tujuan keberlanjutan.

Dengan melakukan ini, Anda membangun dasar untuk memilih mitra yang benar-benar siap tumbuh bersama perusahaan Anda.

Baca juga: Procurement: Pengertian, Tahapan, Jenis, dan Tips Mengelolanya

3. Manfaatkan teknologi

Mengelola proses pengadaan dan semua pengeluaran yang terkait secara manual bisa sangat merepotkan bagi tim Anda.

Semakin banyak informasi yang mereka tangani, semakin besar kemungkinan mereka membuat kesalahan yang bisa mengganggu operasi Anda.

Alat manajemen pengeluaran seperti perangkat lunak pengadaan adalah cara yang sangat baik untuk mengkonsolidasikan semua data pengeluaran Anda, mengotomatiskan pekerjaan administratif sehari-hari, dan memprediksi tren penting agar bisnis bisa lebih siap.

4. Bangun hubungan baik dengan pemasok

Manajemen hubungan dengan pemasok tidak berakhir saat Anda memutuskan untuk menandatangani kontrak dengan pemasok baru.

Sebenarnya, di sinilah pekerjaan yang sesungguhnya dimulai.

Jaga komunikasi tetap lancar setiap saat, biasakan untuk menetapkan metrik kinerja, dan terus tinjau hasilnya. Lakukan percakapan dengan pemasok Anda yang lebih dari sekadar: “Pesanan Anda telah dikirim.”

Jika Anda bekerja dengan pemasok Anda seperti halnya dengan mitra bisnis lainnya, Anda bisa memastikan bahwa mereka akan siap membantu ketika diperlukan.

5. Buat ini menjadi bagian dari budaya perusahaan Anda

Optimasi pengeluaran bekerja dengan baik ketika ini menjadi tanggung jawab semua orang, bukan hanya tim keuangan.

Itu berarti mendorong budaya perusahaan di mana orang berpikir secara kritis tentang pengeluaran dan merasa diberdayakan untuk berbicara ketika mereka melihat ketidakefisienan.

Anda bisa melakukan ini dengan membuat data pengeluaran lebih terlihat di seluruh departemen, memberi penghargaan kepada tim yang mengusulkan ide penghematan biaya, dan mengkomunikasikan alasan di balik keputusan anggaran.

Semakin banyak orang yang memahami bagaimana tindakan mereka mempengaruhi kesehatan keuangan perusahaan, semakin hati-hati mereka dalam mengelola pengeluaran.

Dengan menerapkan strategi-strategi ini, Anda tidak hanya akan mengoptimalkan spend culture dalam bisnis, tetapi juga memperkuat budaya efisiensi dan pengelolaan sumber daya yang lebih baik di perusahaan Anda.

Baca juga: Manajemen Pengadaan: Pengertian, Manfaat, dan Tips Mengelolanya

Pada Intinya…

Spend culture atau budaya pengeluaran dalam bisnis memainkan peranan penting dalam mengelola pengeluaran operasional perusahaan.

Setiap perusahaan memiliki karakteristik spend culture yang berbeda-beda, yang dapat memengaruhi bagaimana tim keuangan dan karyawan lainnya mengelola pengeluaran.

Budaya ini mencakup kebijakan pengeluaran, sikap terhadap uang perusahaan, serta bagaimana proses pengeluaran dijalankan dalam organisasi.

Sebuah spend culture yang sehat memungkinkan perusahaan untuk mengelola pengeluarannya dengan lebih efisien, mengurangi biaya tidak perlu, dan mendorong transparansi serta kolaborasi antar tim.

Untuk mengoptimalkan spend culture, penting untuk memulai dengan menganalisis kebiasaan pengeluaran yang ada, meninjau kembali cara memilih pemasok, dan memanfaatkan teknologi untuk mengotomatiskan proses pengeluaran.

Analisis pengeluaran yang baik dapat membantu mengidentifikasi masalah yang mungkin tidak terlihat sebelumnya, seperti pengeluaran berulang atau pemborosan.

Selain itu, memilih pemasok yang tepat berdasarkan Total Cost of Ownership (TCO) dan faktor-faktor lainnya dapat memberikan hasil jangka panjang yang lebih baik bagi perusahaan.

Untuk mempermudah dan meningkatkan efisiensi pengelolaan pengeluaran, perusahaan dapat menggunakan software akuntansi seperti Kledo.

Dengan Kledo, Anda dapat memantau pengeluaran secara real-time, mengelola anggaran dengan lebih mudah, dan mengotomatisasi proses yang selama ini memakan banyak waktu.

Kledo memberikan kemudahan dalam mengelola keuangan perusahaan, yang memungkinkan tim untuk fokus pada hal-hal yang lebih strategis.

Cobalah Kledo secara gratis selama 14 hari dan rasakan langsung manfaatnya dalam mengoptimalkan spend culture perusahaan Anda melalui tautan ini.