7 Kesalahan Proses Rekonsiliasi Bank dan Cara Mengatasinya

Kesalahan proses rekonsiliasi bank sering terjadi dan menyebabkan laporan keuangan yang tidak valid dalam sebuah bisnis. Padahal, penting bagi bisnis untuk menyimpan laporan keuangan terperinci untuk melacak posisi arus kas perusahaan dan pengambilan keputusan.

Lalu, bagaimana jika angka akhir laporan perusahaan tidak sesuai dengan laporan yang dikeluarkan oleh bank? Di situlah laporan rekonsiliasi bank berperan.

Biasanya disusun oleh pemegang pembukuan atau akuntan, laporan rekonsiliasi bank membantu bisnis mengidentifikasi dan menyelesaikan kesalahan dalam dokumen keuangan mereka.

Meskipun proses rekonsiliasi akun setiap perusahaan akan berbeda, ada beberapa kesalahan umum yang harus diperhatikan oleh pemegang pembukuan atau akuntan dalam perusahaan.

Berikut adalah beberapa kesalahan proses rekonsiliasi bank dan tips mengatasinya pada proses pembukuan bisnis Anda.

Apa Manfaat Rekonsiliasi Bank?

Laporan rekonsiliasi bank adalah dokumen yang membandingkan aktivitas rekening perusahaan dengan aktivitas yang dilaporkan oleh bank.

Biasanya dilakukan oleh pemegang buku atau akuntan, rekonsiliasi rekening bank memastikan bahwa catatan perusahaan secara akurat mencerminkan aktivitas di rekening banknya.

Laporan rekonsiliasi bank penting untuk beberapa alasan:

• Mendeteksi fraud: Sebuah studi ACFE tahun 2022 menemukan bahwa fraud pada laporan keuangan paling cepat dan paling banyak merugikan perusahaan, meskipun lebih jarang terjadi dibandingkan metode seperti pemerasan atau penyalahgunaan sumber daya. Rekonsiliasi akun membantu memastikan bahwa semua transaksi dicatat dan diotorisasi.
• Posisi Kas: Setelah laporan perusahaan direkonsiliasi, perusahaan memiliki pandangan yang akurat tentang posisi kasnya. Posisi kas perusahaan adalah tanda kuat dari kekuatan keuangannya dan apakah bisnis dapat membayar kewajiban saat ini.
• Kepatuhan regulasi: Banyak bisnis yang diharuskan membuat laporan rekonsiliasi bank untuk tujuan kepatuhan, seperti pelaporan pajak atau audit keuangan.
• Mendeteksi kesalahan: Proses rekonsiliasi membantu mengidentifikasi kesalahan yang mungkin terjadi pada catatan internal perusahaan atau pada catatan bank. Hal ini membantu memastikan bahwa informasi keuangan akurat dan dapat diandalkan.

Baca juga: 11 Tantangan Wirausaha dan Cara Mengatasinya

Bagaimana Cara Melakukan Rekonsiliasi Bank?

Proses rekonsiliasi biasanya diselesaikan setiap bulan oleh pemegang buku, meskipun terkadang seorang akuntan dapat mengambil peran tersebut.

Meskipun proses yang tepat untuk rekonsiliasi bank berbeda-beda di setiap perusahaan, proses tingkat tinggi untuk rekonsiliasi bank adalah sebagai berikut:

1. Kumpulkan semua catatan keuangan yang diperlukan

Catatan termasuk laporan keuangan perusahaan dan catatan internal perusahaan seperti slip setoran dan laporan bank. Juga catat setiap cek atau setoran yang belum dibayar atau dalam transit.

2. Bandingkan catatan internal perusahaan dengan laporan bank

Bandingkan transaksi yang tercantum dalam laporan keuangan perusahaan dengan transaksi yang tercantum dalam rekening koran. Cari perbedaan atau transaksi yang hilang.

3. Identifikasi dan catat cek atau setoran yang belum dibayar atau yang sedang dalam transit

Beberapa transaksi yang telah dicatat dalam catatan internal perusahaan mungkin belum masuk ke rekening bank. Setelah Anda mencatatnya, Anda akan memiliki saldo kas yang telah disesuaikan.

3. Lakukan penyesuaian yang diperlukan pada catatan internal perusahaan

Jika ada perbedaan atau kesalahan yang ditemukan dalam saldo kas perusahaan yang telah disesuaikan, lakukan penyesuaian yang diperlukan.

Baca juga: Download Contoh Laporan Stok Barang Gudang Excel Di Sini!

Kesalahan Umum dalam Laporan Rekonsiliasi Bank dan Cara Mengatasinya

Pada intinya, laporan rekonsiliasi bank dimaksudkan untuk mengidentifikasi dan mengoreksi kesalahan dalam laporan keuangan perusahaan.

Kesalahan dalam catatan keuangan internal tidak hanya terlihat buruk, namun juga dapat berdampak signifikan pada posisi keuangan perusahaan.

Kesalahan umum yang dicari oleh pembukuan dalam laporan rekonsiliasi bank meliputi:

1. Transaksi yang tidak tercatat

Kasus yang sering terjadi adalah transaksi yang tidak tercatat dalam catatan internal perusahaan, tetapi tercermin dalam laporan bank.

Transaksi yang tidak tercatat dapat mengindikasikan bahwa transaksi tersebut tidak dimasukkan ke dalam sistem akuntansi atau cek atau deposito hilang atau dicuri.

Pemegang buku harus menyisir transaksi yang tercantum dalam jurnal akuntansi dan membandingkannya dengan transaksi yang tercantum dalam rekening koran.

Bagaimana cara mengatasinya?

Identifikasi transaksi yang tidak tercatat:

• Periksa laporan bank Anda secara teliti, baik rekening koran maupun mutasi rekening.
• Catat setiap transaksi yang tidak ada dalam catatan internal perusahaan.

Periksa bukti transaksi:

• Coba temukan bukti fisik atau dokumen pendukung untuk transaksi yang tidak tercatat, seperti faktur, kwitansi, atau bukti transfer.
• Hubungi pihak terkait, seperti pemasok atau pelanggan, untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang transaksi tersebut.

Baca juga: Rekonsiliasi Bank: Pengertian, Tahapan dan Contoh Kasusnya

2. Transaksi yang tidak cocok

Kesalahan ini terjadi ketika sebuah transaksi dicatat oleh perusahaan, namun jumlah atau tanggalnya tidak sesuai dengan transaksi yang sesuai pada laporan bank.

Transaksi yang tidak cocok dapat mengindikasikan bahwa transaksi tersebut tidak dicatat dengan benar atau ada kesalahan yang dilakukan oleh bank.

Bagaimana cara mengatasinya?

Identifikasi transaksi yang tidak cocok:

• Teliti laporan bank Anda dan catatan internal perusahaan untuk mengidentifikasi transaksi yang tidak sesuai. Fokus pada perbedaan jumlah atau tanggal.

Periksa bukti transaksi:

• Coba temukan bukti fisik atau dokumen pendukung untuk transaksi yang tidak cocok, seperti faktur, kwitansi, atau bukti transfer.
• Hubungi pihak terkait, seperti pemasok atau pelanggan, untuk mendapatkan klarifikasi atau informasi lebih lanjut tentang transaksi yang tidak cocok.

Revisi catatan internal:

• Jika Anda menemukan bahwa kesalahan terletak pada catatan internal perusahaan, perbarui catatan tersebut untuk mencerminkan jumlah atau tanggal yang benar.
• Pastikan bahwa setiap transaksi dicatat dengan benar sesuai dengan bukti yang ada.

Revisi laporan bank:

• Jika kesalahan terletak pada laporan bank, hubungi bank Anda untuk mendiskusikan perbedaan tersebut dan meminta koreksi jika diperlukan.
• Pastikan untuk menyimpan semua komunikasi tertulis atau catatan percakapan dengan bank sebagai bukti.

Baca juga: Pengertian Bank Overdraft dan Pencatatannya dalam Akuntansi

3. Vendor yang tidak cocok

Pembukuan yang baik untuk bisnis tidak hanya melihat tanggal dan jumlah transaksi saat membuat laporan rekonsiliasi bank.

Vendor baru atau vendor yang tampaknya tidak terkait dengan bisnis Anda bisa menjadi tanda perilaku fraud oleh karyawan.

Bagaimana cara mengatasinya?

Pemegang buku dapat memeriksa faktur dan deskripsi untuk menyelidikinya. Mereka juga dapat mencari vendor yang tidak cocok, di mana jumlah yang dicairkan ke vendor akan sama dengan jumlah dan tanggal yang sama ke vendor dengan nama yang berbeda.

4. Cek yang belum dibayar

Ini adalah cek yang ditulis dan dicatat dalam catatan internal perusahaan yang belum dicairkan dari rekening bank. Cek yang belum dicairkan dapat mengindikasikan dua hal: bahwa benar cek tersebut belum dicairkan atau cek tersebut hilang atau dicuri.

Bagaimana cara mengatasinya?

Identifikasi cek yang belum dibayar:

• Teliti catatan internal perusahaan dan buku besar untuk mengidentifikasi cek yang telah ditulis dan dicatat tetapi belum dicairkan.

Revisi catatan internal:

• Pastikan bahwa catatan internal perusahaan mencerminkan semua cek yang belum dicairkan dengan benar.
• Verifikasi jumlah dan tanggal cek untuk memastikan bahwa informasi yang dicatat sesuai dengan dokumen asli.

Lacak status cek:

• Hubungi bank Anda atau gunakan layanan perbankan online untuk melacak status cek yang belum dicairkan. Bank akan dapat memberikan informasi apakah cek tersebut telah dicairkan atau masih tertunda.

Cek kembali cek yang hilang atau dicuri:

• Jika Anda mencurigai bahwa cek telah hilang atau dicuri, laporkan segera kepada pihak berwenang dan bank.
• Bank mungkin akan memberikan panduan atau prosedur yang harus diikuti untuk mengganti cek yang hilang atau dicuri.

Baca juga: Ini Pembahasan Lengkap Tentang Rekonsiliasi Fiskal

5. Setoran dalam transit

Kesalahan proses rekonsiliasi bank lainnya terjadi ketika setoran dicatat dalam catatan internal perusahaan namun belum tercermin dalam laporan bank.

Pemegang buku Anda akan menemukan kesalahan ini ketika membandingkan slip setoran perusahaan dengan laporan bank.

Setoran dalam transit dapat mengindikasikan bahwa setoran belum diproses, setoran hilang, atau entitas lupa mengirim setoran ke bank.

Bagaimana cara mengatasinya?

Identifikasi setoran dalam transit:

• Teliti catatan internal perusahaan dan perbandingkan dengan laporan bank Anda untuk mengidentifikasi setoran yang masih dalam transit.
• Periksa slip setoran dan bukti transaksi internal untuk memastikan bahwa setoran sudah benar-benar dilakukan.

Konfirmasi setoran ke bank:

• Hubungi bank Anda untuk memverifikasi status setoran yang masih dalam transit. Bank akan memberikan informasi tentang apakah setoran telah diterima dan sedang diproses.

Cari tahu alasan keterlambatan:

• Bila bank menyatakan bahwa setoran belum diproses, tanyakan mengapa hal ini terjadi. Terdapat berbagai alasan, seperti keterlambatan pemrosesan oleh bank atau kesalahan dalam pengiriman.

Baca juga: Daftar Harga Software Akuntansi Lengkap di Indonesia

6. Biaya dan bunga Bank

Sering kali, biaya dan bunga bank tidak akan dicatat dalam catatan internal perusahaan. Pemegang buku Anda akan membandingkan laporan bank untuk mencatat biaya atau bunga apa pun untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan yang dibuat oleh bank.

Bagaimana cara mengatasinya?

Identifikasi biaya dan bunga bank:

• Teliti laporan bank Anda dan catatan internal perusahaan untuk mengidentifikasi biaya dan bunga yang muncul pada laporan bank.
• Pastikan Anda mencatat dengan benar jenis biaya dan bunga yang dicantumkan dalam laporan bank.

Konfirmasi dengan Bank:

• Jika Anda memiliki keraguan atau ketidakjelasan tentang biaya atau bunga yang dicatat oleh bank, hubungi bank Anda untuk meminta penjelasan atau rincian lebih lanjut.
• Bank dapat memberikan perincian transaksi dan tujuan biaya serta bunga tersebut.

Perbarui catatan internal:

• Setelah mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang biaya dan bunga yang dicatat oleh bank, perbarui catatan internal perusahaan Anda untuk mencerminkan transaksi ini.

7. Nilai tukar yang salah atau tidak up to date

Penyebab umum lain dari kesalahan rekonsiliasi bank adalah nilai tukar yang salah atau tidak sesuai. Hal ini dapat terjadi ketika Anda memiliki transaksi dalam mata uang yang berbeda dan Anda menggunakan nilai tukar yang salah atau lama untuk mengonversikannya ke mata uang dasar Anda.

Ini dapat mengakibatkan perbedaan antara laporan bank dan catatan akuntansi Anda, serta laporan keuangan dan kewajiban pajak yang tidak akurat.

Bagaimana cara mengatasinya?

Untuk menghindari kesalahan proses rekonsiliasi bank ini, Anda harus menggunakan sumber dan metode nilai tukar yang sama untuk laporan bank dan catatan akuntansi Anda.

Anda juga harus memperbarui nilai tukar Anda secara teratur dan konsisten, sebaiknya pada tanggal yang sama atau pada waktu yang sama dengan transaksi. Anda juga harus mencatat keuntungan atau kerugian nilai tukar dalam laporan laba rugi dan neraca.

Selain itu, Anda juga bisa menggunakan solusi sofware akuntansi yang memiliki fitur pencatatan multi mata uang dan rekonsiliasi otomatis seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online berbasis cloud yang memiliki fitur terlengkap dan sangat mudah digunakan.

Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: 10 Rekomendasi Software Akuntansi Terbaik di Indonesia

Tantangan Saat Mempersiapkan Laporan Rekonsiliasi Bank

Bisnis dapat memperoleh berbagai keuntungan dari proses rekonsiliasi yang efektif. Tanpa rekonsiliasi yang baik, akan sulit untuk menentukan pembayaran yang belum dilakukan.

Selain mendeteksi fraud, buku kas dan laporan rekonsiliasi bank memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengidentifikasi potensi gangguan dalam arus kas Anda.

Proses rekonsiliasi bank yang efektif menawarkan berbagai keuntungan bagi bisnis. Rekonsiliasi bank juga dapat membantu bisnis dengan cepat mengidentifikasi gangguan dalam arus kas mereka.

Namun saat ini, proses rekonsiliasi bank masih sangat manual. Akuntan bertanggung jawab untuk membandingkan rekening koran dan laporan transaksi internal secara manual untuk menyiapkan laporan rekonsiliasi bank.

Selain itu, terkadang karena keterlambatan informasi yang diproses di bank, ada perbedaan data antara rekening koran dan laporan internal.

Tidak konsistennya data ini akan memberikan tantangan yang mungkin akan dihadapi sehari-hari oleh pemegang buku dan juga akuntan Anda.

Oleh sebab itu, hindari proses pembukuan manual untuk menghindari kesalahan proses rekonsiliasi bank menggunakan software akuntansi yang mengotomatisasi setiap proses pembukuan Anda, contohnya Kledo.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan pembukuan, membuat laporan keuangan, manajemen persediaan, integrasi ke tools bisnis lainnya, dan juga proses rekonsiliasi bank yang lebih baik.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.