Work Order Management: Pengertian, Manfaat, dan Tahapannya

Work order management membantu perusahaan memantau dan mengelola pekerjaan maintenance. Mengelola work order sangat penting dalam konstruksi, manufaktur, dan industri lain yang sangat bergantung pada peralatan dan mesin.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu work order management, mengeksplorasi prosesnya, menguraikan apa saja tahapan di dalamnya, mendiskusikan manfaat mengelola work order management dalam bisnis.

Apa yang Dimaksud dengan Work Order Management?

Work order management melibatkan pengorganisasian permintaan pemeliharaan dan pemrosesan perintah kerja tepat waktu untuk meminimalkan downtime aset yang dimiliki bisnis.

Secara tradisional, tim pemeliharaan atau maintenance mengandalkan perintah kerja berbasis kertas. Meskipun perintah ini mudah dibuat, mengelola salinan fisik dapat lebih memakan waktu dan dapat menimbulkan tantangan, sehingga perusahaan modern sering menggunakan CMMS untuk memastikan manajemen dokumen yang lebih efektif.

Baca juga: Pengertian Analisis Operasional, Cara Kerja, Manfaat, dan Tips Melakukannya

Apa Saja Jenis Work Order?

Berikut ini beberapa jenis work order yang dapat Anda gunakan atau kelola dalam peran Anda:

Pemeliharaan preventif

Ini adalah tugas pemeliharaan rutin terjadwal yang dilakukan pada mesin dan peralatan.

Hal ini mencegah kerusakan atau kegagalan mesin apa pun dan memastikan mesin tersebut bekerja seperti yang diharapkan.

Inspeksi

Dalam inspeksi, teknisi pemeliharaan mengaudit dan memeriksa aset berdasarkan serangkaian parameter yang telah ditetapkan sebelumnya.

Jika teknisi mengidentifikasi masalah selama inspeksi, mereka membuat perintah kerja baru untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Darurat

Pengguna membuat perintah kerja atau work order darurat saat terjadi kerusakan mesin atau peralatan yang tidak terjadwal. Perintah pemeliharaan ini memerlukan perhatian segera untuk menghindari waktu henti yang mahal.

Pemeliharaan korektif

Ketika teknisi pemeliharaan mengidentifikasi potensi masalah selama pemeriksaan rutin, mereka membuat perintah kerja pemeliharaan korektif. Perintah ini menyelesaikan masalah sebelum masalah menjadi signifikan.

Baca juga: Pengertian Manajemen Pajak, Manfaat, dan Tips Melakukannya

Manfaat Work Order Management

Berikut adalah beberapa manfaat yang perlu dipertimbangkan ketika mengeksplorasi strategi untuk mengelola dan mengatur work order secara efektif:

Meningkatkan efektivitas organisasi

Menggunakan work order untuk mengelola dan melacak pemeliharaan akan meningkatkan efektivitas organisasi tim.

Biasanya lebih mudah untuk menyimpan, mengatur, dan mengingat salinan digital daripada salinan kertas yang dicetak. Dengan sistem perintah kerja yang efisien, teknisi pemeliharaan dapat dengan cepat memahami tugas perbaikan, menentukan prioritasnya, dan memilih alat yang diperlukan untuk memperbaiki peralatan.

Karena pengorganisasian dan komunikasi yang efisien, teknisi dapat dengan cepat menangani permintaan pemeliharaan, sehingga meningkatkan efisiensi di tempat kerja.

Memastikan kontrol inventaris lebih baik

Mengelola perintah kerja dapat membantu Anda mengidentifikasi suku cadang dan alat untuk melakukan pemeliharaan tertentu.

Setiap kali Anda menyelesaikan perintah kerja, inventaris diperbarui secara otomatis.

Karena sistem perintah kerja ini memastikan kontrol inventaris, sistem ini mengurangi pemborosan dan menghilangkan kemungkinan persediaan yang menipis.

Memastikan peningkatan berkelanjutan

Karena sistem perintah kerja menganalisis dan menyimpan riwayat pemeliharaan, sistem ini memungkinkan Anda melacak tren dan memantau kinerja peralatan secara real time.

Hal ini membantu membuat jadwal pemeliharaan preventif dan meningkatkan kualitas peralatan sekaligus meningkatkan efisiensi kerja.

Mengelola perintah kerja secara efektif memungkinkan tim untuk belajar dari perbaikan sebelumnya dan menciptakan proses yang lebih efisien untuk mengatasi tantangan umum atau memperbaiki masalah mekanis yang sering terjadi dengan jenis atau penyebab yang sama.

Baca juga: Pahami Pentingnya Work Order dalam Industri Manufaktur

Bagaimana Tahapan dalam Work Order Management?

Proses manajemen ini mempertimbangkan work order pada setiap tahap proses pemeliharaan, mulai dari permintaan hingga penyelesaian. Prosesnya adalah sebagai berikut:

Identifikasi tugas

Biasanya, setiap tugas pemeliharaan terbagi dalam dua kelompok, pemeliharaan terencana dan tidak terencana.

Pemeliharaan terencana mencakup tugas dan perintah kerja yang sudah Anda ketahui sebelumnya, seperti inspeksi rutin atau pemeliharaan tahunan.

Pemeliharaan yang tidak direncanakan mencakup tugas yang belum pernah terjadi sebelumnya, seperti kerusakan yang tidak terduga.

Selama langkah identifikasi tugas, Anda mengidentifikasi apa masalahnya dan bagaimana Anda dapat menyelesaikan masalah pemeliharaan.

Pembuatan work order

Setelah mengidentifikasi masalah, permintaan perintah kerja dibuat dan diajukan. Tim maintenance menerima pemberitahuan tentang masalah tersebut.

Misalnya, jika boiler rusak di pabrik kimia, operator membuat permintaan perintah kerja dan mengirimkannya ke departemen pemeliharaan. Jika ini adalah tugas pemeliharaan yang direncanakan, perintah kerja akan diselesaikan dan memicu pengingat pada waktu yang ditentukan.

Persetujuan work order

Setelah membuat perintah kerja, manajer pemeliharaan menyetujuinya sebelum pekerjaan dimulai.

Menyetujui perintah kerja memastikan tidak ada duplikasi pekerjaan. Seringkali, pengguna dapat mengirimkan perintah kerja yang sudah berjalan atau yang sudah ada di daftar tugas mereka.

Memprioritaskan perintah kerja

Setelah menyetujui perintah kerja, manajer pemeliharaan mengevaluasi perintah ini tergantung pada urgensinya, backlog yang ada, dan ketersediaan tim pemeliharaan.

Memprioritaskan permintaan pemeliharaan sangat penting, terutama jika pengguna tidak menentukan prioritasnya. Tujuan dari langkah ini adalah untuk memprioritaskan perintah kerja yang sensitif terhadap waktu.

Misalnya, bola lampu yang menyatu memiliki prioritas yang rendah dibandingkan dengan ban berjalan yang tidak berfungsi di pabrik kertas.

Distribusi perintah kerja

Pada langkah ini, manajer maintenance menugaskan perintah kerja yang sebelumnya telah disetujui dan diprioritaskan kepada tim pemeliharaan.

Perintah kerja dapat memakan waktu lima menit atau beberapa hari untuk diselesaikan, tergantung pada kerumitannya.

Jadi, mereka dapat menugaskan pekerjaan tersebut kepada satu atau beberapa anggota tim tergantung pada beban kerja mereka saat ini dan kapasitas mereka untuk menyelesaikan pesanan tepat waktu.

Eksekusi dan penyelesaian work order

Setelah ditugaskan, tim pemeliharaan berfokus pada pelaksanaan dan penyelesaian perintah kerja.

Selama langkah ini, penting bagi tim untuk mengikuti protokol keselamatan dan pedoman yang berlaku untuk memperbaiki mesin atau peralatan tertentu.

Hal ini penting untuk mencegah kerusakan di masa depan dan meningkatkan efisiensi perusahaan.

Dokumentasi work order

Setelah tim pemeliharaan menyelesaikan semua persyaratan perintah kerja, manajer pemeliharaan dapat menutupnya.

Mereka atau manajer yang lebih senior biasanya menyetujui perintah kerja untuk memastikan kepatuhan dan mendokumentasikan seluruh proses.

Catatan perintah kerja yang ditulis dan terorganisir dengan baik sangat penting untuk meninjau solusi sebelumnya, membangun inventaris aset, dan mempersiapkan audit di tempat kerja.

Catatan ini memungkinkan tim pemeliharaan untuk mengetahui langkah-langkah yang terlewatkan atau solusi alternatif jika masalah pemeliharaan yang sama terjadi lagi.

Baca juga: Work In Process: Pengertian, Rumus, Cara Penghitungan, dan Optimasinya

Apa Saja Tantangan dalam Proses Work Order Management?

Keterbatasan sumber daya

Salah satu tantangan utama dalam manajemen work order adalah keterbatasan sumber daya seperti personel, peralatan, dan material. Terkadang permintaan pekerjaan melebihi kapasitas yang tersedia, yang dapat menyebabkan keterlambatan atau penundaan pekerjaan.

Prioritas yang berubah-ubah

Prioritas pekerjaan dapat berubah dengan cepat tergantung pada keadaan dan kebutuhan mendesak lainnya.

Hal ini dapat menyulitkan manajemen dalam mengatur jadwal pekerjaan dan memenuhi kebutuhan yang terus berubah.

Koordinasi tim

Manajemen work order melibatkan koordinasi antara berbagai anggota tim atau departemen yang terlibat.

Tantangan dapat muncul dalam mengkomunikasikan informasi, menjadwalkan pertemuan, dan memastikan kolaborasi yang efektif antara berbagai pihak terlibat.

Kompleksitas pekerjaan

Beberapa pekerjaan dalam work order mungkin kompleks dan memerlukan pengetahuan atau keterampilan khusus.

Hal ini dapat menambah tingkat kesulitan dalam mengelola pekerjaan, mengidentifikasi sumber daya yang tepat, dan memastikan pekerjaan diselesaikan dengan baik.

Pemantauan dan pelaporan

Memantau kemajuan pekerjaan, mengumpulkan data, dan melaporkan informasi yang relevan dapat menjadi tantangan.

Keterlambatan dalam pemantauan atau pelaporan dapat menyebabkan ketidakjelasan mengenai status pekerjaan dan kesulitan dalam mengambil tindakan yang diperlukan.

Integrasi sistem

Jika organisasi menggunakan sistem manajemen work order atau perangkat lunak terpisah, tantangan dapat muncul dalam mengintegrasikan dan menyatukan data dari berbagai sistem.

Kesalahan atau ketidaksesuaian data dapat terjadi, yang dapat mengganggu aliran kerja dan keakuratan informasi.

Kepuasan pelanggan

Work order management yang efektif juga harus memperhatikan kepuasan pelanggan.

Tantangan mungkin timbul dalam memenuhi harapan pelanggan, memberikan pelayanan yang tepat waktu, dan berkomunikasi secara efektif dengan pelanggan mengenai perkembangan pekerjaan.

Baca juga: Cara Menghitung Persediaan Akhir: Laba Kotor, Ritel, dan Work in Process

Bagaimana Cara Mengelola Work Order Management yang Efektif?

Berikut ini adalah beberapa tips untuk manajemen work order yang efektif:

Standarisasi prosedur

Buatlah prosedur standar yang jelas untuk penerimaan, penjadwalan, pelaksanaan, dan penyelesaian work order. Ini akan membantu memastikan konsistensi dalam penanganan work order dan meminimalkan kesalahan.

Penggunaan sistem work order management

Pertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen work order atau perangkat lunak yang dirancang khusus.

Sistem ini dapat membantu dalam melacak dan mengelola work order, memfasilitasi komunikasi tim, dan memberikan pemantauan real-time terhadap kemajuan pekerjaan.

Komunikasi yang efektif

Komunikasi yang baik dengan pelanggan, anggota tim, dan departemen terkait sangat penting.

Pastikan ada saluran komunikasi yang jelas dan terbuka, sehingga semua pihak terinformasi tentang status pekerjaan, perubahan jadwal, atau kebutuhan tambahan.

Pemantauan dan pelaporan yang teratur

Lakukan pemantauan yang teratur terhadap kemajuan pekerjaan dan buat laporan yang akurat. Ini akan membantu mengidentifikasi masalah atau keterlambatan secara cepat, sehingga tindakan perbaikan dapat diambil dengan segera.

Prioritaskan pekerjaan

Atur prioritas pekerjaan berdasarkan urgensi, kompleksitas, dan kebutuhan pelanggan. Ini akan membantu dalam mengalokasikan sumber daya dengan bijaksana dan memastikan pekerjaan yang paling penting diselesaikan terlebih dahulu.

Lakukan manajemen sumber daya yang efisien

Pastikan sumber daya seperti personel, peralatan, dan material tersedia dan terorganisir dengan baik. Perencanaan yang matang akan membantu menghindari keterlambatan atau kekurangan sumber daya yang dapat mengganggu jadwal pekerjaan.

Evaluasi dan perbaikan

Lakukan evaluasi rutin terhadap proses manajemen work order. Identifikasi area yang perlu diperbaiki dan implementasikan perubahan yang diperlukan. Pastikan Anda terus berupaya untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas dalam manajemen work order.

Pelatihan dan pengembangan karyawan

Berikan pelatihan yang sesuai kepada anggota tim yang terlibat dalam manajemen work order.

Pastikan mereka memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menjalankan tugas mereka dengan baik.

Juga, berikan kesempatan pengembangan agar mereka dapat terus meningkatkan kemampuan mereka dalam manajemen work order.

Baca juga: Pengertian Good Manufacturing Process (GMP) Beserta Regulasi dan Komponenya

Contoh Kasus Work Order Management

PT Teknologi Mandiri adalah sebuah perusahaan teknologi yang menyediakan layanan perbaikan dan pemeliharaan perangkat elektronik. Mereka menerima work order dari pelanggan yang membutuhkan layanan perbaikan.

Kasus ini dimulai ketika PT Teknologi Mandiri menerima work order dari Pelanggan A. Work order tersebut berisi permintaan perbaikan TV LCD yang mengalami masalah tampilan gambar yang buram.

Langkah pertama dalam manajemen work order adalah penerimaan work order. Tim manajemen menerima work order dari Pelanggan A melalui formulir online yang telah disediakan.

Setelah menerima work order, tim manajemen mengevaluasi pekerjaan yang perlu dilakukan. Mereka menentukan bahwa perbaikan TV LCD tersebut membutuhkan teknisi dengan pengetahuan tentang perbaikan perangkat elektronik dan peralatan yang sesuai.

Selanjutnya, tim manajemen menugaskan pekerjaan kepada Teknisi X yang memiliki pengalaman dalam perbaikan TV LCD. Mereka memberikan instruksi kepada Teknisi X tentang pekerjaan yang harus dilakukan, yaitu memeriksa koneksi kabel, memperbaiki komponen tampilan, dan menguji fungsi TV setelah perbaikan selesai.

Teknisi X melaksanakan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang diberikan. Dia menggunakan checklist untuk memastikan bahwa semua langkah pekerjaan terlaksana dengan baik.

Selama pelaksanaan pekerjaan, tim manajemen memantau kemajuan pekerjaan. Mereka melakukan pemantauan secara berkala untuk memastikan bahwa Teknisi X mengikuti jadwal dan menyelesaikan perbaikan dengan baik.

Setelah perbaikan selesai, Teknisi X melaporkan kemajuan pekerjaan kepada tim manajemen. Mereka melakukan verifikasi terhadap pekerjaan yang telah dilakukan dengan memeriksa fungsi TV LCD yang telah diperbaiki. Jika semuanya berjalan lancar, work order ditutup.

Setelah work order ditutup, tim manajemen membuat laporan final yang mencakup detail pekerjaan yang dilakukan, waktu yang diperlukan, dan hasil verifikasi. Laporan ini akan dikirimkan kepada Pelanggan A untuk memberikan informasi tentang pekerjaan yang telah dilakukan.

Setelah menerima laporan final, Pelanggan A memberikan umpan balik positif kepada PT Teknologi Mandiri atas pekerjaan yang telah dilakukan. Mereka puas dengan layanan yang diberikan dan kualitas perbaikan TV LCD mereka.

PT Teknologi Mandiri juga melakukan evaluasi internal terhadap proses manajemen work order ini.

Mereka mencatat waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, penggunaan sumber daya, dan feedback dari pelanggan. Informasi ini akan membantu mereka dalam meningkatkan efisiensi dan kualitas dalam manajemen work order di masa mendatang.

Baca juga: Demand Planning: Pengertian dan Tips Mengelolanya

Kesimpulan

Work order management memainkan peran krusial dalam mengatur dan melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Dengan mengikuti langkah-langkah yang terstruktur dan menggunakan sistem yang sesuai, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan kepuasan pelanggan yang lebih baik.

Evaluasi dan perbaikan kontinu juga penting untuk meningkatkan proses manajemen work order secara berkelanjutan. Dengan menjaga ketepatan waktu, kualitas pekerjaan, dan komunikasi yang baik, manajemen work order dapat memberikan hasil yang memuaskan bagi semua pihak yang terlibat.