Bisnis dan organisasi menggunakan buku besar pembantu utang usaha dalam buku besar umum untuk melacak semua kewajiban dan utang perusahaan kepada kreditor dan vendor.
Bookeepers dan akuntan biasanya melacak akun keuangan ini untuk mendokumentasikan arus kas masuk dan keluar dari organisasi mereka.
Memahami apa itu buku besar pembantu utang dan bagaimana menggunakannya dapat membantu Anda mendapatkan pemahaman yang lebih akurat tentang situasi keuangan Anda pada akhir periode akuntansi.
Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu buku besar pembantu utang, menjelaskan tujuan dan komponennya, mendiskusikan perbedaannya dengan buku besar konvensional, dan membagikan contoh cara menggunakan buku besar pembantu utang untuk melacak pengeluaran bisnis.
Apa yang Dimaksud dengan Buku Besar Pembantu Utang?
Buku besar hutang dagang, atau buku besar pembantu utang dagang, adalah akun catatan keuangan yang digunakan bisnis untuk mendokumentasikan dan melacak transaksi kredit dengan pemberi pinjaman, pemasok, investor, dan kreditor.
Utang dagang adalah catatan semua transaksi bisnis yang dibeli secara kredit. Ini biasanya mencakup kewajiban dan utang yang ditanggung perusahaan dari operasi bisnis.
Baca juga: Pahami Jurnal Pelunasan Piutang dalam Akuntansi dan Contoh Kasusnya
Tujuan dari Buku Besar Pembantu Utang
Tujuan dari buku besar hutang dagang dan akun anak perusahaannya adalah untuk menampilkan hutang perusahaan kepada setiap kreditor, pemasok, atau vendornya dalam spreadsheet agar dapat dilacak dengan lebih akurat.
Buku besar hutang dagang ditampilkan dalam buku besar umum perusahaan, yang merupakan catatan keuangan utama dari semua penjualan dan pembelian yang dilakukan organisasi.
Ini termasuk buku besar hutang dagang dan buku besar piutang dagang, dan mendokumentasikan kedua akun ini pada akhir setiap periode pelaporan di neraca.
Banyak organisasi mengandalkan berbagai pemasok dan vendor untuk menyediakan bahan dan barang untuk bisnis.
Sebuah perusahaan dapat memiliki lebih dari satu buku besar hutang, dengan beberapa buku besar yang lebih kecil untuk melacak akun vendor individu.
Bisnis mencatat beberapa informasi dalam buku besar pembantu utang usaha, termasuk:
- Jumlah utang yang terutang kepada setiap vendor
- Tanggal penagihan dan pembayaran
- Nomor faktur dan nama vendor
- Deskripsi barang yang dibeli
Baca juga: Syarat Laporan Keuangan Sesuai Standar Akuntansi
Komponen Buku Besar Pembantu Utang
Buku besar pembantu utaang dagang melacak pembayaran keluar dan akun hutang, dan transaksi yang Anda posting adalah pembelian kredit yang dilakukan organisasi.
Banyak perusahaan yang melakukan hutang dagang menggunakan Excel untuk membuat spreadsheet dan melacak setiap item. Berikut ini adalah item yang harus dimasukkan ke dalam buku besar utang usaha:
Tanggal transaksi
Penting untuk mencatat tanggal transaksi dalam buku besar utang usaha untuk tujuan referensi dan pelacakan.
Nomor faktur dan jumlah pembayaran
Cantumkan nomor faktur dan pembayaran untuk setiap transaksi. Untuk beberapa transaksi dari pemasok atau vendor yang sama, Anda dapat mencantumkan setiap jumlah pembayaran yang terpisah.
Nama vendor atau kreditor
Cantumkan nama vendor, perusahaan pemasok, atau kreditor yang dibayar perusahaan agar semua utang tetap teratur dan akurat. Beberapa transaksi dengan vendor atau pemasok yang sama dapat ditampilkan di bawah satu akun vendor.
Rincian tentang transaksi
Sertakan ruang dalam buku besar untuk rincian tentang transaksi. Misalnya, Anda dapat menyatakan apakah transaksi tersebut adalah pembelian tunai atau kredit dan kuantitas dan jenis barang yang diterima perusahaan, seperti pembelian pasokan untuk bahan baku.
Tanggal jatuh tempo untuk pembayaran di masa depan
Buat daftar kewajiban jangka pendek yang harus dibayar perusahaan di kemudian hari dalam buku besar utang usaha.
Baca juga: 4 Jenis Buku Besar dan Panduan Mudah Menyusunnya
Manfaat Buku Besar Pembantu Utang
Meningkatkan arus kas
Karena semua transaksi dan permintaan faktur dilaporkan secara real-time ketika Anda menggunakan software akuntansi seperti Kledo, tim keuangan dan akuntan Anda dapat melacak semua transaksi secara akurat tanpa penundaan, membuat proses pembayaran jauh lebih cepat.
Hal ini meningkatkan arus kas bisnis dan mengarah ke operasi yang lebih baik.
Anda juga bisa mencoba menggunakan software akuntansi online Kledo secara gratis selama `14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar dibawah ini:
Visibilitas yang lebih baik
Meskipun buku besar umum bisnis melacak utang usaha, itu hanya jumlah totalnya saja.
Buku besar pembantu utang dalam buku besar umum membantu organisasi mendapatkan visibilitas lengkap atas faktur dan tanda terima dari semua vendor mereka.
Hanya ketika Anda mendapatkan detail keuangan terperinci mengenai hubungan bisnis Anda dengan pemasok, Anda dapat membuat keputusan perkiraan tentang pengeluaran di masa depan.
Penghematan biaya
Melacak semua uang yang Anda berutang dalam buku besar kreditur juga memberi Anda visibilitas atas faktur mendatang yang perlu dibayar.
Hal ini memastikan bahwa Anda tidak melewatkan pembayaran kepada pemasok atau kreditor Anda tepat waktu dan membantu menghindari biaya keterlambatan pembayaran.
Baca juga: Jurnal Buku Besar Bentuk T dan Cara Membuatnya
Membuat akuntansi lebih efisien
Efisiensi di bagian departemen keuangan Anda tidak hanya membantu menutup utang usaha lebih cepat, tetapi juga mencerminkan peningkatan efisiensi bagi departemen lain yang bergantung pada tim keuangan untuk melakukan pembayaran yang diperlukan.
Membuat keuangan mudah untuk diaudit
Jika tim Anda tidak memelihara akun anak perusahaan yang tepat untuk setiap vendor atau pemasok, maka hal itu akan menyebabkan masalah dalam proses audit.
Ketika buku besar pembantu utang usaha Anda sudah diperbarui dan diisi dengan semua informasi yang diperlukan, maka akan sangat mudah bagi auditor untuk memastikan bahwa semua urusan keuangan perusahaan dilakukan secara sah.
Membangun hubungan yang kuat dengan vendor
Melacak semua transaksi antara perusahaan Anda dan vendor menggunakan software akuntansi seperti Kledo membantu dalam membangun hubungan bisnis yang kuat dengan mereka.
Semuanya transparan dan terlihat di dasbor Anda sehingga membantu Anda membayar tepat waktu.
Baca juga: Buku Besar Pembantu: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Penjurnalannya
Perbedaan Buku Besar Umum dan Buku Besar Pembantu Utang
Buku besar pembantu utang adalah elemen dari buku besar umum perusahaan, yang melacak semua transaksi keuangan dalam buku besar hutang dagang dan piutang dagang.
Perbedaan utama antara buku besar umum dan buku besar pembantu utang adalah bahwa buku besar pembantu utang dagang hanya melacak utang dan kewajiban, sedangkan buku besar umum melacak semua arus kas masuk dan keluar.
Perbedaan lainnya adalah bahwa buku besar umum tidak menyertakan informasi tentang setiap utang atau pembelian kredit. Buku besar utang dagang memberikan gambaran mendalam tentang hutang bisnis, transaksi kredit, dan arus kas keluar.
Baca juga: Panduan Pembukuan Penjualan bagi Pelaku Bisnis, Wajib Dicoba!
Perbedaan Piutang Usaha dan Hutang Usaha
Perbedaan utama antara piutang dagang dan hutang dagang perusahaan adalah bahwa piutang dagang mencatat kredit, kewajiban dan biaya yang terutang, dan hutang dagang melacak pembayaran pelanggan yang masuk dan transaksi penjualan.
Piutang dagang adalah tempat pemegang buku mencantumkan jumlah pelanggan yang berutang kepada perusahaan untuk barang atau jasa yang dibeli.
Buku besar ini pada dasarnya melacak arus kas masuk dan pendapatan, sedangkan hutang dagang melacak pendanaan kas keluar dan utang yang harus dibayar perusahaan untuk tetap beroperasi.
Perbedaan lainnya adalah cara Anda memposting catatan keuangan ke setiap akun.
Buku besar piutang adalah tempat perusahaan memasukkan aset seperti inventaris, pendapatan, dan investasi. Hutang dagang adalah tempat perusahaan mencatat kewajiban seperti langganan vendor, biaya operasional, dan utang.
Baca juga: Tips Melakukan Pembukuan Toko Online Beserta Contohnya
Contoh buku besar utang usaha
Berikut ini contoh cara membuat buku besar utang usaha:
Sebuah perusahaan manufaktur yang memproduksi dan menjual suku cadang mobil aftermarket ingin melacak buku besar hutang dagang triwulanannya. Dalam perangkat lunak akuntansi perusahaan, pemegang buku memasukkan informasi berikut:
- Tanggal setiap transaksi selama kuartal tersebut
- Jumlah untuk setiap pembayaran dan utang yang terjadi selama periode tersebut
- Nama vendor dan faktur untuk periode tersebut
- Tanggal jatuh tempo pembayaran dan tanggal penyelesaian
Akuntan bisa melacak semua kredit dalam buku besar utang usaha berikut ini:
| Total jatuh tempo hingga tanggal: 31/07/22 | 23.300.000 | Tanggal sekarang: 19/06/2022 | |||||||
| Tanggal transaksi | Nomor faktur | Nama pemasok | Jumlah total | Tanggal jatuh tempo | Saldo jatuh tempo | Pembayaran pertama | Pembayaran jatuh tempo | Pembayaran kedua | Pembayaran jatuh tempo |
| 06/10/22 | AW35 | Metalwork Supply Co | 25.000.000 | 06/31/22 | 17.000.000 | 5.000.000 | 06/13/22 | 3.000.000 | 06/18/22 |
| 06/12/22 | T-104 | Harrows Equipment Supply | 10.000.000 | 07/31/22 | 6.300.000 | 2.500.000 | 06/16/22 | 1.200.000 | 06/21/22 |
Dari data diatas, dapat dilihat bahwa perusahaan memiliki utang sebesar 17.000.000 kepada Metalwork Supply Co. dengan tanggal jatuh tempo pada 31 Juni 2022. Pembayaran pertama sebesar 5.000.000 harus dibayarkan pada 13 Juni 2022, dan pembayaran kedua sebesar 3.000.000 harus dibayarkan pada 18 Juni 2022.
Selain itu, perusahaan juga memiliki utang sebesar 6.300.000 kepada Harrows Equipment Supply dengan tanggal jatuh tempo pada 31 Juli 2022.
Pembayaran pertama sebesar 2.500.000 harus dibayarkan pada 16 Juni 2022, dan pembayaran kedua sebesar 1.200.000 harus dibayarkan pada 21 Juni 2022.
Untuk mengelola utang-utang tersebut dengan lebih efektif, perusahaan dapat mencatat semua transaksi utang tersebut dalam buku besar pembantu utang.
Baca juga: Perbedaan Kas Besar dan Kas Kecil yang Perlu Anda Ketahui
Kesimpulan
Dengan mencatat transaksi utang secara teratur, perusahaan dapat memantau kondisi keuangan secara keseluruhan dan membuat keputusan yang tepat untuk membayar utang-utang tersebut tepat waktu.
Dan dengan menggunakan buku besar pembantu utang, perusahaan bisa dengan mudah mengetahui data utang perusahaan secara detail dan transparan.
Kesulitan membuat dan mencatat transaksi dan penjurnalan secara manual? Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan seperti Kledo.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis melalui tautan ini.
- Annual Recurring Revenue (ARR): Rumus dan CaraMenghitungnya - 17 Desember 2024
- Laporan Mingguan: Definisi, Manfaat, dan Tahapan Membuatnya - 17 Desember 2024
- Bukti Pembayaran: Pengertian, Manfaat dan Download Contohnya - 16 Desember 2024