Bisnis tidak dapat memperhitungkan setiap pengeluaran yang mereka keluarkan. Hal ini terjadi karena beberapa pengeluaran sangat kecil dan tidak dapat diprediksi sehingga tidak pernah muncul dalam penganggaran atau analisis anggaran. Jenis biaya nominal ini disebut biaya insidental atau biaya tak terduga.
Biaya tak terduga terjadi bersamaan dengan pengeluaran yang lebih besar namun seringkali tidak direncanakan dan tidak memiliki catatan tertulis. Dengan kata lain, biaya ini adalah biaya-biaya yang tidak tercantum dalam tagihan utama.
Sebagian besar biaya tak terduga timbul dari aktivitas terkait perjalanan bagi bisnis yang banyak berinvestasi di bidang perjalanan. Hal-hal seperti makan, penginapan, dan perjalanan mempunyai biaya tambahan lainnya seperti tip, layanan kamar, biaya penanganan bagasi, valet, dll., yang termasuk dalam biaya tak terduga.
Pada artikel kali ini kami akan membahas apa itu biaya tak terduga beserta contoh dan juga jenisnya dalam kebanyakan bisnis.
Memahami Biaya Tak Terduga
Buaya tak terduga adalah pengeluaran tak terduga atau tidak direncanakan yang timbul selama berbagai aktivitas, seperti perjalanan, makan, hiburan, atau perawatan pribadi.
Pengeluaran ini sering kali terjadi di luar anggaran rutin dan dapat berdampak pada situasi keuangan Anda secara keseluruhan. Memahami pengeluaran tak terduga melibatkan pengenalan sifat, sumber, dan pengaruhnya terhadap keuangan bisnis Anda.
Dengan menyadari pengeluaran ini, Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat mengenai kebiasaan belanja Anda dan mengelola keuangan Anda dengan lebih efektif.
Baca juga: Voucher Kas Kecil: Definisi, Contoh, Manfaat, dan Cara Menggunakannya
Pentingnya Memahami dan Mengelola Biaya Tak Terduga
Memahami dan mengelola pengeluaran tak terduga penting karena beberapa alasan:
1. Meningkatkan kesadaran finansial
Dengan memahami pengeluaran tak terduga, Anda menjadi lebih sadar ke mana perginya uang Anda.
Ini memungkinkan Anda melacak dan menganalisis pola pengeluaran Anda, mengidentifikasi area pengeluaran berlebihan, dan melakukan penyesuaian untuk memastikan tujuan keuangan Anda tercapai.
2. Ketepatan penganggaran
Pengeluaran tak terduga dapat bertambah dengan cepat dan berdampak signifikan pada anggaran Anda.
Ketika Anda memahami pengeluaran ini, Anda dapat mengalokasikan sejumlah uang yang sesuai untuk menutupinya, memastikan bahwa anggaran Anda mencerminkan realitas keuangan Anda secara akurat.
3. Kontrol atas pengeluaran diskresi
Biaya insidentil sering kali termasuk dalam pengeluaran diskresi, yang berarti pengeluaran tersebut tidak penting dan dapat dikendalikan sampai batas tertentu.
Memahami dan mengelola pengeluaran ini memungkinkan Anda membuat pilihan secara sadar tentang bagaimana dan kapan membelanjakan uang Anda, sehingga membantu Anda memprioritaskan tujuan keuangan Anda.
4, Tujuan tabungan dan finansial
Dari sisi individual, dngan mengelola pengeluaran tak terduga secara efektif, Anda dapat menghemat uang dan mengalokasikan tabungan tersebut untuk tujuan keuangan Anda.
Baik itu membangun dana darurat, menabung untuk liburan, atau berinvestasi untuk masa depan, mengendalikan pengeluaran ini membantu Anda mengosongkan dana untuk tujuan yang lebih bermakna.
Baca juga: Perbedaan Akuntansi Biaya dan Akuntansi Keuangan
Jenis Biaya Tak Terduga dalam Bisnis
Pengeluaran tak terduga tidak terbatas pada pengeluaran terkait perjalanan. Biaya tersebut dapat dikeluarkan untuk pengeluaran utama apa pun sebagai biaya tambahan.
Mari kita bahas beberapa pengeluaran tak terduga yang paling umum dilakukan oleh bisnis.
1. Biaya terkait perjalanan
Biaya perjalanan menyumbang sebagian besar biaya tak terduga. Biaya tersebut termasuk pengeluaran kecil seperti penanganan bagasi, tip staf, tagihan telepon, biaya laundry dan dry cleaning, dll.
2. Biaya terkait hiburan pelanggan
Perusahaan sering kali menenangkan pelanggan dengan hadiah atau fasilitas.
Pengeluaran tambahan dapat dilakukan untuk hadiah ini seperti kertas kado, pita, pita, stiker, bunga, kartu, dan barang. Biaya-biaya ini, bersama dengan biaya pengiriman, termasuk dalam biaya insidental.
3. Biaya tambahan atas tindakan fraud atau kerusakan
Pengeluaran tak terduga merupakan tambahan dari pengeluaran besar seperti perbaikan dan penggantian barang yang rusak atau dicuri. Pemindahan, penyimpanan, dan penyewaan barang untuk penggantian sementara juga dapat dicatat sebagai biaya insidental.
4. Biaya fasilitas karyawan
Manajemen sering kali memanjakan karyawannya dengan memberi mereka fasilitas yang tidak biasa seperti makanan saat rapat, surat kabar atau majalah di waktu istirahat, makanan ringan gratis, dan lain-lain.
Jika tidak direncanakan, pengeluaran tambahan yang mendorong dorongan karyawan ini dapat dikategorikan sebagai pengeluaran insidentil.
Bahkan biaya yang dikeluarkan untuk perayaan kecil seperti kue ulang tahun karyawan, lilin, dan lain-lain, bersifat insidentil.
Baca juga: Mengetahui Konsep Biaya dalam Akuntansi dan Pengambilan Keputusan
5. Biaya tambahan layanan
Pengepakan barang, komisi layanan, dan biaya tambahan layanan kecil lainnya juga merupakan biaya insidentil bagi bisnis. Ini dibebankan oleh perusahaan atau pemasok kepada pelanggan dan mendapatkan penggantian untuk bisnis.
Dengan kata lain, nilai moneter dari setiap aktivitas tambahan terhadap penyediaan barang dan jasa tertentu merupakan biaya insidental.
6. Biaya hiburan
Biaya hiburan mencakup biaya yang terkait dengan aktivitas rekreasi, seperti pergi ke bioskop, konser, acara olahraga, atau berpartisipasi dalam hobi dan aktivitas rekreasi.
Mengelola pengeluaran ini sangat penting untuk memastikan pengeluaran tersebut selaras dengan anggaran dan prioritas keuangan Anda. Hal ini mungkin melibatkan eksplorasi pilihan hiburan gratis atau berbiaya rendah, memanfaatkan diskon, atau menyisihkan anggaran hiburan tertentu.
7. Biaya komunikasi
Biaya komunikasi termasuk tagihan telepon seluler, telepon rumah, layanan internet, dan langganan platform streaming atau layanan online.
Mencatat pengeluaran ini dan menjajaki opsi penghematan biaya dapat membantu Anda mempertahankan kendali atas anggaran komunikasi Anda.
Hal ini mungkin melibatkan perbandingan penyedia layanan, menegosiasikan rencana yang lebih baik, atau menghilangkan langganan yang tidak diperlukan.
Baca juga: Rasio Biaya Variabel: Pengertian, Cara Hitung, dan Contohnya
Contoh Biaya Tak Terduga Umum Khusus untuk Bisnis
Bisnis sering kali menghadapi berbagai jenis biaya tak terduga yang khusus untuk operasionalnya. Pengeluaran ini dapat bervariasi tergantung pada industri dan sifat bisnis. Berikut beberapa contohnya:
- Perlengkapan dan peralatan kantor – Biaya yang terkait dengan pembelian perlengkapan kantor, seperti alat tulis, tinta printer, dan kertas, serta peralatan seperti komputer, printer, dan furnitur.
- Biaya perjalanan dinas – Biaya yang berkaitan dengan perjalanan bisnis, termasuk transportasi (penerbangan, sewa mobil, taksi), akomodasi, makan, dan biaya konferensi atau acara.
- Biaya pemasaran dan periklanan – Biaya untuk mempromosikan bisnis, seperti kampanye periklanan, pemasaran online, materi pemasaran percetakan, dan iklan media sosial.
- Biaya layanan profesional – Biaya yang dibayarkan kepada profesional eksternal, seperti pengacara, akuntan, konsultan, atau agen pemasaran, atas jasa mereka dalam mendukung bisnis.
- Pelatihan dan pengembangan – Investasi dalam program pelatihan dan pengembangan karyawan, lokakarya, seminar, dan konferensi untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan dalam organisasi.
Pajak dan Pengurangan Biaya Tak Terduga
Pajak dan potongan memainkan peran penting dalam mengelola pengeluaran tak terduga, baik untuk bisnis maupun individu. Berikut ikhtisar relevansinya:
Untuk bisnis:
Bisnis perlu memperhitungkan pajak atas pengeluaran tak terduga mereka, seperti pajak penjualan atas pembelian, pajak gaji, dan pajak penghasilan atas keuntungan apa pun.
Selain itu, pengeluaran tak terduga tertentu mungkin memenuhi syarat untuk dikurangkan, sehingga mengurangi penghasilan kena pajak bisnis. Contoh pemotongan dapat mencakup biaya perjalanan bisnis, biaya iklan, dan penyusutan peralatan.
Untuk perorangan:
Individu mungkin juga memiliki pengeluaran tak terduga yang mempunyai implikasi pajak.
Misalnya, pengeluaran terkait pekerjaan tertentu yang dikeluarkan oleh karyawan mungkin memenuhi syarat untuk pengurangan pajak.
Ini dapat mencakup biaya perjalanan terkait bisnis, pengembangan profesional, atau biaya kantor di rumah bagi mereka yang bekerja jarak jauh.
Baca juga: Cost Drivers Dalam Akuntansi Biaya: Pembahasan Lengkap
Manfaat Mengelola Biaya Tak Terduga dalam Bisnis
Mengelola pengeluaran yang tak terdugah dalam bisnis secara efektif memberikan beberapa manfaat bagi perusahaan. Berikut beberapa keuntungan utama:
1. Pengendalian biaya dan penganggaran
Dengan mengelola pengeluaran insidentil, bisnis dapat memperoleh kendali yang lebih baik atas biaya dan anggaran mereka dengan lebih efektif. Hal ini memungkinkan mereka mengalokasikan sumber daya secara efisien dan meminimalkan pengeluaran yang sia-sia.
2. Peningkatan kinerja keuangan
Pengelolaan biaya insidentil yang efektif dapat berkontribusi pada peningkatan kinerja keuangan dengan mengurangi biaya yang tidak perlu dan meningkatkan profitabilitas.
Hal ini memungkinkan bisnis untuk mengoptimalkan pengeluaran mereka dan memfokuskan sumber daya pada aktivitas yang menghasilkan keuntungan lebih tinggi.
3. Kepatuhan dan efisiensi perpajakan
Pengelolaan biaya insidentil yang tepat memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan dan memungkinkan bisnis memaksimalkan pengurangan yang memenuhi syarat. Hal ini membantu mengoptimalkan efisiensi pajak dan meminimalkan kewajiban pajak.
4. Peningkatan pengambilan keputusan
Dengan memahami dan menganalisis pengeluaran tak terduga, bisnis memperoleh wawasan berharga yang membantu dalam pengambilan keputusan.
Hal ini termasuk mengevaluasi laba atas investasi dari berbagai pengeluaran dan membuat pilihan strategis untuk mendukung pertumbuhan dan tujuan perusahaan.
Baca juga: Contoh Alokasi Biaya Beserta Jenis Biaya yang Ada dalam Bisnis
5. Peningkatan efisiensi operasional
Pengelolaan biaya insidental yang efisien menyederhanakan proses operasional dan mengurangi beban administratif. Dengan menerapkan strategi hemat biaya, bisnis dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kinerja secara keseluruhan.
Tantangan dalam Mengelola Biaya Tak Terduga
1. Kesulitan dalam pelacakan
Biaya tak terduga mungkin datang dengan atau tanpa tanda terima. Karyawan tidak dapat menyimpan tanda terima dari tip yang mereka berikan kepada staf hotel atau restoran.
Bahkan biaya yang dikeluarkan karyawan untuk mendapatkan tagihan seperti tagihan layanan kamar atau pembungkus kado terkadang sangat kecil sehingga karyawan lupa menyimpan kuitansinya. Pada akhirnya, karyawan menghabiskan uang mereka sendiri.
2. Fraud pengeluaran karyawan
Kurangnya kuitansi dan bukti tertulis mengenai kerugian biaya tak terduga dapat merugikan bisnis yang memiliki kebijakan perjalanan yang menyatakan bahwa biaya tak terduga dapat diganti.
Hal ini dapat mendorong karyawan untuk melakukan penipuan dan mengklaim jumlah yang lebih tinggi dari yang seharusnya. Mereka dapat mengajukan batas maksimum penggantian untuk semua kategori pembelanjaan insidental dan menyimpan sendiri selisihnya.
Baca juga: Biaya Periode: Pengertian, Cara Hitung, dan Contohnya
3. Ketidakpastian penggantian biaya karyawan
Penggantian biaya karyawan yang tepat waktu berkontribusi pada kepuasan dan motivasi karyawan yang lebih tinggi dengan mengurangi beban keuangan karyawan.
Sayangnya, dalam hal pengeluaran tak terduga, pembayaran kembali menjadi rumit karena kurangnya kuitansi.
Bisnis memiliki metode berbeda dalam mengelola pembelian dan penggantian biaya insidental. Beberapa mengizinkan sejumlah penggantian yang dapat diterima untuk biaya-biaya tak terduga yang melebihi biaya yang harus dibayar sendiri oleh karyawan.
Meskipun metode ini dapat menghemat uang bagi perusahaan, namun juga dapat menimbulkan ketidakpuasan pada karyawan.
4. Pengeluaran ini tidak dapat diprediksi
Pengeluaran insidental tidak dapat diprediksi dan tidak direncanakan, terutama untuk aktivitas yang berhubungan dengan perjalanan. Anda tidak dapat menentukan tarif tip rata-rata untuk pelayan atau harga dry-cleaning konvensional di kota-kota yang dikunjungi karyawan Anda.
Akibatnya, menjadi tantangan bagi tim keuangan untuk menganggarkan pengeluaran-pengeluaran ini jika mereka ingin melakukannya.
5. Kontaminasi data
Karena biaya tak terduga tidak memiliki dukungan dokumentasi, karyawan memasukkan jumlah penggantian secara manual pada saat pengajuan penggantian. Metode input manual sering kali menyebabkan input data tidak akurat karena kesalahan manusia yang tidak disengaja.
Meskipun biaya tak terduga kecil, bagi perusahaan besar yang banyak berinvestasi dalam perjalanan bisnis, biaya tak terduga ini bisa bertambah dan berjumlah besar.
Segala bentuk kontaminasi data menjadi berbahaya dalam kasus seperti ini karena jika tidak terdeteksi selama beberapa kuartal, hal ini dapat mengganggu analisis keuangan dan perkiraan dana perusahaan dan menyebabkan laporan laba rugi berfluktuasi.
Baca juga: Estimasi Biaya dalam Manajemen Proyek: Manfaat, Metode, dan Contohnya
Tips Mengendalikan Biaya Tak Terduga Bisnis
Mengontrol pengeluaran tak terduga sangat penting bagi bisnis untuk menjaga stabilitas keuangan dan memaksimalkan profitabilitas. Berikut beberapa tips bermanfaat untuk mengelola dan mengendalikan pengeluaran ini:
1. Menetapkan kebijakan pengeluaran yang jelas
Buat dan komunikasikan kebijakan yang jelas mengenai pengeluaran apa yang dianggap dapat diterima dan bagaimana pengelolaannya.
Hal ini memastikan konsistensi dan menetapkan ekspektasi bagi karyawan mengenai batasan pengeluaran, prosedur penggantian biaya, dan pelaporan pengeluaran.
2. Melacak dan menganalisis pengeluaran
Menerapkan sistem pelacakan pengeluaran yang kuat untuk memantau dan menganalisis pengeluaran insidental bisnis. Hal ini membantu mengidentifikasi pola pembelanjaan, area pembelanjaan berlebihan, dan peluang penghematan biaya.
Manfaatkan software akuntansi atau aplikasi manajemen pengeluaran untuk menyederhanakan proses dan mendapatkan wawasan berharga.
3. Mengedukasi dan melatih karyawan
Memberikan pelatihan dan pendidikan kepada karyawan tentang pentingnya mengelola biaya-biaya insidental.
Bantu mereka memahami dampak keputusan belanja mereka dan dorong perilaku belanja yang bertanggung jawab. Mempromosikan budaya kesadaran biaya dalam organisasi.
4. Memprioritaskan dan mengevaluasi pengeluaran
Tinjau dan prioritaskan pengeluaran insidentil secara berkala untuk memastikannya selaras dengan tujuan dan sasaran keuangan perusahaan.
Menilai laba atas investasi untuk berbagai pengeluaran dan mempertimbangkan alternatif atau tindakan penghematan biaya tanpa mengorbankan kualitas atau produktivitas.
Baca juga: Cara Menghitung Biaya Tetap Beserta Rumusnya
5. Carilah tawaran kompetitif dan bernegosiasi
Saat transaksi melibatkan vendor atau penyedia layanan, carilah tawaran yang kompetitif dan negosiasikan persyaratan yang menguntungkan. Bandingkan harga, jelajahi pemasok alternatif, dan negosiasikan diskon atau harga berdasarkan volume.
Hal ini dapat membantu mengurangi biaya yang terkait dengan pengeluaran tak terduga seperti perlengkapan kantor, layanan pemasaran, atau biaya profesional.
6. Mendorong budaya sadar biaya
Mempromosikan budaya sadar biaya di kalangan karyawan dengan memberi insentif dan mengakui upaya penghematan biaya.
Dorong mereka untuk mengajukan ide-ide untuk mengurangi biaya, menyederhanakan proses, atau mengidentifikasi alternatif yang lebih terjangkau tanpa mengurangi kualitas.
7. Meninjau kebijakan pengeluaran secara teratur
Tinjau dan perbarui kebijakan pengeluaran secara berkala untuk memastikan kebijakan tersebut selaras dengan kebutuhan bisnis dan praktik industri saat ini.
Tetap terinformasi tentang teknologi, alat, atau strategi baru yang dapat membantu mengendalikan dan mengelola pengeluaran tak terduga dengan lebih efektif.
Dengan menerapkan tips ini, bisnis dapat secara proaktif mengendalikan pengeluaran tak terduga, mengurangi biaya yang tidak perlu, dan mengoptimalkan sumber daya keuangan mereka.
Baca juga: Contoh Biaya Overhead Pabrik (BOP) dan Cara Menghitungnya
Kesimpulan
Mengetahui biaya tak terduga dalam bisnis sangat penting untuk memastikan tidak ada pemborosan dalam bisnis Anda.
Setiap biaya harus dikontrol dengan baik dan transparan agar Anda bisa memantau dan melakukan analisis data keuangan dan mengambil keputusan yang tepat dalam bisnis.
Untuk proses pencatatan dan analisis biaya yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan tools modern seperti software akuntansi Kledo yang mudah digunakan dan memiliki harga terjangkau sehingga cocok untuk semua jenis dan skala bisnis.
Kledo adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
