Apa Itu Inquiry Letter? Pembahasan Lengkap dan Contohnya

Profesional menulis inquiry letter atau surat permintaan ketika mereka ingin mendapatkan informasi dari atau menyajikan informasi kepada organisasi. Ini adalah surat pendek yang dapat dikirim oleh perwakilan bisnis sebelum memberikan proposal yang lebih panjang untuk berkontribusi pada tujuan perusahaan, termasuk permintaan produk.

Saat Anda memahami cara menulis surat pertanyaan dengan benar, Anda dapat meningkatkan peluang untuk menerima tanggapan positif. Dalam artikel ini, kami membahas apa itu inquiry letter, memberi Anda panduan untuk menulisnya, mengeksplorasi beberapa tips untuk menulis surat ini, dan berbagi contohnya.

Apa itu Inquiry Letter?

Inquiry letter adalah salah satu jenis surat yang digunakan untuk mengajukan permintaan. Inquiry letter sering digunakan oleh pelaku bisnis untuk mengirimkan permintaan informasi tertentu dari perusahaan lain. Di dalam letter ini, pelaku bisnis akan mengirimkan permintaan yang spesifik, sehingga perusahaan lain dapat memberikan balasan yang sesuai.

Inquiry letter dapat digunakan untuk berbagai tujuan, termasuk:

• Mengonfirmasi jumlah permintaan barang dan jasa: Anda dapat mengirimkan surat permintaan untuk mempelajari tentang jumlah produk dan layanan yang tersedia selama jangka waktu tertentu.
• Memperoleh informasi keuangan: Anda dapat mengirimkan surat-surat ini untuk mendapatkan informasi tentang situasi keuangan pelanggan potensial. Ini dapat memberi tahu Anda tentang sensitivitas harga audiens target saat menetapkan harga produk.
• Mengajukan kredit: Anda dapat menggunakan surat ini untuk mengonfirmasi potensi kredit, diskon, transit, dan pengemasan yang terkait dengan produk. Ini dapat membantu Anda menentukan biaya keseluruhan produk untuk bisnis.
• Meninjau risiko: Surat pertanyaan memberi Anda kesempatan untuk bertanya tentang risiko penjualan atau transaksi kredit di mana bisnis menyelesaikan transaksi atau menetapkan pembayaran pinjaman dengan janji pembayaran di masa mendatang.
• Menilai calon pembeli: Anda dapat menggunakan surat ini untuk mempelajari tentang integritas dan nilai calon pembeli. Ini menyediakan bisnis dengan informasi untuk menentukan apakah ingin bekerja dengan mereka.
• Mempelajari kerjasama: Anda dapat menulis surat ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang hubungan antara perusahaan, komunitasnya, dan berbagai asosiasinya.
• Meningkatkan penjualan: Anda dapat meningkatkan penjualan dengan perusahaan lain dengan menentukan potensi keuangan dan kelayakan bisnis mereka.

Baca juga: Pahami Jurnal Pelunasan Piutang dalam Akuntansi dan Contoh Kasusnya

Jenis-Jenis Inquiry Letter

Ada tiga jenis dokumen inquiry, yaitu sebagai berikut:

Unsolicited inquiry

Umumnya, jenis inquiry ini dikirim oleh calon pelanggan yang tertarik dengan penawaran suatu bisnis. Pelanggan mengajukan pertanyaan atas inisiatif dan kenyamanannya sendiri.

Mereka mengontak bisnis yang menjual jenis produk yang dibutuhkan atau menyediakan jenis layanan yang mereka butuhkan. Tujuan utama dari jenis permintaan ini adalah untuk mengumpulkan informasi mengenai harga/biaya, kualitas, ketersediaan, dan persyaratan penjualan lainnya.    

Solicited inquiry

Jenis inquiry ini berasal dari tanggapan iklan/surat penjualan penjual. Dalam situasi seperti ini, pelanggan sudah memiliki informasi tentang produk atau layanan.

Jadi mereka membutuhkan rincian lebih lanjut untuk membuat keputusan akhir. Biasanya, jenis surat permintaan ini adalah tentang bidang penjualan atau layanan tertentu.   

Inquiries asking for a favor

Jenis inquiry ini ditanyakan oleh klien yang mencari informasi dengan atau tanpa proposisi komersial.

Pelanggan mungkin mencari informasi yang akan dia gunakan di masa depan atau untuk penelitian. Biasanya, jenis pertanyaan ini berasal dari peneliti pasar.

Baca juga: Jurnal Penutup: Pengertian, Fungsi, Cara Membuat, dan Contohnya

Bagaimana Cara Menulis Inquiry Letter?

Membuat dokumen inquiry bisnis bisa menjadi tugas yang membingungkan dan sulit. Namun, seperti halnya setiap tahap dalam proses bisnis, ada langkah-langkah spesifik yang perlu Anda ikuti ketika menulis surat permintaan.

Dengan menyusun format yang tepat, Anda bisa memastikan bahwa informasi yang dikirimkan didengar oleh pihak yang berwenang. Pada bagian ini, kita akan fokus pada tahapan menulis surat permintaan bisnis.

Di sini, Anda bisa mempelajari cara dan alat-alat yang perlu diketahui agar Anda bisa melakukan tugas ini tanpa masalah.

Langkah #1: Pahami audien atau penerima surat

Salah satu tugas paling fundamental dalam penulisan komunikasi bisnis adalah pemahaman tentang audiens. Ini berarti Anda harus memahami perbedaan antara informasi yang Anda kirimkan dan jenis komunikasi yang tepat untuk audiens.

Hal ini bisa membuat Anda lebih jelas tentang informasi apa yang harus dimasukkan dalam surat permintaan dan bagaimana format yang tepat.

Langkah #2: Atur struktur

Struktur surat inquiry mengikuti cara-cara umum menulis surat. Jadi, ada subjek, isi pesan, penutup, dan tanda tangan. Setiap bagian harus dengan jelas didefinisikan dan memiliki hubungan logis dengan format yang telah ditentukan.

Baca juga: Download Kwitansi Kosong Word, Excel, dan PDF Gratis

Langkah #3: Buatlah pernyataan pembuka

Pernyataan ini berfungsi sebagai perkenalan dan pengenalan bisnis Anda. Paragraf pembuka adalah segala sesuatu yang Anda bisa ceritakan tentang bisnis Anda, mulai dari jenis bisnis, lokasi, latar belakang produk hingga layanan yang tersedia.

Ini adalah bagian penting surat, karena itulah yang membuat penerima surat mengetahui tentang bisnis Anda.

Langkah #4: Tulislah isi pesan

Isi pesan adalah bagian utama surat dan anda harus menyinggung setiap rumusan pertanyaan yang anda miliki. Selain itu, gunakanlah bahasa yang formal dan jelas disini, jangan menggunakan kalimat-kalimat yang bertele-tele.

Jika pertanyaan-pertanyaan Anda terstruktur dengan baik, pesannya akan mudah dimengerti.

Langkah #5: Buat penutup

Penutup dalam surat permintaan bisnis harus mencakup semua aspek penting yang Anda sampaikan. Selain itu, sebaiknya juga menyertakan tanda tangan, detail nama dan alamat kontak serta nomor telepon.

Langkah #6: Menyertakan lampiran

Sebelum selesai, Anda perlu meningkatkan kepercayaan pada inquiry letter Anda dengan menyertakan referensi dalam bentuk lampiran.

Lampiran ini bisa berupa jenis informasi, seperti jumlah penjualan Anda, penghasilan, judul dan jenis pekerjaan, dan lain-lain.

Baca juga: Syarat Laporan Keuangan Sesuai Standar Akuntansi

Tips Menulis Inquiry Letter

Berikut daftar tips yang dapat Anda gunakan saat menulis surat permintaan:

• Tinjau pedoman. Sangat bermanfaat untuk meninjau apakah perusahaan lain memiliki pedoman untuk surat pertanyaan yang mereka terima. Mengikuti ini membantu Anda memastikan bahwa surat Anda memiliki peluang sukses terbaik.
• Koreksi dokumen. Ada baiknya untuk mengoreksi surat Anda sebelum mengirimkannya untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan tata bahasa atau tanda baca.
• Gambarkan perusahaan atau program dengan jelas. Penting untuk meninjau surat tersebut untuk membantu memastikan bahwa pembaca dapat memperoleh gagasan yang jelas tentang siapa Anda dan apa yang Anda minta.
• Buatlah ringkas. Anda mungkin ingin membaca ulang surat itu untuk memeriksa apakah surat itu bisa lebih ringkas dan lebih mudah dipahami. Ini mengharuskan Anda menghapus pengulangan dan mengurangi penggunaan istilah atau bahasa yang terlalu teknis.

Contoh Inquiry Letter

Contoh inquiry permintaan barang

Kepada UD. Utama Dengan hormat, Kami dari Toko Abadi ingin meminta produk yang anda sediakan. Kami membutuhkan pembelian beras sebanyak 100 kg, minyak sebanyak 120 liter, dan gula pasir sebanyak 75 kg. Kami mengharapkan informasi harga terbaru dan pengiriman dari anda sesegera mungkin. Kami juga berharap untuk bisa memperoleh fasilitas pembayaran yang fleksibel. Kami menanti kabar baik dari anda. Terima kasih. Hormat kami, Toko Abadi

Format email inquiry

Ke: nama@email.com Dari : nama@email.com Subjek: Business Inquiry Letter Dengan hormat, kami ingin membeli sebanyak ___ (produk). Kami ingin melihat katalog perusahaan Anda yang memiliki rincian semua produk yang Anda produksi. Kami akan memeriksanya dan melihat apakah ada produk yang memenuhi persyaratan kami. Kami memiliki persyaratan yang sangat besar, dan kami berharap Anda dapat memenuhi permintaan kami. Kami sedang mencari ____ (kebutuhan Anda). Kami juga ingin tahu apakah Anda membuat produk sesuai pesanan sesuai kebutuhan dalam waktu yang ditentukan. Jika kami menyukai desain dan produk Anda, kami ingin memesan, dan kami akan menentukan harga secara langsung. Kami dapat mengirim salah satu perwakilan kami dari pihak kami untuk mengawasi produk dan menyelesaikan harganya. Kami akan membahas masalah lebih lanjut setelah Anda mengirim katalog. Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya.

Contoh isi inquiry letter suatu produk

Saya mengetahui dari beberapa sumber tepercaya bahwa Anda memiliki beberapa [nama produk] berkualitas tinggi dan kami sangat ingin mempelajarinya lebih lanjut. Saya akan sangat menghargai jika Anda dapat mengirimkan informasi apa pun yang dapat membantu saya dalam proses seleksi saya. Harap uraikan berbagai opsi beserta harga, diskon, dan ketersediaan yang berbeda. Saya juga perlu tahu apakah Anda menawarkan perpanjangan garansi. Silakan hubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan atau perlu tahu lebih banyak tentang persyaratan kami.

Contoh inquiry letter layanan jasa

Nama saya [X] dan saya [manajer produksi] di [nama perusahaan]. Saya menemukan perusahaan Anda saat menelusuri perusahaan yang menyediakan [jenis atau nama layanan]. Kami sedang dalam proses [memperluas infrastruktur kami, meningkatkan layanan kami, dll…] ​​dan ingin menjajaki kemungkinan kerja sama dengan Anda. [Jelaskan secara rinci kebutuhan Anda dan apa yang Anda harapkan dari mereka]. Saya menghargai jika Anda dapat berbagi dengan saya pengalaman masa lalu Anda dalam proyek serupa dan menjelaskan bagaimana Anda dapat membantu kami dalam mencapai tujuan ini. Silakan hubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut.

Baca juga: Mengetahui Karakteristik Perusahaan Dagang dan Tips Mengelolanya

Kesimpulan

Demikianlah informasi yang dapat kami sampaikan mengenai inquiry letter. Semoga dengan artikel ini, Anda dapat memahami pengertian inquiry letter, jenis-jenisnya, cara membuatnya, dan beserta template contohnya.

Ketika bisnis memutuskan untuk membeli barang atau jasa, maka mereka perlu mencatatnya ke dalam pembukuan. Namun, pembukuan yang dilakukan secara manual memakan waktu lama dan memiliki risiko kesalahan yang lebih besar.

Untuk itu, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang berbasis cloud dan memudahkan Anda dalam mengelola keuangan bisnis. Software ini memberikan Anda akses online dari perangkat apapun, sehingga Anda dapat mengakses informasi keuangan Anda kapan pun dan di mana pun.

Dengan Kledo, Anda dapat melakukan pembukuan otomatis, membuat invoice instan dan masih banyak lagi, semuanya tanpa ribet. Kledo membantu Anda mengatur keuangan bisnis Anda dengan lebih baik dan lebih efisien.

Anda juga bisa lho mencoba Kledo gratis selama 14 hari melalui tautan ini. Ayo coba sekarang dan rasakan manfaatnya!