Dalam lingkungan bisnis yang serba cepat saat ini, proses order to cash (O2C atau OTC) sangat penting bagi kinerja keuangan organisasi.
Proses O2C yang optimal membantu perusahaan meningkatkan efisiensi secara signifikan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mengurangi biaya operasional.
Pada artikel kali ini kita akan mempelajari praktik terbaik dan strategi utama untuk mengoptimalkan proses order to cash atau O2C Anda, yang mencakup aspek penting seperti otomatisasi, integrasi data, dan manajemen alur kerja.
Dengan menerapkan rekomendasi ini, Anda dapat mempercepat arus kas, meminimalkan kesalahan, dan mendapatkan keunggulan kompetitif dalam lanskap pasar yang semakin menuntut lebih.
Apa yang Dimaksud dengan Proses Order To Cash (O2C)?
Proses order to cash (O2C) adalah rangkaian peristiwa penting dalam siklus penjualan bisnis, yang mencakup seluruh perjalanan mulai dari menerima pesanan pelanggan hingga mengumpulkan pembayaran.
Proses end-to-end ini melibatkan beberapa tahap: entri pesanan, pemenuhan pesanan, pembuatan faktur, proses pembayaran, dan pengumpulan uang tunai.
Proses O2C yang terstruktur dengan baik memastikan pelaksanaan transaksi penjualan yang efisien, akurat, dan tepat waktu. Ketika pesanan telah dibayar, tim mengevaluasi dan menganalisis pengalaman pembeli dalam langkah-langkah proses O2C untuk mengoptimalkan siklus dan meningkatkannya.
Baca juga: Contoh dan Cara Membuat Jurnal Penyesuaian Perlengkapan
Bagaimana Siklus Proses Order To Cash (O2C)?
Siklus proses oder-to-cash (O2C) adalah serangkaian aktivitas yang saling berhubungan yang dilakukan bisnis, mulai dari menerima pesanan pelanggan hingga berhasil memperoleh pembayaran. Ini penting untuk menjaga kesejahteraan finansial perusahaan dan hubungan pelanggan.
Siklus proses O2C terdiri dari:
- Penerimaan pesanan
- Manajemen dan evaluasi kredit
- Eksekusi pesanan
- Pemantauan pengiriman
- Penagihan
- Penerimaan pembayaran
- Manajemen piutang
- Alokasi pembayaran
- Analisis kinerja
Baca juga: 50 Contoh Kata Promosi Skincare yang Efektif dan Menarik Pembeli
Pentingnya Proses O2C dalam Bisnis
Proses order to cash (O2C) yang efisien sangat penting bagi organisasi yang ingin unggul dalam lanskap kompetitif saat ini.
Perusahaan dapat meningkatkan arus kas dan likuiditas secara signifikan dengan menyederhanakan siklus O2C. Ini akan membantu Anda memenuhi kewajiban keuangan pada waktu yang tepat.
Selain itu, proses O2C yang dioptimalkan dengan baik mengurangi biaya operasional, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan skalabilitas, sehingga memungkinkan bisnis menangani peningkatan volume pesanan dengan lancar.
Namun, beberapa operasi, seperti manajemen persediaan dan rantai pasokan, memengaruhi proses O2C perusahaan. Anda harus memastikan area ini berfungsi dengan lancar untuk memberikan pengalaman pesanan hingga uang tunai yang berkesan kepada pelanggan Anda.
Ketika Anda memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa, itu menjadi keunggulan kompetitif bagi organisasi Anda. Kuncinya adalah menyederhanakan proses sehingga tidak merepotkan pembeli.
Tim Anda dapat melakukannya dengan mendapatkan visibilitas dan kontrol waktu nyata atas proses, sehingga memungkinkan semua pemangku kepentingan mengakses data dan status proses secara waktu nyata.
Baca juga: Download Contoh Surat Kenaikan Harga dan Tips Membuatnya
Manfaat dari Proses Order To Cash yang Efisien
Proses order to cash (O2C) yang efisien menawarkan banyak manfaat bagi perusahaan, mendorong pertumbuhan dan kesuksesan di pasar yang semakin kompetitif. Keuntungan utama dari proses O2C yang efisien adalah sebagai berikut:
1. Penerimaan kas yang lebih cepat
Dengan mengurangi waktu antara penempatan pesanan dan pengumpulan pembayaran, perusahaan dapat meningkatkan likuiditas, memungkinkan mereka mendanai strategi pertumbuhan dan memenuhi kewajiban keuangan.
2. Pengurangan biaya
Mengoptimalkan proses O2C meminimalkan tugas manual, redundansi, dan kesalahan, sehingga menurunkan biaya operasional dan meningkatkan profitabilitas.
3. Peningkatan pengalaman pelanggan
Proses O2C yang lancar memastikan pengiriman tepat waktu, pembuatan faktur yang akurat, dan komunikasi yang transparan, sehingga meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.
4. Skalabilitas yang lebih besar
Proses O2C yang efisien dapat beradaptasi dengan peningkatan volume dan kompleksitas pesanan, memfasilitasi kelancaran ekspansi selama periode pertumbuhan bisnis.
5. Pengambilan keputusan yang lebih baik
Proses O2C yang disederhanakan menawarkan wawasan real-time mengenai status pesanan, proses pembayaran, dan manajemen piutang, sehingga memberdayakan bisnis untuk membuat keputusan yang tepat dan secara proaktif mengatasi masalah.
6. Peningkatan metrik keuangan
Pengumpulan pembayaran yang lebih cepat dan pengurangan day sales outstanding (DSO) berkontribusi pada kinerja keuangan yang lebih baik, sehingga memperkuat kesehatan keuangan perusahaan.
7. Meningkatkan keunggulan kompetitif
Dengan memberikan pengalaman pembelian yang luar biasa melalui proses O2C yang dioptimalkan, bisnis dapat membedakan dirinya dari pesaing dan meraih pangsa pasar yang lebih besar.
Baca juga: YoY Analysis: Pengertian, Cara Hitung, dan Contohnya
Langkah dan Tahapan dalam Proses Order To Cash
Proses order to cash merupakan aspek krusial dalam kinerja keuangan dan operasional perusahaan. Ini mencakup seluruh siklus transaksi penjualan dari saat pesanan pelanggan diterima hingga titik pengumpulan pembayaran.
Manajemen proses O2C yang efisien menghasilkan peningkatan pendapatan dan peningkatan arus kas serta meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memastikan transaksi yang lancar.
Proses komprehensif ini biasanya melibatkan tahapan berikut:
1. Manajemen pesanan
Tahap ini melibatkan penerimaan, pemrosesan, dan konfirmasi pesanan pelanggan sambil memastikan keakuratan dan kelengkapan. Ini memerlukan verifikasi rincian pesanan, konfirmasi ketersediaan produk, dan komunikasi konfirmasi pesanan kepada pelanggan.
Sistem pemrosesan pesanan yang efisien sangat penting untuk mengurangi kesalahan dan menjaga kepuasan pelanggan. Berikut adalah beberapa aktivitas yang termasuk dalam proses manajemen pesanan.
- Penempatan pesanan: Pelanggan memesan produk atau layanan yang ingin mereka beli.
- Pengambilan pesanan: Perusahaan mencatat rincian pesanan, seperti spesifikasi produk atau layanan, jumlah, harga, dan informasi pelanggan.
- Validasi pesanan: Perusahaan memverifikasi informasi pesanan pembelian untuk keakuratan dan kelengkapan, memastikan semua data yang diperlukan tersedia untuk melanjutkan pesanan.
- Konfirmasi pesanan: Perusahaan mengirimkan konfirmasi kepada pelanggan, mengakui penerimaan pesanan dan memberikan rincian seperti perkiraan tanggal pengiriman, syarat pembayaran, dan informasi relevan lainnya.
- Entri pesanan: Perusahaan memasukkan pesanan ke dalam perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) atau sistem manajemen pesanan (OMS) untuk diproses dan dipenuhi lebih lanjut.
2. Penilaian kredit
Ini adalah langkah penting yang melibatkan evaluasi kelayakan kredit pelanggan sebelum memperpanjang jangka waktu kredit untuk dijual.
Hal ini bertujuan untuk meminimalkan risiko gagal bayar atau keterlambatan pembayaran, melindungi arus kas perusahaan dan mengurangi kemungkinan terjadinya kredit macet.
Evaluasi ini membantu bisnis membuat keputusan yang tepat mengenai pemberian kredit dan mengelola risiko keuangan yang terkait dengan pelanggan mereka.
Umumnya, proses penilaian kredit menganalisis riwayat keuangan pelanggan, perilaku pembayaran, dan stabilitas keuangan secara keseluruhan.
Lebih lanjut, ketika perusahaan memeriksa faktor-faktor seperti skor, sejarah, dll., mereka dapat menilai kemampuan pelanggan untuk memenuhi kewajiban keuangan.
Perusahaan dapat menetapkan syarat pembayaran, proses persetujuan, dan batas kredit yang sesuai untuk setiap pelanggan dengan melakukan penilaian kredit yang komprehensif.
Hal ini memastikan bisnis mempertahankan arus kas masuk dan keluar yang sehat sekaligus memitigasi potensi risiko yang terkait dengan pemberian kredit kepada pelanggan yang mungkin perlu memiliki keandalan finansial.
Selain itu, penilaian kredit yang berkelanjutan dapat membantu bisnis mengidentifikasi perubahan dalam situasi keuangan pelanggannya dan menyesuaikan persyaratan kredit.
Pendekatan proaktif ini memungkinkan perusahaan untuk merespons potensi masalah dengan segera, sehingga mencegah potensi kerugian finansial.
3. Pemenuhan pesanan
Pemenuhan pesanan merupakan komponen integral dari proses order to cash (O2C) yang melibatkan pelaksanaan semua tugas yang diperlukan untuk mengirimkan produk pesanan ke pelanggan secara efisien dan akurat.
Proses pemenuhan pesanan biasanya terdiri dari beberapa tahap, yang meliputi:
- Pengambilan pesanan melibatkan pencarian dan pengambilan produk yang dipesan dari inventaris gudang. Hal ini memerlukan pengelolaan yang hati-hati untuk mengurangi ketidakakuratan.
- Pengemasan pesanan mencakup pengamanan barang yang dipilih dalam kemasan yang sesuai untuk melindunginya selama transit. Kemasannya harus mematuhi standar dan pedoman industri untuk memastikan produk sampai ke pelanggan dalam kondisi sempurna.
- Pelabelan dan dokumentasi terdiri dari pelekatan label pengiriman dan dokumentasi apa pun yang diperlukan, seperti formulir pabean atau faktur, pada pesanan yang dikemas. Ini memastikan pesanan ditangani dengan benar dan mematuhi peraturan yang berlaku.
- Pengiriman pesanan dan transportasi mencakup pemilihan operator dan metode pengiriman yang tepat untuk mengangkut pesanan ke pelanggan. Tahap ini memerlukan keseimbangan efisiensi biaya, kecepatan, dan keandalan untuk mengoptimalkan kinerja pengiriman dan menjaga kepuasan pelanggan.
Baca juga: Tertarik Bisnis Rice Bowl? Ini Modal Awal yang Anda Butuhkan
4. Pelacakan dan pembaruan pesanan
Memantau proses pengiriman dan memberikan pembaruan status pesanan secara real-time kepada pelanggan sangat penting untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun kepercayaan.
Perusahaan harus berinvestasi pada sistem pelacakan canggih yang memungkinkan pelanggan melacak pesanan mereka di setiap tahap proses pengiriman, sehingga memastikan transparansi dan meminimalkan potensi masalah.
5. Pembuatan faktur dan pemrosesan pembayaran
Menghasilkan faktur yang akurat dan tepat waktu sangat penting untuk pengelolaan keuangan yang tepat. Pastikan faktur menyertakan semua detail yang relevan seperti harga produk, pajak, diskon, dan biaya pengiriman.
Praktik penagihan yang efisien memastikan pembayaran tepat waktu dan mengurangi kemungkinan perselisihan dan perbedaan, sehingga menghasilkan operasional keuangan yang lebih lancar.
Pemrosesan pembayaran melibatkan penerimaan dan pemrosesan pembayaran pelanggan melalui berbagai saluran. Menerapkan langkah-langkah keamanan pembayaran yang kuat sangat penting untuk menjaga informasi sensitif pelanggan dan menjaga kepercayaan.
6. Manajemen piutang
Manajemen piutang merupakan aspek penting dalam proses order to cash (O2C) suatu perusahaan. Ini berfokus pada pelacakan, pemantauan, dan pengumpulan pembayaran pelanggan terutang secara efisien, memberikan arus kas yang sehat dan stabilitas jangka panjang untuk bisnis Anda.
Komponen utama manajemen piutang meliputi:
- Pengendalian kredit menerapkan kebijakan dan prosedur untuk mengevaluasi kelayakan kredit nasabah, menetapkan syarat pembayaran yang tepat, dan meminimalkan risiko gagal bayar.
- Sistem faktur memonitor status faktur yang diterbitkan, memastikan keakuratan.
- Pengingat pembayaran mendorong pelanggan baru untuk segera melunasi tagihan terutang mereka.
- Penagihan adalah proses dimana berbagai strategi, seperti menegosiasikan rencana pembayaran atau melibatkan agen penagihan, untuk memulihkan pembayaran yang telah jatuh tempo dari pelanggan yang menunggak.
- Analisis penuaan meninjau usia tagihan terutang untuk mengidentifikasi pelanggan yang membayar lambat dan menerapkan langkah-langkah yang diperlukan untuk mempercepat pembayaran.
- Manajemen utang buruk mengidentifikasi piutang tak tertagih sambil mengambil langkah-langkah untuk memitigasi kerugian di masa depan dengan mengevaluasi kebijakan kredit dan profil pelanggan.
- Pelaporan dan analisis mengevaluasi data piutang untuk mengidentifikasi tren, menilai kinerja, dan menginformasikan pengambilan keputusan untuk perbaikan berkelanjutan.
7. Pelaporan keuangan
Pelaporan keuangan melibatkan pemantauan key performance indicator (KPI), seperti hari days sales outstanding (DSO), perputaran piutang, dan siklus konversi kas.
Menganalisis dan melaporkan efektivitas proses OTC sangat penting untuk mendukung pengambilan keputusan dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Dengan menganalisis metrik ini, Anda dapat memperoleh wawasan yang dapat ditindaklanjuti mengenai efisiensi proses O2C Anda dan membuat keputusan berdasarkan data untuk mengoptimalkan operasinya.
Berinvestasi pada sistem canggih dan teknologi otomasi, menyederhanakan proses, dan menetapkan prosedur yang jelas adalah cara perusahaan dapat mengoptimalkan proses O2C mereka.
Baca juga: 50+ Kata Promosi Jualan Makanan dan Minuman yang Menarik Pembeli
Contoh Proses Order To Cash
Di bawah ini adalah alur kerja khas dari proses order to cash. Proses sebenarnya mungkin berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya.
- Manajemen penawaran. Klien meminta penawaran untuk pesanan yang ingin mereka lakukan.
- Manajemen pesanan. Pelanggan membuat keputusan akhir dan melakukan pemesanan.
- Pemenuhan pesanan dan pembuatan faktur. Perusahaan mengirimkan pesanan dan membuat faktur
- Pengumpulan pembayaran. Klien membayar pesanan.
- Pembuatan tanda terima. Perusahaan mengirimkan tanda terima setelah menerima pembayaran klien.
Di beberapa industri, proses pemenuhan pesanan mungkin dilakukan setelah pengumpulan pembayaran.
Misalnya, pelanggan mendapatkan kepemilikan apartemen hanya ketika mereka telah menyelesaikan semua pembayaran dengan bisnis di bidang real estat dan konstruksi.
Baca juga: 10 Rekomendasi Usaha Langka Tapi Sangat Menguntungkan
Bagaimana Cara Mengoptimalkan Proses Order To Cash?
Saat berencana untuk meningkatkan proses O2C Anda, ingatlah faktor-faktor berikut:
- Pedoman terstandar: Menetapkan serangkaian pedoman yang jelas dan ringkas dapat membantu karyawan dalam menavigasi proses O2C organisasi Anda secara efektif.
- Efektivitas software akuntansi: Banyak sistem dan platform akuntansi tersedia untuk mendukung pemilik bisnis dengan manajemen buku besar, hutang dan piutang, dan manajemen aset dalam proses O2C, salah satunya adalah Kledo yang bisa Anda coba secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
- Penerapan faktur digital: Meskipun beberapa bisnis masih mengandalkan metode faktur pelanggan tradisional, transisi ke faktur digital meningkatkan efisiensi sekaligus menghemat banyak waktu Anda.
- Pemantauan dan evaluasi rutin: Menganalisis data secara konsisten dari proses O2C Anda dapat mengungkap pola yang menyoroti area yang perlu diperbaiki, seperti prosedur yang berlebihan, pelanggan yang selalu terlambat membayar, atau keluhan pelanggan yang berulang.
Mengatasi masalah ini secara proaktif dapat menghasilkan proses O2C yang lebih efisien dan efektif sekaligus melakukan optimalisasi yang tepat.
Baca juga: Pentingnya Komite Audit Dalam Sebuah Perusahaan
Tips Terbaik untuk Mengoptimalkan Proses Order To Cash
Berikut adalah beberapa praktitk terbaik yang dapat Anda terapkan untuk mengoptimalkan proses order to cash di organisasi Anda.
1. Evaluasi proses Anda saat ini
Mengoptimalkan proses O2C dimulai dengan menilai proses saat ini, serupa dengan audit rutin yang penting untuk bisnis eCommerce.
Analisis setidaknya 7-10 transaksi melalui seluruh proses O2C untuk mendeteksi masalah dan anomali sistematis.
Evaluasi transaksi untuk mengetahui titik-titik buta, langkah-langkah yang memakan waktu, dan area potensial untuk otomatisasi atau standardisasi.
Berinvestasi dalam Sistem Manajemen Inventaris sangat penting bagi bisnis yang menjual produk fisik, karena manajemen inventaris manual memiliki keterbatasan.
2. Mengotomatiskan alur kerja penagihan dan pengumpulan tagihan
Mengotomatiskan alur kerja penagihan dan pengumpulan sangat penting untuk usaha kecil hingga menengah. Software akuntansi yang memiliki fitur otomatis membantu Anda mengotomatiskan alur kerja dan menyediakan cara mudah untuk merekonsiliasi pembayaran dan memastikan akuntansi yang tepat.
Alur kerja ini antara lain menangani pembuatan faktur dan pengingat tindak lanjut.
3. Mempelajari dan mengadopsi teknologi yang tepat
Mempelajari proses O2C dari bisnis serupa juga bisa Anda lakukan. Banyak perusahaan yang bersedia membagikan praktik dan alur kerja terbaik O2C mereka.
Beberapa bahkan mempublikasikan proses mereka secara online, jadi mencari bantuan dan membayarkannya sangatlah penting.
Terakhir, pemanfaatan teknologi dan integrasi memastikan komunikasi yang lancar antara platform software dan database. CRM, IMS, dan software akuntansi Anda harus bertukar data secara efektif, sedangkan IMS harus disinkronkan dengan platform penyedia pengiriman.
Baca juga: 10 Ide Jualan Makanan Ringan Khas Indonesia yang Layak Dicoba
Kesimpulan
Mengetahui apa itu order to cash merupakan hal penting bagi Anda pemilik bisnis yang menjual barang atau produk agar penerimaan kas dalam bisnis lebih cepat dan meningkatkan kepuasan pelanggan Anda.
Tapi proses ini bukanlah proses yang mudah. Dibutuhkan riset mendalam tentang karakteristik dan kebutuhan bisnis Anda juga tools yang saling terintegrasi untuk memaksimalkan proses order to cash.
Pastikan Anda memilih software akuntansi yang memiliki fitur integrasi terlengkap seperti Kledo.
Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah melakukan integrasi dengan sistem POS atau aplikasi kasir, sistem HR, dan akun bank secara aman dan mudah.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis melalui tautan ini.
