Di dalam dunia administrasi, surat pertanggungjawaban dibutuhkan sebagai bentuk tanggung jawab atas penggunaan dana ataupun pelaksanaan kegiatan tertentu.
Di dalam surat pertanggungjawaban atau SPJ terdiri dari bukti-bukti fisik, mulai dari kuitansi, nota, tiket, dan lainnya yang menunjukkan dana atau tugas telah digunakan dengan baik.
SPJ ini menjadi bagian yang tidak bisa dipisah dari bisnis karena bisnis dan penggunaan dana jadi hal yang tidak dapat dipisahkan.
Lalu bagaimana cara membuat SPJ ini dan apa saja komponen yang dimilikinya?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai surat pertanggungjawaban, mulai dari fungsi, komponen, format, contoh, hingga cara membuatnya.
Untuk penjelasan lengkapnya Anda dapat membacanya di bawah ini:
Apa Fungsi dari Surat Pertanggungjawaban?
Dalam jurnal yang berjudul Analisis Permasalahan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Pada Panti Asuhan di Dinas Sosial P3A Kabupaten Ponorogo dijelaskan bahwa Surat Pertanggungjawaban (SPJ) adalah laporan yang memuat rincian anggaran kegiatan yang telah dilaksanakan.
Masih dari jurnal yang sama, menurut Ikbal dan Leni (2016), Surat Pertanggungjawaban (SPJ) adalah suatu laporan yang terorganisir memuat paparan penggunaan anggaran dalam suatu kegiatan.
SPJ ini dilampirkan sebagai bentuk transparansi keuangan, juga sebagai bukti kredibilitas penyelenggara kegiatan.
Dalam jurnal berjudul Administrasi Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) yang dipublikasi oleh Universitas Djuanda dijelaskan bahwa SPJ memiliki fungsi sebagai mekanisme pertanggungjawaban atas pengeluaran uang (belanja) dan evaluasi kinerja yang telah dicapai.
Selain itu SPJ juga berfungsi sebagai alat evaluasi terhadap keseluruhan proses dan hasil kegiatan.
SPJ ini dapat dijadikan sebagai referensi untuk meningkatkan kualitas SPJ di masa depan.
Secara umum, SPJ memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Sebagai Bukti Pertanggungjawaban Keuangan
SPJ memiliki fungsi sebagai bukti pertanggungjawaban keuangan.
Di dalam SPJ ini dijelaskan bahwa benar dana telah digunakan sebagaimana peruntukannya yang dilengkapi dengan bukti sah seperti nota ataupun kuitansi.
2. Bentuk Transparansi dan Akuntabilitas
Dengan adanya SPJ juga berfungsi sebagai transparansi dan akuntabilitas.
SPJ ini sebagai penjamin bahwa pengelolaan uang telah dilakukan secara transparan dan akuntabilitas.
3. Dokumen Melengkapi Audit
SPJ juga berfungsi sebagai fokumen yang melengkapi audit keuangan.
Ketika terjadi pemeriksaan keuangan atau audit, SPJ dapat dijadikan sebagai dokumen yang memverifikasi keabsahan pengeluaran keuangan.
4. Dasar Evaluasi Kegiatan
SPJ juga dijadikan sebagai dasar evaluasi kegiatan.
SPJ dapat digunakan untuk menilai kinerja, mencapai target, hingga sebagai efisiensi penggunaan anggaran.
5. Persyaratan Pencairan Dana
Fungsi berikutnya adalah sebagai persyaratan pencairan dana.
Ini biasanya berlaku untuk tahap berikutnya di dalam sebuah kegiatan.
6. Sebagai Acuan Kebijakan di Masa Depan
SPJ juga membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan dan merencanakan kegiatan dengan lebih baik di masa yang akan datang.
Apa Saja Komponen dalam Surat Pertanggungjawaban?
Dalam SPJ, terdapat komponen-komponen sebagai berikut:
1. Bagian Pengantar
Komponen yang pertama adalah bagian pengantar surat atau cover surat.
Pada bagian ini dijelaskan apa isi dari surat ini, yakni sebagai bentuk pertanggungjawaban dari kegiatan.
2. Daftar Penggunaan Dana
Komponen yang kedua adalah daftar penggunaan dana.
Di sini dijelaskan apa saja pengeluaran yang digunakan untuk kegiatan tersebut.
3. Bukti Transaksi
Dalam SPJ juga berisi bukti transaksi, yakni berupa kuitansi hingga nota yang digunakan untuk pembelanjaan kegiatan.
Bukti transaksi ini nantinya dilampirkan di surat pertanggungjawaban.
4. Tanda Tangan Pihak yang Bertanggung Jawab
Komponen berikutnya adalah tanda tangan pihak yang bertanggung jawab.
Pihak yang bertanggung jawab ini dapat berupa ketua kegiatan ataupun wakil ketua hingga sekretaris atau bendahara kegiatan.
5. Ringkasan Pengeluaran
Komponen yang terakhir adalah ringkasan pengeluaran.
Di bagian ini dijelaskan apa saja pengeluaran yang digunakan untuk kegiatan yang dibuat dalam bentuk tabel.
Kapan Surat Pertanggungjawaban Digunakan?
SPJ digunakan pada situasi berikut ini:
1. Telah Menyelesaikan Penggunaan Dana untuk Kegiatan
Pertama, SPJ digunakan ketika telah menyelesaikan penggunaan dana yang digunakan untuk kegiatan.
Ketika kegiatan telah selesai digunakan, SPJ ini dibuat sebagai bentuk tanggung jawab penggunaan dana.
Melalui SPJ ini juga dapat diketahui untuk apa saja dana digunakan yang dibuat secara jelas dan transparan.
2. Ketika Membutuhkan Pencairan Dana Lanjutan
SPJ juga digunakan ketika membutuhkan pencairan dana lanjutan.
Setiap dana yang dikeluarkan instansi untuk kegiatan tentunya harus dapat dipertanggungjawabkan.
Ini termasuk ketika membutuhkan dana lanjutan, pihak yang mengajukannya harus membuat SPJ sebagai bentuk tanggung jawab atas dana yang telah diberikan sebelumnya.
Tanpa SPJ ini, pihak dari perusahaan atau instansi dapat menolak pengajuan dana lanjutan.
3. Membutuhkan Pengadaan atau Belanja Barang/Jasa
SPJ juga dibutuhkan ketika pengadaan atau belanja barang atau jasa untuk kegiatan.
Ketika pihak penyelenggara kegiatan ingin mengadakan atau belanja barang/jasa, dibutuhkan SPJ sebagai bentuk pengajuannya.
Contoh Surat Pertanggungjawaban
Untuk memudahkan Anda dalam membuat SPJ, berikut contoh SPJ untuk Anda:
Untuk lebih lengkapnya mengenai contoh SPJ ini, Anda dapat mengunduhnya di bawah ini:
Download Contoh Surat Pertanggungjawaban Doc
Download Contoh Surat Pertanggungjawaban PDF
Bagaimana Mekanisme Penyusunan Surat Pertanggungjawaban?
Dilansir dari Kumparan, dari Buku Panduan Mekanisme Penyusunan Dokumen Pertanggungjawaban (SPJ) (2021) karya Putri Anggraeni, S.E, untuk membuat SPJ, berikut mekanisme yang dapat dilakukan:
Tahapan 1
Setelah kegiatan selesai dilaksanakan, pihak Pejabat Pelaksana Teknik Kegiatan atau PPTK wajib menyampaikan dokumen pertanggungjawaban atau SPJ kepada pihak bendahara paling lambat 14 hari kalender terhitung sejak pencairan dana.
Keseluruhan dokumen SPJ ini disusun secara rapi dan dimasukkan ke dalam map, kemudian PPTK dapat menyerahkan dokumen ini kepada pihak verifikator.
Tahapan 2
Pada tahapan kedua verifikator melakukan pemeriksaan kesesuaian dokumen SPJ.
Jika dokumen SPJ todak sesuai, maka verifikator dapat mengembalikan berkas kepada PPTK dengan mencantumkan register berisi catatan alasan pengembalian berkas untuk diperbaiki.
Jika dokumen tersebut telah sesuai, maka dokumen akan diserahkan kepada bendahara pengeluaran.
Tahapan 3
Pada tahapan ketiga ini bendahara pengeluaran akan melakukan pengecekan ulang nilai dan kesesuaian belanja yang ada di dalam dokumen SPJ dan Daftar Pelaksanaan Anggaran (DPA).
Jika telah sesuai, maka bendahara akan memberikan dokumen SPJ ini kepada Pejabat Penatausahaan Keuangan-Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPK-SKPD).
Tahapan 4
Pada tahapan ini akan dilakukan verifikasi lebih lanjut dan menandatangani dokumen SPJ sebagai bentuk pertanggungjawaban dari hasil verifikasi.
Hasil verifikasi dokumen SPJ ini akan dikembalikan kepada Bendahara Pengeluaran untuk disampaikan kepada Pengguna Anggaran (PA) dan melakukan perbaikan.
Tahapan 5
Pihak PA akan melakukan pemeriksaan kembali dokumen SPJ dan memberikan persetujuan atau penolakan dari hasil verifikasi tersebut.
Perbedaan Surat Pertanggungjawaban dan Laporan Pertanggungjawaban
Selain SPJ, ketika membahas sebuah kegiatan, maka tidak bisa dipisahkan dari Laporan Pertanggungjawaban atau LPJ.
Lalu apa perbedaan antara LPJ dan SPJ ini?
Berikut penjelasan perbedaan SPJ dan LPJ yang dijelaskan dalam bentuk tabel:
| Aspek Perbedaan | SPJ | LPJ |
| Bentuk Dokumen | Berisi bukti transaksi dan administrasi | Penjelasan pelaksanaan dan evaluasi dari kegiatan |
| Tujuan | Menjelaskan penggunaan dana secara fisik | Untuk melaporkan hasil dan proses dari kegiatan |
| Komponen Utama | Kuitansi, nota, dan daftar pengeluaran | Tujuan, pelaksanaan, hasil, dan evaluasi |
| Waktu Pembuatan | Setelah dana digunakan | Setelah kegiatan selesai dilaksanakan |
| Fokus | Penggunaan dana | Pelaksanaan dan hasil dari kegiatan |
| Digunakan oleh | Bendahara, pengelola dana | Penanggung jawab kegiatan dan pelaksana program |
| Sifat | Administratif dan legal | Evaluatif dan dokumentatif |
Untuk penjelasan lengkapnya mengenai perbedaan SPJ dan LPJ Anda dapat menyimaknya pada artikel Perbedaan SPJ dan LPJ ini.
Anda juga dapat mendownload contoh laporan pertanggungjawaban di artikel Download Contoh Laporan Pertanggungjawaban ini.
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai surat pertanggungjawaban yang dapat menjadi referensi untuk Anda.
Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa surat pertanggungjawaban merupakan laporan yang memuat rincian anggaran kegiatan yang telah dilaksanakan.
Dalam pelaksanaan kegiatan, SPJ ini memegang peranan penting sebagai bentuk tanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan.
Surat ini fungsi sebagai mekanisme pertanggungjawaban atas pengeluaran uang (belanja) dan evaluasi kinerja yang telah dicapai.
Untuk memudahkan pengelolaan keuangan perusahaan, pastikan Anda menggunakan software akuntansi dari Kledo.
Kledo merupakan software akuntansi yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan keuangan di perusahaan.
Kledo juga dilengkapi dengan fitur laporan keuangan, di mana dengan fitur ini membuat laporan keuangan menjadi lebih mudah dan cepat.
Daftar Kledo sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Download Contoh Laporan Pertanggungjawaban Gratis Docs - 12 Mei 2026
- Perbedaan SPJ dan LPJ dari Fungsi dan Komponennya - 12 Mei 2026
- Contoh Surat Pertanggungjawaban dan Fungsinya - 12 Mei 2026