Bisnis kecil baru mungkin tidak memiliki banyak pengeluaran untuk dilacak atau dicatat dalam proses akuntansi. Namun seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda, pengeluaran Anda akan berlipat ganda. Anda perlu memiliki proses pembuatan laporan pengeluaran untuk melacak berapa banyak yang Anda keluarkan dalam bisnis.
Laporan pengeluaran juga akan memastikan Anda siap menghadapi masa pajak. Banyak pengeluaran yang bisa dikurangkan dari jumlah total yang harus dibayarkan dalam pelaporan pajak Anda.
Membuat laporan pengeluaran bisnis Anda sepenarnya cukup mudah jika Anda tahu tahapan yang perlu Anda lakukan. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mempelajari cara membuat laporan pengeluaran Anda sendiri dengan cepat dan mudah.
Artikel ini akan membahas pengertian sederhana dan membahas proses pembuatan laporan pengeluaran penting untuk bisnis Anda.
6 Tahap dalam Proses Membuat Laporan Pengeluaran
1. Pilih template (atau gunakan software)
Untuk membuat laporan pengeluaran, Anda harus menggunakan template atau software akuntansi dengan fitur pelacakan pengeluaran. Membuat laporan pengeluaran dari awal dapat memakan waktu.
Untuk membuat laporan pengeluaran di Excel, PDF, Word, atau program populer lainnya, Anda perlu mengunduh template. Kami juga menawarkan template laporan pengeluaran secara gratis yang bisa Anda unduh melalui tautan ini.
Sesuaikan templat dengan nama perusahaan Anda, rentang tanggal yang Anda laporkan, dan nama Anda.
Untuk menghemat waktu saat bisnis Anda (dan jumlah pengeluaran) berkembang, Anda sebaiknya menggunakan software akuntansi dengan fitur pelacakan pengeluaran. Hubungkan rekening bank bisnis Anda sehingga pengeluaran dapat ditambahkan seiring berjalannya waktu.
Baca juga: Cara Mengoptimalkan Manajemen Invoice dalam Bisnis
2. Edit kolom
Template laporan pengeluaran Kledo yang telah kami sediakan diatas memiliki kolom standar yang dapat Anda gunakan untuk menyesuaikan laporan pengeluaran Anda, jika diperlukan. Kolom-kolom tersebut adalah:
- Tanggal: kapan barang tersebut dibeli
- Vendor: di mana barang itu dibeli
- Klien: untuk klien apa barang itu dibeli
- Proyek: untuk proyek apa barang tersebut dibeli
- Akun: untuk menunjukkan klien atau proyek
- Penulis: siapa yang membeli barang tersebut
- Catatan: catatan untuk menjelaskan pengeluaran
- Jumlah: jumlah biaya dari pengeluaran tersebut
Kolom-kolom Anda harus mencerminkan pengeluaran umum dalam bisnis Anda. Jika Anda sering mengajak klien untuk minum kopi atau makan malam, Anda memerlukan kolom “perjalanan dan makan”. Jika Anda mengendarai kendaraan untuk keperluan bisnis, Anda membutuhkan kolom “biaya mobil dan truk”.
Laporan pengeluaran dapat memisahkan pengeluaran berdasarkan kategori pajak, seperti sewa. Ini karena menurut PSAK, mengizinkan bisnis untuk mengklaim beberapa biaya sebagai pengurangan dan meminta mereka untuk menjabarkan total biaya berdasarkan kategori.
Kategori-kategori ini meliputi:
- Iklan
- Biaya mobil dan truk
- Program tunjangan karyawan
- Asuransi
- Bunga
- Biaya kantor
- Pensiun dan program bagi hasil
- Sewa atau penyewaan
- Perbaikan dan pemeliharaan
- Pajak dan lisensi
- Perjalanan dan makanan
- Utilitas
- Upah
3. Menambahkan rincian pengeluaran
Tambahkan setiap pengeluaran pada baris baru, pastikan untuk mengisi informasi sebanyak mungkin. Pastikan untuk menunjukkan untuk klien dan proyek apa pengeluaran tersebut untuk memastikan pelacakan yang akurat.
Masukkan pengeluaran Anda dalam urutan kronologis sehingga pengeluaran yang paling baru berada di akhir. Tambahkan jumlah setiap pengeluaran, termasuk pajak.
Baca juga: Pelaporan Segmen dalam Laporan Keuangan: Contoh, Jenis, Dan Cara Analisis
4. Jumlahkan dan totalkan
Setiap kategori memiliki subtotal pada laporan pengeluaran dan kemudian total keseluruhan dari semua pengeluaran. Anda dapat menambahkan fitur ini ke templat laporan pengeluaran Anda, jika Anda mau, sehingga Anda dapat melihat dengan lebih baik bagaimana pengeluaran Anda di setiap kategori.
Kemudian temukan totalnya. Hitung kelebihan atau kekurangan pembayaran sebelumnya, jika Anda mengganti biaya karyawan.
5. Lampirkan tanda terima, jika diperlukan
Karyawan yang mengirimkan laporan pengeluaran untuk penggantian biaya harus melampirkan tanda terima untuk membenarkan klaim mereka.
Jika mencetak laporan pengeluaran, tempelkan tanda terima pada selembar kertas printer dan fotokopi agar Anda dapat menyimpan dokumen aslinya.
Jika mengirimkan laporan pengeluaran secara elektronik, pindai tanda terima menggunakan aplikasi pemindai tanda terima dan lampirkan sebagai file. Hanya dengan begitu karyawan dapat memperoleh penggantian biaya.
Meskipun Anda adalah pemilik bisnis yang membuat laporan pengeluaran untuk menganalisis pengeluaran, penting untuk menyimpan tanda terima atau faktur yang sesuai.
Jika Anda mengurangi pengeluaran untuk pajak, memiliki cadangan diperlukan jika terjadi audit. Bagi pemilik usaha kecil, memahami cara membuat faktur sebagai pemilik tunggal sangatlah penting; ini membantu memastikan dokumentasi yang tepat atas pengeluaran Anda, memfasilitasi pemotongan pajak, dan menjaga transparansi keuangan.
Baca juga: Cara Menilai Laporan Keuangan Bagi Investor dan Pemilik Bisnis
6. Cetak atau kirim laporan
Sekarang laporan pengeluaran Anda sudah siap. Pertama, periksa kembali pekerjaan Anda, terutama angka-angka dan totalnya.
Software akuntansi seperti Kledo yang memiliki fitur pelacakan pengeluaran dapat mengekspor laporan Anda ke PDF sehingga Anda dapat mencetak atau membagikannya dengan lebih mudah melalui email atau Whatsapp.
Jika Anda tertarik menggunakan software akuntansi Kledo, Anda bisa mencoba gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Apa Saja yang Harus ada Dalam Laporan Pengeluaran?
Laporan pengeluaran biasanya berupa spreadsheet, seperti template yang kami berikan diatas. Hal-hal berikut ini biasanya dapat ditemukan pada spreadsheet pengeluaran:
- Nama perusahaan
- Nama Anda
- Rentang tanggal atau periode waktu
- Kolom-kolom seperti tanggal, deskripsi atau penjelasan, kode, kolom kategori seperti “bahan bakar atau jarak tempuh”
- Daftar pengeluaran
- Subtotal
- Total
- Area bagi manajer untuk menandatangani pengeluaran
Baca juga: Contoh Laporan Laba Rugi Single Step dan Cara Membuatnya
Bagaimana Anda Membuat Lembar Pengeluaran?
Lembar pengeluaran sama dengan laporan pengeluaran. Untuk membuat lembar pengeluaran, ikuti langkah-langkah di atas. Singkatnya, langkah-langkah untuk membuat lembar pengeluaran adalah:
- Pilih template atau software akuntansi untuk pelacakan pengeluaran
- Edit kolom dan kategori (seperti sewa atau jarak tempuh) sesuai kebutuhan
- Tambahkan rincian pengeluaran dengan biaya
- Jumlahkan totalnya
- Lampirkan atau simpan tanda terima yang sesuai
- Mencetak atau mengirim laporan melalui email
Bagaimana Cara Mengelola Pengeluaran Saya di Excel?
Membuat spreadsheet laporan pengeluaran di Excel adalah cara sederhana untuk mengelola pengeluaran Anda. Anda memiliki beberapa pilihan. Anda dapat mengunduh templat laporan pengeluaran Excel yang sudah kami sediakan diatas
Template ini memiliki kategori pengeluaran bisnis dan perjalanan yang umum dan secara otomatis menghitung totalnya untuk Anda.
Anda juga bisa membuat spreadsheet Excel sendiri dari awal:
- Buka lembar kerja Excel baru
- Tuliskan nama perusahaan Anda, periode waktu yang sedang dilacak, dan nama Anda di kolom sebelah kiri atas
- Biarkan satu baris berwarna hitam. Buatlah kolom-kolom untuk mengelompokkan informasi pengeluaran Anda. Kolom standar, dari kiri ke kanan, meliputi Pengeluaran, Jenis, Tanggal, dan Jumlah.
- Buatlah rincian pengeluaran Anda, dari yang paling baru hingga yang paling baru
- Jumlahkan semua pengeluaran dan cantumkan jumlahnya di bagian bawah. Tulis “Total” di sampingnya.
- Cetak atau kirimkan laporan pengeluaran melalui email
Baca juga: 4 Bentuk dan Contoh Laporan Keuangan yang Harus Dimiliki Bisnis
Jenis Pengeluaran yang Bisa Anda Catat dalam Laporan Pengeluaran
Dalam dunia pelaporan pengeluaran, ada beberapa templatee yang bisa Anda pilih untuk mencatat dan merinci pengeluaran bisnis Anda dengan baik.
Tentu saja, jenis template laporan pengeluaran yang harus Anda gunakan akan bergantung pada jenis pengeluaran yang Anda lacak. Sebagai contoh, agensi dan konsultan akan menggunakan laporan pengeluaran untuk melacak pengeluaran dengan klien tertentu.
Sebaliknya, sales atau bagian penjualan dapat menggunakannya untuk mendapatkan penggantian biaya perjalanan dan akomodasi.
Pengeluaran satu kali
Pengeluaran satu kali adalah biaya tidak berulang yang jarang terjadi. Hal ini dapat dianggap sebagai jenis biaya variabel. Laporan ini biasanya digunakan ketika karyawan melakukan pengeluaran bisnis di luar kantong.
Pengeluaran biasa satu kali meliputi:
- Biaya relokasi
- Biaya acara
- Biaya makan/akomodasi/perjalanan
- Penjualan aset
Seperti yang ditunjukkan di atas, laporan pengeluaran satu kali sangat singkat dan mudah. Yang Anda perlukan hanyalah biaya, periode pembayaran, deskripsi, dan tanda tangan yang menyetujui total biaya.
Pengeluaran berulang
Pengeluaran berulang adalah jenis biaya yang sedang berlangsung. Pengeluaran ini biasanya muncul dalam laporan pengeluaran tahunan, kuartalan, atau bulanan. Namun, biaya berulang adalah biaya standar yang Anda harapkan, seperti:
- Sewa
- Asuransi
- Gaji
- Utang
- Biaya administrasi
Laporan biaya berulang memungkinkan karyawan atau manajer mendokumentasikan berbagai pengeluaran baris demi baris. Setiap item yang diperinci secara teratur (yaitu, setiap item yang berulang) harus memiliki kolomnya sendiri pada jenis laporan ini.
Pengeluaran jangka panjang
Pengeluaran jangka panjang kadang-kadang terjadi. Hal ini dapat dianggap sebagai jenis biaya periodik. Beberapa standar biaya jangka panjang adalah:
- Perbaikan
- Pemeliharaan
- Perjalanan sesekali
- Hadiah atau bonus liburan
Laporan biaya jangka panjang sangat membantu karena memungkinkan manajer akun untuk mendapatkan gambaran tentang jenis pengeluaran yang terkait dengan bagian tertentu dari bisnis dari waktu ke waktu.
Ketika membandingkan laporan pengeluaran jangka panjang dengan pengeluaran lain, Anda akan melihat bahwa setiap bulan mendapatkan barisnya, dan kemudian total bulanan harus dihitung untuk setiap kategori pengeluaran.
Baca juga: Perbedaan Top Line dan Bottom Line dalam Laporan Keuangan
Otomasi Pembuatan Laporan Pengeluaran Anda Menggunakan Kledo
Proses pencatatan dan pembuatan laporan pengeluaran dalam bisnis merupakan hal yang penting dan harus dilakukan supaya Anda bisa memantau setiap biaya yang dikeluarkan dan memastikan tidak terjadi pemborosan dalam bisnis Anda.
Namun proses pencatatan manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan akan membuat Anda kesulitan dan menghasilan informasi yang salah sehingga membuat Anda keliru dalam melakukan pengembalilan keputusan bisnis.
Sebagai solusi, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo untuk proses pembuatan laporan pengeluaran dan 30 jenis laporan keuangan lainnya dengan lebih mudah dan praktis.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Corporate Card: Definisi, Cara Kerja, Hingga Manfaatnya untuk Bisnis - 4 Oktober 2024
- 6 Tips untuk Mengelola Budget Klien Lebih Hemat dan Efektif - 4 Oktober 2024
- Spend Analysis: Pengertian dan Tahapan Melakukannya dalam Bisnis - 4 Oktober 2024