Proses tutup kasir (shift kasir) merupakan langkah penting dalam operasional bisnis yang berfungsi untuk memastikan akurasi dan keamanan transaksi harian.
Proses ini melibatkan pencatatan dan pengecekan semua transaksi yang terjadi selama hari kerja, serta memastikan bahwa total uang tunai dan pembayaran elektronik sesuai dengan laporan penjualan.
Tanpa prosedur tutup kasir yang tepat, bisnis berisiko mengalami kesalahan pencatatan, kebocoran keuangan, dan kesulitan dalam mengidentifikasi masalah transaksi.
Karena pentingnya proses ini dan risiko yang ditimbulkan oleh kesalahan, artikel ini akan membahas prosedur tutup kasir yang tepat. Dengan mengikuti prosedur yang benar, bisnis dapat menjaga integritas laporan keuangan mereka dan memastikan operasional yang lancar serta terpercaya.
Apa itu Tutup Kasir?
Tutup kasir adalah proses akhir hari kerja dimana kasir atau manajer toko melakukan penutupan transaksi penjualan yang terjadi pada hari tersebut. Proses ini mencakup beberapa langkah, termasuk menghitung uang tunai, mencatat total penjualan, dan memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar.
Tujuan utama dari tutup kasir adalah untuk memastikan bahwa jumlah uang tunai di laci kasir sesuai dengan laporan penjualan yang tercatat dalam sistem.
Baca juga: Mesin EDC Adalah: Berikut Jenis, Cara Kerja, dan Fungsinya untuk Bisnis
Mengapa Tutup Kasir Penting?
Proses tutup kasir mungkin tampak seperti rutinitas sederhana di akhir hari kerja, namun sebenarnya memiliki peranan yang sangat penting dalam manajemen keuangan bisnis ritel.
Tutup kasir adalah langkah penutup yang penting untuk memastikan bahwa semua transaksi pada hari tersebut tercatat dengan akurat dan uang tunai serta non-tunai yang diterima sesuai dengan laporan penjualan. Mari kita bahas lebih mendalam mengapa tutup kasir begitu penting bagi sebuah bisnis.
Menjamin akuntabilitas keuangan
Salah satu tujuan utama dari tutup shift ialan memastikan bahwa semua uang yang masuk tercatat dengan benar dan tidak ada kebocoran dana. Dengan mencocokkan jumlah uang tunai di laci kasir dengan laporan penjualan harian, bisnis dapat mendeteksi adanya perbedaan yang mungkin terjadi akibat kesalahan manusia atau kecurangan.
Hal ini membantu menjaga akuntabilitas keuangan dan memastikan bahwa setiap rupiah yang masuk atau keluar dapat dipertanggungjawabkan.
Mencegah kecurangan dan kesalahan
Proses tutup kasir yang teratur dan disiplin sangat efektif dalam mencegah kecurangan oleh karyawan maupun kesalahan input. Ketika kasir tahu bahwa setiap hari akan ada pemeriksaan menyeluruh terhadap transaksi yang mereka lakukan, ini menciptakan lingkungan kerja yang lebih transparan dan jujur.
Selain itu, kesalahan seperti salah memasukkan jumlah transaksi atau memberikan kembalian yang salah dapat segera diketahui dan diperbaiki.
Baca juga: 11 Tugas Kasir, Skill yang Dibutuhkan, dan Gajinya
Menghasilkan laporan keuangan yang akurat
Laporan keuangan yang akurat sangat penting untuk mengukur kinerja bisnis dan membuat keputusan strategis. Dengan melakukan tutup kasir, bisnis dapat memastikan bahwa data penjualan harian tercatat dengan tepat.
Ini memudahkan dalam membuat laporan keuangan bulanan atau tahunan yang dapat diandalkan untuk analisis bisnis lebih lanjut. Keakuratan data ini juga penting saat melaporkan pajak dan memenuhi regulasi keuangan.
Meningkatkan efisiensi operasional
Proses tutup kasir yang dilakukan dengan benar membantu meningkatkan efisiensi operasional bisnis. Ketika kasir dan manajer memiliki rutinitas yang jelas untuk menutup hari kerja, ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mengatasi kesalahan atau kebocoran uang.
Dengan demikian, tim dapat lebih fokus pada tugas-tugas penting lainnya, seperti layanan pelanggan atau manajemen inventaris.
Memantau arus kas dengan lebih baik
Mengelola arus kas adalah kunci keberhasilan dalam bisnis ritel. Dengan melakukan tutup kasir setiap hari, pemilik bisnis dapat memantau arus kas masuk dan keluar dengan lebih baik.
Hal ini membantu dalam merencanakan kebutuhan kas, seperti kapan harus melakukan setoran bank atau menyiapkan uang tunai untuk kembalian di hari berikutnya. Arus kas yang terkontrol dengan baik membantu bisnis tetap likuid dan siap menghadapi kebutuhan mendadak.
Baca juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Kasir Minimarket dan Tips Memilihnya
Seperti Apa Tutup Kasir yang Salah?
Tutup kasir yang salah bisa terjadi karena beberapa faktor, termasuk kelalaian, kurangnya pelatihan, atau prosedur yang tidak jelas. Kesalahan umum meliputi pencatatan transaksi yang tidak lengkap, tidak memeriksa ulang jumlah uang tunai, dan tidak mencocokkan laporan penjualan dengan catatan transaksi.
Akibatnya, ini dapat menyebabkan perbedaan dalam laporan keuangan, mengganggu inventaris, dan menyulitkan dalam mengidentifikasi kecurangan atau kesalahan transaksi.
Baca juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Kasir Bengkel Terbaik untuk Bisnis
Lantas, Bagaimana Prosedur Tutup Kasir yang Benar?
Tutup kasir merupakan salah satu kegiatan penting yang harus dilakukan setiap akhir hari operasional. Proses ini memastikan bahwa semua transaksi harian telah tercatat dengan benar dan uang yang diterima sesuai dengan penjualan yang tercatat.
Dengan mengikuti prosedur tutup kasir yang tepat, bisnis dapat menghindari kesalahan dan menjaga integritas keuangan mereka. Berikut adalah langkah-langkah rinci untuk melakukan tutup kasir dengan benar:
1. Menutup kasir sesuai dengan jadwal shift
Salah satu kecurangan yang paling dasar dan sering ditemukan ialah petugas kasir yang meninggalkan toko sebelum waktu shift berakhir. Kasir yang menutup kasir sebelum waktunya seringkali ingin cepat pulang, tetapi tindakan ini tidak bisa dibiarkan begitu saja.
Sebagai pemilik bisnis atau pengelola, Anda harus memberikan teguran kepada kasir yang melanggar. Teguran dapat berupa teguran lisan hingga surat peringatan. Tujuannya agar petugas kasir jera dan tidak mengulangi perbuatannya di kemudian hari.
2. Kasir baru diperbolehkan menghitung jumlah uang setelah transaksi tutup
Menghitung uang sebelum waktu shift berakhir merupakan salah tindakan yang salah. Kasir hanya diperbolehkan menghitung jumlah uang setelah semua transaksi selesai dan waktu shift berakhir. Hal ini bertujuan untuk menghindari selisih angka dan potensi kecurangan.
Untuk itu, pengawasan harus dilakukan agar tidak terjadi penyelewangan. Setelah shift berakhir, kasir harus menghitung uang di laci atau drawer di bawah pengawasan langsung oleh supervisor atau captain yang bertugas.
3. Menghitung pengeluaran
Setelah menghitung seluruh uang yang ada di laci, kasir harus bekerja sama dengan supervisor untuk mencatat semua pengeluaran bisnis selama shiftnya. Petugas kasir harus dapat memberikan bukti untuk setiap pengeluaran yang terjadi.
Setiap pengeluaran harus didukung oleh struk penjualan atau bukti sah lainnya untuk meminimalisir kecurangan berupa manipulasi angka pengeluaran.
4. Mengatasi selisih angka
Selisih angka antara laporan kas masuk dengan jumlah uang yang ada saat ini sering terjadi. Berikut adalah cara menangani situasi ini:
- Selisih Minus: Jika terdapat selisih angka minus (uang yang ada lebih sedikit dari laporan kas), kasir harus mengklarifikasi alasan selisih ini dan bersedia mengganti kekurangan tersebut.
- Selisih Plus: Jika terdapat selisih angka plus (uang yang ada lebih banyak dari laporan kas), maka ini dianggap tidak valid karena seharusnya jumlah uang yang ada sama dengan laporan kas. Setiap kelebihan harus diinvestigasi untuk menemukan penyebabnya.
Baca juga: Contoh SOP Kasir yang Efektif dan Panduan Membuatnya
Tutup Kasir Lebih Mudah dan Dijamin Aman dengan Menggunakan Kledo POS
Tutup kasir menggunakan Kledo POS akan menjadi lebih mudah karena aplikasi ini secara otomatis mencatat setiap transaksi yang dilakukan sepanjang hari.
Dengan fitur ini, kasir tidak perlu mencatat transaksi secara manual, yang dapat mengurangi risiko kesalahan manusia dan mempercepat proses penutupan kasir.
Selain itu, Kledo POS juga menyediakan laporan harian, yang memudahkan kasir untuk mencocokkan jumlah uang tunai di laci dengan total transaksi yang tercatat, sehingga memastikan akurasi dan transparansi.
Cara melakukan tutup shift di Kledo POS sangat mudah, cukup beberapa klik saja dan proses tutup shift pun sudah selesai dilakukan. Berikut caranya:
Langkah 1. Pada halaman dashboard, silakan klik icon list di pojok kiri atas lalu pilih Menu Shift
Langkah 2. Pilih Menu Tutup Shift >> klik tab Tutup Shift seperti gambar berikut
Langkah 3. Input kode PIN
Langkah 4. Tutup kasir sudah selesai dilakukan
Anda akan memperoleh laporan jumlah dan nilai transaksi yang terjadi pada hari tersebut. Informasi ini dapat dicocokkan dengan jumlah kas sebenarnya. Selain itu, Anda juga akan memperoleh informasi mengenai jam kerja kasir.
Proses tutup kasir menjadi sangat mudah, bukan?
Kabar baiknya, aplikasi kasir Kledo POS dapat digunakan gratis selamanya tanpa harus mengeluarkan biaya sedikit pun, lho. Selain tutup kasir, Kledo POS juga memiliki fitur pendukung bisnis lainnya, misalnya seperti manajemen stok dan laporan keuangan yang sangat penting bagi bisnis.
Jadi, tunggu apalagi? Jangan lewatkan kesempatan mencoba Kledo POS gratis selamanya melalui tautan ini.
- Prosedur Tutup Kasir yang Tepat dan Wajib Dilakukan - 12 Juni 2024
- 5 Peran Supplier dalam Rantai Pasok Bisnis dan Cara Memilihnya - 10 Juni 2024
- Ingin Membuka Bisnis Thrifting? Ini 8 Tips untuk Memulainya - 7 Juni 2024