Manajemen persediaan merupakan hal penting dalam bisnis, terutama bisnis dagang yang mengharuskan Anda menyimpan produk di gudang dan menjaga inventaris yang ada dalam bisnis Anda. Salah satu cara yang bisa Anda lakukan untuk proses inventarisasi yang lebih baik adalah dengan membuat buku induk inventaris.
Inventarisasi sendiri merupakan proses pencatatan dan mendapatkan data barang untuk keperluan catatan akuntansi perusahaan.
Dengan adanya buku induk inventarisasi, tentu akan memudahkan pemilik bisnis dan akuntan untuk mengetahui tingkat inventaris yang dimiliki perusahaan dengan lebih baik.
Pada artikel ini kita akan membahas apa itu buku induk inventaris, manfaat, contoh, dan berbagai jenis inventaris yang harus dicatat dalam buku ini. Jadi baca terus sampai selesai ya.
Apa itu Buku Induk Inventaris?
Buat sebagian orang yang belum terlalu paham tentang inventarisasi barang mungkin belum mengetahui secara jelas tentang pengertian dari buku induk inventaris.
Pengertian dari buku induk barang inventaris yaitu sebuah catatan yang berfungsi untuk menampung atau mencatat seluruh data barang inventaris milik perusahaan atau organisasi tertentu yang ada di lingkungannya.
Catatan ini juga berguna sebagai sumber informasi tentang semua data terkait barang inventaris dalam suatu perusahaan.
Data di buku induk ini harus diurutkan dengan menyesuaikan tanggal barang itu diterima oleh perusahaan atau organisasi.
Maka dari itu, penting untuk selalu menjaga dan memperbarui informasi data barang inventaris di catatan ini agar tidak terjadi kesalahpahaman data bagi para stakeholder.
Baca juga: Iklan Gratis yang Bisa Anda Gunakan Dalam Bisnis Secara Online
Komponen dalam buku induk inventaris
1. Nomor Urut: Diisi sesuai bukti penyerahan barang.
2. Tanggal Pembukuan: Tanggal saat melakukan pencatatan barang.
3. Kode Barang: Kode barang yang sudah ditetapkan.
4. Nama Barang: Tulis nama barang sesuai dengan istilah Bahasa Indonesia yang dibakukan agar seragam.
5. Keterangan Barang: Bisa diisi dengan merk, ukuran, atau tipe barang.
6. Kuantitas: Jumlah barang yang dicatatkan.
7. Nama Satuan: sebutan satuan yang berlaku. Misal: ton, buah (piece), meter, dll.
8. Tahun Pembuatan: Tahun pembuatan barang sesuai dengan yang tertera di kemasan.
9. Asal Barang: Sumber perolehan barang. Misal: hibah, bantuan, buatan sendiri, dll.
10. Kelengkapan Dokumen: Dokumen pelengkap terkait barang tersebut. Misal: sertifikat, surat pembelian, dll.
11. Keadaan Barang: Keadaan barang sat diterima. Contoh: rusak sebagian, baik seperti baru, dll.
12. Harga: Harga pembelian barang sesuai dengan faktur atau bukti penyerahan barang.
13. Keterangan: Keterangan atau penjelasan tambahan. Isi jika perlu.
Baca juga: Akun Riil: Pengertian Lengkap dan Perbedaannya dengan Akun Nominal
Contoh Buku Induk Inventaris
Membuat buku induk inventaris secara manual memang agak memakan waktu dan membutuhkan ketelitian dalam melakukan pencatatannya.
Dibawah ini adalah template dari buku induk inventaris yang bisa Anda buat sebagai contoh untuk pencatatan manual:
Keterangan:
Untuk kolom 1, kolom ini perlu Anda isi dengan nomor urut pembukuan barang inventaris sesuai dengan adanya bukti penyerahan barang.
Untuk kolom 2, Anda perlu mengisi kolom ini dengan tanggal pencatatan data barang ke buku induk untuk barang inventaris.
Untuk kolom 3 diisi dengan tabel untuk penggolongan kode barang inventaris milik perusahaan atau organisasi.
Selanjutnya, kolom 4 diisi dengan istilah-istilah nama barang yang sudah baku.
Untuk kolom 5 adalah kolom keterangan barang, kolom ini harus Anda isi dengan jenis, nomor, merek, dan ukuran dari barang inventaris perlu dicatat.
Anda juga bisa menambahkan informasi atau keterangan lainnya terkait barang inventaris di buku induk barang inventaris sesuai dengan kebutuhan.
Kolom 6 kuantitas adalah kolom untuk mengisi jumlah barang inventaris yang tercatat di buku induk.
Selanjutnya, kolom 7 diisi dengan sebutan seperti stel, M2, lembar, dan lain sebagainya.
Untuk kolom 8, kolom ini harus Anda isi dengan tanggal pembuatan barang inventaris dari pabrik atau dari rumah produksi semacamnya.
Kolom terakhir yaitu kolom 9 yang berisi tentang asal barang inventaris itu diperoleh, seperti dari bantuan, hibah, anggaran rutin dan lain sebagainya.
Kolom 10 berisi penjelasan dokumen, ini biasanya Anda lakukan untuk pencatatan inventaris berupa aset seperti kendaraan bermotor yang memiliki surat-surat tertentu.
Kolom 11 adalah keadaan barang yang menjelaskan kondisi barang saat diterima oleh bisnis atau organisasi Anda.
Kolom 12 adalah kolom harga untuk pencatatan harga barang. Harga disini dimaksudkan adalah nilai harga saat barang tersebut diterima atau di catat.
Kolom 13 atau kolom keterangan adalah kolom yang dikhususkan untuk penjelasan diskripsi dari barang yang akan dicatat. Misalnya surat yang tidak lengkap atau jumlah yang tidak sesuai.
Baca juga: Apa itu Laba? Berikut Pengertian Lengkap dan Berbagai Jenisnya dalam Bisnis
Tujuan dan Manfaat Mengelompokan Barang Inventaris
Seperti penjelasan sebelumnya, terdapat tiga jenis buku dalam pencatatan barang inventaris, yaitu buku induk barang inventaris, buku golongan barang inventaris, dan buku catatan barang non inventaris.
Barang yang tidak habis pakai harus dicatat ke dalam buku induk dan buku golongan barang inventaris.
Disi lain, barang yang habis pakai masuk dalam pencatatan di buku catatan barang non-inventaris.
Di buku golongan barang inventaris, terdapat penggolongan barang yang bertujuan agar mencatat dan mencari barang menjadi lebih mudah, baik mencari di daftar catatan atau mencari bentuk fisik barang tersebut.
Jadi, barang inventaris tersebut digolongkan menggunakan kode, warna, atau barcode tertentu, sehingga memudahkan Anda untuk mencari barang tersebut di kemudian hari.
Dengan demikian, pekerjaan menjadi lebih mudah dan cepat serta efisien.
Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Jurnal dalam Akuntansi
Apa itu barang habis pakai dan tidak habis pakai?
Barang inventaris terdiri dari dua jenis yaitu barang habis pakai dan barang tidak habis pakai.
Barang habis pakai yaitu jenis barang yang hanya bisa digunakan untuk satu kali penggunaan saja.
Contoh barang habis pakai yaitu kertas, lem, amplop, stabilo, isi stapler, tinta printer, kertas karbon, pensil, pulpen, spidol dan lain sebagainya.
Sedangkan, barang tidak habis pakai adalah kebalikan dari barang habis pakai. Barang jenis ini bisa Anda gunakan dalam jangka waktu lama dan tidak hanya satu kali pemakaian.
Contoh barang tidak habis pakai yaitu meja, kursi, komputer, papan tulis, dan peralatan kantor lainnya.
Akuntansi untuk inventori
Akuntansi persediaan adalah sistem yang menghitung dan mencatat perubahan nilai persediaan seperti bahan mentah, WIP dan barang jadi, yang semuanya dianggap sebagai aset.
Akuntansi keuangan untuk persediaan memberikan penilaian yang akurat atas aset saham ini.
Akuntansi persediaan menentukan nilai untuk item stok dan jumlah item yang benar.
Angka-angka ini menetapkan harga pokok penjualan dan nilai persediaan akhir, yang menjadi faktor nilai perusahaan secara keseluruhan.
Baca juga: Pendapatan Komprehensif: Pengertian dan Contohnya Pada Laporan Keuangan
Prosedur Pengadaan Barang Inventaris
Selain Anda harus tahu tentang buku induk barang inventaris, hal penting yang harus Anda tahu dalam melakukan inventarisasi adalah mengetahui bagaimana cara pengadaan barang inventaris, baik itu barang habis pakai dan tidak habis pakai
Prosedur untuk pengadaan barang yang habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai memiliki perbedaan di setiap perusahaan atau organisasi, baik itu negeri atau swasta.
Mengapa ada perbedaan prosedur pengadaan barang? Hal ini bisa dikarenakan oleh sejumlah faktor, seperti kebutuhan fasilitas atau peralatan kantor, budaya kerja, tingkat kompetensi karyawan, dan lain sebagainya.
Pada umumnya, ada kesamaan dalam prosedur pengadaan barang inventaris.
Nah, berikut ini adalah langkah-langkah untuk prosedur pengadaan barang habis pakai dan barang tidak habis pakai.
Barang Habis Pakai
Pertama, Anda harus membuat daftar perlengkapan kantor yang sudah sesuai dengan kebutuhan kantor untuk rencana kegiatan kantor.
Setelah itu, Anda harus menyusun anggaran biaya dari barang yang dibutuhkan tersebut untuk setiap bulan.
Selanjutnya, buatlah rencana untuk pengadaan barang inventaris untuk triwulan/tiga bulan sekali dan untuk rencana tahunan.
Barang Tidak Habis Pakai
Untuk prosedur pengadaan barang tidak habis pakai yang pertama yaitu Anda harus menganalisa kebutuhan perlengkapan kantor berdasarkan rencana kegiatan.
Selain itu, analisa juga barang apa saja yang masih layak untuk dipakai. Selanjutnya, buatlah anggaran biaya untuk barang-barang tersebut sesuai dengan standar.
Langkah terakhir yaitu membuat skala prioritas. Jadi, sesuaikan urgensi barang berdasarkan dana, urgensi kebutuhan, dan susunlah rencana pengadaan barang tahunan.
Anda dapat menggunakan aplikasi stok barang untuk membantu mengelola barang inventaris.
Baca juga: Gearing Ratio: Pengertian, Manfaat, Cara Hitung, dan Tips Mengaturnya
Mudahkan Proses Inventarisasi Anda dengan Kledo
Kesulitan dalam melakukan pencatatan inventarisasi untuk bisnis Anda secara manual? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo untuk proses pencatatan inventaris yang lebih mudah dan lebih baik.
Dengan menggunakan software akuntansi Kledo, Anda bisa melakukan manajemen aset dan persediaan kapanpun dan dimanapun, melakukan pencatatan pembukuan, otomatisasi lebih dari 30 jenis laporan keuangan, memantau multi gudang dan masih banyak lagi.
Mudahkan proses manajemen inventaris Anda sekarang juga dengan menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Biaya Tak Terduga dalam Bisnis: Arti, Jenis dan Contohnya - 30 April 2024
- Voucher Kas Kecil: Definisi, Contoh, Manfaat, dan Cara Menggunakannya - 30 April 2024
- Isi dan Elemen dalam Dalam Laporan Keuangan yang Harus Anda Tahu - 29 April 2024